Chiến lược nguồn nhân lực là gì?
Khi mới bước chân vào nghề nhân sự, tôi hoàn toàn mơ hồ về thuật ngữ này. Tôi nghĩ “chiến lược” là một cái gì đó hoành tráng và ghê gớm lắm!
Sau 16 năm nhìn lại, tôi thấy:
- Ừ, đúng là thế thật!
Nhưng cũng không hẳn…
Mục lục
Tư duy đúng về chiến lược nguồn nhân lực
Case study #1: Chiến lược tổng thể
Năm 2008, tại ngân hàng MSB, lần đầu tiên tôi tham gia vào quá trình thực hiện chiến lược nguồn nhân lực. Trong vòng 3 năm, chúng tôi triển khai một chuỗi các hoạt động lớn như:
- Tái cơ cấu tổ chức,
- Xây dựng hệ thống BSC & KPI,
- Đào tạo lại gần như toàn bộ đội ngũ theo quy trình nghiệp vụ mới,
- Thuê tư vấn xây dựng hệ thống lương 3P,
- Triển khai chương trình cán bộ nguồn và phát triển lãnh đạo…
Bạn thấy đấy! Gần như là xây dựng lại toàn bộ hệ thống quản trị nhân sự. Đúng là một chiến lược hoành tráng nhỉ?
Hiệu quả thì sao?
MSB đã trở thành một trong những ngân hàng thương mại cổ phần lớn ở Việt Nam. Và phải thừa nhận rằng, chiến lược nguồn nhân lực đóng góp một phần quan trọng cho thành công của MSB.
Tuy nhiên…
Nếu nhìn nhận chiến lược theo góc độ hoành tráng này, bạn có thể nghĩ rằng:
- Xây dựng chiến lược nguồn nhân lực chỉ phù hợp với doanh nghiệp lớn!
- Còn các công ty nhỏ thì lấy đâu ra nguồn lực để làm chiến lược?
Thậm chí, một số CEO nói với tôi rằng: “Công ty nhỏ, ít người, thì cần gì chiến lược…”
Bạn nghĩ sao về quan điểm này?
Case study #2: Chiến lược tinh gọn
Cậu bạn tôi mở 3 quán cafe và có 9 nhân viên làm việc bán thời gian (hầu hết là sinh viên). Một lần sang chơi, thấy mặt cậu ấy nhăn nhó, tôi hỏi:
- Có vấn đề gì à?
- Ừ, nhân viên partime nên nghỉ việc liên tục, cứ tuyển được một hai tháng là lại nghỉ, mất công đào tạo lại… Mệt lắm ông ạ!
- Cậu định xử lý thế nào?
- …
Sau cuộc trò chuyện, cậu ấy triển khai một số chương trình phúc lợi cho nhân viên, như: Tổ chức sinh nhật, Bình chọn nhân viên của tháng và bốc thăm trúng quà…
Đây đều là các hoạt động cây nhà lá vườn, do chính tay các nhân viên tự nghĩ ra và tự tổ chức.
Hiệu quả thế nào?
- Vẫn còn tỷ lệ nghỉ việc nhất định, nhưng ít hơn và nhân sự ổn định hơn trước.
- Kết quả tuyệt vời nhất là khi nhân viên nghỉ việc, họ giới thiệu bạn bè cho cậu ấy, để bù đắp vào vị trí trống!
Bạn thấy đấy!
Đó chính là chiến lược nguồn nhân lực của một công ty siêu nhỏ. Chẳng có gì hoành tráng cả! Nó đơn giản là: Tinh gọn và Hiệu quả!
Tóm lại:
Chiến lược nguồn nhân lực là gì?
Có rất nhiều định nghĩa trên internet, tuy nhiên, bạn chỉ cần hiểu đúng bản chất của chiến lược.
(Ghi chú: Click vào hình trên để phóng to ảnh)
Bản chất #1 (Why): Tại sao phải xây dựng chiến lược nguồn nhân lực?
Mục đích cuối cùng của mọi chiến lược nguồn nhân lực chính là: Đáp ứng nhu cầu nhân lực cho chiến lược kinh doanh (hoặc đơn giản là mục tiêu kinh doanh) của tổ chức.
Bản chất #2 (What): Xây dựng chiến lược nguồn nhân lực – là xây dựng cái gì?
Michael Porter, người được mệnh danh là cha đẻ của quản trị chiến lược, nói rằng: “Điều cốt lõi nhất của chiến lược là quyết định cái gì KHÔNG nên làm”.
Xây dựng chiến lược giống như vẽ một đường kẻ (chia đôi tờ giấy): Một bên là những gì cần Ưu tiên, còn bên kia là phần còn lại (không ưu tiên, thậm chí không làm).
Như vậy, bản chất của việc xây dựng chiến lược nguồn nhân lực chính là:
- Xác định mục tiêu (ưu tiên) về nhân sự trong dài hạn (thường là 1 năm hoặc 3 năm).
- Lựa chọn sáng kiến và hành động (ưu tiên) để thực hiện mục tiêu đó.
Ví dụ trong case study về chuỗi cafe nêu trên:
- Mục tiêu chiến lược (ưu tiên) là: Nâng cao mức độ gắn kết của nhân viên.
- Sáng kiến chiến lược (ưu tiên) là: Phát triển các chương trình phúc lợi do chính nhân viên nghĩ ra và tự tổ chức.
Điểm quan trọng cuối cùng về tư duy chiến lược, tôi muốn chia sẻ với bạn, đó là:
Khi thiết lập các mục tiêu chiến lược hãy xoay quanh hai mục tiêu (1) “Nâng cao hiệu suất” và (2) “Gia tăng giá trị cho nhân viên”.
Bởi vì, đó là hai mục tiêu đúng đắn trong chiến lược nguồn nhân lực, mà bạn nên tập trung vào.
Ghi chú: Để tìm hiểu về hai mục tiêu nêu trên, bạn hãy đọc bài viết này: Ma trận Giá trị – Hiệu suất: Công cụ đo lường thành công của hệ thống quản trị nhân sự.
5 bước xây dựng chiến lược nguồn nhân lực
Tùy theo quy mô và bối cảnh của doanh nghiệp, quy trình xây dựng chiến lược nguồn nhân lực sẽ khác nhau.
Ví dụ: Ở doanh nghiệp lớn, quy trình sẽ nhiều bước hơn; Còn với công ty nhỏ, thì quy trình sẽ đơn giản hơn.
Trong bài viết này, tôi hướng dẫn quy trình 5 bước cơ bản, mà bạn có thể áp dụng trong mọi doanh nghiệp (dù lớn hay nhỏ).
5 bước xây dựng chiến lược nguồn nhân lực:
- Thiết kế tổ chức.
- Xác định nhu cầu nhân lực.
- Phân tích SWOT.
- Phát triển và lựa chọn chiến lược nguồn nhân lực.
- Lập kế hoạch triển khai.
Bước 1. Thiết kế tổ chức
Nếu quy mô tổ chức của bạn nhỏ (dưới 30 nhân sự) thì bước này khá đơn giản.
Tùy theo chiến lược và mô hình kinh doanh của công ty, bạn có thể lựa chọn một trong các cấu trúc phổ biến như hình vẽ dưới đây:
(Ghi chú: Click vào hình trên để phóng to ảnh)
Ví dụ:
Nếu công ty kinh doanh trong một thị trường tương đối ổn định, các chức năng hoạt động khá độc lập (phổ biến là các công ty sản xuất), thì bạn có thể chọn “Cấu trúc theo Chức năng” và/hoặc “Cấu trúc theo Quy trình”.
Ngược lại,
Nếu thị trường của bạn biến đổi nhanh, các chức năng phụ thuộc lẫn nhau một cách chặt chẽ (phổ biến là các công ty công nghệ), thì bạn có thể chọn “Cấu trúc Ma trận” và/hoặc “Cấu trúc theo Khách hàng”.
Trường hợp đặc biệt,
Bạn có thể kết hợp nhiều loại cấu trúc với nhau. Nhưng tôi không khuyến khích các tổ chức nhỏ làm điều này, bởi vì, nó làm cho hệ thống trở nên phức tạp không cần thiết.
Đối với doanh nghiệp lớn thì sao?
Thiết kế tổ chức thực sự là một bài toán khó!
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp lớn thường là sự kết hợp của nhiều loại cấu trúc khác nhau. Và:
Không có cấu trúc hoàn hảo, chỉ có cấu trúc hỗ trợ tốt nhất cho việc thực thi chiến lược kinh doanh của tổ chức.
Bạn nên làm gì?
Hãy dựa vào “nguyên tắc tổ chức” để phân tích và lựa chọn cấu trúc phù hợp với chiến lược kinh doanh và văn hóa của doanh nghiệp.
Nguyên tắc tổ chức là gì? Nó giống như một dải quang phổ, bao gồm:
- Một đầu là “Cấu trúc phân cấp”.
- Đầu kia là “Cấu trúc phẳng”.
- Còn ở giữa là sự kết hợp giữa phân cấp và phẳng.
(Ghi chú: Click vào hình trên để phóng to ảnh)
Cấu trúc phân cấp là cấu trúc được phân chia theo chức năng, vai trò và đặc biệt là thứ bậc rõ ràng.
Cấp trúc phẳng là cấu trúc có rất ít hoặc thậm chí không có thứ bậc, thay vào đó, nó hoạt động dựa vào các đội nhóm tự quản.
| Cấu trúc phân cấp | Cấu trúc phẳng |
|
|
Tất nhiên rồi! Sau khi lựa chọn cấu trúc phù hợp, bạn vẽ một bản sơ đồ cơ cấu tổ chức. Lưu ý ở đây là:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức chỉ là một “hình vẽ trực quan” để mọi người dễ hình dung về cấu trúc của tổ chức.
Nó chỉ là một phần nhỏ (bề nổi) của thiết kế tổ chức. Tại sao?
Hãy thử làm một bài kiểm tra như sau:
Bạn lên internet và tìm kiếm website của hai công ty trong cùng một lĩnh vực kinh doanh, sau đó, vào xem sơ đồ cơ cấu tổ chức của họ. Bạn sẽ gặp một tình huống như sau:
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức của hai công ty tương đối giống nhau.
- Nhưng khi bạn đi vào trong, thì cách vận hành nội bộ lại diễn ra rất khác nhau.
Nếu bạn từng làm việc trong hai công ty, trong cùng một ngành, thì bạn sẽ cảm nhận rõ sự khác nhau này. Bởi vì:
Sau khi lựa chọn cấu trúc tổ chức, bạn cần xây dựng “phần chìm” của tảng băng, bao gồm:
- Cách phân cấp và phạm vi kiểm soát.
- Xây dựng chức năng nhiệm vụ.
- Cơ chế ra quyết định và phối hợp liên phòng/ban.
- Vai trò, trách nhiệm và mô tả công việc.
- …
Đặc biệt, nếu bạn xây dựng một tổ chức phẳng, thì hình vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức sẽ không có nhiều ý nghĩa.
Năm 2019, tôi tư vấn cho một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thiết kế. Nếu bỏ qua các công ty đa cấp, thì đây là một trong những doanh nghiệp tinh gọn và hiệu quả nhất mà tôi từng gặp.
Công ty chỉ tập trung vào các hoạt động cốt lõi là thiết kế, marketing và bán hàng. Còn các hoạt động hỗ trợ khác đều được outsourcing (thuê ngoài). Vì vậy, tổ chức được thiết kế theo cấu trúc phẳng tương đối.
Trong một tuần, tôi đã vẽ 5 phương án sơ đồ cơ cấu tổ chức khác nhau, nhưng không phương án nào được chấp nhận.
Cuối cùng, chúng tôi quyết định sử dụng phương án đơn giản nhất, nó có dạng như sơ đồ dưới đây:
Nếu công ty của bạn là một tổ chức phẳng, bạn có thể tham khảo dạng sơ đồ tổ chức này. Đồng thời, ghi chú ở dưới rằng:
Chúng ta là một tổ chức phẳng. Các bạn là các nhóm tự quản và chủ động cộng tác với nhau.
Bước 2. Xác định nhu cầu nhân lực
Sau khi thiết kế tổ chức, bạn tiến hành xác định nhu cầu nhân lực cho các vị trí (về số lượng, chất lượng và thời gian đáp ứng).
#1. Về số lượng và thời gian
Bạn có thể lập một bảng tính excel như sau:
| Chức danh | Số lượng Hiện tại | Số lượng Mục tiêu | Deadline |
| Nhân viên Kinh doanh | 6 | 8 | |
| Nhân viên Marketing | 3 | 5 | |
| … |
Nhìn đơn giản phải không?
Nhưng đằng sau các con số là sự kết hợp của “khoa học (phân tích số liệu)” và “nghệ thuật (hay còn gọi là bốc thuốc bạn nhỉ)”. Ví dụ:
- Mục tiêu doanh thu cả năm là: 3 tỷ.
- Năng suất lao động hiện tại là: 300 triệu / nhân viên kinh doanh.
Câu hỏi đặt ra: Năm nay, bạn cần bao nhiêu nhân viên kinh doanh?
Cách 1:
- Bạn lấy doanh thu (3 tỷ) chia cho năng suất lao động (300 triệu), thì sẽ xác định được nhu cầu nhân lực là cần: 10 nhân viên kinh doanh.
Nhưng nếu chỉ làm như thế, chúng ta đã thất bại trong nghề nhân sự rồi.
Cách 2:
- Giả sử bạn đặt mục tiêu: Năng suất lao động từ 300 triệu tăng lên 360 triệu / nhân viên kinh doanh.
- Lúc này nhu cầu nhân lực chỉ cần: 8 nhân viên kinh doanh.
Vấn đề là, muốn tăng năng suất lao động, bạn phải tăng được chất lượng nguồn nhân lực.
#2. Về chất lượng
Nếu công ty đã có hệ thống Khung năng lực, thì việc xác định nhu cầu về chất lượng nhân lực sẽ dễ dàng hơn, bạn có thể lập một bảng tính như sau:
| Chức danh | Điểm năng lực hiện tại | Điểm năng lực mục tiêu |
| Nhân viên Kinh doanh | 3.5 | 3.9 |
| Nhân viên Marketing | 3.8 | 4.2 |
| … |
Nếu công ty chưa có khung năng lực thì sao? Bạn có thể đặt mục tiêu xây dựng hệ thống khung năng lực trong chiến lược của mình.
Về bản chất của chiến lược, tức là xác định sự ưu tiên, tôi khuyến nghị bạn tập trung vào việc phát triển “Năng lực lõi” và “Động lực lõi” của tổ chức.
Bước 3. Phân tích SWOT
Bạn đã xác định được nhu cầu nhân lực (số lượng, chất lượng, thời gian), câu hỏi đặt ra là:
- Liệu hệ thống quản trị nhân sự hiện tại có đáp ứng được nhu cầu đó không?
Để trả lời câu hỏi này, bạn thực hiện phân tích SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức).
#1. Xác định điểm mạnh và điểm yếu:
Hãy liệt kê các hoạt động nhân sự then chốt, sau đó, đánh giá hiệu quả và xác định điểm mạnh, điểm yếu cho từng hoạt động.
Bạn có thể tham khảo công cụ Lean-HR Level và Lean-HR Matrix để thực hiện viêc này.
#2. Xác định cơ hội và thách thức:
Để làm việc này, bạn rà soát bối cảnh thị trường lao động và phân tích các công ty đối thủ (nếu có). Ví dụ:
- Bạn thấy thị trường đang cung cấp nhiều lao động, thì đây là cơ hội tốt để thu hút nhân tài.
- Nhưng công ty đối thủ lại có đãi ngộ tốt hơn, thì đây là thách thức.
Cơ hội:
| Thách thức:
|
Điểm mạnh
| Điểm yếu
|
Bước 4. Phát triển và lựa chọn chiến lược nguồn nhân lực
Bây giờ đã đến lúc, bạn:
- Thiết lập mục tiêu chiến lược.
- Và lựa chọn sáng kiến chiến lược để thực hiện mục tiêu.
#1. Về mục tiêu chiến lược:
Mỗi doanh nghiệp, trong từng bối cảnh, sẽ có mục tiêu chiến lược khác nhau. Nhưng… hãy nhớ xoay quanh hai mục tiêu (1) “Nâng cao hiệu suất” và (2) “Gia tăng giá trị cho nhân viên”.
#2. Về sáng kiến chiến lược:
Ví dụ với mục tiêu “thu hút và tuyển dụng nhân tài”:
Theo phân tích SWOT ở trên, bạn nhận ra rằng rất khó để cạnh tranh trong việc tuyển dụng nhân tài, bởi vì các công ty đối thủ có đãi ngộ tốt hơn hẳn. Vì vậy, bạn lựa chọn chiến lược:
- Build: Phát triển nhân tài từ nội bộ.
- Kết hợp với Borrow: Thuê chuyên gia và free-lancer.
- Đồng thời, phát huy điểm mạnh về văn hóa gắn kết để giữ chân nhân tài.
Bước 5. Lập kế hoạch triển khai
Ở bước này, bạn tiến hành:
- Lập dự án (nếu sáng kiến lớn), hoặc
- Lập kế hoạch hành động (nếu sáng kiến nhỏ) để triển khai.
Bạn nhớ đo lường mục tiêu. Cũng như định kỳ đánh giá hiệu quả của các sáng kiến để điều chỉnh hoặc thay đổi sáng kiến kịp thời.
P.s:
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy chia sẻ nó cho các đồng nghiệp của mình!
