Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét
- Những thách thức khi lãnh đạo một nhóm đa chức năng
- Cách thức quản lý phát huy sự sáng tạo và khả năng mà một nhóm đa chức năng có thể cung cấp.
Mục lục
1 Tình huống
Bân là một quản lý với hơn 10 năm kinh nghiệm lãnh đạo thành công.
Cô ấy được đặt phụ trách của một nhóm đa chức năng mà mục tiêu là tạo ra một cách mới để đóng gói sản phẩm. Cô ấy nghĩ rằng cô ấy đã chuẩn bị cho vai trò này, và cô ấy thực sự thích làm việc với một nhóm đa dạng các thành viên.
Tất cả các thành viên của đội được đánh giá cao khi thực hiện công việc tại bộ phận của họ. Do đó, Bân cho rằng cô có thể giao nhiệm vụ và để họ tự xử lý. Cô thực hiện cách quản lý này với đội ngũ thường xuyên của cô, và họ có kết quả xuất sắc. Nhưng điều đó đã không xảy ra với nhóm này.
Mỗi cuộc họp trở thành một cuộc tranh luận về những vấn đề nào nên có mức ưu tiên cao nhất. Mỗi khi nhóm họp, dường như kết quả đều rất ít có tiến bộ so với lần trước, và các thành viên rõ ràng là thất vọng và mất tinh thần.
Tại sao Bân gặp vấn đề này?
2 Tính độc đáo của các đội đa chức năng
Với một nhóm đa chức năng, bạn có thể có đại diện từ các mảng chuyên ngành – tài chính, kế toán, hoạt động, nguồn nhân lực, pháp lý – và mỗi người đều có quan điểm và vấn đề theo chuyên môn của họ
Sự đa dạng này là lý do tại sao các đội đa chức năng có thể có hiệu quả cao, nhưng nó cũng là lý do mà chúng thường có vấn đề.
3 Lãnh đạo là cần thiết
Quản lý một nhóm đa chức năng là không đủ – mà bạn phải dẫn dắt nó.
Lãnh đạo mạnh mẽ tạo ra và nuôi dưỡng đội ngũ đoàn kết là chìa khóa để thành công
Bởi vì ngoài áp lực bên ngoài, đội ngũ này cần phải có nội lực và cam kết để tồn tại.
Tình trạng này đòi hỏi
- Một sự cân bằng và cẩn trọng trong lãnh đạo
- Nhiệm vụ phải được phối hợp chặt chẽ và có tổ chức,
- Nhân viên cần có không gian tự do sử dụng tài năng và chuyên môn của họ khi cần thiết.
4 Xây dựng phương thức quản lý và hỗ trợ
Một trong những trách nhiệm chính của các nhà lãnh đạo của nhóm này là đảm bảo rằng nhóm đa chức năng của họ được hỗ trợ đầy đủ của các bên liên quan chủ chốt trong tổ chức.
Các nhà quản lý trong mỗi phân khu chức năng cần hợp tác để hỗ trợ dự án.
Mục tiêu của nhóm phải được xem là một ưu tiên hàng đầu.
Vì vậy, hãy chắc chắn kiểm tra các mối quan hệ và những ưu tiên trên cơ sở thường xuyên.
5 Thiết lập mục tiêu rõ ràng
Trước khi bạn có thể thuyết phục rằng mục tiêu của đội đa chức năng của bạn là một ưu tiên, các thành viên của đội đa chức năng phải hiểu rõ ràng về những gì các mục tiêu hướng tới
Mỗi thành viên trong nhóm phải được nhắc nhở thường xuyên về mục tiêu.
Một điều lệ đội là hữu ích, cũng là một cách tuyệt vời để tập trung tất cả mọi người, cũng như cho việc thiết lập các tiêu chuẩn cơ bản để làm việc cùng nhau.
6 Giao tiếp rõ ràng và rộng rãi
Các nhóm đa chức năng có thể bao gồm các thành viên từ toàn bộ tổ chức, nên bằng cách trao đổi rõ ràng ngay từ khi bắt đầu, bạn có thể tránh những tin đồn và thông tin sai lạc, nâng cao nhận thức về mục tiêu của đội, và xây dựng quan hệ cần thiết sau này.
Thành viên trong nhóm phải nhớ:
- Nói chuyện với những người thích hợp trong bộ phận của họ về những gì đội đang thảo luận và quyết định.
- Trình bày những lợi ích và rủi ro của các quyết định theo cách mà những cách mà các đồng nghiệp của họ sẽ hiểu.
Điều này giúp giảm thiểu sự mất lòng tin, và nó mang lại cơ hội để các thành viên thể hiện sự ủng hộ đối và thống nhất với đội đa chức năng
7 Xây dựng nhóm tích cực và năng động
Thông tin liên lạc nội bộ nhóm cũng quan trọng:
- Trung thực,
- Tôn trọng,
- Và tin tưởng
là các yêu cầu cơ bản trong hoạt động nhóm
Hãy chắc chắn rằng bạn nhận thức được các quá trình hình thành và hoạt động nhóm và đủ khả năng dẫn dắt nhóm qua các giai đoạn phát triển của nó.
Dành nhiều thời gian cho việc ra quyết định của nhóm.
8 Áp dụng phương pháp tiếp cận kích thích động lực
Thiết lập tiêu chuẩn hiệu suất rõ ràng và kỳ vọng liên quan đến đội.
Khi thưởng cho cá nhân được dựa trên các tiêu chuẩn hiệu suất rõ ràng, sẽ giúp các cam kết cá nhân an toàn và nhân viên sẽ nỗ lực hướng tới mục tiêu của nhóm,
Các trưởng nhóm và lãnh đạo bộ phận chức năng nên quản lý cần có những phần thưởng tương ứng.
Thưởng toàn thể các đội cũng nên xem xét vì hoạt động này góp phần gia tăng tinh thần đoàn kết và sự gắn kết.
9 Hãy chắc rằng nhân viên có đủ sự hỗ trợ và thời gian
Khi bạn đang đứng đầu một nhóm đa chức năng, bạn cần phải cẩn thận trong quản lý mong đợi của các thành viên về thời gian họ dành cho nhiệm vụ của nhóm.
Để thiết lập sự cân bằng về quyền, quản lý bộ phận có khi cần phải từ bỏ một số quyền, và các nhà lãnh đạo nhóm đa chức năng phải nhận thức được nhu cầu của các phòng ban.
Thành viên trong nhóm không nên cảm thấy bị giằng xé giữa các phòng ban của họ và nhu cầu của nhóm đa chức năng. Thiết lập một cơ cấu báo cáo kép thường là giải pháp tốt nhất, nếu các nhà lãnh đạo giỏi giao tiếp với nhau.
Đề nghị hỗ trợ từ các nhà quản lý cấp cao: Một nhóm đa chức năng tập hợp các cá nhân có chuyên môn cụ thể để tìm hiểu vấn đề và giải quyết triệt để vấn đề, nhóm cần được hỗ trợ bởi tất cả mọi người
