Học nhanh hơn để nâng cao hiệu quả
Còn được gọi là Đường cong kinh nghiệm
Chuyển tâm trí trở lại khi bạn bắt đầu một công việc hoặc dự án mới. Bạn có nhớ mình đã phải vật lộn ra sao với những điều cơ bản và mất rất nhiều thời gian để làm quen với các quy trình và thủ tục mới?
Vài tháng sau, bạn trở nên giỏi hơn, bạn tự hỏi tại sao trước đây mình lại phải vật lộn với nó đến thế.
Có một lời giải thích cho điều này: Nếu bạn thấy rằng hiệu suất của mình được cải thiện qua kinh nghiệm và mất ít thời gian và nỗ lực hơn để hoàn thành một nhiệm vụ sau khi đã thực hiện nó một vài lần, thì bạn đã trải nghiệm ‘đường cong học tập‘ trong hành động .
Hiệu ứng học tập này được mô tả lần đầu tiên bởi kỹ sư hàng không T. P. Wright năm 1936, khi ông nghiên cứu thời gian để sản xuất các bộ phận trên máy bay. Ông nhận thấy rằng khi công nhân có được kinh nghiệm, họ đã có thể sản xuất nhanh hơn. Khi kinh nghiệm của người lao động tăng lên, thời gian hoàn thành một nhiệm vụ giảm liên tục. Tuy nhiên, tiết kiệm thời gian cuối cùng đã dừng lại ở một điểm nhất định.
Đây là một khái niệm quan trọng cho kinh doanh. Bạn có thể xây dựng trên nguyên tắc này, nó có tác động tích cực tới nơi làm việc, bởi làm việc hiệu quả hơn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Khi hiểu được đường cong học tập, bạn có thể sử dụng nó dự đoán nguồn lực cần thiết một cách chính xác hơn theo thời gian. Nó cũng giúp bạn chuẩn bị cho giai đoạn ban đầu sau khi đã giới thiệu về sự thay đổi, khi năng suất có xu hướng thấp hơn mong muốn. Ví dụ: nếu bạn cài đặt phần mềm mới, có thể bạn mong đợi tỷ lệ hiệu quả thấp ở lần đầu tiên. Sau đó, khi mọi người sử dụng phần mềm nhiều hơn, năng suất của họ tăng theo thời gian – cho đến khi tỷ lệ học tập của họ đạt đến trạng thái ổn đinh.
Bạn cũng có thể sử dụng đường cong học tập để xác định và thiết lập cải tiến trong quy trình và thủ tục. Ví dụ như trong bối cảnh sản xuất, khi nhân viên học cách làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn, nó dẫn tới cải tiến về chất lượng trong cách thiết kế và thiết kế sản phẩm.
Tư vấn doanh nghiệp của The Boston Consulting Group đã nghiên cứu đường cong học tập và kết luận ba điều:
- Thời gian cần thiết để thực hiện nhiệm vụ giảm bớt khi một nhiệm vụ được lặp lại.
- Khi có nhiều đơn vị được sản xuất, số lượng cải tiến sẽ giảm.
- Tỷ lệ cải tiến là nhất quán và bạn có thể tạo một biểu đồ để sử dụng làm công cụ dự đoán.
Mục lục
Hiểu về Công cụ
Đường cong học tập có thể được minh họa trong một đồ thị, thời gian cần để tạo ra một đơn vị trên trục y và số đơn vị sản xuất trên trục x (xem bên dưới). Sau đó, bạn có đường cong với độ dốc xuống (Hình 1).
Độ dốc của đường cho thấy tỷ lệ học tập. Tỷ lệ học tập càng cao, độ dốc càng cao. Hình 2 (dưới đây) cho thấy tỷ lệ học tập cao hơn Hình 1 – nói cách khác, thời gian để sản xuất mỗi đơn vị giảm với tốc độ nhanh hơn.
Có một sự hiểu lầm về thuật ngữ ‘đường cong học tập‘ hàm ý một độ dốc dương. Một số người có thể nói về một đường cong học tập dốc khi mô tả một nhiệm vụ khó có thể học được ngay từ đầu. Khi làm chủ nhiệm vụ này sẽ tạo ra lợi ích to lớn.Tuy nhiên, một đường cong học tập thực tế có độ dốc âm.
Các công thức được sử dụng để tạo đường cong rất hữu ích khi bạn muốn dự đoán xem thời gian sản xuất và chi phí theo thời gian sẽ giảm ra sao khi bạn bắt đầu tạo ra sản phẩm mới. Tuy nhiên, trong các tình huống kinh doanh tổng quát, thường không có lợi ích thực sự khi xác định số đo chính xác cho các hoạt động như tạo báo cáo hàng tuần hoặc tính toán số liệu cuối tháng.
Áp dụng đường cong học tập
Các cách khác để tăng tốc độ học tập bao gồm phát triển các chương trình đào tạo hiệu quả và đảm bảo có sự hỗ trợ đầy đủ.
Đường cong học tập cũng có thể giúp bạn và đội bạn chuẩn bị cho ảnh hưởng của sự thay đổi. Khi bạn sử dụng đường cong học tập để mô tả ảnh hưởng trên hiệu quả, bạn giúp mọi người giải quyết những khó khăn khi học cái mới. Nó cũng giúp người lao động hiểu được tại sao hiệu suất của họ tăng chậm lại theo thời gian.
Ví dụ, đôi khi các nhóm trở nên tiêu cực khi thấy năng suất của mình giảm sau một giai đoạn tăng trưởng ban đầu. Sử dụng đường cong học tập, bạn có thể giải thích trước điều họ nên mong đợi.
Nếu bạn giới thiệu hệ thống hoặc công nghệ mới, thì sẽ cần đầu tư vào một chương trình đào tạo mở rộng và đảm bảo có hỗ trợ đầy đủ. Nó giúp đẩy nhanh tốc độ học tập của người lao động.
Tốt nhất là tạo ra một nhóm dự án, với một bản tóm tắt nhằm xác định lợi ích và cải tiến mà nhân viên học được một cách nhanh chóng. Nhóm này sau đó có thể đảm bảo những cải tiến này gắn liền trong cách làm việc của mọi người.
Đây cũng là thời điểm tuyệt vời để nhấn mạnh tầm quan tọng của cải tiến liên tục với một tổ chức lành mạnh.Có một lượng hiệu quả giới hạn mà bạn có thể đạt được từ một sáng kiến mới. Để tiếp tục tiến lên, bạn cần phải liên tục tìm kiếm những cách mới để làm việc.
Hạn chế của Đường cong học tập
Ý tưởng đường cong học tập giả định rằng khi sử dụng ít và ít thời gian hơn để làm điều gì đó luôn luôn là một kết quả tốt và có thể xảy ra. Các ứng dụng tiêu biểu là sản xuất, xây dựng và xử lý tài liệu. Tuy nhiên, đôi khi, đường cong học tập không áp dụng được, đặc biệt nếu những điều sau đúng:
- Sản xuất không đều.
- Số lượng sản xuất nhỏ.
- Sản phẩm được tùy chỉnh cao.
Trong những tình huống như vậy, người lao động thường không được hưởng lợi gì nhiều từ học tập và kinh nghiệm. Đó là bởi vì mỗi tình huống đưa ra một thách thức học tập mới và mọi người không nhất thiết lặp lại công việc tương tự.
Một điểm cần xem xét là chi phí đầu tư. Trước khi sử dụng đường cong học tập để biện minh cho việc thực hiện thay đổi, đảm bảo khoản chi phí tiết kiệm được từ việc học nhanh hơn sẽ cao hơn chi phí đầu tư. Làm một cái gì đó nhanh hơn có thể tốt hơn – nhưng chỉ khi có lợi ích tài chính gắn liền với nó.
Những điểm chính
Đường cong học tập chủ yếu là học tập qua thực hành. Các mô hình toán học cho thấy kinh nghiệm thu được qua thời gian dẫn đến hiệu suất được cải thiện, do đó chi phí có thể giảm khi sản xuất tiến triển. Điều này giúp bạn đạt được lợi thế cạnh tranh bằng cách tìm cách tăng tốc độ học tập trong tổ chức. Để tận dụng những lợi ích này, hãy tìm kiếm các quy trình tốt hơn – và thực hiện chúng càng sớm càng tốt.
