Trong bài viết này, chúng ta sẽ
- Tìm hiểu về những bài tập hoạt động nhóm giúp xây dựng đội ảo
- Các áp dụng các bài tập này
Mục lục
1 Tình huống
Nhân vừa được thăng chức và anh đã được giao quản lý một nhóm ảo mới thành lập
Nhân vui vẻ trong vai trò mới:
- Anh có cơ hội làm việc với những người đến từ các nền văn hóa khác nhau
- Anh được làm một công việc với thời gian linh hoạt, và có thể ăn cơm ở nhà cùng gia đình.
Hầu hết các thành viên trong nhóm của Nhân phân tán khắp thế giới, và chỉ có một vài dịp hiếm hoi gặp nhau tại văn phòn
Kết quả là,
- Anh cảm thấy bị mất kết nối với họ,
- Anh đang phải đấu tranh với bản thân để theo dõi các dự án.
- Anh đã hiểu sai một số các email của họ,
- Và có những người đã hiểu lầm thông điệp mà anh gửi.
Điều này đã gây ra các cuộc xung đột và ngờ vực trong đội, và nó ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả của đội.
2 Làm việc trong các nhóm ảo
Ngày nay, nhiều người làm việc từ xa, và hầu hết các tổ chức có thành viên trong nhóm, có khách hàng hoặc nhà cung cấp trên khắp thế giới.
Trong cuốn sách của mình năm 2013,W. Dyer Gibb, Jr. nhấn mạnh rằng con số về nơi làm việc ảo và các đội từ xa đang ngày càng tăng, do đó, các tổ chức cần phải tìm cách để giúp đỡ họđể nhóm làm việc với nhau hiệu quả.
Các công ty đang sử dụng quay video và phần mềm họp trực tuyết, email và các công cụ trực tuyến khác giúp các thành viên trong nhóm để trao đổi trong “thời gian thực” và kết nối với nhau.
3 Tại sao xây dựng đội nhóm ảo quan trọng?
Các đội có thể thấy khó khăn trong việc xây dựng mối quan hệ khi họ không bao giờ gặp nhau “trong cuộc sống thực.”
Nhưng việc phát triển các mối quan hệ làm việc tốt là quan trọng đối với các cá nhân để có thể
- Cảm thấy cởi mở trong giao tiếp,
- Dễ dàng khi giải quyết vấn đề,
- Và phối hợp tốt với một ai khác.
Trong khi một số người xem bài tập hoạt động nhóm là một sự lãng phí thời gian, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng
- Chúng giúp nâng cao hiệu quả các nhóm
- Chúng giúp xây dựng lòng tin giữa các thành viên của họ.
- Những bài tập này có thể được sử dụng cho cả các đội ảo.
4 Chọn một bài tập hoạt động nhóm cho đội ảo
Có một số lượng lớn các bài tập hoạt động nhóm
- Làm thế nào để bạn quyết định những gì thích hợp nhất cho đội
- Công nghệ nền tảng mà bạn có ý định sử dụng là gì?
Bắt đầu bằng cách xác định mục đích và mục tiêu của bạn.
- Ví dụ, bạn có muốn để cải thiện giao tiếp? Xây dựng niềm tin? Giới thiệu thành viên trong nhóm toàn cầu của bạn với nhau? Hoặc tăng năng suất?
- Đó là điều cần thiết trước tiên để rồi sau đó nó sẽ đáp ứng mục tiêu của bạn, và thúc đẩy sự phát triển cá nhân và đồng đội.
Tiếp theo, suy nghĩ về công nghệ nền tảng mà bạn muốn sử dụng.Ví dụ, những lợi ích của việc sử dụng các công cụ trực tuyến như Skype®, WebEx ™, GoToMeeting®, hoặc Google Hangouts® là gì? Những hạn chế là gì?
5 Các bài tập hoạt động nhóm cho đội ảo
Chúng ta hãy xem xét một số bài tập xây dựng đội nhóm ảo mà bạn có thể sử dụng với các thành viên phân tán về mặt địa lý. Chúng có thể giúp cải thiện tình hình trao đổi thông tin liên lạc, xây dựng lòng tin, tránh rập khuôn, phát triển các kỹ năng nghe, và giúp đỡ những người bạn hiểu nhau nhiều hơn.
Bài tập 1: Thảo luận Hội nghị truyền hình
Trong khi nghiên cứu Margaret Oertig và cộng sự nhận thấy rằng:
- Giao tiếp mặt đối mặt là một phần quan trọng của quá trình phát triển đội ngũ
- Tuy nhiên, khi các đội từ xa không có cơ hội tiếp xúc đó, bạn có thể sử dụng hội nghị truyền hình trực tuyến để
- Thu hẹp khoảng cách,
- Xây dựng lòng tin giữa các thành viên,
- Và nuôi dưỡng một môi trường làm việc cộng tác và tin tưởng.
Bài tập này khuyến khích các thành viên trong nhóm thảo luận các ý tưởng của họ về làm thế nào để tổ chức họp hội nghị truyền hình trực tuyến có hiệu quả.
Những lợi ích
Hoạt động nhóm này khuyến khích các thành viên trong nhóm của bạn chia sẻ ý kiến của mình về hiệu quả của hội nghị trực tuyến.
Chuẩn bị
- Số người bất kỳ.
- Skype.
- Truy cập Internet.
Thời gian
- Đoạn video mà bạn sẽ yêu cầu người tham gia xem là ít hơn bốn phút.
- Các cuộc thảo luận có thể kéo dài bao lâu tùy ý.
Hướng dẫn
- Bắt đầu bằng cách mở một phòng trực tuyến họp (như showmypc.com) hoặc một nhóm Skype chat.
- Yêu cầu các thành viên trong nhóm của bạn để xem các video “Làm thế nào để quản lý cuộc gọi bằng video: Tư vấn quản lý đội ảo”. Trong đó có nhiều lời gới ý để
- Xây dựng lòng tin trong nhóm ảo
- Làm cho hội nghị trực tuyến hiệu quả bằng ngôn ngữ cơ qua giao tiếp video
- Và tầm quan trọng của giao tiếp bằng mắt với các thành viên trong nhóm.
- Một khi bạn đã xem xong video, thảo luận về các công cụ và mẹo mà các thành viên trong nhóm của bạn có thể sử dụng khi họ tham gia vào một hội nghị trực tuyến.
Mở rộng
Thảo luận để:
- Khuyến khích nhân viên tham gia hội nghị trực tuyến thường xuyên,
- Nhờ đó họ có thể giao tiếp một cách cởi mở hơn và có hiệu quả với nhau.
Hoạt động 2: Twaiku
Trò chơi này được lấy từ cuốn sách của John Chen.
Trong hoạt động này, các thành viên trong nhóm viết một bài thơ haiku (hoặc “twaiku”)
Những lợi ích
Hoạt động này khuyến khích các thành viên trong nhóm của bạn làm việc cùng nhau và thể hiện sự sáng tạo của họ.
Chuẩn bị
- Số lượng người bất kỳ.Tốt nhất nên có nhiều nhóm, mỗi nhóm có từ hai thành viên trong nhóm.
- Truy cập vào Twitter.
Thời gian
- Mười đến 20 phút.
Hướng dẫn
- Thiết lập nhóm độc đáo để người tham gia có thể theo dõi một giao diện trực tuyến của người khác.
- Yêu cầu mỗi nhóm để tạo ra một bài thơ haiku, đó là một bài thơ truyền thống của Nhật Bản.Haikus gồm có ba câu và 17 âm tiết, câu thứ nhất có năm âm tiết, câu thứ hai có bảy âm tiết, và câu thứ ba có năm.
- Đề nghị các chủ đề như: làm việc theo nhóm, động lực, sáng tạo, hoặc lãnh đạo.
Mở rộng
Khi tất cả mọi người đã xong, đọc qua các bài thơ twaiku.
Yêu cầu:
- Chia sẻ khó khăn hoặc cảm hứng khi làm thơ?
- Họ đã nghĩ gì để cải thiện và sự sáng tạo của họ?
- Yêu cầu họ cho ý tưởng về cách họ có thể áp dụng những gì đã học vào công việc của họ.
Hoạt động 3: Nhắm mắt gấp Origami
Đây là một hoạt động thú vị và sáng tạo từtheo hướng dẫn của Mary Scannell, Michael Abrams và Mike Mulvihill.
Những lợi ích
Mục đích của hoạt động này là để làm nổi bật tầm quan trọng của việc lắng nghe và hỏi thăm ý kiến.
Chuẩn bị
- Số lượng người bất kỳ, trong cặp ảo.
- E-mail.
- Điện thoại.
- Một tờ giấy thư định dạng cho mỗi người.
Thời gian
- Hai mươi năm đến 30 phút.
Hướng dẫn
- Để bắt đầu, đảm bảo rằng tất cả những người tham gia có một tờ giấy thư định dạng.
- Yêu cầu một người từ mỗi cặp một tập hợp các hướng dẫn origami.
- Thông qua các bước để gấp giấy – hay tạo ra một cấu trúc origami – thông qua cuộc gọi bằng điện thoại hoặc cuộc gọi qua Skype không mở video.
- Người nhận có thể đặt câu hỏi, yêu cầu làm rõ và cung cấp thông tin phản hồi trong suốt cuộc gọi.
- Khi mỗi nhóm đã hoàn thành, quản trò kiểm tra sản phẩm cuối cùng.
Mở rộng
Yêu cầu các đối tác để chuyển đổi vai trò và lặp lại bài tập với một thiết kế khác.
Sau khi lượt thứ hai hoàn thành yêu cầu
- Họ giải thích làm thế nào họ gấp được hình yêu cầu
- Làm thế nào khigặp khó khăn vì phải nghe và làm theo bằng lời nói?
- Làm thế nào để đưa ra các thông tin phản hồi được cung cấp?
6 Những gì cần xem xét tổ chức bài tập hoạt động nhóm cho đội ảo của bạn
Khi sử dụng các bài tập hoạt động nhóm chođội nhóm ảo của bạn, hãy xem xét những điều sau đây:
- Thời gian cho mỗi hoạt động?
- Các bài tập này sẽ là một sự kiện một lần hoặc họ sẽ xảy ra thường xuyên?Ví dụ, bạn sẽ được tiến bộ trong một phiên làm việc, hoặc bạn muốn tiếp tục xây dựng quan hệ trong dài hạn?
- Tất cả mọi người trong nhóm có các công nghệ thích hợp để tham gia?
- Vị trí địa lý của các quốc gia hay nền văn hóa của nhân viên sẽ ảnh hưởng đến kinh nghiệm làm việc trong nhóm ảo của họ, vậy làm thế nào bạn có thể giải quyết nhu cầu của họ?Ví dụ, một số người có thể không làm việc dongày lễ tôn giáo, hoặc một số có thể đấu tranh để “mở ra” nếu người đó sống trong môi trường văn hóa.
- Một số người trong nhóm của bạn có thể đã biết nhau, trong khi những người khác có thể không.Vì vậy, cần giới thiệu tất cả mọi người với nhau, vì vậy mà mỗi người có một “tiếng nói”.
Tóm tắt
Bài tập xây dựng đội nhóm ảo rất phù hợp để:
- Cải thiện tình hình trao đổi thông tin liên lạc,
- Xây dựng lòng tin,
- Tăng tính sáng tạo,
- Giảm xung đột,
- Và giúp các thành viên trong nhóm của bạn hiểu được những người khác tốt hơn.
Hãy
- Tổ chức thường xuyên:
- Hướng dẫn những cách thú vị để tương tác và tìm hiểu nhau,
- Khuyến khích họ cộng tác
Áp dụng trong cuộc sống của bạn
Nếu bạn làm việc từ xa và cảm thấy bị cô lập, đề xuất với quản lý của bạn về một số hoạt động nhóm cho đội ảo để thư giãn.
Chúc bạn và đội nhóm ảo vui vẻ và gắn kết!
Và cùng theo dõi những chia sẻ chuyên sâu trong các bài viết tiếp theo nhé!
