Quản lý một nhóm phân tán

Một nhóm mà thành viên ở các địa điểm làm việc khác nhau có thể là thách thức rất lớn, ngay cả đối với các nhà quản lý giàu kinh nghiệm nhất.
Làm thế nào để đảm bảo rằng tất cả mọi người cảm thấy họ đang đối xử công bằng, nếu nhà quản lý nhìn thấy một số thành viên nhiều hơn những người khác?
Làm thế nào có thể ngăn chặn các thành viên từ xa không cảm thấy bị cô lập?
Và làm thế nào để các thành viên hướng về cùng một mục tiêu của nhóm?
Bài viết này sẽ

• giúp bạn trả lời những câu hỏi này,
• và cung cấp cho bạn những kiến thức và các công cụ cần thiết để giữ cho một nhóm phân tán thống nhất và được thúc đẩy.

1 Chọn các thành viên phù hợp

Hãy tìm những phẩm chất sau đây:

• Họ nên tự giác – Điều quan trọng là phải chọn các thành viên trong nhóm những người có động lực và thích làm việc độc lập, chứ không phải là những người cần được khuyến khích và quan tâm thường xuyên.

• Họ cần những kỹ năng giao tiếp tốt – Có thể có giới hạn hoặc không, mặt đối mặt, vậy nên họ phải có kỹ năng giao tiếp tốt. Họ có thể thoải mái với kết nối mạng, chẳn hạn như Skype, hoặc webcam.

• Họ phải hướng về kết quả – người lao động cần thiết lập và đạt được mục tiêu. Họ có thể thoải mái khi được đánh giá bằng các chỉ tiêu đánh giá hiệu suất (KPIs).

• Họ cần cởi mở và trung thực – Bạn nên chọn cá nhân với tính cách cởi mở và thẳng thắn để họ có thể phản hồi, đề nghị, đưa ra các vấn đề.

2 Xác định Mục đích của nhóm

Với một  nhóm phân tán, cần mục đích chung rõ ràng. Mọi người đều cần đồng ý với các mục tiêu của nhóm.
Tạo ra một điều lệ nhóm là một cách tuyệt vời để đạt được điều này. Một điều lệ nhóm là một “lộ trình” cho nhóm của bạn. Nó đảm bảo rằng tất cả các thành viên đang tập trung vào những điều đúng đắn ngay từ đầu.
Bạn có thể sử dụng điều lệ nhóm để trình bày nhiệm vụ, xác định rõ vai trò và trach nhiệm của mọi người, xác định nguồn lực quan trọng và quyết định cách nhóm hoạt động. Điều lệ nhóm thường sử dụng mục tiêu SMART (cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan, và có giới hạn thời gian).
Điều lệ nhóm cũng có thể hữu ích khi một nhóm được thành lập đang gặp khó khăn. Ví dụ, những khó khăn khi làm việc trên nhiều châu lục có thể tạo ra sự căng thẳng cho nhóm của bạn, và các thành viên có thể mất tập trung hoặc làm việc hướng tới mục tiêu mâu thuẫn nhau. Một điều lệ nhóm có thể giúp tất cả mọi người trở lại theo dõi.
 

3 Phát triển nhóm năng động

Cho dù bạn đang tạo ra một nhóm mới hoặc tích hợp nhân sự hiện có, bạn cần phải có một đội ngũ năng động.
Quản lý các mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm có thể và còn khó khăn hơn khi các thành viên phân tán khắp trên cả nước – hoặc thế giới.
Với thành viên từ xa, bạn không có lợi thế về ngôn ngữ cơ thể để xem có dấu hiệu rắc rối. Theo dõi chặt chẽ các dấu hiệu cảnh báo như thế này:

• Giảm sản lượng.

• Email ngắn và đột ngột.

• Miễn cưỡng tham gia vào các cuộc gọi điện thoại hoặc các cuộc gọi hội nghị video.

• Thiếu ý tưởng mới.

4 Cung cấp phản hồi và thưởng hiệu suất

Thông tin phản hồi là cần thiết cho tinh thần hoạt động của nhóm, và nó đặc biệt quan trọng trong bối cảnh địa lý phân tán.

• Giữ liên lạc với tất cả mọi người – Nếu nhóm của bạn bị phân tán, bạn cần phải tìm cách để bù đắp cho việc không có khả năng gặp trực tiếp để trao đổi. Trao đổi thông tin phản hồi bằng email, hoặc các phương tiện truyền tin khác. Đối với lời khuyên hữu ích về cách tốt nhất để nói chuyện với các thành viên nhóm của bạn,  bài viết Thông tin Phản hồi của chúng tôi có thể giúp bạn.

• Hãy chắc chắn rằng thông tin phản hồi là công bằng và nhất quán – Khi cung cấp thông tin phản hồi cho các nhóm phân tán, đặc biệt chú ý đến sự công bằng. Các thành viên từ xa rất dễ cảm thấy không có động lực và cô lập nếu họ đang làm việc cách xa phần còn lại của nhóm. Giữ liên lạc thường xuyên để họ cảm thấy không bao giờ bị quên.

• Đảm bảo rằng phần thưởng công bằng – Khi thưởng hiệu suất, bản phải chắc chắn phần thưởng bình đẳng và công bằng. Bạn thưởng một cách thích hợp và chu đáo chưa? Họ có cảm thấy giá trị và được khen thưởng như những phòng bên cạnh ?  Bài viết về khen thưởng cung cấp cho bạn một số lời khuyên.

5 Thúc đẩy gắn kết trong nhóm

Hầu hết những người làm việc trong một môi trường văn phòng sẽ thường có những bữa ăn trưa cùng nhau, tổ chức sinh nhật cho mọi người. Thật không may, với nhóm phân tán về địa lý, họ rõ ràng sẽ không có cơ hội được như thế! Là nhà quản lý, hãy sáng tạo về cách để đạt được liên kết nhóm
Tùy thuộc vào ngân sách, bạn có thể muốn đội ngũ của bạn có hoạt động nhóm với nhau mỗi năm một lần – hoặc nhiều hơn, nếu có thể.
Dưới đây là một số ý tưởng:

• Thiết lập một trang mạng nội bộ nhóm – bao gồm một diễn đàn cho các đề xuất hay ý tưởng cho các dự án cụ thể. Bao gồm hình ảnh của các thành viên trong nhóm.

• Xây dựng một phòng ảo – thành viên có thể chia sẻ thông tin cá nhân, chẳng hạn như các sự kiện gây quỹ từ thiện mà họ đang tham gia.

• Sử dụng webcam – Gọi điện thoại và các cuộc hội thoại Skype

• Hãy nhạy cảm với rào cản ngôn ngữ – Nếu nhân viên của bạn nói những ngôn ngữ khác nhau, chắc chắn rằng bạn có hướng dẫn cho các ngôn ngữ được sử dụng trong một cuộc gọi điện thoại. Đảm bảo rằng các thành viên nhóm nói chậm rãi và rõ ràng, đủ để những người khác có thể hiểu được. Và kiểm tra thường xuyên để đảm bảo rằng tất cả mọi người hiểu các cuộc thảo luận.