Có câu “Nếu muốn đi nhanh bạn hãy đi một mình, còn nếu muốn đi xa hãy đi cùng với đội nhóm”.
Đúng vậy, cho dù kiến thức có uyên bác, kỹ năng có thành thạo đến mấy đi nữa thì bạn cũng chẳng thể tự mình làm hết mọi thứ.
Bạn cần đội nhóm, những người giúp đỡ, hỗ trợ và cùng đi tới thành công.
Sau khi đọc xong bài viết này, bạn sẽ nắm trong tay cách thức giúp thực hiện điều đó. Cụ thể, là người quản lý bạn cần biết cách “giao việc hiệu quả” cho nhân viên, nếu không muốn lúc nào tâm trí cũng căng thẳng, công việc thì quá tải mà tương lai lại mờ mịt!
Như đã nói, bạn chỉ có thể làm được một số lượng công việc nhất định trong một khoảng thời gian trong ngày cho dù có chăm chỉ tới đâu.
Đây chính là lý do tại sao bạn cần phải thành thạo kỹ năng giao việc.
Vậy làm thế nào để giao việc hiệu quả?
Và các nguyên tắc giao việc cho nhân viên là gì?
Chúng ta hãy cùng bắt đầu:
Mục lục
Tại sao mọi người lại không giao việc?
Để tìm hiểu cách giao việc hiệu quả, trước tiên bạn cần hiểu tại sao mọi người lại không muốn thực hiện nó?
Thử nghĩ xem điều gì sẽ dễ dàng hơn: tự thiết kế và viết nội dung cho một tờ rơi để quảng cáo cho một dịch vụ dẫn đầu của bạn, hoặc nhân viên sẽ giúp bạn làm điều đó? Bạn biết chi tiết về sản phẩm, biết lợi ích và điểm khác biệt, và sẽ thật đơn giản nếu bạn ngồi xuống và viết nó. Nhưng câu hỏi đặt ra là “liệu bạn có thực sự cần tự xắn tay áo lên và làm?“
Thực tế thì tự tay bạn làm điều mình hiểu rõ sẽ dễ dàng hơn là giải thích cho nhân viên, nhưng có 2 lý do chính khuyên bạn nên giao việc:
- Thứ nhất, nếu bạn có khả năng lãnh đạo một chiến dịch mới, rất có thể các kỹ năng sẽ phát huy tốt hơn khi phát triển chiến lược và ý tưởng mới. Thay vì tốn thời gian vào việc tự mình triển khai mà không tận dụng được tối đa thời gian.
- Thứ hai, cho nhân viên tham gia vào dự án bạn sẽ đồng thời giúp phát triển các kỹ năng của họ. Điều này có nghĩa rằng lần tới nếu có dự án tương tự, họ sẽ dễ dàng triển khai nó mà không cần có quá nhiều sự tham gia của bạn. Điều này chẳng phải rất tuyệt?
Giao việc hiệu quả giúp bạn tận dụng tối đa quỹ thời gian và kỹ năng, đồng thời giúp nhân viên phát huy tối đa tiềm năng của họ cho tổ chức.
Khi nào bạn cần giao việc cho nhân viên
Giao việc hiệu quả là quá trình đem lại lợi ích cho cả bạn và nhân viên. Tuy nhiên, bạn cần phải biết cách lựa chọn công việc phù hợp để giao cho nhân viên. Để làm điều này, hãy trả lời 05 câu hỏi chính sau:
1. Ai là người có đủ chuyên môn để hoàn thành nhiệm vụ? Đây là một nhiệm vụ nhân viên có thể thực hiện, hay bạn phải tự tay hoàn thành nó?
2. Nhiệm vụ này có giúp nhân viên phát triển các kỹ năng của họ? Đây có phải là một nhiệm vụ thường xuyên xảy ra không?
3. Bạn có đủ thời gian để giao việc hiệu quả? Thời gian phải đủ cho việc đào tạo, kiểm tra tiến độ và điều chỉnh nếu cần thiết.
4. Đây có phải nhiệm vụ bạn nên giao cho nhân viên không? Các nhiệm vụ quan trọng cho sự thành công lâu dài (như tuyển dụng đúng người) thực sự cần sự chú ý của bạn.
5. Nếu câu trả lời là “Có” cho ít nhất 1 trong 4 câu hỏi trên, thì bạn hoàn toàn có thể ủy thác công việc này.
Mẹo:
Các yếu tố khác đóng góp vào quá trình giao việc hiệu quả bao gồm:
1. Thời hạn của dự án:
- Cần bao nhiêu thời gian để thực hiện công việc này?
- Có thời gian để làm lại nếu như có sự cố xảy ra?
- Hậu quả của việc không hoàn thành đúng thời hạn là gì?
2. Những mong đợi hoặc mục đích của bạn cho dự án, bao gồm:
- Tầm quan trọng của việc đạt kết quả cao nhất là gì?
- Liệu một kết quả “đầy đủ” có tốt không?
- Tỷ lệ thất bại có cao không?
- Thất bại sẽ ảnh hưởng tới những thứ khác như thế nào?
Như đã nói, có tất cả các yếu tố trên cũng không đảm bảo rằng nhiệm vụ được ủy thác sẽ được thực hiện thành công. Hãy cân nhắc xem bạn sẽ giao việc cho ai và việc đó là gì.
Bạn giao việc cho ai và như thế nào?
Sau khi quyết định giao việc bạn có thể sử dụng Mẫu biểu Giao việc hiệu quả để ghi lại các nhiệm vụ bạn chọn để ủy thác và muốn ủy thác cho ai.
Bạn nên giao việc cho ai?
Các yếu tố cần xem xét ở đây:
1. Những kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng của cá nhân áp dụng trong nhiệm vụ họ được giao phó.
- Những kiến thức, kỹ năng và thái độ của nhân viên có khả năng đáp ứng hay không?
- Bạn có thời gian và nguồn lực để đào tạo khi cần thiết?
2. Phong cách làm việc ưa thích của nhân viên.
- Người đó có làm việc độc lập không?
- Những gì nhân viên mong muốn từ công việc của mình?
- Mục tiêu dài hạn và quyền lợi của nhân viên nhận công việc được giao là gì, và làm thế nào để sắp xếp các công việc phù hợp với các đề xuất?
3. Khối lượng công việc hiện tại của người này.
- Người đó có thời gian để nhận thêm công việc?
- Ủy thác nhiệm vụ này có gây xáo trộn về trách nhiệm và khối lượng công việc của họ?
Lưu ý:
Lần đầu giao việc cho một người nào đó, chắc chắn nhân viên cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành nhiệm vụ. Bởi bạn là một chuyên gia trong lĩnh vực đó trong khi nhân viên chỉ mới bắt đầu thực hiện nó. Hãy kiên nhẫn: nếu đã chọn đúng người để giao việc, và đang giao phó một cách chính xác, bạn sẽ thấy rằng cá nhân này mau chóng trở nên tài giỏi và đáng tin cậy.
Bạn nên giao việc như thế nào?
Sử dụng các nguyên tắc sau đây để giao việc thành công:
1. Trình bày rõ ràng kết quả bạn mong muốn.
2. Xác định rõ những hạn chế và ranh giới. Đâu là những ranh giới của quyền hạn, trách nhiệm? Cá nhân đó:
- Chờ đợi để được bảo phải làm gì?
- Hỏi những gì cần làm?
- Gợi ý những gì nên được thực hiện, và sau đó hành động?
- Hành động, và sau đó báo cáo kết quả ngay lập tức?
- Hành động, và sau đó báo cáo định kỳ?
3. Xác định những gì sẽ giao phó cho họ và khi nào.
4. Khớp hạn mức trách nhiệm với hạn mức thẩm quyền.
5. Giao việc từ các cấp độ thấp nhất của tổ chức. Những người gần gũi nhất với các công việc, họ có kiến thức cụ thể nhất và chi tiết về công tác trong thực tế hoạt động hàng ngày. Giao việc cho các cấp này cũng làm tăng hiệu quả làm việc, và phát triển bản thân.
6. Cung cấp sự hỗ trợ đầy đủ, và sẵn sàng trả lời các câu hỏi. Đảm bảo sự thành công của dự án qua truyền thông và giám sát liên tục cũng như cung cấp các nguồn lực và sự tin tưởng.
7. Tập trung vào kết quả. Mối quan tâm chính là những gì đang thực hiện, chứ không phải là chi tiết về việc làm thế nào công việc cần được thực hiện: Cách làm của bạn không phải là cách duy nhất hay thậm chí là cách tốt nhất! Cho phép nhân viên có quyền tìm kiếm các phương pháp và quy trình riêng của mình. Điều này tạo điều kiện cho sự thành công và xây dựng niềm tin trong đội nhóm.
8. Tránh giao việc ngược. Nếu có một vấn đề, không cho phép nhân viên đùn đẩy trách nhiệm trở lại tay bạn: hãy gợi ý các giải pháp nhưng không cho câu trả lời cụ thể.
9. Xây dựng động lực và cam kết. Thảo luận về cách mà thành công này sẽ tác động đến lợi ích tài chính, cơ hội trong tương lai, nhận thức, và tác động khác. Ghi nhận kết quả xứng đáng.
10. Thiết lập và duy trì kiểm soát.
- Thảo luận về các mốc thời gian và thời hạn cuối.
- Thiết lập một lịch trình kiểm soát để xem xét tiến độ dự án.
- Thực hiện điều chỉnh khi cần thiết.
- Dành thời gian để xem xét lại tất cả các công việc nhân viên đã báo cáo.
Khi xem xét kỹ lưỡng những điểm quan trọng trước và trong quá trình giao việc bạn sẽ nhận thấy rằng mình đang giao việc ngày một thành công hơn.
Giữ quyền kiểm soát
Tới đây, bạn đã nắm rõ các bước để giao việc hiệu quả, hãy chắc chắn rằng mình chọn thành viên thích hợp. Dành thời gian giải thích tại sao họ được lựa chọn, và những kỳ vọng của bạn với họ trong dự án là gì? Mục tiêu, thời hạn, nguồn lực mà họ có thể sử dụng. Tiếp đến, thống nhất về lịch trình kiểm tra và cập nhật tiến độ.
Cuối cùng, hãy cho nhân viên biết rằng bạn luôn sẵn sàng trợ giúp đưa ra giải pháp nếu trong quá trình triển khai có bất cứ sự cố nào xảy ra.
Chúng ta đều biết rằng, là một nhà quản lý cần tránh quản lý vi mô. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là từ bỏ quyền kiểm soát hoàn toàn: trong việc ủy thác hiệu quả, bạn cần tìm ra sự cân bằng giữa việc tạo đủ không gian để nhân viên phát triển khả năng đối đa nhưng cũng đủ chặt chẽ khi giám sát và đưa ra sự hỗ trợ phù hợp giúp công việc được thực hiện đúng tiến độ và hiệu quả.
Chấp nhận kết quả công việc như thế nào?
Khi nhân viên bàn giao lại công việc, hãy dành thời gian xem xét kỹ lưỡng. Nếu có thể, chỉ chấp nhận chất lượng tốt, hoàn thành đầy đủ. Nếu bạn chấp nhận kết quả không đạt yêu cầu, nhân viên sẽ không học được cách thực hiện công việc đúng đắn. Tệ hơn, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian và kết quả là không hoàn thành được mục tiêu chung.
Đương nhiên, khi công việc được thực hiện tốt, hãy công nhận và khen thưởng nhân viên. Là một nhà lãnh đạo hãy khen ngợi bất cứ khi nào nhân viên tạo ra một kết quả ấn tượng. Điều này giúp bạn xây dựng sự tin tưởng trong đội nhóm và giúp đội nhóm của bạn thực hiện những nhiệm vụ tiếp theo tự tin và thành công hơn.
Tới cuối cùng thì cả đôi bên đều có lợi.
