Quá trình ra quyết định nhanh gọn hiệu quả (RPD)

Ra quyết định đúng đắn khi chịu áp lực.

Đừng để bị quá tải khi đứng giữa nhiều sự lựa chọn: sử dụng RPD để đưa ra quyết định nhanh chóng.

Nhân viên cứu hỏa thường phải đưa ra các quyết định về sống – chết trong một khoảnh khắc được thông báo. Một lựa chọn sai lầm có thể gây ra nguy hiểm cho các thành viên trong đội hoặc những người ngoài cuộc tại hiện trường.

Vậy những người làm việc trong môi trường áp lực cao làm thế nào để đưa ra quyết định một cách nhanh chóng ? Câu trả lời nằm ở cách họ đánh giá tình hình và đối chiếu những điều xảy ra trước mắt với tình huống mà họ từng gặp phải trong quá khứ.

Quy trình quyết định nhận biết sơ khai (RPD – Recognition-Primed Decision Process) giúp bạn khám phá điều này. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quá trình RPD và cách sử dụng nó để đưa ra quyết định đúng đắn trong các tình huống chịu áp lực cao.

Giới thiệu về quy trình RPD

Quy trình RPD được đưa ra lần đầu tiên bởi 3 nhà tâm lý học là Gary Klein, Roberta Calderwood và Anne Clinton-Cirocco vào cuối những năm 1980. Sau đó, Klein trình bày quy trình này trong cuốn sách “Sources of Power: How People Make Decisions” được xuất bản năm 1999.  Klein nổi tiếng là người tiên phong trong lĩnh vực ra quyết định theo chủ nghĩa tự nhiên – nghiên cứu về cách mọi người đưa ra quyết định trong các tình huống đòi hỏi áp lực cao.

Klein, Calderwood và Clinton-Cirocco đã đề xuất quy trình này sau khi nghiên cứu về công việc của các nhân viên cứu hỏa, bác sỹ/y tá cấp cứu, kỹ sư hạt nhân, những người thường xuyên phải đưa ra quyết định nhanh chóng mang tính sống còn. Họ nhận thấy rằng các mô hình ra quyết định khác không giải thích đầy đủ cách mọi người đưa ra quyết định khi chịu áp lực.

Quá trình bao gồm ba bước đơn giản mà chúng ta phải trải qua khi cần đưa ra quyết định nhanh chóng trong tình huống áp lực. Nó dựa trên việc “nhận dạng khuôn mẫu” và cách chúng ta sử dụng kinh nghiệm tương tự trong quá khứ để đưa ra quyết định.

3 bước như sau:

1. Trải nghiệm tình huống

Bước đầu tiên chỉ đơn giản là trải nghiệm tình huống mà chúng ta gặp phải. Chúng ta cần lắng nghe và nhìn vào những điều đang xảy ra xung quanh để đưa ra đánh giá ban đầu.

2. Phân tích tình hình

Tiếp theo, chúng ta cần phân tích tình huống một cách cụ thể hơn. Chúng ta làm điều này, thường là trong tiềm thức, bằng cách xem xét liệu:

• Có tình huống nào tương tự hoặc giống với các tình huống xảy ra trước đó.
• Có tín hiệu nào giúp chúng ta dự đoán được hướng phát triển của tình huống?
• Tình hình có đang diễn ra như chúng ta mong đợi?

Trong giai đoạn này, chúng ta cần thu thập đủ thông tin để đưa ra quyết định.

3. Thực hiện quyết định

Bước cuối cùng là hành động dựa trên những phân tích và thực hiện quyết định.

Làm thế nào để sử dụng quy trình

Như đã đề cập ở trên, quá trình RPD được dựa trên các khuôn mẫu và kinh nghiệm trong quá khứ. Vì vậy, nó không phải là một quá trình ra quyết định mà bạn có thể học và áp dụng một cách có ý thức trong những tình huống chịu áp lực.

Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng những lý thuyết đằng sau quá trình để hỗ trợ cho việc đưa ra quyết định một cách chính xác hơn.

1. Xác định các tình huống có thể xảy ra

Bắt đầu bằng cách Brainstorming các tình huống mà bạn hoặc đội nhóm cần đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác dưới áp lực.

Đây là tình huống mà bạn không có thời gian tuân theo từng bước trong quá trình ra quyết định và nếu quyết định sai lầm có thể gây ra hậu quả cực kỳ nghiêm trọng.

Nếu không chắc chắn về hậu quả, hãy phân tích tình huống bạn đã xác định bằng các công cụ như Phân tích rủi ro, Phân tích tác động và Bánh xe tương lai. (Nếu hậu quả khi ra quyết định sai lầm là không đáng kể, đừng lãng phí thời gian thực hiện quá trình này.)

2. Tạo kịch bản đào tạo

Tiếp theo, tạo các kịch bản mô phỏng tình huống mà bạn đã xác định trước đó. Xác định rõ vấn đề mà bạn cần giải quyết cũng như các kết quả tích cực và tiêu cực.

Sau đó mô tả tình huống bằng nhiều chi tiết nhất có thể. Điều này sẽ giúp bạn mô phỏng tình huống trong bước tiếp theo.

3. Mô phỏng tình huống

Bây giờ, đặt mình hoặc các thành viên trong nhóm vào một tình huống (càng giống càng tốt) mô phỏng căng thẳng và áp lực thời gian của tình hình thực tế. (Các kỹ thuật như đào tạo bằng hoạt động và Kịch bản phân vai có thể giúp ích cho bạn.)

Làm việc với từng kịch bản nhiều lần. Suy nghĩ về cách xử lý tình huống cũng như hậu quả của việc ra quyết định. Điều gì dẫn đến một kết quả tốt hơn? Đây là kết quả tốt hay xấu? Bạn có thể làm gì khác không?

Chia nhỏ từng tình huống và thảo luận về những điều đang xảy ra với nhóm sẽ hữu ích. Bạn có thể thực hiện bằng cách:

• Xác định những điều thực tế bạn có thể hoàn thành – Bạn cần làm gì trước tiên khi đối mặt với tình huống đó? Ưu tiên của bạn là gì?
• Nhận biết các dấu hiệu, tín hiệu và khuôn mẫu – Điều gì xảy ra sẽ ảnh hưởng đến quyết định của bạn? Điều gì khiến tình huống này giống hoặc khác với các tình huống khác? Bạn đã từng trải qua hoặc nhìn thấy tình huống này và các tình huống tương tự chưa?

Hãy nhớ, bạn không thể chuẩn bị hết tất cả các tình huống có thể xảy ra. Tuy nhiên, bạn có thể huấn luyện toàn đội nhận ra các khuôn mẫu và tín hiệu cần thiết để đưa ra quyết định đúng đắn trong những tình huống tương tự.

Mẹo 1:

Khi phải đối mặt với tình huống thực tế, Klein cho rằng bạn có thể kiểm tra tính chính xác của quyết định bằng cách tạo ra “kỳ vọng” – đây là những phỏng đoán được kiểm chứng về cách tình huống phát triển.

Mẹo 2:

Các tổ chức như quân đội và dịch vụ khẩn cấp đã phát triển nhiều chương trình để chuẩn bị cho những tình huống như trên, rất nhiều trong số đó dựa trên cách tiếp cận này. 

Những điểm chính

Quá trình RPD được xác định bởi Gary Klein, Roberta Calderwood, Anne Clinton-Cirocco và được trình bày trong cuốn sách xuất bản  năm 1999, “Sources of Power: How People Make Decisions” của Klein. 

Quá trình này giúp chúng ta ra quyết định với các tình huống chịu áp lực cao. Có ba bước chính:

1. Trải nghiệm tình huống.
2. Phân tích tình huống
3. Thực hiện quyết định.

Quá trình này coi trọng nhận việc nhận dạng khuôn mẫu và kinh nghiệm trong quá khứ để đưa ra quyết định nhanh chóng. Bạn có thể chuẩn bị bằng cách diễn tập thông qua các kịch bản mô phỏng tình huống có thể xảy ra.