Brainstorming khi có nhiều ý tưởng và nhiều bên liên quan.

Quy trình Charette 

Bạn có bao giờ cố gắng tổ chức một phiên Brainstorming với hơn 10 hay 15 người?

Hay cố gắng Brainstorming ý tưởng với 2 hoặc nhiều vấn đề liên quan? Kết quả trong những trường hợp này ít khi hiệu quả. Những phiên họp này nhanh chóng mất kiểm soát, trở nên hỗn độn. Hơn nữa, chúng có xu hướng bị chi phối bởi một vài người và hầu hết thì im lặng.

Khi cần tạo ý tưởng có nhiều vấn đề liên quan hoặc nhiều bên liên quan, phiên Brainstorming đơn giản thường không thích hợp. Có nghĩa là buổi họp đấy rất ít sự sáng tạo và mọi người không tham gia vào quy trình thảo luận. Đây là một vấn đề nghiêm trọng nếu bạn cần đạt được sự đồng thuận. Tuy nhiên, phiên động não vẫn có thể hiệu quả nếu bạn có cách tiếp cận khác.

Đó là Quy trình Charette (đôi khi được đánh vần là ‘Charrette’). Nó liên quan đến việc sắp xếp mọi người vào một số nhóm nhỏ, mỗi nhóm tập trung vào từng ý tưởng cho đến khi tất cả những người tham gia có cơ hội đóng góp. Xuất phát từ tiếng Bắt nguồn từ tiếng Pháp từ wagon, nó đến từ thực tiễn của sinh viên kiến trúc vào đầu những năm 1800, sử dụng xe đẩy đưa bản vẽ của họ từ nơi này đến nơi khác để đạt được sự chấp thuận cuối cùng. Cũng giống như vậy, khi bạn sử dụng Quy trình Charette, bạn lấy ý tưởng được tạo ra bởi một nhóm và đưa chúng tới nhóm tiếp theo, từ đó chúng được xây dựng, tinh chế và cuối cùng được hoàn thiện nhất.

Quy trình Charette cho phép sự tham gia tối đa để tạo ra ý tưởng mà không ảnh hưởng đến chất lượng hoặc hiệu quả của phiên Brainstorming. Lợi ích của quy trình bao gồm:

• Sử dụng thời gian hiệu quả vì nhiều vấn đề có thể được thảo luận cùng một lúc.
• Cải thiện việc tham gia từ các bên liên quan, mọi người có cơ hội đóng góp ý kiến ​​cho từng vấn đề.
• Khuyến khích các lựa chọn chất lượng cao vì những ý tưởng phổ biến nhất được xem xét kỹ lưỡng qua mỗi vòng thảo luận
• Giúp cuộc thảo luận không bị đình trệ.

Làm thế nào để sử dụng công cụ

Quy trình Charette khá đơn giản. Tùy theo tình huống bạn có thể hoàn thành các cuộc thảo luận nhóm khác nhau trong một ngày hoặc có thể tổ chức trong vài ngày hoặc vài tuần. Hệ thống bạn chọn sẽ dựa trên các dịch vụ hậu cần tham gia và quy mô của dự án 

1. Đồng ý với  vấn đề cần thảo luận
2. Chia nhóm lớn thành những nhóm nhỏ giúp quá trình này diễn ra đơn giản hơn. Giống như nhiều loại tương tác nhóm, nhóm lý tưởng gồm 7 người tham gia và một thư ký. Tại đây, chi tiết cụ thể sẽ quyết định quy mô các nhóm. Khi lập kế hoạch cho các nhóm, xem xét những điều sau:
   • Nếu bạn thiết lập thời hạn, cần đảm bảo bạn đã tính toán số lượng nhóm và quá trình lặp lại trong đó. 
   • Hãy suy nghĩ về sự kết hợp của mọi người trong nhóm. Các nhóm có sự đa dạng về kỹ năng, lý lịch và kinh nghiệm thường sáng tạo hơn so với nhóm có cùng một kỹ năng.
   • Đảm bảo số lượng các nhóm bằng hoặc lớn hơn số lượng các vấn đề thảo luận.
3. Chỉ định một vấn đề cho mỗi nhóm. Nếu số nhóm nhiều hơn số vấn đề, chỉ định một vấn đề nào đấy cho nhiều nhóm.
4. Cho mỗi nhóm chọn một thư ký. Bạn cũng có thể đề nghị người này điều phối cuộc thảo luận nhóm.
5. Mỗi nhóm suy nghĩ một vấn đề.
   • Ghi lại tất cả các ý tưởng như phiên brainstorming thông thường và tuân theo các quy tắc của quá trình brainstorming.
   • Đặt ra thời gian thảo luận. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào tiến độ tổng thể cũng như mức độ phức tạp của vấn đề được thảo luận. Nếu thời gian thảo luận quá ngắn có thể không tìm hiểu đủ chi tiết và cuộc thảo luận dài hơn có thể mất tập trung
6. Khi thời gian của nhóm hết, thư ký sẽ chuyển sang nhóm tiếp theo.
   • Thư ký xem xét các vấn đề và tình trạng hiện tại của danh sách Brainstorming với nhóm mới.
   • Sau đó quá trình Brainstorming lại tiếp tục, mỗi nhóm thảo luận về một ý tưởng hoặc vấn đề mới. Nhóm mới xây dựng trên các ý tưởng hiện tại và tạo ra một ý tưởng mới tiếp theo.
   • Lặp lại bước này cho đến khi mỗi nhóm thảo luận mỗi vấn đề một lần.
7. Trong phiên họp nhóm cuối cùng, dành thời gian sắp xếp và thu thập các ý tưởng, chủ đề lại với nhau. Nếu một số nhóm làm việc cùng lúc một vấn đề đây là thời điểm tốt để tập hợp các luồng ý tưởng khác nhau.
8. Khi phiên họp cuối cùng kết thúc, tập hợp toàn bộ nhóm và ghi lại danh sách. Đây là thời điểm tốt để ưu tiên các vấn đề hoặc cách tiếp cận thích hợp. Các kỹ thuật có thể giúp bạn thực hiện việc này là Biểu quyết the Hệ thống đếm Borda.

Những điểm chính

Quy trình Charette là một quá trình Brainstorming hieejuq ủa và nắm bắt các ý tưởng khi có nhiều vấn đề cần thảo luận và liên quan tới nhiều người. Đó là một cách tiếp cận mang tính hệ thống và có tổ chức cho phép mọi người đóng góp một cách có ý nghĩa. Khi phải đối mặt với một quyết định phức tạp, nhiều người tham gia, Quy trình Charette là một cách tuyệt vời để xác định các lựa chọn sẵn có và đặt nền móng cho các kế hoạch được xem xét và chấp nhận rộng rãi.