Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét

• Tại sao cần nỗ lực tạo ra một môi trường làm việc năng động?
• Và bạn có thể làm gì để làm mới không gian làm việc của nhóm.

Tại sao cần xây dựng Môi trường làm việc năng động?

Không gian làm việc có thể tiếp thêm sinh lực, sự vui vẻ cho đội nhóm. Thật dễ dàng để mọi người mang “trái tim và linh hồn” của họ đến nơi làm việc.

• Nhân viên gắn kết hơn, truyền cảm hứng, có năng suất và cam kết.
• Và bởi vì nhân viên muốn đến văn phòng, nên họ sẽ ít vắng mặt hơn và đạt hiệu suất công việc.
• Đó là một giải pháp win-win cho tất cả mọi người.

Một môi trường làm việc năng động không chỉ phụ thuộc vào việc bố trí không gian văn phòng và màu sắc. Một số yếu tố ảnh hưởng đến mức độ năng lượng: các mối quan hệ giữa các cá nhân, văn hóa tổ chức và phong cách của nhà lãnh đạo.

Tạo một môi trường làm việc năng động có khả năng cung cấp năng lượng đem lại lợi ích gần như cho tất cả các nhóm:  đặc biệt là những người làm việc ở cấp độ chuyên gia, và những người làm công việc sáng tạo.

Tuy nhiên, bạn có thể phải suy nghĩ về những yếu tố cần cân nhắc khác. Ví dụ:

• Tổ chức của bạn yêu cầu tuân thủ theo thiết kế hoặc tiêu chuẩn nghiêm ngặt với lý do an toàn, và sức khỏe.
• Nếu khách hàng đến giao dịch và thăm quan tổ chức thường xuyên, việc xem xét nhu cầu và mong đợi của họ cũng cần lưu ý.

Làm thế nào để xây dựng môi trường làm việc năng động?

Vậy làm thế nào bạn có thể tạo ra và duy trì một không gian làm việc đầy năng lượng?

1. Bắt đầu với chính bản thân nhà quản lý

Năng lượng của nhà lãnh đạo trực tiếp ảnh hưởng đến năng lượng của người lao động, do đó ảnh hưởng hiệu suất, đặc biệt là với những công việc sáng tạo. Tìm hiểu làm thế nào để quản lý cảm xúc của bạn tại nơi làm việc, từ đó ngay cả khi bạn không cảm thấy tốt nhất, thành viên trong nhóm vẫn biết rằng bạn là một nhà lãnh đạo tích cực, và họ truyền cảm hứng từ nhà lãnh đạo tích cực của mình.

Ngoài ra, chú ý đến tỷ lệ các tương tác tiêu cực mà bạn tác động tới các thành viên trong nhóm của bạn.  Phấn đấu để có ít nhất ba tương tác tích cực cho mọi tương tác, và yêu cầu các thành viên trong nhóm của bạn sử dụng nguyên tắc này.

2. Khuyến khích xây dựng mối quan hệ

Mối quan hệ giữa các cá nhân rất quan trọng trong việc phát triển một môi trường làm việc năng động.

Khi có nhiều mối quan hệ rất tốt, nhân viên cảm thấy tích cực.

• Đầu tiên, đánh giá mối quan hệ trong nhóm
• Nói “cảm ơn” khi có ai đó giúp đỡ, hoặc thực hiện một công việc tốt. Một sự đánh giá cao sẽ đi cùng cảm giác của cá nhân trong một chặng đường dài!
• Ngoài ra, chú ý đến những người xung quanh bạn. Nếu bạn nhận thấy rằng một đồng nghiệp hoặc thành viên nhóm cảm thấy xuống sức, đề nghị họ cho phép mình giúp đỡ họ.

Hãy nhớ rằng các thành viên trong nhóm của bạn có thể có những nhu cầu và ưu tiên khác nhau:

• Một số người cảm thấy tràn đầy sinh lực khi họ được phép chịu trách nhiệm nhiều hơn.
• Trong khi những người khác cảm thấy tốt hơn khi họ thuộc một tập thể nào đó.

Hãy chắc chắn rằng bạn biết làm thế nào để quản lý xung đột nhóm.

3. Trang trí nội thất

Tiếp theo, hãy xem xét lại thiết kế nội thất văn phòng của bạn. Không gian tươi sáng, tràn đầy năng lượng, và mời chào? Hay nó buồn tẻ và chán nản?

• Đầu tiên, hãy xem xét sử dụng các màu sắc tươi sáng như màu cam, màu đỏ, hoặc màu vàng trang trí cho hành lang và phòng họp; những màu sắc này thúc đẩy năng lượng và sự tập trung.
• Mở rèm và màn cửa để ánh sáng tự nhiên tràn vào phòng. Nếu ánh sáng yếu, chuyển sang bóng đèn phát ra ánh sáng gần giống với ánh sáng tự nhiên nhất, và chắc chắn rằng mọi người đều có một đèn cá nhân đảm bảo chiếu sáng trên bàn của mình khi cần thiết.
• Cũng đặt các cây xanh quanh không gian làm việc.

4. Bố trí chỗ làm việc trong văn phòng

Thiết kế không gian vị trí cá nhân làm việc cũng là một yếu tố quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc năng động.

Nhiều tổ chức sử dụng một bố trí văn phòng mở để thúc đẩy giao tiếp mặt đối mặt và các mối quan hệ tốt.

Tuy nhiên, cách bố trí không gian làm việc cá nhân này có thể làm tăng căng thẳng, gia tăng những tác động tiêu cực do mất tập trung thị giác, tiếng ồn xung quanh, và “mất mát” riêng tư. Vì vậy, hãy xem xét sử dụng phân vùng trong văn phòng sao cho thích hợp.

Cũng suy nghĩ về cách các thành viên trong nhóm của bạn tương tác từ bàn của họ.

• Ví dụ, động não và chia sẻ kiến thức thường có thể diễn ra ở các hành lang, phòng nghỉ, nhà bếp, hoặc góc trống. Vì vậy, khuyến khích các thành viên trong nhóm của bạn để sử dụng những không gian cho các cuộc họp không chính thức hoặc buổi động não.
• Làm cho các khu vực này tạo điều kiện cho các cuộc trao đổi, động não không chính thức bằng cách sắp xếp ghế ngồi thoải mái, bố trí bảng trắng, thêm cây xanh, và trưng bày các tác phẩm nghệ thuật đầy cảm hứng.

5. Hãy xem xét văn hóa tổ chức

Văn hóa của tổ chức có ảnh hưởng đến cảm xúc và năng lượng của nhân viên tại nơi làm việc.

Tổ chức có xu hướng tích cực, nâng cao tinh thần thường có một không gian làm việc tràn đầy năng lượng tích cực. Ngược lại, các tổ chức tiêu cực sẽ có nền văn hóa ngột ngạt.

6. Sử dụng âm nhạc

Một cách khác để xây dựng môi trường làm việc năng động là để cho các thành viên trong nhóm của bạn nghe nhạc trong khi họ làm việc (nếu họ muốn, và nếu điều này là thích hợp cho các công việc mà họ làm).

Mẹo 1:

Âm nhạc cổ điển, thường là tốt nhất. Bạn cũng có thể nghe “tiếng ồn trắng” hay “tiếng ồn màu xám” – chẳng hạn như âm thanh của sóng hoặc một thác nước.

Mẹo 2:

Hãy gợi ý những người nghe nhạc sử dụng tai nghe cá nhân để họ không làm phiền các đồng nghiệp của họ.

7. Tạo một không gian làm việc lành mạnh

Hãy chắc chắn rằng bạn cung cấp một không gian làm việc lành mạnh.

• Không khí sạch và an toàn.
• Văn phòng gọn gàng và có tổ chức.
• Không gian làm việc thiết kế tiện lợi.

8. Yêu cầu phản hồi

Cuối cùng, yêu cầu phản hồi từ tất cả các thành viên trong nhóm của bạn về không gian làm việc của họ.

• Những gì họ muốn thấy thay đổi?
• Điều gì sẽ làm cho không gian văn phòng tiếp được sinh lực cho họ khi làm việc?

Bạn có thể ngạc nhiên tại các ý tưởng mà họ đưa ra.

Những điểm chính

Có rất nhiều lợi ích khi tạo ra một môi trường làm việc năng động.

Như cải thiện năng suất và tinh thần, giảm sự vắng mặt và tỷ lệ bỏ việc, và tăng cường hợp tác.

• Để tạo ra một không gian làm việc năng động, hãy bắt đầu bằng một thái độ tích cực.
• Tiếp theo, tăng cường các mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm.
• Cải thiện ánh sáng và thay đổi màu sơn để làm cho bầu không khí tươi sáng và chào đón. Và, bạn có thể sử dụng nhiều cây trong văn phòng.

Tạo một môi trường làm việc năng động không phải là một nhiệm vụ tốn kém; nhiều thay đổi nhỏ có thể tạo ra một sự khác biệt tích cực cho bạn và nhóm của bạn.