Hầu hết các nhà quản lý đều biết tầm quan trọng của việc đào tạo nhân viên tới sự thành công của đội nhóm. Nhưng cũng có rất nhiều người không dành đủ thời gian để thấu hiểu nhu cầu của từng nhân viên, cho dù đó là cách duy nhất để đảm bảo nhân viên của họ đạt được hiệu suất làm việc xuất sắc nhất.
Tuy nhiên, làm cách nào bạn biết được ai đang cần đào tạo cái gì? Và làm sao để tránh lãng phí thời gian, tiền bạc vào việc đào tạo những thứ không liên quan? Đọc hết bài viết này bạn sẽ khám phá ra tầm quan trọng của việc nắm bắt nhu cầu phát triển của từng nhân viên và làm sao để thực hiện nó hiệu quả nhất.
Mục lục
Tại sao phải nắm bắt nhu cầu phát triển của từng nhân viên?
Thực tế, có những nhu cầu đào tạo phổ biến, áp dụng cho rất nhiều đối tượng, bao gồm cả đội nhóm của bạn. Ngược lại, mỗi nhân viên đều là độc nhất, họ có những kỹ năng khác nhau, kiến thức khác nhau, cũng như trách nhiệm và mục tiêu khác nhau.
Chính vì thế, việc đào tạo và phát triển theo kiểu “1 cho tất cả” không còn phù hợp nữa. Thay vào đó, bạn cần nắm bắt được nhu cầu phát triển của từng nhân viên, từ đó cung cấp các chương trình đào tạo phù hợp nhất. Có như vậy, nhân viên mới có thể cải thiện hiệu suất, còn bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, nguồn lực, và tiền bạc.
Với cách tiếp cận chi tiết này, nhân viên của bạn sẽ cảm thấy có động lực hơn, từ đó cống hiến hết mình hơn. Và kết quả cuối cùng là cả đôi bên cùng có lợi.
Xác định nhu cầu phát triển
Với 06 bước được điều chỉnh từ Phân tích nhu cầu chiến lược và đào tạo của Hiệp hội Hoa Kỳ, sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn nhu cầu đào tạo của nhân viên:
1. Xem lại bản mô tả công việc của các thành viên trong nhóm.
2. Gặp gỡ trực tiếp với họ.
3. Quan sát họ tại nơi làm việc.
4. Thu thập dữ liệu bổ sung.
5. Chuẩn bị và phân tích dữ liệu
6. Xác định các bước hành động.
Chúng ta hãy cùng xem xét chi tiết các bước phía dưới.
Bước 1: Xem lại bản mô tả công việc của từng thành viên trong nhóm
Bắt đầu bằng việc suy nghĩ về những gì nhân viên của bạn nên làm – điều này sẽ được xác định bằng các mô tả công việc của họ. Xác định các kỹ năng mà họ cần để làm việc tốt nhất.
Mẹo:
Bản mô tả công việc có thể bị lỗi thời. Trước khi sử dụng chúng để đánh giá nhu cầu đào tạo, bạn hãy đảm bảo rằng chúng phản ánh khá rõ những gì nhân viên đang thực sự làm.
Bước 2: Gặp mặt trực tiếp với từng nhân viên
Bước tiếp theo là gặp mặt 1 – 1 với nhân viên của bạn. Mục đích của cuộc gặp này là để có một cuộc trò chuyện cởi mở về loại hình đào tạo và phát triển mà nhân viên của bạn nghĩ rằng họ cần để làm việc hiệu quả cũng như phát triển sự nghiệp của họ.
Họ có thể cảm thấy rằng mình không cần phải được đào tạo thêm gì cả, vậy nên công việc của bạn là giúp họ phát hiện ra điều thiếu sót. Hãy tận dụng trí thông minh xúc cảm của bạn cũng như kỹ thuật đặt câu hỏi hiệu quả và lắng nghe tích cực để giao tiếp sâu sắc và tôn trọng hơn.
Bạn có thể đặt các câu hỏi dưới đây để có được cái nhìn rõ hơn về nhu cầu đào tạo của nhân viên:
- Thách thức bạn đối mặt mỗi ngày là gì?
- Điều gì khiến bạn mệt mỏi nhất?
- Bạn muốn biết thêm điều gì về vai trò của mình, hay vai trò của tổ chức?
- Kỹ năng nào bạn thấy mình cần được đào tạo thêm để làm việc năng suất và hiệu quả hơn nữa?
Sau đó, nói cho họ biết kết quả của chương trình đào tạo thêm, và yêu cầu họ hình dung về kết quả muốn đạt được. Họ thấy tương lai đó như thế nào?
Tốt hơn, hãy tìm hiểu xem mục tiêu cá nhân của họ là gì, và mục tiêu đó có liên quan tới mục tiêu của tổ chức hay không. Một chương trình đào tạo lý tưởng là một chương trình vừa giúp nhân viên đạt được mục tiêu cá nhân, lại vừa chinh phục được mục tiêu chung của tổ chức.
Mẹo: Quan sát ngôn ngữ cơ thể của nhân viên là một cách tuyệt vời để biết họ đang cảm thấy thế nào về việc đang làm.
Bước 3: Quan sát nhân viên tại nơi làm việc
Tiếp theo, hãy để ý tới hiệu quả của nhân viên với nhiệm vụ chính được giao. (Nếu phù hợp, hãy áp dụng phương pháp Quản lý khi đi dạo.)
Ví dụ, họ có thể thực hiện các nhiệm vụ chính nhanh hơn không? Hay họ đang thường xuyên trì hoãn công việc? Điều này cho thấy rằng họ có tự tin vào khả năng của mình hoặc chưa được đào tạo đầy đủ để thực hiện nhiệm vụ đó.
Tuy nhiên, đây cũng là con dao hai lưỡi, nếu bạn quan sát không đúng cách sẽ khiến nhân viên có cảm giác bị theo dõi, điều này ảnh hưởng tới mối quan hệ của bạn với nhân viên của mình. Vì vậy, hãy khéo léo, đặt câu hỏi mở, và giải thích hành động của bạn khi thích hợp.
Mẹo:
Một khi đã quan sát được cách nhân viên làm việc, bạn có thể thiết lập các nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên thể hiện kỹ năng và khả năng của họ. Nhưng nên nhớ, đừng đưa ra nhiệm vụ quá khó khiến họ thất bại. Khi đó công sức của bạn đổ sông đổ bể hết.
Bước 4: Thu thập thông tin bổ sung
Nếu tiếp cận để thu thập thông tin một cách khéo léo, bạn có thể học được rất nhiều từ những người làm việc thân thiết với người bạn đang muốn đánh giá.
Những người này có thể bao gồm khách hàng nội bộ hoặc bên ngoài, sếp cũ, hoặc đồng nghiệp.
Hãy nhớ những điều sau đây trong khi thu thập thông tin từ các nguồn này:
- Đảm bảo rằng bạn không làm suy yếu phẩm giá của một người, và bạn tôn trọng bối cảnh. Ví dụ, trong một số nền văn hóa, việc nói chuyện công khai với một đồng nghiệp là chuyện bình thường như rác ở ngoài đường. Tuy nhiên, ở những nơi khác, bạn sẽ phải làm điều này một cách cực kỳ nhạy cảm.
- Tránh nói những chuyện chung chung. Yêu cầu mọi người bảo vệ nhận xét của họ bằng các ví dụ cụ thể.
Bạn cũng có thể sử dụng thông tin từ các đánh giá trước đây hoặc qua các phiên tiếp nhận phản hồi.
Bước 5: Chuẩn bị và phân tích dữ liệu
Bây giờ, hãy xem xét thật kỹ những thông tin bạn thu thập được ở 4 bước trên. Bạn thấy được xu hướng gì? Những kỹ năng nào nhân viên cần được đào tạo? Có khoảng trống kỹ năng nào không?
Mục tiêu của bạn ở đây là tập hợp những thông tin quan trọng nhất, từ đó tạo ra kế hoạch đào tạo cho từng nhân viên.
Bước 6: Xác định các bước hành động
Tới đây, bạn cần có ý tưởng tốt về về đào tạo và phát triển từng nhân viên theo nhu cầu của họ. Bước cuối cùng chính là quyết định xem bạn sẽ hành động như thế nào.
Có một số lựa chọn cho việc đào tạo và phát triển nhân viên bạn có thể tham khảo:
- Đào tạo tại chỗ – áp dụng khi nhân viên muốn học hỏi kỹ năng mới từ những người kinh nghiệm dày dặn hơn. Loại hình đào tạo này thiết lập khá dễ dàng và tiết kiệm chi phí.
- Chuyên gia đào tạo – điều này tương tự như một lớp học, nơi một chuyên gia tư vấn, chuyên gia hoặc huấn luyện viên có kinh nghiệm dạy dỗ một nhóm nhân viên.
- Đào tạo trực tuyết và E-Learning – điều này đặc biệt thuận tiện và tiết kiệm chi phí.
- Đào tạo chéo – phương pháp này hướng dẫn các thành viên trong nhóm thực hiện các nhiệm vụ của đồng nghiệp. Đào tạo chéo giúp bạn tạo ra đội nhóm linh hoạt và có sự hài lòng về tinh thần và công việc cao.
- Đào tạo thể chất – liên quan đến các trò chơi, học nhóm và bài tập thực hành. Loại hình đào tạo này thường có hiệu quả bởi nó thúc đẩy mọi người tham gia và gắn bó.
- Cố vấn hoặc huấn luyện – hình thức này hiệu quả trong việc hỗ trợ nhân viên phát triển kỹ năng chuyên môn và học các kỹ năng mới.
Lưu ý, hãy đảm bảo bạn tính đến phong cách học tập của từng cá nhân trước khi cam kết với bất kỳ chương trình đào tạo nào. Nhớ rằng, mỗi người đều có cách học tập khác nhau; chương trình đào tạo của bạn chỉ có hiệu quả tối ưu nếu điều chỉnh nó phù hợp với phong cách học tập của nhân viên. Ngoài ra, việc phân tích lợi ích chi phí cũng là một việc bạn cần lưu ý, nếu chương trình đào tạo bạn đang dự định tổ chức khá tốn kém.
Ngoài ra, hãy giúp nhân viên tận dụng tối đa việc đào tạo. Khuyến khích họ đến đúng giờ, ghi chép, giao tiếp với nhau và với người hướng dẫn của họ về những gì đã học được. Tốt nhất hãy thực hiện một cuộc “khảo sát sau đào tạo” để xem kết quả của chương trình đó có đúng như bạn mong muốn không.
Mẹo: Bạn có thể sử dụng biểu mẫu Đánh giá Nhu cầu Đào tạo để xác định mong muốn của nhân viên. Điều này giúp bạn có được cái nhìn tổng thể giữa việc đào tạo và phát triển với mục tiêu chung của tổ chức.
