Thoát khỏi trạng thái “báo cháy”.
Tưởng tượng rằng bạn đang quản lý hai dự án quan trọng. Dự án A đã gần hoàn thành. Vì vậy, bạn kéo bớt nhân sự xuống Dự án B để giúp đỡ.
Kết quả là không dự án nào được hoàn thiện đúng nghĩa, mọi người mắc lỗi bởi họ vươn quá xa. Khi khách hàng phàn nàn, bạn phân bổ lại các thành viên trong nhóm để giải quyết. Tồn đọng của các vấn đề cứ thế tiếp tục tăng lên. Bạn buộc phải đặt kế hoạch dài hạn sang một bên, để xử lý những vấn đề mới này.
Kiểu quản lý này được gọi là “quản lý bị động,” hay “chống cháy”. Nó khiến bạn bận rộn, căng thẳng, năng suất thụt giảm, nhưng đôi khi nó trở thành thói quen.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ phân tích phong cách quản lý bị động chi tiết hơn, và tại sao nó lại xảy ra. Sau đó chúng ta sẽ biến nó thành phong cách quản lý chủ động.
Mục lục
Quản lý bị động là gì?
Quản lý bị động là tình huống bạn không thể – hoặc không có kế hoạch cho các vấn đề hoặc cơ hội sắp đến. Thay vì thế, bạn phản ứng khi chúng xảy ra. Kết quả tất yếu là bạn luôn là người đi sau. Bạn không có đủ thời gian để suy nghĩ về những vấn đề tiềm tàng phía trước, và cứ thế chúng xảy ra vượt tầm kiểm soát.
Ngược lại, quản lý chủ động diễn ra khi bạn lên kế hoạch để ngăng chặn những vấn đề tiềm tàng sắp xảy ra.
Tại sao quản lý bị động xảy ra?
Đã bao lần bạn rơi vào tình thế bị động? Ví dụ:
- Một cuộc khủng hoảng ép bạn phải thay đổi hoặc hủy bỏ kế hoạch. Bạn cần đưa ra các quyết định ngắn hạng để đối phó nhanh với tình hình.
- Tổ chức của bạn có quy trình và chính sách tồi tê. Bạn cần dành thời gian để sửa chữa chúng, thay vì lên kế hoạch cho tương lai.
- Bạn có thể thấy quản lý bị động khá thú vị. Mọi người có thể tận hưởng “hiệu ứng” đi với chúng.
Vấn đề của quản lý bị động là gì?
Chữa cháy thỉnh thoảng rất quan trọng trong một trường hợp cấp bách. Tuy nhiên, nó sẽ trở nên nghiêm trọng khi trở thành chuẩn mực.
Đầu tiên, nhóm bị động thường có chất lượng làm việc thấp. Bạn có thể chữa cháy thành công cơ số lần, nhưng vẫn sẽ thất bại nếu không trở nên chủ động hơn.
Điều này cũng giống như bạn luân chuyển nhân sự như rang lạc, hết vị trí này đến vị trí khác khiến họ cảm thấy chán nản, thất vọng, và họ thường tìm lối thoát đến một nơi khác dễ chịu hơn.
Hiệu suất cá nhân của bạn sẽ tụt dốc không phanh.
Quản lý bị động khiến bạn căng thẳng cả ngày.
5 chiến lược giúp bạn quản lý chủ động
Nếu đang trượt dốc không phanh bởi kiểu quản lý bị động, bạn hãy làm theo các bước dưới đây để quản lý chủ động hơn.
1. Nằm quyền kiểm soát thời gian
Thời gian là một vũ khí quan trọng chống lại quản lý bị động. Khi tạo ra nhiều thời gian hơn, bạn sẽ có cơ hội lên kế hoạch và dự đoán các vấn đề.
Để có được nhiều thời gian hơn, hãy giao việc hiệu quả, những việc nào người khác có thể làm thay bạn? Hãy suy nghĩ về điều này.
2. Nhìn vào các quy trình
Các quy trình không rõ chức năng có thể kích hoạt hoặc làm xấu đi tình huống quản lý bị động. Vì vậy, hãy xem xét kỹ lưỡng tất cả các quy trình ảnh hưởng đến đội nhóm của bạn.
Ngoài ra, hãy nhìn vào thực tiễn làm việc của mọi người, vì những điều này có thể tạo ra sự chậm trễ hoặc phức tạp thêm.
Mẹo:
Nhớ rằng con người có khả năng hữu hạn để đối mặt với sự thay đổi khi họ đang bận. Đừng thực hiện quá nhiều thay đổi cùng một lúc.
3. Hiểu và Quản trị rủi ro
Khi đã cải thiện các quy trình của mình, bạn có thể bắt đầu giải quyết các vấn đề gặp phải một cách tự tin hơn.
Thực hiện một chương trình Phân tích Rủi ro sau đó chọn ra các rủi ro ưu tiên bạn sẽ đối mặt. Xử lý những rủi ro có xác suất và tác động cao trước tiên.
4. Tập trung vào tinh thần
Nhân viên của bạn sẽ cảm thấy áp lực dưới kiểu quản lý bị động. Thông báo tình huống và nhắc nhở mọi người về những gì bạn đang làm để giải quyết nó.
Hãy nói “cảm ơn” sau khi tác vụ được hoàn thành, công nhận nỗ lực của đội nhóm và cung cấp cơ hội học tập.
Cho nhân viên thấy họ có thể yêu cầu trợ giúp từ bạn bất cứ lúc nào, cũng như tạo cơ hội cho đội nhóm thảo luận về các vấn đề, chia sẻ thông tin, và hỗ trợ các thành viên khác thông qua các cuộc gặp mặt nhóm.
5. Xây dựng trong cải tiến liên tục
Tận dụng tối đa kiến thức và kinh nghiệm của mọi người bằng cách khuyến khích họ đề xuất các thay đổi.
Tạo cơ hội cho đội nhóm khám phá và thực hiện các ý tưởng có thể cải thiện các quy trình, môi trường làm việc và kết quả cuối cùng.
Phương pháp tiếp cận này gọi là Kaizen, đây là một kỹ thuật quản lý tập trung vào những cải tiến liên tục.
Đây là một cách đơn giản để động viên các thành viên trong đội nhóm và giúp họ tập trung vào các giải pháp.
Hãy sắp xếp một khoảng thời gian thường xuyên để thảo luận về các ý tưởng mới, đặt mục tiêu khuyến khích sự sáng tạo hoặc chỉ đơn giản là tạo một “suggestion box.”
Chúc bạn thành công.
