Rất khó để làm việc và quản lý những người có thái độ tiêu cực. Những người này thường tự động phủi bỏ các ý tưởng mới và thay đổi xoành xoạch trong công việc, cũng như không tin tưởng bất cứ ai.
Điều này thực sự phiền toái nếu bạn không ngăn chặn. Nó giống như một căn bệnh truyền nhiễm với tốc độ lây lan kinh khủng sẽ ăn mòn tổ chức của bạn trong một khoảng thời gian rất ngắn.
Nhân viên vắng mặt liên tục, tinh thần dưới đáy, năng suất làm việc tụt dốc không phanh. Bạn sẽ ngăn chặn nó thế nào?
Chặn đứng tiêu cực trong tổ chức cần có bàn tay của tất cả mọi người, đặc biệt là bạn, người quản lý, lãnh đạo.
Vậy cách nào đây? Chúng ta hãy cùng khám phá tiếp.
Mục lục
Quản lý Thái độ của bạn
Tư duy và thái độ của đội nhóm thường đến “từ ngọn”, từ nhà quản lý và từ những người có tầm ảnh hưởng trong tổ chức. Vậy nên, trước khi tìm kiếm gốc dễ của tiêu cực trong đội nhóm, hãy soi xét thái độ của bản thân mình trước.
Ngay cả khi bạn nghĩ mình có thái độ tích cực đi nữa, cũng đừng chủ quan, hãy tự mình trả lời một số câu hỏi dưới đây:
- Hàng ngày, bạn có đi làm với một thái độ tích cực không?
- Tinh thần làm việc của bạn có cao không?
- Bạn có quản lý cảm xúc của mình hiệu quả?
- Bạn có tuân thủ chính sách công ty?
- Bạn có phàn nàn về bản thân và công việc với đội nhóm?
- Bạn có lắng nghe tích cực các thành viên trong đội nhóm?
- Bạn có lắng nghe với sự đồng cảm khi nhân viên gặp vấn đề?
- Bạn có phải là một người giao tiếp tốt?
- Bạn có cân bằng được giữa chỉ trích và khen ngợi, và đưa ra phản hồi hiệu quả?
- Chính sách của công ty có công nhận nỗ lực của đội nhóm bạn?
- Bạn có hướng dẫn nhân viên phụ thuộc vào sự lãnh đạo của bạn?
- Bạn có đặt mục tiêu khả thi cho đội nhóm của mình?
Một phần quan trọng của điều này là hiểu được sự khác biệt giữa trở nên tiêu cực và đưa ra những đánh giá mang tính xây dựng.
Ví dụ, nhân viên của bạn, Đức vừa mới trình bày về dự án mới tại buổi họp giao ban hàng tuần, và nó không được tốt lắm.
Với thái độ tiêu cực, bạn có thể sẽ nhận xét rằng: “Này Đức, kế hoạch của anh chẳng ra sao cả. Tôi không hiểu anh đã làm gì?“.
Nhưng với thái độ tích cực hơn để đưa ra phản hồi mang tính xây dựng, bạn sẽ nói: “Này Đức, kế hoạch của anh có vài điểm rất tốt đấy, tuy nhiên vẫn còn một số điểm chưa rõ ràng, anh hãy giành thêm chút thời gian cho nó nhé!?“.
Trung thực nhìn vào những hành động của riêng bạn và tác động của nó tới đội nhóm là việc không phải đơn giản. Nhưng đây là bước đầu tiên cũng cực kỳ quan trọng để bạn quản lý tiêu cực trong đội nhóm.
Đến cuối cùng thì, ai cũng biết rằng thay đổi hành vi của bản thân bao giờ cũng dễ hơn của người khác đúng chứ?
Xử lý nguyên nhân của tiêu cực
Sau khi đi sâu vào bản thân, đã đến lúc bạn đối mặt với các nguyên nhân có thể gây ra tiêu cực ngay khi chúng đang còn nằm trong tầm kiểm soát.
Đầu tiên hãy xác định các nguyên nhân tiềm tàng. Sau đó đưa ra giải pháp để giải quyết chúng càng sớm càng tốt.
Trong bước này, việc quan trọng nhất là giao tiếp thường xuyên với nhân viên của bạn, và đưa họ vào quy trình khi phù hợp. Nếu bạn không thay đổi được điều gì, hãy phản hồi lại cho đội nhóm – giao tiếp trung thực và cởi mở sẽ giúp giải quyết suy nghĩ tiêu cực.
Trong trường hợp vấn đề vượt ngoài tầm kiểm soát của bạn, hãy nhờ tới sự giúp đỡ của quản lý cấp cao hơn hoặc ban giám đốc để họ có thể trợ giúp bạn khi cần thiết.
Quản lý sự thay đổi hiệu quả
Thường thì, thái độ tiêu cực phát triển bởi tổ chức không quản lý sự thay đổi hiệu quả. Vì thế, khi có thay đổi, hãy đảm bảo rằng tất cả mọi người nắm được hoàn toàn điều gì đang xảy ra.
Gary Topchik, tác giả của cuốn sách “Managing Workplace Negativity,” xác định 5 yêu cầu để khiến đội nhóm cảm thấy tích cực về những thay đổi sắp diễn ra. Ông ấy nói rằng mọi người phải:
- Tại sao cần thay đổi.
- Thấu hiểu lợi ích của thay đổi.
- Biết được các kỹ năng cần phát triển để đáp ứng với thay đổi.
- Hiểu được các hành động họ cần thực hiện khi thay đổi xảy ra.
- Biết các nguồn lực sẽ được cung cấp để giúp họ thay đổi.
Tiêu cực trong Đội nhóm và Tổ chức của bạn
Sau khi đánh giá thái độ và hành vi của bản thân, cũng như xác định được các nguyên nhân dẫn đến tiêu cực, bạn có thể cân nhắc một số chiến lược sau để đối phó với tiêu cực ở nhân viên của mình:
Gặp mặt 1 – 1 với người tiêu cực – Xác định thành viên gây ra nhiều vấn đề nhất, viết ra minh chứng rõ ràng thể hiện tác động đối với năng suất và hiểu quả đội nhóm của người có thái độ tiêu cực.
Sau đó gặp mặt 1 – 1 với người đó để thảo luận về những hành vi của anh ta. Hỏi anh ta lý do về những thái độ tiêu cực của mình và liệu có cách nào bạn hay tổ chức của mình có thể khiến anh ta thay đổi thái độ. Nên đặt những câu hỏi mở để khiến anh ta cảm thấy vấn đề không thực sự tệ hại như mình nghĩ.
Đặc biệt làm nổi bật tác động của những hành vi của anh ta đến đội nhóm. Hãy rõ ràng, cụ thể, và bàn về những hành vi bạn muốn thấy ở anh ta.
Khuyến khích mọi người nói về những cảm xúc tiêu cực của họ – Thể hiện tiếng nói tới những cảm xúc tiêu cực thường giúp loại bỏ chúng. Gợi ý nhân viên có thể viết nhật ký hoặc ghi âm khi họ cảm thấy tiêu cực.
Điều này sẽ cung cấp một lối thoát để thể hiện sự tiêu cực của họ mà không ảnh hưởng đến bạn hoặc đồng nghiệp. Nó cũng giúp họ thách thức những suy nghĩ tiêu cực một cách hợp lý và công bằng: đây là bước quan trọng trong việc xử lý suy nghĩ tiêu cực.
Tập trung vào hiện tại – Tiêu cực thường xảy ra khi con người ta nghĩ về quá khứ hoặc lo lắng đến tương lai. Vậy nên hãy khuyến khích mọi người tập trung vào những gì đang diễn ra ngay bây giờ.
Cho phép các thành viên trong đội nhóm thể hiện tiêu cực trong một khoảng thời gian giới hạn – Ví dụ, nếu cuộc họp của bạn có vẻ đang trở thành một buổi phàn nàn, hãy đặt ra thời gian 5 phút để mọi người có thể thoải mái phàn nàn. Và khi thời gian kết thúc, mọi phàn nàn tiêu cực đều phải chấm dứt cho tới khi kết thúc phiên họp.
Khuyến khích cách thành viên trong đội nhóm – Một số người tiêu cực tại nơi làm việc bởi họ không có hứng thú với những gì mình đang làm. Đảm bảo họ không bị căng thẳng hoặc kiệt sức, và bạn đã đặt đúng người đúng việc.
Hướng dẫn kỹ năng suy nghĩ tích cực – Cũng giống như cách dạy bản thân cách suy nghĩ tích cực, bạn cũng có thể giúp người khác tương tự. Nếu mọi người tiếp nhận nó, hãy dạy họ suy nghĩ theo hướng tích cực hơn.
Nếu tiêu cực trong đội nhóm xảy ra bởi một phần của văn hóa doanh nghiệp, thì sự thay đổi này cần nỗ lực của tất cả thành viên trong tổ chức, từ nhân viên đến sếp.
Hãy thử một số mẹo dưới đây:
Gặp gỡ với các nhóm lãnh đạo trong tổ chức – Một sự thai đổi thái độ cần bắt đầu từ trên xuống, và nhóm lãnh đạo cần nhận ra vấn đề.
Thực hiện một cuộc khảo sát sự hài lòng của nhân viên – Hỏi nhân viên những câu hỏi cụ thể về những gì diễn diễn trong công việc hàng ngày. Sau đó đem kết quả để thảo luận với nhóm lãnh đạo và đưa ra giải pháp thực hiện.
Hành động dựa trên kết quả nghiên cứu.
Những điểm chính
Tiêu cực trong đội nhóm hay tổ chức của bạn có thể lây lan nhanh chóng như bệnh dịch nếu không bị ngăn chăn. Làm việc trong một môi trường tiêu cực khiến nhân viên thiếu động lực, năng suất thấp và tỷ lệ nghỉ việc cao.
Đầu tiên, xem xét thái độ và hành động của riêng bạn nếu chúng gây ra tiêu cực trong đội nhóm. Tiếp đó, xác định nguyên nhân của tiêu cực và thực hiện các thay đổi thích hợp. Bạn có thể gặp mặt 1 – 1 với thành viên tiêu cực, và giải thích tại sao thái độ của họ ảnh hưởng tới bạn và cả đội. Hãy rõ ràng về những thay đổi bạn mong muốn ở họ.
Nếu tiêu cực ở mức tổ chức, hãy kết hợp với những người lãnh đạo khác. Xem xét thực hiện một cuộc khảo sát sự hài lòng của nhân viên để xác định vấn đề, và thông báo cho nhân viên về sự thay đổi ở quy mô lớn.
