Bài viết này giúp bạn tìm hiểu:
- “Khóa tu” của tổ chức là sự kiện gì?
- Những ưu và nhược điểm của hoạt động này.
- Cách thức triển khai một khóa tu cho nhân viên.
- Tại sao cần một khóa tu?
Ví dụ:
Một hãng xe “sang trọng” đang đối mặt với thách thức khó khăn: Đó là khách hàng của hãng đang bị già đi, vì vậy giám đốc điều hành muốn “xác định lại thương hiệu” để thu hút phân khúc khách hàng trẻ tuổi hơn.
Họ quyết định tổ chức một “khóa tu” để kết nối nhân viên với các khách hàng tiềm năng trẻ, các nhà thiết kế, đại diện bán hàng, nhà cung cấp, thành viên từ các nhóm R&D và nhóm tiếp thị để giải quyết vấn đề này.
Khóa tu diễn ra tại một khu nghỉ mát 5 sao ở vùng núi. Vào ngày đầu tiên, người điều hành phân chia mọi người vào các nhóm nhỏ và nhóm hỗn hợp để thảo luận: Đâu là tiêu chí “sang trọng” theo suy nghĩ của họ?
Các bài tập khác tập trung vào việc xác định khách hàng mục tiêu mới của thương hiệu và “động não” về những gì mà khách hàng mục tiêu muốn có trong một chiếc xe hơi sang trọng.
Cuối ngày, các thành viên tham gia bơi hoặc đi leo núi, và họ tiếp tục nói chuyện về các sự kiện trong ngày. Đến cuối ngày thứ ba, nhóm đã xác định một số ý tưởng hứa hẹn để giúp xây dựng lại thương hiệu. Sự kết hợp của mọi người làm tăng sự sáng tạo trong họ.
Vào buổi cuối cùng của khóa tu, mức độ nhiệt tình cao, và những người tham gia không thể chờ đợi lâu hơn để bắt đầu đặt kế hoạch hành động.
“Khóa tu” khác các loại hội thảo ở chỗ chúng diễn ra trong một số ngày, tại địa điểm khác với trụ sở làm việc. Điều này cho phép các thành viên nghỉ ngơi và tách biệt với công việc hàng ngày của họ, để tập trung vào một mục tiêu cụ thể.
Đây chỉ là một ví dụ về một chủ đề cho “khóa tu” của công ty, ngoài ra khóa tu có thể được triển khai để thực hiện các mục tiêu khác như:
- Gia tăng hiểu biết về tổ chức và các nhiệm vụ cốt lõi của tổ chức.
- Kế hoạch cho một dự án cụ thể.
- Phát triển các mục tiêu chiến lược và mục tiêu hàng năm.
- Tăng cường mối quan hệ và gắn kết đội ngũ.
- Phát huy sáng kiến về một sản phẩm hay dịch vụ mới.
- Xây dựng ngân sách năm tới.
- Tìm một cách tốt hơn để phục vụ khách hàng của bạn.
- Giải quyết xung đột nhóm.
- Đào tạo cán bộ.
- Thời gian tổ chức một khóa tu
Công ty cần “tĩnh tâm” để suy nghĩ và lập kế hoạch có hiệu quả. Nó có thể mất vài tuần hoặc thậm chí vài tháng để tổ chức một khóa tu – thời gian mà thông thường sẽ được dành cho các công việc khác – vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn có thời gian và nguồn lực sẵn sàng để làm thật hiệu quả.
Thời điểm tổ chức rất quan trọng:
- Nếu bạn tổ chức một khóa tu sau khi thông báo tăng giá đáng kể đến khách hàng hoặc nhà cung cấp, những người này có thể không muốn tham gia.
- Nếu khóa tu rơi vào thời điểm sau một đợt sa thải nhân viên, nhân viên có thể cảm thấy bực bội.
- Khóa tu sẽ ảnh hưởng đến những người đang tiếp tục làm việc tại tổ chức khi khóa tu diễn ra. Làm thế nào để họ không cảm thấy thiệt thòi?
- Lập kế hoạch tổ chức khóa tu
Thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Xác định rõ mục tiêu của bạn
Trả lời câu hỏi “Tại sao bạn muốn xem xét việc tổ chức một khóa tu? Và những vấn đề nào cần phải giải quyết?”
Mỗi khóa tu cần phải rõ ràng, nếu không nhân sự sẽ không vui vẻ gì vì họ phải tạm hoãn công việc, xa gia đình.
Hãy viết ra những mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được sau khi khóa tu hoàn thành.
- Nếu mục tiêu của bạn là xây dựng mối quan hệ làm việc tích cực trong nhóm của bạn, ví dụ:
- Thành viên trong đội thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau,
- Giao tiếp một cách trung thực và cởi mở,
- Làm việc cùng nhau gắn bó khăng khít.
Thời gian của khóa tu kéo dài bao lâu?
Bước 2: Chọn thành viên tham dự
Tạo một danh sách những người cần phải tham dự khóa tu.
Bạn cũng có thể muốn mời các bên liên quan chủ chốt, như khách hàng hoặc nhà cung cấp.
Tìm một ai đó để chủ trì khóa tu:
- Người có thể duy trì tính trung lập trong quá trình lập kế hoạch và thảo luận tại các phiên họp,
- Vì vậy bạn có thể muốn chọn một người từ bên ngoài nhóm hay tổ chức của bạn.
Bước 3: Chọn Địa điểm tổ chức khóa tu
Khi bạn chọn địa điểm, hãy suy nghĩ cẩn thận về các chi phí và lợi ích.
- Một số tổ chức đã chọn địa điểm gần đó, để các thành viên trong nhóm có thể về nhà vào cuối ngày.Điều này có thể làm giảm chi phí, nhưng nó cũng có thể làm tăng phiền nhiễu và giảm hiệu quả.
- Địa điểm có thể là cách xa sẽ tốn kém hơn, nhưng họ có thể phấn khích hơn và tập trung vào sự kiện này.
Bước 4: Tập trung vào mục tiêu
Xem xét:
- Là làm thế nào nhóm sẽ đưa ra quyết định cuối cùng?Đồng thuận hoặc biểu quyết đa số? Hoặc CEO vẫn là người quyết định cuối cùng? Hãy chắc chắn rằng các thành viên trong nhóm của bạn hiểu được họ kiểm soát bao nhiêu phần quyết định trong mỗi cuộc thảo luận.
- Để tiếp tục tập trung, hãy khuyến khích nhân viên trình bày, viết nội dung trên một tấm bảng, và ghim lại ý tưởng cho cuộc thảo luận sau đó.
Bước 5: Tổ chức hoạt động trong khóa tu
Viết một chương trình chi tiết cho khóa tu.
- Nội dung các hoạt động theo ngày,
- Phân tích về cách thành viên trong nhóm dành thời gian cho các hoạt động.
- Sử dụng phương pháp đào tạo bằng hoạt động và các kỹ thuật như: “Phá băng – để tạo sự cởi mở”, kịch bản phân vai, hoạt động xây dựng đội nhóm, kể chuyện kinh doanh, động não…
Hãy chắc chắn rằng lịch trình có thời gian nghỉ thường xuyên, để cho mọi người có cơ hội nghỉ ngơi và nạp năng lượng.
Bước 6: Quản lý khâu hậu cần
Tiếp theo, bạn cần phải xem xét các thiết bị, phương tiện giao thông và nơi ở, cũng như thực phẩm và đồ uống.
Liệt kê tất cả các thiết bị bạn sẽ cần cho một khóa tu thành công như: Máy chiếu, bảng xếp, bút, giấy… Và chuẩn bị phương án dự phòng nếu nơi tổ chức sự kiện này không cung cấp.
Bạn cũng cần phải suy nghĩ về cách thức người tham dự di chuyển đến địa điểm tổ chức khóa tu.
- Họ sẽ thực hiện theo cách riêng của họ, hoặc bạn sẽ tổ chức vận chuyển?
- Bạn sẽ hoàn trả chi phí vận chuyển cho họ?
- Hướng dẫn hoặc thông tin về xe, taxi hoặc giao thông công cộng?
- Ngoài ra, bạn sẽ thông báo chúng trên trang web?
- Thông tin về nơi ăn nghỉ?
- Thực phẩm và đồ uống: cung cấp đầy đủ các bữa ăn, thức ăn nhẹ và giải khát, để mọi người cảm thấy thoải mái và để họ có đủ năng lượng để đóng góp một cách có ý nghĩa trong suốt khóa tu.
Bước 7: Nhân sự liên quan
Hãy chắc chắn rằng bạn thông báo lý do tổ chức khóa tu, lý do các cá nhân cần tham dự. Trong khi tham gia khóa tu, nhân viên được vui vẻ, họ vẫn đang làm việc.
Bạn nên chú ý sắp xếp công việc cho nhân viên và thời gian của họ, đặc biệt là khi bạn yêu cầu họ tham gia.
Tóm tắt
Khóa tu của tổ chức là cơ hội tuyệt vời để loại bỏ các công việc hàng ngày, để nhóm của bạn có thể tập trung vào một vấn đề cụ thể hoặc mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như lập kế hoạch ngân sách, đào tạo con người, động não về các sản phẩm và dịch vụ mới…
Để thu được hiệu quả, cần xác định rõ mục tiêu của khóa tu. Hãy suy nghĩ cẩn thận về việc ai sẽ tham dự, và chọn một địa điểm giúp gia tăng năng lượng và kích thích sự hứng thú cho các thành viên tham dự. Viết một chương trình chi tiết, để mọi người biết những gì bạn mong đợi, và dành nhiều thời gian “bán” (giới thiệu) những lợi ích của khóa tu để có được sự ủng hộ hết mình từ đội ngũ nhân viên.
Và hãy nhớ – một khóa tu thành công là một sự kiện của “niềm vui” thực sự.
Cuối cùng, chúc bạn tổ chức khóa tu thành công rực rỡ!
