Xây dựng lịch trình dự án

Lên kế hoạch về thời gian và trình tự cho các hoạt động của dự án

Bạn có thể tưởng tượng được nếu bắt đầu một chuyến đi dài đến một điểm đến không quen thuộc mà không có bản đồ hoặc hệ thống định vị sẽ như thế nào không? Chắc chắn rằng bạn đã ở đó nhưng không nhớ được khi nào và ở đâu hoặc mất bao lâu để đến nơi. Bạn có thể đến nơi nhưng có nguy cơ bị lạc và cảm thấy thất vọng trên đường đi.

Về cơ bản, lái xe mà không biết đường đi cũng giống như làm việc thực hiện dự án mà không có lịch trình. Không kể kích thước hay phạm vi dự án, lịch trình là một phần quan trọng trong quản lý dự án. Lịch trình cho bạn biết khi nào nên thực hiện mỗi hoạt động, những nhiệm vụ nào đã được hoàn thành và trình tự công việc phải hoàn thành ra sao.

May mắn thay, người lái xe có công cụ khá chính xác có thể sử dụng. Mặt khác, lập kế hoạch không phải là một quy trình chính xác. Trong đó có ước tính, dự đoán và dự đoán có cơ sở.

Do liên quan đến sự không chắc chắn, lịch trình cần được xem xét thường xuyên và thường được sửa đổi trong khi tiến hành dự án. Nó tiếp tục phát triển khi dự án phát triển, khi có những thay đổi phát sinh, rủi ro đến và đi và những rủi ro mới được xác định. Lịch trình chủ yếu chuyển đổi dự án từ tầm nhìn thành một kế hoạch dựa trên thời gian.

Lịch trình cũng giúp bạn thực hiện những điều sau:

• Cung cấp cơ sở để theo dõi và kiểm soát các hoạt động của dự án.
• Giúp bạn xác định cách thức phân bổ nguồn lực tốt nhất để đạt được mục tiêu dự án.
• Giúp bạn đánh giá thời gian trì hoãn sẽ ảnh hưởng như thế nào đến dự án.
• Bạn có thể tìm ra nơi dư thừa nguồn lực để phân bổ cho những dự án khác.
• Cung cấp cơ sở giúp bạn theo dõi tiến độ của dự án.

Với suy nghĩ đó, cách tốt nhất để xây dựng lịch trình chính xác và hiệu quả cho dự án tiếp theo của bạn là gì?

Các nhà quản lý dự án có rất nhiều công cụ để phát triển lịch trình dự án – từ quá trình lập kế hoạch hành động tương đối đơn giản cho những dự án nhỏ, tới việc sử dụng sơ đồ Gantt và Phân tích mạng lưới cho dự án lớn. Tại đó, chúng tôi phác thảo những công cụ chính mà bạn cần để phát triển lịch trình.

Đầu vào lịch trình

Bạn cần một số loại đầu vào để lên lịch trình cho dự án:

• Lịch trình làm việc cá nhân và dự án – Tìm hiểu ngày làm, ca làm và sự sẵn có nguồn lực là rất quan trọng để hoàn thành kế hoạch dự án.
• Mô tả phạm vi dự án – Từ đó, bạn có thể xác định ngày bắt đầu và kết thúc, giả định đằng sau kế hoạch và những hạn chế. Bạn cũng có thể biết được kỳ vọng của các bên liên quan, từ đó xác định cột mốc của dự án.
• Rủi ro của dự án – Bạn cần phải tìm hiểu chúng để đảm bảo có đủ thời gian đối phó với những rủi ro đã được xác định – và với những rủi ro chưa xác định (rủi ro được xác định qua Phân tích rủi ro).
• Danh sách các hoạt động và yêu cầu nguồn lực – Một lần nữa, cần xác định xem có những ràng buộc nào khác cần phải cân nhắc khi xây dựng kế hoạch. Hiểu được khả năng nguồn lực và kinh nghiệm có sẵn, cũng như ngày lễ công ty và ngày nghỉ của nhân viên – sẽ ảnh hưởng đến lịch trình.

Người quản lý dự án nên biết được thời hạn và những vấn đề liên quan đến mức độ sẵn có của tài nguyên mà có thể gây ra sự không linh hoạt.

Công cụ lên lịch trình hiệu quả

Dưới đây là một số công cụ và kỹ thuật giúp kết hợp đầu vào với nhau để phát triển lịch trình:

• Phân tích mạng lưới lịch trình – Trình bày bằng đồ họa những hoạt động của dự án, thời gian cần thiết để hoàn thành chúng và trình tự thực hiện. Phần mềm quản lý dự án thường được sử dụng để tạo ra phân tích này – biểu đồ Gantt và sơ đồ PERT là những định dạng phổ biến.
• Phân tích đường dẫn quan trọng – Đây là quá trình xem xét tất cả những hoạt động cần phải được hoàn thành và tính toán đường đi “tốt nhất” – hoặc đường dẫn quan trọng – để hoàn thành dự án trong khoảng thời gian tối thiểu. Phương pháp này tính toán thời gian bắt đầu và kết thúc sớm nhất có thể cho các hoạt động của dự án và nó ước tính sự phụ thuộc giữa chúng. Tìm hiểu thêm về phân tích đường dẫn quan trọng.
• Rút ngắn lịch trình – Công cụ này giúp rút gọn tổng thời gian của dự án bằng cách giảm thời gian dành cho những hoạt động nhất định. Hoàn thành nó sẽ giúp bạn đáp ứng ràng buộc thời gian mà vẫn giữ nguyên phạm vi của dự án. Bạn có thể sử dụng hai phương pháp sau đây:
• Crashing – Đây là nơi bạn chỉ định nhiều tài nguyên hơn cho một hoạt động, do đó làm giảm thời gian cần thiết để hoàn thành nó. Nó dựa trên giả định rằng thời gian tiết kiệm được sẽ bù đắp cho chi phí tài nguyên bổ sung vào.
• Fast-Tracking – Liên quan đến việc sắp xếp lại hoạt động để thực hiện song song. Điều này có nghĩa là những việc mà bạn thường làm sau việc khác, thì nay sẽ được thực hiện cùng một lúc. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng cách tiếp cận này khiến bạn có nguy cơ bỏ qua nhiều thứ hoặc không giải quyết được những thay đổi.

Sử dụng các giai đoạn của dự án:

Một trong những lý do lớn nhất khiến dự án vượt quá thời hạn là việc sửa chữa sai lầm mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Theo cách này, dự án có thể “hoàn thành 80%” trong 80% thời gian! Điều tồi tệ hơn, những dự án này có thể được thực hiện đúng tiến độ cho đến khi, bất thình lình, chúng vượt quá thời hạn.

Cách tốt nhất để tránh điều này là lên lịch trình dự án trong những giai đoạn riêng biệt, nơi chất lượng cuối cùng, thành phẩm đã hoàn thành được phân phối vào cuối mỗi giai đoạn. Bằng cách này vấn đề về chất lượng có thể được xác định sớm và sửa chữa trước khi nó đe dọa nghiêm trọng đến tiến độ dự án

Xem xét lại dự án

Khi đã vạch ra lịch trình cơ bản, bạn cần phải xem xét lại, để đảm bảo thời gian cho mỗi hoạt động là phù hợp với những nguồn lực cần thiết. Dưới đây là những công cụ thường được sử dụng để thực hiện việc này:

• Phân tích kịch bản ‘Nếu như’ – Phương pháp này so sánh và đánh giá tác động của những kịch bản khác nhau với một dự án. Bạn sử dụng mô phỏng để xác định tác động của những bất lợi khác nhau, chẳng hạn như tài nguyên không được cung cấp kịp thời hoặc chậm tiến độ tại một số giai đoạn. Sau đó, bạn có thể đo lường và lên kế hoạch cho những rủi ro xảy ra trong những kịch bản này.
• San bằng tài nguyên – Tại đây, bạn cần sắp xếp lại chuỗi hoạt động để giải quyết tình trạng tài nguyên không có sẵn và đảm bảo rằng không đưa ra nhu cầu tài nguyên quá mức tại bất kỳ thời điểm nào. Nếu tài nguyên chỉ có sẵn với số lượng hạn chế thì bạn cần thay đổi thời gian của các hoạt động, để những hoạt động quan trọng nhất có đủ nguồn lực.
• Nhân tố rủi ro – Rủi ro là không thể tránh khỏi vì vậy bạn cần phải chuẩn bị cho tác động của nó. Thêm thời gian cho những hoạt động có rủi ro cao là một chiến lược. Cách khác là thêm một hệ số thời gian cho những nhiệm vụ hoặc nguồn lực nhất định để bù đắp cho việc ước tính thời gian quá lạc quan.

Sau khi lịch trình ban đầu được xem xét và thực hiện điều chỉnh, để những thành viên khác trong nhóm cũng xem xét nó là một ý tưởng tốt. Đó là những người sẽ làm việc – hiểu biết và giả định của họ có thể rất chính xác và có liên quan.

Những điểm chính

Lên kế hoạch nhằm dự đoán tương lai và xem xét những giả định, những điều không chắc chắn. Kết quả là, nhiều người tin rằng nó thiên về nghệ thuật hơn là khoa học.

Nhưng cho dù bạn đang lập kế hoạch nhóm hoặc điều hành dự án CNTT trị giá hàng triệu đô thì lịch trình luôn là một phần quan trọng. Nó giúp xác định và tổ chức các nhiệm vụ của dự án thành một chuỗi sự kiện tạo ra kế hoạch quản lý dự án.

Một loạt yếu tố đầu vào và công cụ được sử dụng trong quá trình lập kế hoạch, tất cả đều được thiết kế để giúp bạn hiểu nguồn lực, ràng buộc và rủi ro có liên quan. Kết quả cuối cùng tạo ra một kế hoạch tốt nhất để hoàn thành dự án hiệu quả.