“Kế hoạch Poker” – Quản lý Dự án nhanh chóng

Kế hoạch Poker là một cách an toàn để thúc đẩy phát triển một dự án nhanh chóng

Hãy tưởng tượng bạn làm việc vượt ngoài ngân sách của một dự án lớn, phức tạp và nhanh chóng bị thay đổi.

Bạn dành hàng giờ để nói chuyện với những người tham gia, nghiên cứu tình huống tốt nhất và xấu nhất, tính toán chi phí, mặc dù phần lớn dự án nằm ngoài tầm kiểm soát và chuyên môn của bạn.

Phải mất một tuần để hoàn thành được kế hoạch và tài chính. Nhưng không bao lâu nữa bạn phát hiện ra rằng các yêu cầu dự án đã thay đổi và có khá nhiều công việc giờ đây không thích hợp. Thật lãng phí thời gian, năng lượng và tài nguyên! Trong trường hợp thế này chắc chắn có một cách tốt hơn?

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho  bạn về “kế hoạch Poker” có thể giúp bạn ước tính những gì cần thiết cho dự án một cách vui vẻ, nhanh chóng và hiệu quả. Và, như một phần của cách tiếp cận quản lý dự án nhanh chóng, kế hoạch này bao gồm sự tham gia của tất cả các thành viên trong nhóm.

Quản lý dự án nhanh chóng là gì?

Quản lý dự án nhanh chóng (Agile Project Management) là một cách tiếp cận linh hoạt đối khi lập kế hoạch dự án. Kỹ thuật này hoạt động tốt trong các môi trường nhịp độ nhanh, các tình huống phức tạp và khi các yêu cầu thường xuyên thay đổi, chẳng hạn như trong phát triển phần mềm.

Agile cho phép các nhóm tự do thích nghi theo cách thức hoạt động, có nghĩa là sản phẩm cuối cùng thường khác với ý tưởng ban đầu. Tuy nhiên, vì có sự tham gia của khách hàng vào quá trình này và vì các thành viên trong nhóm có thể học hỏi thêm từ mỗi vòng lặp thực hiện nên họ có thể cung cấp một sản phẩm cuối cùng mà người dùng thực sự muốn.

Các nhóm dự án này nhằm mục đích cung cấp các yếu tố hoạt động thường xuyên trong suốt dự án, thay vì đưa ra một kết quả cuối cùng vào cuối dự án. Để làm được điều này, chúng hoạt động theo hình thức “chạy nước rút”. Mỗi lần chạy nước rút được bắt đầu bằng một cuộc họp lập kế hoạch, sau đó thành viên trong nhóm thảo luận về những gì họ có thể cung cấp, đồng ý các mục tiêu và phân chia nhiệm vụ làm việc.

Trong một cuộc chạy nước rút, mỗi ngày nhóm đều có một cuộc họp ngắn. Các thành viên nói về những vệc họ đang làm, cảnh báo lẫn nhau về những vấn đề gặp phải và thảo luận các giải pháp khả thi. Sau đó, khi kết thúc cuộc chạy nước rút, nhóm hợp tác với khách hàng để đảm bảo rằng họ hài lòng với sản phẩm và công việc đã thực hiện.

Một cách hiệu quả để phân chia công việc trong dự án cho các thành viên trong nhóm là chia nhỏ thành các phần nhỏ hơn được gọi là “yêu cầu của người dùng“. Chúng bao gồm:

• Mô tả bằng văn bản về kết quả mong muốn từ quan điểm của người dùng.
• Một cuộc thảo luận nhóm để xác định chi tiết tốt hơn.
• Một bài kiểm tra vào cuối cuộc chạy nước rút để kiểm tra xem khách hàng có hài lòng với những gì đã được sản xuất hay không.

“Kế hoạch Poker” trong quản lý dự án nhanh gọn

Trách nhiệm ước tính thời gian và chi phí của một sản phẩm theo truyền thống thường rơi vào một cá nhân và có thể mất rất nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, theo chuyên gia Agile, Mike Cohn đã chỉ ra trong cuốn sách năm 2005 của mình, Agile Estimating and Planning, sử dụng nhiều thời gian và năng lượng hơn không nhất thiết sẽ giúp làm tăng độ chính xác hơn. Sơ đồ dưới đây cho thấy mối quan hệ giữa hai yếu tố:

Hình 1 – Kê hoạch Poker trong Quản lý Dự án nhanh gọn

Biểu đồ này chứng tỏ rằng bạn chỉ cần nỗ lực vừa đủ thì độ chính xác ước tính có thể tăng một cách đáng kể. Nó cũng nhấn mạnh rằng việc dành quá nhiều thời gian vào công việc chưa chắc đã đạt được kết quả chính xác cao.

Cohn cho thấy các nhóm Agile thực hiên “kế hoạch Poker” trong các cuộc họp ngắn của họ để ước tính chi phí và thời gian để đáp ứng được yêu cầu của người dùng.

Ý tưởng này bắt nguồn từ những năm 1950 từ cách tiếp cận được gọi là phương pháp Delphi. Sau này được biết đến như là kỹ thuật Delphi. “Planning poker” được phát triển bởi chuyên gia tư vấn Agile James Grenning năm 2002 và được Cohn phổ biến ba năm sau đó.

Theo Cohn, “kế hoạch Poker” là một cách nhanh chóng và hiệu quả để thu hút đội ngũ của bạn trong việc lên kế hoạch và ước tính các khía cạnh của dự án Agile. Ông nói rằng bạn cải thiện tính chính xác trong kế hoạch vì bạn sử dụng:

• Ý kiến ​​chuyên gia (đội của bạn).
• Sự giống nhau (so sánh một tác phẩm với một tác phẩm khác).
• Phân tích (tách một dự án thành các phần nhỏ hơn để ước tính đơn giản hơn).

Và bạn không chỉ dựa vào phán đoán của một người. Cohn nói rằng rất ít khi tất cả mọi người đều tham gia ngày từ đầu vì không phải lúc nào cũng rõ ràng ai sẽ làm điều gì trong một cuộc chạy nước rút.

Mẹo:

Một nguyên tắc của quản lý dự án Agile là ước tính chắc chắn liên quan đến dự đoán. Quy hoạch poker là một công cụ giúp bạn dự đoán tốt hơn.

Hướng dẫn từng bước: Lập kế hoạch Poker

Bước 1: Chuẩn bị

Trước khi bạn bắt đầu, có một số điều cần xem xét:

• Khi nào thực hiện: thực hiện kế hoạch Porker khi có một số yếu tố cần được ước lượng đầu dự án hoặc khi các thành viên trong nhóm xác định những yêu cầu mới của người dùng vào lúc bắt đầu chạy nước rút.
• Thời gian Cần thiết: điều này phụ thuộc vào số lượng yêu cầu của người dùng bạn ước tính và kích thước của nhóm. Hướng dẫn sơ bộ cũng cần đến 1- 3 giờ mỗi phiên.
• Bao gồm những ai: tất cả mọi người trong nhóm Agile, bao gồm các nhà phát triển, người kiểm tra, nhà phân tích và kỹ sư. Nếu nhóm Agile của bạn có 10 người trở lên hãy chia thành 2 nhóm. Chủ sở hữu sản phẩm thường là người kiểm duyệt.

Tiếp theo, chuẩn bị một bảng các thẻ ước lượng cho mỗi người tham gia. Bảng phải đủ lớn để mỗi thành viên trong nhóm đều có thể nhìn thấy.

Đánh dấu mỗi bảng với các con số sau: 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, và 100. Đó là “điểm ước tính đánh giá cho mỗi yêu cầu của người dùng”. Sự tốn kém, phức tạp và tốn thời gian của một người tham gia tìm và đánh giá mỗi yêu cầu dẫn đến việc có đôi lúc mọi người sẽ tự chỉ định cho nó. (Sử dụng số không liên tiếp để bạn không cố gắng ước tính quá chính xác)

Nếu bạn thích, bạn có thể sử dụng một hệ thống tính điểm đơn giản hơn, ví dụ như S, M, L, XL, XXL. Bạn cũng có thể thêm một số ký hiệu để ám chỉ ra rằng yêu cầu của người dùng quá lớn để đánh giá theo điểm và vì thế cần phải được chia thành các yêu cầu nhỏ hơn (một biểu tượng vô hạn) và một số yêu cầu cần thêm thông tin trước khi đánh giá điểm số (một dấu ?)

Chú thích:

Đừng để yếu tố thời gian ảnh hưởng đến việc đánh giá điểm. Mỗi thành viên của nhóm dự án có thể sẽ làm việc với tốc độ khác nhau vì vậy họ sẽ hoàn thành nhiệm vụ trong những khoảng thời gian (giờ hoặc ngày) khác nhau. Tuy nhiên, họ có thể đồng ý về quy mô của công việc

Bước 2: Hướng dẫn cho người điều hành

1. Hãy ngồi vào bàn tròn làm việc và đưa cho mỗi thành viên một bản kế hoạch các thẻ Poker.
2. Nhắc nhở mọi người về đường cong nỗ lực/chính xác (xem sơ đồ ở trên). Nói với họ rằng mục tiêu là giữ mức nỗ lực ở mức thấp – nơi họ có thể đạt được sự ước tính một cách dễ dàng.
3. Đọc mô tả về từng yêu cầu của người dùng và yêu cầu nhóm thảo luận về nó. Hãy chắc chắn bạn có sự chuẩn bị kỹ lượng trước để có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào.

Mẹo:

Đừng để cuộc thảo luận mất quá nhiều thời gian và công sức. Hãy xem xét sử dụng đồng hồ hẹn giờ để khuyến khích mọi người ước tính nhanh chóng.

1. Tiếp theo, yêu cầu người tham gia chọn một thẻ điểm cá nhân đại diện cho mức ước tính của họ về kích thước mỗi yêu cầu của người dùng. Họ cần phải xem xét thời gian, tính phức tạp, rủi ro và tất cả các loại công việc như phân tích, phát triển, thử nghiệm và tài liệu. Một khi họ đã hoàn thành, yêu cầu họ chuyển các thẻ điểm trong cùng một thời điểm và cho người khác xem.
2. Trường hợp xuất hiện các ước tính khác ngoài điểm sẵn có hãy khuyến khích những người có điểm số cao nhất và thấp nhất giải thích và thảo luận quyết định của họ về điều này. Ghi chú lại nếu bạn nghĩ bất kỳ yêu cầu nào trong số đó có thể hữu ích khi bạn đang ở giai đoạn lập trình hoặc thử nghiệm.
3. Yêu cầu người tham gia ước tính lại và tiết lộ thẻ điểm của họ cùng một lúc. Mục đích là để mọi người đưa ra được sự đồng thuận. Điều này thường xảy ra ở vòng hai nếu không lặp lại chu kỳ này một lần nữa (hiếm khi mất hơn 3 vòng lặp lại).

Mẹo:

Sẽ tốt hơn nếu có một số người không có cùng ước tính như người khác sau vài vòng đầu hoặc nếu có sự kết hợp giữa hai kích cỡ liên tiếp. Nếu điều này xảy ra, hãy chọn kích thước lớn hơn và tiếp tục. Mục đích là đạt được sự hợp lý, đồng thuận.

Bước 3: Tiếp theo làm gì?

Sau khi thực hiện kế hoạch Poker, nhóm sẽ hiểu quy mô và sự phức tạp của các yêu cầu người dùng. Những công việc này có thể được ưu tiên và lên lịch trình trong kế hoạch cho lần chạy nước rút tiếp theo. Những người đang làm việc hiện tại sẽ được phân công nhiệm vụ, vì vậy họ đang ở vị trí hoàn hảo để biết điều này sẽ hoàn thành trong bao lâu – mặc dù họ vẫn đoán được.

Những điểm chính

Agile là một phương pháp lặp đi lặp lại, linh hoạt để lập kế hoạch dự án. Các nhóm làm việc trong các cuộc chạy nước rút và gặp nhau trong các cuộc họp ngắn hàng ngày để báo cáo về tiến trình của họ đối với việc hoàn thành các yêu cầu người dùng.

Chuyên gia Mike Cohn gợi ý các nhóm Agile thực hiện kế hoạch Poker để ước tính quy mô nỗ lực tham gia vào một dự án. Người tham gia được cấp một bộ thẻ để cho điểm cho mỗi yêu cầu người dùng.

Sau khi thảo luận về một yêu cầu người dùng, mỗi người tham gia chọn một tấm thẻ mà họ nghĩ đại diện cho quy mô dự án – một con số thấp nếu nó đơn giản, một số điểm cao hơn nếu nó phức tạp hơn. Người tham gia sau đó thảo luận về các ước tính của họ và sử dụng bộ thẻ một lần nữa với mục tiêu đạt được sự đồng thuận.

Một khi mọi người đồng ý về quy mô của dự án, công việc có thể được lên lịch trình và lập kế hoạch.