Đảm bảo quy trình thay đổi của bạn phục vụ mọi người
Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu cải thiện hệ thống. Bạn muốn tăng chất lượng và lợi nhuận bằng cách giảm lỗi và giảm lãng phí.
Nhưng bạn bắt đầu từ đâu? Và làm thế nào để chắc chắn quá trình này là toàn diện và cung cấp cho khách hàng điều họ muốn, ngay từ đầu?
Bước đầu tiên là xác định chính xác vị trí hiện tại của bạn. Sau đó bạn có thể tạo ra một “lộ trình” chính xác, đi từ vị trí hiện tại đến điểm cuối bạn mong muốn.
Sơ đồ SIPOC là một công cụ hữu ích giúp bạn thực hiện điều này trong doanh nghiệp. Nó cung cấp một cách đơn giản, giúp bạn có được một bức tranh ”trước khi” thực hiện, từ đó bạn có thể so sánh bức tranh ”sau khi” thực hiện, với hy vọng chứng minh được sự cải thiện. (Sơ đồ SIPOC, bắt nguồn từ 6 Sigma, là viết tắt của Suppliers, Inputs, Processes, Outputs and Customers)
Phương pháp 6 Sigma cung cấp một nền tảng vững chắc, giúp bạn thực hiện thay đổi một cách có kiểm soát và hiệu quả. SIPOC là một phần của giai đoạn ”Đo lường” của chuỗi DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) của 6 Sigma.
Ngoài ra, sơ đồ SIPOC giúp bạn đảm bảo quy trình mới tạo ra đúng sản phẩm cho đúng người, một cách toàn diện và chính xác ngay từ lúc bắt đầu. Sẽ tốt hơn nếu bạn dành thời gian đảm bảo điều này ngay từ đầu, thay vì tập trung vào một quá trình thay đổi, chỉ để tìm thấy – thực hiện – những điều mà nhà cung cấp và khách hàng đang phàn nàn vì bạn đã không hiểu rõ nhu cầu và yêu cầu của họ!
Mục lục
Sơ đồ SIPOC cho thấy điều gì?
Một sơ đồ SIPOC hoàn chỉnh cho bạn một cái nhìn quá trình hiện tại và xác định rõ tất cả các yếu tố ảnh hưởng và bị ảnh hưởng bởi quá trình – từ đó xem xét một cách hợp lý. Bằng cách dành thời gian xác định những điều này, bạn đảm bảo mình hiểu đầy đủ về vị trí hiện tại; bạn hiểu ai và điều gì liên quan đến tiến trình; và bạn biết rõ ai hưởng lợi và theo cách nào.
Ví dụ đơn giản.
- Bộ phận Chương trình chịu trách nhiệm sản xuất báo cáo tình trạng hàng tuần cho Người Quản lý Chương trình và các bên liên quan chính khác, nó cho thấy tình trạng của mỗi dự án trong danh mục chương trình. Nó được thực hiện bằng cách kết hợp báo cáo từ Quản lý Dự án và trích xuất số liệu từ hệ thống tài khoản.
Làm thế nào sử dụng công cụ
Để tạo sơ đồ SIPOC cho riêng mình, bắt đầu bằng cách tạo theo mẫu sau:
Sau đó làm theo các bước sau.
Bước 1: Liệt kê các yếu tố chính của quá trình
Khi xây dựng một sơ đồ SIPOC, bắt đầu từ ở giữa, với toàn bộ quá trình bạn đang kiểm tra, bởi đây là một phần của hoạt động mà bạn có quyền kiểm soát tốt nhất.
Xác định các bước chính của quy trình hiện tại. Nói một cách đơn giản, quy trình của bạn nhận đầu vào và chuyển chúng thành đầu ra như thế nào? Viết chúng vào ô trống trong chuỗi quy tình đã tạo ở trên.
Ví dụ:
- Thu thập báo cáo tiến độ về từng dự án từ Người quản lý dự án.
- Trích xuất số liệu chi tiêu và ngân sách từ hệ thống tài khoản.
- Sắp xếp vào bảng tính Program Dashboard và định dạng
- Phân phối bằng email
Bước 2: Xác định đầu ra
Đầu ra của quy trình này là gì? Quy tình này tạo ra sản phẩm gì? Làm việc với nhóm liệt kê tất cả mọi thứ quy trình của bạn sản xuất ra trên đường đi tới khách hàng.
Ví dụ:
- Một Program Dashboard trực quan sử dụng màu sắc để xác định các mục tiêu khả thi, tuân thủ dự báo tài chính, phù hợp với tiến độ và tình trạng chung với mỗi dự án và chương trình.
Bước 3: Xác định khách hàng
Ai là khách hàng nội bộ và khách hàng bên ngoài, người nhận và sử dụng đầu ra? Động não tất cả những điều này và kiểm tra nó một lần nữa với danh sách khách hàng, có thể trích xuất từ hệ thống tài khoản của bạn.
Ví dụ:
- Người Quản lý Chương trình và Nhóm Chỉ đạo.
Bước 4: Xác định đầu vào
Đầu vào hay nguyên vật liệu nào cần thiết để thực hiện quy trình? Đầu vào có thể bao gồm con người, cũng như thông tin, điều kiện cần thiết và nguồn cung cấp.
Ví dụ:
- Báo cáo tiến độ từ Người Quản lý Dự án.
- Ngân sách dự án.
- Chi tiêu hiện tại cho mỗi dự án.
Bước 5: Danh sách Nhà cung cấp
Ai là nhà cung cấp đầu vào? Bạn đã xác định các nguyên liệu cần thiết, bây giờ xác định chúng đến từ đâu. Kiểm tra phân tích của bạn lần nữa, ví dụ, hệ thống tài khoản phải trả, đảm bảo danh sách đã hoàn tất.
Ví dụ:
- Người quản lý chương trình.
- Nhân viên kế toán.
- Trợ lý Văn phòng Chương trình, người đối chiếu và định dạng.
Dành nhiều thời gian cho đội nhóm để phát triển sơ đồ SIPOC. Đối với một quy trình phức tạp, sơ đồ có thể lớn bằng một bức tường – có không gian cho mọi người thêm các mục theo ý nghĩ của họ, có lẽ trong một vài ngày.
Một lợi ích quan trọng của SIPOC là nó cho bạn cơ hội suy nghĩ mọi thứ trước thời hạn – trước khi bạn thực hiện thay đổi quy trình – bạn không bỏ lỡ các chi tiết quan trọng. Khi bạn thay đổi quá trình cuối cùng, bạn muốn xem xét mọi thứ.
Khi bạn tin rằng sơ đồ SIPOC đã toàn diện và đầy đủ nhất có thể, bạn sẵn sàng bắt đầu suy nghĩ về quá trình mới. Theo dõi luồng từ nhà cung cấp đến khách hàng. Quy trình hiện tại ở đâu hoạt động tốt? Đâu có vấn đề? Có lãng phí? Có cơ hội để cải tiến quy trình? Việc nghiên cứu sơ đồ rất có thể mang lại cho bạn nhiều ý tưởng mới.
Ví dụ:
- Định dạng có điều kiện có thể được sử dụng trong bảng tính màu cho từng dự án và cho toàn bộ chương trình, tự động. Để cải tiến quy trình đầy tham vọng, một ứng dụng dựa trên mạng nội bộ có thể được phát triển, trong đó Người quản lý dự án có thể nhập trực tiếp báo cáo và cũng được liên kết với hệ thống tài khoản.
- Nếu tất cả các bên liên quan chính có thể truy cập, họ sẽ được thông báo tự động ngay khi báo cáo tuần hoàn tất, nhờ đó Bộ phận Chương trình không còn cần phải làm gì nữa.
Những điểm chính
Sơ đồ SIPOC cho thấy mối quan hệ giữa nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra và khách hàng (và đôi khi là các yêu cầu của khách hàng). Không giống như biểu đồ dòng chảy quy trình bình thường, nó đưa nhà cung cấp, đầu vào, đầu ra và khách hàng vào quá trình phân tích một cách rõ ràng, đảm bảo những thay đổi trong quá trình này sẽ được xem xét tới những yếu tố này.
Chúng là một phần của Giai đoạn Đo lường của 6 Sigma, cung cấp cho bạn bản đồ quy trình cấp cao và bản tóm tắt hoàn chỉnh tình hình hiện tại của bạn.
Bắt đầu tạo SIPOC từ giữa – nghĩa là, trước tiên hãy Lập bản đồ quy trình hiện tại. Sau đó liệt kê Đầu vào và Đầu ra. Chuỗi này giúp bạn tập trung suy nghĩ vào Quy trình, xem xét chi phí và tác động. Khi xây dựng SIPOC, bạn xem xét cẩn thận tất cả các yếu tố. Đây là cơ hội giúp bạn có được một cái nhìn “toàn cảnh” trước khi bắt đầu bất kỳ thay đổi chi tiết nào.
