Khám phá cách nhân viên thực hiện công việc với kỹ thuật “Đánh giá hộp thư đến”
1 Tình huống
Hai nhân viênmới nhân đã không làm việc tốt như kỳ vọng.
- Sơ yếu lý lịch của họ đáp ứng tất cả các điều kiện cần thiết;
- Trong các cuộc phỏng vấn họ đã trả lời hợp lý.
- Cả hai đều dễ chịu và cho thấy họ có khả năng.
- Bạn có thực sự tin rằng hai người trong số họ sẽ trở thành những nhân viên tuyệt vời.
Nhưng khi thực sự làm việc, cả hai đều là thảm họa.
Người đầu tiên không tìm ra thứ tự ưu tiên cho các hoạt động của mình
- Cô ấy chạy lật đật xung quanh, cố gắng để đáp ứng thời hạn
- Và thất bại thảm hại.
Người thứ hai là không khá hơn nhiều: anh có thể phân chia công việc mỗi ngày của mình nhưng không thể giải quyết một vấn đề của mình.Anh ta đã liên tục chờ ở cửa, và yêu cầu bạn đưa ra quyết định và nói với anh ta những gì anh ta cần làm.
Vì vậy, bạn phải tìm một cách để đánh giá một nhân viên thực sự khi đối mặt với thực tế của công việc hàng ngày như thế nào.
Bạn hãy sử dụng kỹ thuật Đánh giá hộp thư đến hoặc Đánh giá trong khay
Mẹo:
Ứng viên có thể nói với bạn bất cứ thứ gì để có được những công việc mà họ đang mong muốn
Trong một cuộc phỏng vấn, những người ngồi ở phía trước của bạn là lý tưởng.
Nhưng hãy nghiêm túc tìm hiểu một người sẽ thực hiện công việc như thế nào.
Với kỹ thuật Đánh giá hộp thư đến,
- Bạn cung cấp cho các ứng viên “một ngày thực sự trong vai trò họ muốn đảm nhận”
- Sau đó đánh giá họ đã xử lý hoặc quản lý như thế nào.
Bạn đánh giá về:
- Cách xếp thứ tự ưu tiên trong công việc.
- Khả năng tổ chức công việc.
- Khả năng phân tích.
- Khả năng lên kế hoạch.
- Khả năng giao việc.
- Khả năng giao tiếp.
- Khả năng giải quyết vấn đề.
- Khả năng ra quyết định.
Về cơ bản, một “bài tập trong khay” là một mô phỏng.
- Bạn đang mô phỏng các tình huống một ứng cử viên thành công sẽ gặp phải trong ngày làm việc.
- Các loại thư tín, fax, email, và các bản ghi nhớ, được trao cho các ứng cử viên, người sau đó được yêu cầu phải lọc qua các thông tin và xác địnhnhững gì cần làm – và sau đó mô tả quá trình hành động và giải thích lựa chọn của họ.
Các nội dung:
- Một loạt các yêu cầu về dịch vụ -Làm thế nào để xác định thứ tự ưu tiên?
- Bản ghi nhớ từ giám đốc điều hành- Những hành động cần thực hiện từ những thông tin đó?
- Khiếu nại hoặc khiếu nại- Làm thế nào để xử lý?
- Lịch trình mâu thuẫn nhau–tổ chức hoạt động như thế nào?
- Hướng hoặc nhiệm vụ- Làm thế nào để công việc ủy quyền và phân công công việc?
Chú ý:
Kỹ thuật Đánh gia hộp thư đến được áp dụng cho một loạt các vị trí và mức độ quyền hạn:
- Đối với nhân viên hành chính, trọng tâm có thể được nhiều hơn về cách sắp xếp thứ tự ưu tiên.
- Đối với các vị trí dịch vụ khách hàng, đánh giá về khả năng ứng phó và xử lý xung đột và quản lý kỳ vọng
- Ở các vị trí quản lý, đánh giá về trình bày, hành động và phản ứng.
- Và đối với các chuyên gia, những đánh giá này có thể tập trung vào việc thực hành những kỹ năng chuyên nghiệp, về khả năng của họ để giao tiếp với khách hàng.
Các vị trí khác nhau sẽ có các mục khác nhau trong hộp của họ, cách thức tạo mô phỏng vẫn giữ nguyên.
2 Xây dựng tình huống mô phỏng
Phần khó khăn nhất khi sử dụng kỹ thuật đánh giá này là quyết định những mục đưa vào trong mô phỏng.
Bạn muốn các mục được đa dạng và có độ khó nhất định, mà vẫn đảm bảo tính liên hệ và thống nhất.
Bước Một: Quyết định những mục trong trong các mô phỏng
Tài liệu trong thời gian sáu tháng trước.
- Nhiệm vụ và các dự án cụ thể nổi bật lên trong danh sách công việc.
- Tập hợp email, tài liệu bạn gửi đi và nhận được, và quyết định mà những người đã làm công việc đó đã đưa ravào thời điểm đó
- Hỏi mọi người trong bộ phận của bạn, và những người khác, đệ trình các nội dung mà họ sẽ làm việc cùng với những người mới.
- Sử dụng các mô tả công việc để được hướng dẫn khi quyết định số lượng nhiệm vụ và tài liệu bao gồm.
- Nếu có một người đang làm việc tại các vị trí, yêu cầu anh hoặc điền vào một bảng hoạt động anh ta đã làm trong 1-2 tuần.
Mẹo:
Khi bạn tạo mô phòng, hãy chắc chắn:
- Thông tin cần thiết:Ngày, giờ, thời hạn,
- Đảm bảo mức độ bảo mật và tác động đới vớinhân viên khác và tổ chức
Mục tiêu là mô phỏng chặt chẽ nhất có thể.
Bước hai: Xây dựng một kịch bản
Cần cung cấp cho người tham gia đủ thông tin về:
- Một phác thảo về vai trò của họ.
- Một khung thời gian.
- Một sơ đồ tổ chức.
- Một mô tả của các dự án đang triển khai.
Thông tin chi tiết khác có thể được bao gồm trong bản mô tả mục chính nó.
Mẹo:
Hãy nhớ rằng, bạn có thể tạo ra xung đột mà nếu thông tin thiếu rõ ràng.
Bước ba: Ghi đáp án cho các đề bài của bạn
Để đánh giá công bằng, bạn cần có tiêu chuẩn khách quan để đánh giá hiệu suất của ứng viên.
- Với thứ tự ưu tiên, sử dụng nguyên tắc quan trong/ khẩn cấp của Eisenhower.
- Xác định liệu người đó tự giải quyết việc đó hay uỷ quyền.
- Ai khác nên được tư vấn hoặc thông báo?
- Các vấn đềđó có cần liên quan với người hoặc bộ phận khác?
- Có quyết định nào cần phải được thực hiện ngay tại chỗ?
- Kỹ thuật phân tích nào nên được sử dụng?
- Tầm quan trọng của các nội dung với tổ chức là gì?
- Phương thức để thông báo thông tin là gì?Qua email, qua điện thoại, hoặc mặt đối mặt?
Mẹo:
Luôn luôn hỏi các ứng cử viên cho một lời giải thích ngắn gọn về quyết định của mình.
- Yêu cầu họ đưa ra cái nhìn sâu sắc và cách họ xử lý các loại thông tin bạn cung cấp cho họ.
- Bao gồm các ghi chú về lý do tại sao họ xem xét hành động hoặc phản ứng.
- Hãy chuẩn bị sẵn sàng để chấp nhận câu trả lời khác vớiphiên bản “đúng” của bạn nếu ứng viên đưa ra lập luận vững chắc cho lý do tại sao họ làm như vậy.
Bước Bốn: Kiểm tra đánh giá của bạn
Khi bạn kết quả cuối cùng cho bài tập mô phỏng,
- So sánh câu trả lời của họ với nhau và với đáp án.
- Nói về các mục mà bạn không đồng ý và điều chỉnh khi cần thiết.
- Có lẽ bạn cần phải cung cấp thêm thông tin chi tiết để ngăn chặn các giả định không chính xác hoặc bạn cần cụ thể hơn với chỉ dẫn của bạn?
Tóm tắt
Kỹ thuật Đánh giá hộp thư đến là một bổ sung tuyệt vời cho quá trình lựa chọn ứng viên của bạn.Bằng cách tạo ra một mô tảnhư “cuộc sống thực” như bạn đang có, bạn có điều kiện xem cách một ứng viên sẽ thực hiện thực sự trong môi trường công việc.Điều này sẽ giúp bạn chắc chắn hơn trong quyết định của mình, và khám phá hiệu suất của ứng viên mà bạn đang phỏng vấn sát với hiệu suấtthực tế của họhơn.
Chúc các bạn thành công với kỹ thuật “Đánh giá hộp thư đên” trong quá trình tuyển dụng và tìm kiếm tài năng cho đội của mình!
Và cùng theo dõi những chia sẻ chuyên sâu trong các bài viết tiếp theo nhé!
