Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét làm thế nào bạn có thể thực sự chịu trách nhiệm về công tác tổ chức của bạn, ngay từ đầu.
Lưu ý:
Chúng tôi tập trung vào các nhà lãnh đạo tổ chức mới trong bài viết này. Tuy nhiên, bạn cũng có thể làm theo một số các bước này nếu bạn là người mới đến vai trò lãnh đạo khoa hoặc đội.
Mục lục
1 Trách nhiệm là gì?
Có định nghĩa về trách nhiệm xem nó là “một khoản nợ cần được hoàn trả”
Là một nhà lãnh đạo, bạn có trách nhiệm cho mọi thứ xảy ra trong tổ chức của bạn, và bạn chịu trách nhiệm cho mọi thứ xảy ra, dù tốt hay xấu.
Lãnh đạo mới là đặc biệt dễ “bị tổn thương” khi bị rơi vào các tình huống khó khăn. Họ có thể kế thừa cấu trúc và quy trình đang rối loạn, hoặc chỉ đơn giản là quá choáng ngợp bởi những áp lực trong một vai trò mới.
Chịu trách nhiệm toàn bộ là một thách thức rất lớn để, và gây ra cảm giác đang chịu áp lực. Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo cần có kế hoạch cho những trách nhiệm này ngay từ đầu khi họ chấp nhận công việc, để có cơ hội thành công nhiều hơn.
Tránh nhận việc với tâm trạng “mặc kệ”
Chú ý:
Trong phạm vi bài này, chúng tôi sẽ tập trung vào trường hợp bạn vừa được chuyển sang một vai trò mới. Tuy nhiên, nhận trách nhiệm là một quá trình liên tục, và bạn nên suy nghĩ về các nội dung này thường xuyên.
2 Làm thế nào để đảm nhận trách nhiệm
Để thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình trong vai trò của một nhà lãnh đạo và hoàn toàn chịu trách nhiệm về hành động của tổ chức, bạn cần trang bị những hiểu biết và nắm bắt thông tin chính xác về tổ chức, về những gì đang xảy ra bên trong nó.
Thực hiện theo các bước dưới đây để sẵn sàng đảm nhận trách nhiệm và nhận về quyền lực lãnh đạo:
Hiểu và đủ khả năng truyền tải sứ mệnh của tổ chức của bạn
Bước đầu tiên là xem xét lại những mục đích của tổ chức.
+ Bản tuyên bố sứ mệnh và các văn bản khác trong hồ sơ lưu trữ.
+ Xem xét sự phù hợp và tính trung thực của các tài liệu này: hiện nay, những nội dung này vẫn còn đúng không? Sứ mệnh nêu ra có khả năng tạo động lực cho nhân viên?
Phân tích rủi ro
Hãy suy nghĩ về những gì có thể dẫn tới sai lầm, khi đó hậu quả sẽ là gi? Tiến hành phân tích rủi ro để xác định các vấn đề tiềm năng và hậu quả của chúng.
Mẹo 1:
Hãy dành thời gian với các nhà lãnh đạo tiền nhiệm trước ngày cuối cùng của họ, và có một cuộc trò chuyện trung thực về cả vị trí này và tổ chức. Bạn sẽ hiểu đầy đủ nhất về các vấn đề đã xảy ra, cách mà cuộc khủng hoảng đã được ngăn chặn, và những áp lực của các đồng nghiệp khác.
Mẹo 2:
Cần nhìn từ bên ngoài tổ chức của bạn để phát hiện những rủi ro có thể xảy ra. Ví dụ, đội có thể bị ảnh hưởng bởi quyết định của khách hàng quan trọng, hoặc các tổ chức phi lợi nhuận, hoặc chính phủ, vì họ là những nhà tài trợ bên ngoài, hoặc bị ảnh hưởng từ cơ quan của chính phủ.
Trong khi bạn không thể biết các nhóm này sẽ hành xử như thế nào, bạn có thể tìm kiếm các mẫu, và bạn có thể quét môi trường của bạn để tránh những bất ngờ khó chịu.
Hiểu rõ các bên liên quan
Phân tích các bên liên quan:
+ Những người trong tổ chức
+ Khách hàng nội bộ và khách hàng bên ngoài
Đối với đối tượng thuộc tổ chức:
+ Người nắm giữ quyền lực thực sự trong tổ chức
+ Nhân viên là ai?
+ Ai kiểm soát các nguồn tài nguyên mà bạn cần,
+ Và làm thế nào để họ đưa ra quyết định?
Làm tốt nhất để xây dựng mối quan hệ
+ Gọi điện thoại hoặc gặp họ trước ngày đầu tiên
+ Yêu cầu một cuộc trò chuyện cởi mở. 
+ Học hỏi kinh nghiệm của họ với tổ chức, và những gì vấn đề họ quan tâm nhất
Đối với khách hàng
+ Khách hàng nội bộ và bên ngoài.
+ Những vấn đề nào họ phải đối mặt?
+ Những gì đã đạt yêu cầu trong hợp tác giữa tổ chức của bạn và khách hàng? Những cuộc nói chuyện sẽ sớm giúp bạn xác định các vấn đề mà bạn cần giải quyết trước mắt.
Hiểu nhân viên của mình, công việc, các giá trị được coi trọng, văn hóa, và các quy trình quản lý của tổ chức.
Tiếp theo, tiến hành xem xét kỹ lưỡng của tổ chức của bạn.
Mục tiêu của việc xem xét lại này là để có được một bức tranh đầy đủ về các quy trình tổ chức và hoạt động, về nhân sự, văn hóa của tổ chức, về các giá trị được coi trọng và quy trình quản lý có hữu ích hoặc cản trở quá trình hoạt động của toàn hệ thống.
Xác định
+ Những chức năng chính của tổ chức một cách chi tiết.
+ Vai trò và trách nhiệm các vị trí quản lý,
+ Quy trình hoạt động,
+ Thông tin tài chính và quy trình quản lý ngân sách,
+ Các dự án đang triển khai
+ Các quy trình quản lý và hoạt động của từng bộ phận
+ Văn hóa tổ chức và các giá trị được coi trọng
Hãy xem xét:
+ Đặc điểm và ảnh hưởng tương tác giữa các yếu tố trên
+ Cần thay đổi những gì và như thế nào để thành công hơn.
Kiểm tra và đánh giá hệ thống nội bộ
Bạn cần đảm bảo rằng các thông tin mà bạn dựa vào là chính xác và toàn diện.
Hãy hỏi những câu hỏi như:
- Hệ thống kế toán của tổ chức được kiểm toán lần cuối là khi nào?Kết luận kiểm toán là gì?
- Hệ thống kế toán đang được sử dụng có vấn đề gì không?Nếu có, cần điều cư chỉnh như thế nào?
- Những người liên quan đến vấn đề có ở đó không? Rủi ro là gì?
- Hệ thống quản lý rủi ro như thế nào?Những người liên quan đã báo cáo rủi ro này như thế nào?
- Các mục tiêu có thích hợp không? Các mục tiêu khả năng tạo động lực hay không?
- Thông tin quản lý có hữu ích, phù hợp, chính xác, và đầy đủ?Việc truyền tải thông điệp trong sứ mệnh của tổ chức hiện nay như thế nào?
Luôn tìm kiếm
So sánh phân tích rủi ro của bạn với các thông tin đã thu thập được về cách thức tổ chức và điều hành các hoạt động. Ví dụ, tìm kiếm những điều sau đây:
- Đội quá tải với khối lượng khổng lồ: Tại sao nhân viên không đủ thời gian hoàn thành nhiệm vụ?Những rủi ro gì? Tình trạng này ảnh hưởng đến mục tiêu chung như thế nào?
- Kết quả đó có vẻ “quá tốt”: Các công việc đã hoàn thành đạt yêu cầu về chất lượng hay chưa?
- Tắc nghẽn và có khả năng chậm trễ nghiêm trọng: Việc gì đang diễn ra thực sự ?
- Quy trình làm việc không hiệu quả: Xác định sai trọng tâm của quy trình sản xuất và hoạt động?
- Nhân viên bỏ việc hoặc vắng mặt với lý do sức khỏe: Công tác quản lý tại các phòng ban đang có vấn đề?
Không ngừng tò mò
Mọi việc luôn diễn tiến, vì vậy:
+ Bố trí thời gian cho việc “quét” – quan sát – các dấu hiệu của các vấn đề mới, và tránh để chúng “leo thang”
+ Cân bằng giữa giám sát chặt chẽ và chỉ nhận các thông tin về nhân viên, sự kiện, và chiều hướng diễn ra.
+ Bố trí thời gian trống dự phòng cho các công việc bất ngờ.
+ Di chuyển đến tất cả các bộ phận của tổ chức để giám sát, hỗ trợ kịp thời và để chủ động tạo điều kiện xây dựng lòng tin, nhờ vậy mà nhân viên có nhiều cơ hội báo cáo vấn đề cho bạn trước khi chúng trở nên đáng ngại.
+ Yêu cầu cập nhật thường xuyên trên các báo cáo về tình hình, mức độ rủi ro, và tốc độ phát triển của vấn đề.
+ Họp ngắn thường xuyên để thảo luận về các vấn đề, xu hướng và rủi ro.
Tóm tắt
Khi bạn trở thành lãnh đạo mới của tổ chức, bạn sẽ gánh vác thêm nhiều trách nhiệm.
+ Không còn đơn giản là phụ trách mục tiêu cuộc họp và thời hạn
+ Bây giờ bạn có nghĩa vụ đảm bảo rằng tất cả mọi thứ phù hợp với nhau và mọi việc đang được tiến hành một cách an toàn, đáng tin cậy, hướng về mục tiêu chung.
Để chuẩn bị cho mình hãy làm theo các bước sau:
- Hiểu và đủ khả năng truyền tải sứ mệnh của tổ chức.
- Phân tích rủi ro.
- Hiểu các bên liên quan.
- Hiểu nhân viên của mình, công việc, các giá trị được coi trọng, văn hóa, và các quy trình quản lý của tổ chức.
- Kiểm tra và đánh giá các hệ thống nội bộ.
- Luôn tìm kiếm.
- Hãy không ngừng tò mò.
Nhiều nội dung liên quan đến việc thu thập thông tin và đánh giá thông tin một cách khách quan.
Hãy chắc chắn rằng bạn đủ linh hoạt để đối phó với những vấn đề bất ngờ, và đủ khả năng để xây dựng lòng tin với các đồng nghiệp, nhờ đó bạn sẽ được nghe về các vấn đề sớm nhất.
Chúc bạn vừa vặn vơi vai trò và trọng trách của vị trí lãnh đạo!
Và cùng theo dõi những chia sẻ chuyên sâu trong các bài viết tiếp theo nhé!
