Linh hoạt là yếu tố phải có cho một đội nhóm thành công.
Tưởng tượng, đột nhiên Hương – kế toán của bạn nghỉ ốm. Và không ai khác có thể thay thế cô ấy. Đặc biệt, đây lại là thời điểm cuối tháng cực kỳ nhạy cảm. Nếu không có ai đảm nhiệm, công ty của bạn sẽ rơi vào tình trạng hỗn loạn. Bởi sao? Chắc bạn cũng hiểu rõ.
Có thể bạn không còn lạ gì với các tình huống kiểu này. Thông thường, các đội nhóm/phòng ban được hình thành dựa trên chuyên môn hay kỹ năng của từng cá nhân. Từ đó tác động đến hiệu suất của toàn đội nhóm. Điều này đặc biệt đúng với những nhóm nhỏ.
Trên đây chỉ là một lý do nói lên tính hiệu quả của việc đào tạo chéo trong doanh nghiệp của bạn. Với ví dụ trên, nếu có một thành viên khác trong đội nhóm của bạn có thể thay thế Hương xử lý các báo cáo, thì mọi nỗi lo đã được giải tỏa.
Bài viết này chúng ta sẽ phân tích rất nhiều lợi ích của đào tạo chéo trong doanh nghiệp của bạn và làm thế nào để triển khai vào thực tế thành công.
Mục lục
1. Đào tạo chéo là gì?
Đào tạo chéo là đào tạo nhân viên giúp họ có đủ khả năng đảm nhiệm vai trò của đồng nghiệp khác, tức là các nhiệm vụ được đào tạo nằm ngoài trách nhiệm thường ngày của họ.
Ví dụ, đào tạo cho nhân viên chăm sóc khách hàng có thể làm được các công việc tại bộ phận bán hàng, và ngược lại. Sau đó bạn có thể điều chuyển nhân sự từ phòng ban này sang phòng ban khác khi thiếu, hoặc quá tải.
2. Lợi ích
Đào tạo chéo có rất nhiều lợi ích cho đội nhóm của bạn, dưới đây là một trong những điểm nổi bật nhất:
Tiết kiệm chi phí – nếu một nhân viên bị bệnh hoặc xin nghỉ dài ngày, bạn không cần thuê một nhân viên tạm thời; thành viên trong nhóm hiện tại có thể lấp đầy khoảng trống cho đến khi người vắng mặt trở về.
Giúp tổ chức phản ứng nhanh với việc thay đổi mục tiêu và điều kiện kinh doanh – vì nhân sự của bạn được đào tạo linh hoạt, nên có thể dễ dàng xử lý biến động về nhu cầu công việc. Đào tạo chéo cũng giúp bạn đối phó với những “tắc nghẽn” (quá tải ở một vị trí) trong công việc.
Tăng cường mối quan hệ nhân viên trong đội nhóm – khi các thành viên trong nhóm có thể làm và hiểu được những gì người khác làm, họ sẵn sàng hơn để giúp khi ai đó đang bị “rơi lại phía sau” về hiệu suất. Họ cũng có thể giúp đỡ nhiều hơn, bởi vì họ đã được học những gì các thành viên khác trong nhóm làm.
Cải thiện sự hài lòng – nhiều người thích học hỏi những kỹ năng mới. Những người làm việc trong vai trò mới có thể khám phá ra tài năng, thế mạnh, và các kỹ năng mà đôi khi họ không biết họ đã có. Điều này có thể dẫn đến sự phấn khích, tinh thần đổi mới và khám phá bản thân.
Cải tiến quy trình làm việc – bạn có thể nhận được một số ý tưởng tuyệt vời cho tổ chức, giúp cải tiến quy trình từ những người tham gia khóa đào tạo, bởi vì họ đang nhìn vào vai trò hay nhiệm vụ với một góc nhìn mới.
Đào tạo chéo cũng thường được dùng trong kế hoạch kế nhiệm. Ví dụ, bạn có thể cho phép các nhà quản lý được đào tạo trong vòng một tuần ở vai trò của người quản lý cấp cao hơn. Điều này cho phép bạn đánh giá năng lực nhân viên khi thực hiện vai trò đó, vì vậy khi người quản lý nghỉ hưu, bạn sẽ có một ý tưởng tốt về những người sẽ là phù hợp nhất để thay thế.
Nhìn chung, đào tạo chéo giúp tăng năng suất của đội nhóm, cải thiện hiệu suất, và bôi trơn dòng thông tin liên lạc trong đội nhóm và tổ chức.
3. Cách triển khai một chương trình Đào tạo chéo
3.1. Xác định vai trò và trách nhiệm
- Tạo một danh sách nhân viên và bản mô tả công việc của họ.
- Xác định những kiến thức và kỹ năng cần thiết cho từng vị trí.
- Xác định điểm mạnh nhất mà mỗi người có.
3.2. Đảm bảo sự phù hợp giữa công việc được đào tạo và thế mạnh của nhân viên
Thử ghép các vị trí đòi hỏi kỹ năng và thế mạnh tương tự.
Ví dụ, quản lý bán hàng khu vực của bạn là một người đa năng (theo bản năng tự nhiên). Anh ấy:
- Thường định hướng rất chi tiết.
- Làm việc hiệu quả trong các tình huống căng thẳng cao.
Như vậy, anh ta có thể dễ dàng được đào tạo để làm việc trong vai trò của quản lý hỗ trợ khách hàng trong khu vực, vì:
- Anh ta biết và hiểu rõ nhu cầu của khách hàng.
- Vị trí quản lý hỗ trợ khách hàng đòi hỏi có khả năng làm việc với áp lực và xử lý nhiều yêu cầu cùng một lúc.
3.3. Xác định các phương pháp đào tạo
Phương pháp đào tạo bao gồm:
Đào tạo cầm tay chỉ việc
- Một thành viên trong nhóm đào tạo trực tiếp cho một thành viên khác trong một khoảng thời gian xác định về các kiến thức, kỹ năng mà nhân viên đào tạo đang sử dụng trong công việc của mình.
- Hãy nhớ rằng không phải ai cũng là một người huấn luyện hiệu quả – bạn có thể cần dạy họ làm thế nào để đào tạo các đồng nghiệp của họ.
Đào tạo tập trung
- Chi phí khá cao, bởi vì một người hướng dẫn có thể dạy cho nhiều người cùng một lúc.
- Tuy nhiên, để đào tạo có hiệu quả, học viên phải có cơ hội để đưa các kỹ năng mà họ đã học được vào thực tế làm việc.
E-Learning / Đào tạo trực tuyến
- Lợi thế là các thành viên trong nhóm có thể tìm hiểu và học tập tại bàn làm việc, tại một thời điểm phù hợp với họ.
- Tuy nhiên, nhân viên phải có cơ hội để thực hành các kỹ năng trong môi trường thực tế làm việc.
3.4. Giải thích các lợi ích của đào tạo chéo với nhân viên
Trước khi thực hiện một chương trình đào tạo chéo, hãy giải thích lý do tại sao họ nên tham gia chương trình.
Điều này sẽ giúp mọi người thấy rằng đào tạo chéo là một hoạt động tích cực và có lợi, chứ không phải là một gánh nặng.
3.5. Thực hiện đào tạo
Triển khai chương trình cần đảm bảo rằng việc đào tạo được tiến hành thuận lợi:
- Cung cấp những hỗ trợ học tập cần thiết.
- Cung cấp cơ hội để áp dụng các kỹ năng.
- Theo dõi quá trình học tập, thực hành để đảm bảo chương trình đào tạo đó đã thành công.
3.6. Điều chuyển nhân sự
Khi nhóm bạn đã trải qua một quá trình đào tạo chéo, xem xét thực hiện một kế hoạch luân chuyển vài lần trong năm.
- Giúp họ vận dụng kiến thức và kỹ năng đã học.
- Tạo thách thức và kích thích sự chú tâm đến công việc của họ.
3.7. Nhận phản hồi
Khuyến khích nhân viên đưa ra phản hội và các đề xuất về phát triển chương trình đào tạo chéo. Phản hồi này sẽ giúp bạn cải thiện các chương trình đào tạo trong tương lai.
Những điểm chính
Đào tạo chéo là đào tạo nhân viên khả năng thực hiện các công việc khác nằm ngoài vai trò/vị trí của họ. Giúp:
- Tiết kiệm chi phí.
- Đem đến những thách thức mới, và thậm chí nó có thể giúp nhân viên khám phá ra điểm mạnh mà họ chưa nhận ra.
Để phát triển một chương trình đào tạo chéo hiệu quả, hãy làm theo các bước sau:
- Xác định vai trò và trách nhiệm.
- Đảm bảo công việc được đào tạo phù hợp với thế mạnh của nhân viên.
- Xác định phương pháp đào tạo.
- Giải thích các lợi ích với nhân viên.
- Thực hiện chương trình đào tạo.
- Điều chuyển nhân sự.
- Nhận phản hồi.
