Quản lý nhóm ảo

Giống như bất kỳ đội thông thường, một nhóm ảo bao gồm một nhóm người tương tác để hoàn thành nhiệm vụ và họ phụ thuộc lẫn nhau, làm việc hướng tới một mục tiêu chung. Nhưng thay vì làm việc trong cùng một văn phòng, các thành viên trong nhóm làm việc ở những nơi khác nhau, và thuộc các khu vực có múi giờ khác nhau. Và họ không bao giờ cần hay phải mặt đối mặt. Các thành viên trong nhóm chủ yếu tương tác qua email, tin nhắn, skype hay điện thoại.

1 Xây dựng một nhóm ảo

Lý do sau đây:

• Sự lựa chọn tốt nhất các kỹ năng không phân biệt vị trí địa lý của doanh nghiệp bạn
• 24 giờ làm việc bởi các thành viên làm việc trên các múi giờ.
• Giảm chi phí quản lý văn phòng
• Chi phí hiệu quả và linh hoạt: Bạn có thể tăng hoặc giảm theo nhu cầu đòi hỏi.

Là một thành viên của một nhóm ảo, bạn có thể được hưởng lợi từ sự linh hoạt nhiều hơn và tự do hơn công tác tại văn phòng. Những lợi ích mà bạn có thể tìm thấy là:

• Được đánh giá cao vì kỹ năng của bạn không phụ thuộc vào vị trí địa lý của bạn.
• Không phải đối mặt với những sự lãng phí thời gian, khó chịu và chi phí đi lại.
• Làm việc từ bất cứ nơi nào bạn chọn.
• Làm việc tại thời điểm phù hợp với bạn.
• Khuyết tật về thể chất không phải là trở ngại.

Khi bạn thiết lập một nhóm ảo! Bạn có thể tuyển dụng những người có kỹ năng phù hợp, không phân biệt vị trí địa lý. Bạn có thể dễ dàng làm việc với những cộng tác viên, bán thời gian, tích hợp các chuyên gia, những người chỉ cần đóng góp một vài giờ mỗi tháng.
Một mặt, điều này có nghĩa là sự linh hoạt rất lớn. Mặt khác bạn phải đối mặt với thách thức trong việc quản lý những con người bạn mà có thể không bao giờ gặp nhau, và gặp những khó khăn do các thành viên đến từ các nền văn hóa khác nhau với đặc trưng tính cách khác nhau.
Sự khác biệt về văn hóa, nguồn gốc, hay những kỳ vọng vủa mỗi người, trải nghiệm và phong cách làm việc khác nhau. Đó là những thách thức bạn phải đối mặt. Đội nhóm phải làm việc chăm chỉ để đảm bảo mỗi người có thể đóng góp hiệu quả và đảm bảo hướng tới mục tiêu chung.

2 Tầm quan trọng của giao tiếp hiệu quả

Thách thức lớn nhất mà các nhóm ảo phải đối mặt là giao tiếp. Trong số các kênh thông tin liên lạc mà bạn có thể xem xét sử dụng là:

• Mạng nội bộ: cập nhật liên tục tin tức đội.
• Không gian ảo nơi mọi người có thể chia sẻ hình ảnh và tìm hiểu nhau.
• Bản tin đội thường xuyên.
• Các cuộc họp nhóm từ xa
• Thỉnh thoảng có cuộc gặp mặt đối mặt

Cơ sở hạ tầng thông tin liên lạc của bạn phải hoạt động tốt, mọi người phải vui vẻ khi sử dụng nó mà không bị bất tiền hay suy nghĩ về các khoản chi phí.
Mạng ngày càng phát triển, với email, skype bạn có thể giao tiếp miễn phí trên toàn cầu.

3 Tuyển dụng và quản lý nhóm ảo

Tuyển dụng và quản lý các nhóm ảo là một thách thức.
Thành viên trong nhóm của bạn phải năng động, tự giác hoạt động, hướng về kết quả và có khả năng làm việc độc lập. Và tất nhiên, mỗi thành viên trong nhóm cũng phải có khả năng giao tiếp hiệu quả với đội và các đồng nghiệp.
Để quản lý một nhóm ảo hiệu quả, bạn phải tìm hiểu những điểm mạnh và điểm yếu của mỗi thành viên trong nhóm.
Làm việc từ xa, bạn phải cung cấp cho mỗi thành viên trong nhóm hướng dẫn và hỗ trợ mà họ cần và cũng xây dựng lòng tin trong mỗi người. Điều quan trọng là tạo ra một chính sách mở. Hãy chắc chắn rằng các thành viên biết làm thế nào có được những gì họ cần từ bạn và khuyên khích giao tiếp cởi mở, thường xuyên.

4 Khen thưởng cho thành công

Một thách thức khác là giám sát hoạt động và bố trí chính sách khen thưởng.
Gắn ưu đãi cũng có thể giúp quản lý và giám sát tốt hơn. Một người bán hàng có thể được trả cho mỗi cuộc gọi khách hàng. Trong khi một nhà điều hành dịch vụ hỗ trợ có thể trả theo giờ để đảm bảo cung câó phản hồi đáng tin cậy để hỗ trợ cuộc gọi khẩn cấp. Trong khi đó, một nhà báo có thể được thưởng cho số lượng hoặc chất lượng bài viết mà họ cung cấp.
Trong các đội ảo, xây dựng đội ngũ phải là một quá trình rất có ý thức và nỗ lực. Nếu không có những lợi ích từ hệ thống thông tin liên lạc chính thức và không thường xuyên trò chuyện, quản lý sẽ không thể chủ động và chỉ đạo có hiệu quả.
Hơn thế nữa, thành viên trong nhóm cần cảm thấy rằng họ có cơ hội như nhau khi quản lý đánh giá cao và ưu đãi, khen thưởng. Các nhà quản lý phải liên tục làm việc để tránh những lỗi rất “con người” khi ưu tiên cho những người mà họ có thể nhìn thấy.
Khi được quản lý một cách hiệu quả, doanh nghiệp của bạn và các thành viên trong nhóm của bạn sẽ có thể tận hưởng những thành công và lợi ích của làm việc theo nhóm ảo. Thực hiện đúng cách, có thể có lợi thế rất lớn để làm việc nhóm ảo!

Chìa khóa để thành công

• Chọn người là người năng động, tự lực và định hướng theo kết quả
• Giao tiếp, giao tiếp, giao tiếp
• Đảm bảo rằng cơ sở hạ tầng thông tin liên lạc của họ đủ đáp ứng, và rằng mọi người có thể giao tiếp thoải mái
• Hãy chắc chắn rằng ưu đãi là phù hợp với kết quả
• Cung cấp hướng dẫn rõ ràng, hướng về mục tiêu và xem xét bối cảnh.
• Theo dõi và phản hồi thường xuyên.
• Ghi nhận một công việc được thực hiện tốt và chia sẻ những câu chuyện thành công trong đội.
• Xây dựng lòng tin giữa các thành viên trong nhóm.
• Thành viên trong nhóm giúp đỡ tìm hiểu nhau và hiểu các nền văn hóa và nguồn gốc của những người khác nhau.
• Sau đó giao tiếp, giao tiếp và giao tiếp nhiều hơn.