Bạn đang tổ chức các chương trình đào tạo nhân sự cho công ty? Hơn ai hết bạn nhận thức rõ tầm quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả của quy trình này. Nhưng bạn lại chưa tìm ra cách đánh giá hiệu quả tối ưu? Hơn nữa, sẽ thật là lãng phí khi bỏ ra quá nhiều thời gian và tiền bạc cho việc đào tạo mà không có được lợi ích tốt cho đội nhóm cũng như cho tổ chức, đúng không?
Nếu câu trả lời của bạn là đúng thì mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo nhân sự 4 cấp độ của Kirkpatrick sẽ giúp bạn phân tích khách quan tính hiệu quả và tác động trong việc đào tạo, để bạn có cơ sở để cải tiến trong tương lai.
Vậy làm thế nào bạn áp dụng mô hình của Kirkpatrick để đánh giá hiệu quả đào tạo nhân sự của mình? Bạn sẽ tìm được câu trả lời khi đọc xong bài viết này.
Mục lục
1. Mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo của Kirkpatrick
Donald Kirkpatrick, Giáo sư danh dự của Đại học Wisconsin và là Chủ tịch của Hiệp hội Đào tạo và Phát triển Hoa Kỳ (ASTD), đã công bố lần thứ nhất mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo 4 cấp độ vào năm 1959 trong Tạp chí Đào tạo và Phát triển Hoa Kỳ.
Mô hình này sau đó được cập nhật vào năm 1975 và một lần nữa vào năm 1994, khi ông xuất bản tác phẩm nổi tiếng nhất của mình, “Evaluating Training Programs.”
4 cấp độ trong mô hình của Donald Kirkpatrick là:
- Phản ứng.
- Học tập.
- Hành vi.
- Kết quả.
Chúng ta sẽ cùng đi vào chi tiết từng cấp độ dưới đây.
Cấp độ 1: Phản ứng
Cấp độ này cho phép bạn đo lường được cách học viên phản ứng với chương trình đào tạo ra sao. Chẳng phải bạn vẫn luôn muốn họ cảm thấy chương trình đào tạo của mình là một trải nghiệm vô cùng giá trị, người hướng dẫn vô cùng tuyệt vời, chủ đề vô cùng hữu ích, tài liệu vô cùng chất lượng, trình bày vô cùng chuyên nghiệp và địa điểm thì vô cùng thoải mái sao?
Đo lường phản ứng là bước cực kỳ quan trọng giúp bạn hiểu được mức độ tiếp thu kiến thức của học viên. Cũng như cải tiến chương trình đào tạo cho các học viên trong tương lai, bao gồm xác định các lĩnh vực quan trọng hoặc các chủ đề bị thiếu trong quá trình đào tạo.
Cấp độ 2: Học tập
Ở cấp độ 2, bạn đo lường những gì học viên của mình đã học được. Kiến thức của họ đã tăng lên như thế nào sau khi đào tạo?
Khi bạn lên kế hoạch cho buổi đào tạo, hãy bắt đầu với một danh sách các mục tiêu học tập cụ thể, đó chính là điểm bắt đầu cho phép đo của bạn. Lưu ý rằng bạn có thể đo lường việc học tập của học viên theo nhiều cách khác nhau dựa vào những mục tiêu đã đặt ra. Hoặc tùy theo các tiêu chí bạn muốn đánh giá là lượng kiến thức, các kỹ năng hay thái độ?
Tại sao phải đo lường việc này? Bởi vì biết những gì học viên của bạn tiếp thu được hoặc ngược lại là cách tốt nhất giúp bạn cải tiến các chương trình đào tạo sắp tới.
Cấp độ 3: Hành vi
Ở cấp độ này, bạn đánh giá xem học viên của mình đã thay đổi hành vi của họ như thế nào sau khi được đào tạo. Cụ thể là ở cách họ áp dụng các kiến thức và thông tin học được vào thực tế.
Lưu ý, hành vi chỉ có thể thay đổi nếu bạn tạo điều kiện thuận lợi cho nó. Ví dụ, hãy hình dung bạn đã bỏ qua việc đo lường ở 2 cấp độ Kirkpatrick đầu tiên, và khi nhìn vào hành vi của đội nhóm mình, bạn nhận định ngay không có ai thay đổi hành vi của họ. Từ đó cho rằng các học viên đã không học được gì và chương trình đào tạo của bạn không có hiệu quả.
Tuy nhiên, chỉ vì hành vi không thay đổi, điều đó không có nghĩa là học viên không học được gì. Mà có lẽ sếp của họ không tạo điều kiện để họ có thể áp dụng kiến thức mới. Hoặc, có thể họ đã học được tất cả mọi thứ bạn dạy, nhưng lại không muốn tự mình áp dụng.
Cấp độ 4: Kết quả
Tới cấp độ này, bạn phân tích kết quả cuối cùng của chương trình đào tạo. Điều này bao gồm các kết quả mà bạn hay tổ chức đã xác định là tốt cho việc kinh doanh, tốt cho mỗi nhân viên.
Lưu ý nhỏ:
Để chắc chắn rằng chương trình đào tạo của bạn có hiệu quả, hãy tham khảo thêm bài viết về “4 bước xác định nhu cầu đào tạo“– để đảm bảo đội nhóm của bạn được đào tạo đúng cách.
2. Làm thế nào để áp dụng mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo 4 cấp độ?
Cấp độ 1: Phản ứng
Để áp dụng mô hình bạn hãy bắt đầu bằng việc xác định các bạn đo lường phản ứng. Hãy trả lời các câu hỏi sau:
- Liệu học viên có cảm thấy chương trình xứng đáng với thời gian họ bỏ ra?
- Liệu họ có nghĩ rằng đó là một chương trình thành công?
- Ưu điểm lớn nhất của chương trình đào tạo là gì? Và nhược điểm lớn nhất của nó?
- Học viên có thích địa điểm và phong cách trình bày của giảng viên không?
- Liệu chương trình có phù hợp với phong cách học tập cá nhân của họ?
Tiếp đến, hãy xác định cách bạn muốn đo lường những phản ứng này. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng các mẫu khảo sát sự hài lòng của học viên hoặc các mẫu câu hỏi; tuy nhiên, bạn cũng có thể quan sát ngôn ngữ cơ thể của học viên trong quá trình đào tạo, và trực tiếp hỏi trải nghiệm của họ về chương trình như thế nào.
Một khi bạn có được những thông tin giá trị trên, hãy xem xét nó thật cẩn thận. Từ đó, suy nghĩ về những thay đổi bạn có thể thực hiện dựa trên thông tin phản hồi và đề xuất của học viên.
Cấp độ 2: Học tập
Để đo lường việc học tập, hãy bắt đầu bằng việc xác định bạn muốn đánh giá những gì? (Bao gồm thay đổi kiến thức, kỹ năng, hoặc thái độ.)
Việc này hữu ích ở cả 2 giai đoạn trước và sau đào tạo. Vậy nên, trước khi bắt đầu chương trình đào tạo, hãy kiểm tra học viên của mình để xác định kiến thức, trình độ kỹ năng và thái độ của họ.
Sau khi kết thúc, kiểm tra học viên của bạn một lần nữa để đo lường những gì họ đã học được, bằng cách phỏng vấn hoặc trò chuyện.
Cấp độ 3: Hành vi
Đo lường hành vi hiệu quả là một việc không hề dễ dàng. Đây là một hoạt động dài hạn nên diễn ra vài tuần hoặc vài tháng sau khi kết thúc chương trình đào tạo.
Bạn có thể xem xét các câu hỏi sau:
- Học viên đã áp dụng những bài học vào thực tế?
- Liệu học viên có thể dạy kiến thức, kỹ năng, hoặc thái độ mới của họ cho người khác không?
- Học viên có nhận thức được rằng họ đã thay đổi hành vi của mình không?
Một trong những cách tốt nhất để đo lường hành vi là tiến hành quan sát và phỏng vấn theo thời gian.
Đừng quên rằng, hành vi sẽ chỉ thay đổi nếu điều kiện thuận lợi như đã đề cập ở phần trước. Ví dụ, việc học tập có thể hiệu quả trong khi buổi đào tạo diễn ra. Nhưng khi trở lại với thực tế với nền văn hóa tổ chức tổng thể không được thiết lập cho sự thay đổi hành vi, thì các học viên cũng chẳng thể áp dụng những gì họ đã học được.
Ngoài ra, các học viên có thể không nhận được sự ủng hộ, công nhận hay khen thưởng cho sự thay đổi hành vi từ sếp của họ. Vì vậy, theo thời gian, họ sẽ bỏ qua các kỹ năng và kiến thức mà họ đã học được, và trở lại hành vi cũ như trước kia. Điều này thật tệ đúng không?
Cấp độ 4: Kết quả
Trong tất cả các cấp độ, thì đo lường kết quả cuối cùng của chương trình đào tạo là công đoạn tốn kém và mất thời gian nhất. Những thách thức lớn nhất là xác định kết quả, lợi ích liên quan đến quá trình đào tạo và tìm ra cách thức hiệu quả để đo lường trong dài hạn.
Dưới đây là một số kết quả bạn cần xem xét, tùy thuộc vào mục tiêu đào tạo:
- Tăng tỷ lệ nhân viên ở lại.
- Tăng năng suất sản xuất.
- Tinh thần làm việc cao hơn.
- Giảm lượng chất thải.
- Tăng doanh thu.
- Xếp hạng chất lượng cao hơn.
- Tăng sự hài lòng của khách hàng.
- Giảm bớt phàn nàn của nhân viên.
3. Những cân nhắc khi sử dụng mô hình
Mặc dù mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo nhân sự 4 cấp độ của Kirkpatrick đang phổ biến và được sử dụng rộng rãi, nhưng bạn cũng cần phải cân nhắc một số điều trước khi áp dụng mô hình vào doanh nghiệp của mình.
Có một vấn đề là ở cấp độ 3 và 4 của mô hình khá tốn thời gian cũng như chi phí vì vậy nó chỉ khả thi với một số tổ chức và tình huống. Đặc biệt với trường hợp các tổ chức không có bộ phận đào tạo chuyên môn hoặc nhân sự, hoặc các chương trình đào tạo một lần.
Tiếp đến, bạn có thể hình dung ra sự tốn kém nhiều nguồn lực để “kết nối một tổ chức” chỉ để thu thập dữ liệu cho việc đánh giá hiệu quả đào tạo ở cấp độ 3 và 4. Mô hình cũng cho thấy rằng tất cả các cấp độ đều có sự liên quan chặt chẽ với nhau.
Quan trọng hơn hết, bạn hãy linh hoạt thay đổi theo nhiều cách. Ví dụ các cải tiến có thể đo lường được trong các lĩnh vực như tăng năng suất sản phẩm có thể là kết quả của sự xuất hiện của một người quản lý mới hoặc từ một hệ thống máy tính mới chứ không phải là từ chương trình đào tạo.
Mô hình của Kirkpatrick rất tuyệt vời khi đánh giá việc đào tạo nhân viên một cách “khoa học”, tuy nhiên, nhiều biến số có thể thay đổi trong các tổ chức thay đổi nhanh khiến cho việc phân tích ở cấp độ 4 bị hạn chế về tính hiệu quả.
Hơn hết, là một nhà quản lý, một người lãnh đạo việc của bạn là làm sao để nhân viên của mình phát huy được hết khả năng của họ từ đó đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Vậy nên, hãy linh hoạt trong việc tạo điều kiện trong việc phát triển nhân viên, đừng quá gò bó vào một mô hình nào cả.
