Sử dụng công nghệ khai thác ý tưởng của nhóm
Nhiều nhà quản lý điều hành một phần hoặc toàn bộ nhóm ảo . Các thành viên trong nhóm gặp mặt trực tiếp vài ngày mỗi tuần hoặc có thể hoàn toàn “ảo” – sống ở những thành phố, quốc gia hoặc múi giờ hoàn toàn khác nhau.
Với những nhóm trên, làm thế nào để chạy một phiên Brainstorming hiệu quả? Đây là câu hỏi mà nhà quản lý nhóm ảo cần trả lời. Và đó là lý do tại sao chúng ta chuyển sang khái niệm Brainstorming trực tuyến.
Bài viết sẽ giới thiệu cho bạn làm thế nào sử dụng dịch vụ trực tuyến chia sẻ và thảo luận ý tưởng với đội nhóm.
Mục lục
Brainstorming trực tuyến là gì?
Brainstorming trực tuyến (Brainstorming online) là thuật ngữ dùng để mô tả kỹ thuật sử dụng Internet để chia sẻ và phát triển ý tưởng.
Bạn có thể sử dụng nhiều công cụ và dịch vụ để Brainstorming trực tuyến. Chúng có cách tiếp cận và mức độ phức tạp khác nhau nhưng đều có một điểm chung: cho phép đồng nghiệp chia sẻ ý tưởng online. Nó có thể diễn ra trong nhiều giờ, nhiều ngày hoặc đồng thời, tùy thuộc vào vị trí và mong muốn của những người tham gia.
Chú thích:
Tham khảo bài viết về Brainstorming tìm hiểu cách điều hành phiên họp này – dù online hay tại chỗ thì đều có nguyên tắc tương tự nhau.
Ưu điểm và nhược điểm của công cụ trực tuyến
Brainstorming trực tuyến có thể hiệu quả hơn so với mặt đối mặt. Một nghiên cứu cho thấy các nhóm sử dụng Brainstorming trực tuyến tạo ra nhiều ý tưởng độc đáo, có chất lượng cao hơn các nhóm sử dụng Brainstorming truyền thống.
Một nghiên cứu khác cho thấy Brainstorming trực tuyến tạo ra sự hài lòng cao hơn và khiến người tham gia ý thức hơn về sự bình đẳng.
Một trong những ưu điểm chính của Brainstorming online là nó cho phép các thành viên ít tự tin đóng góp ý tưởng mà không bị áp lực bởi đồng nghiệp độc đoán. Tùy thuộc vào công cụ được sử dụng, phương pháp này có thể ở dưới dạng ẩn danh, khuyến khích mọi người chia sẻ ý tưởng cấp tiến hơn. Tùy thuộc vào công cụ được lựa chọn, bạn có thể không cần điều hành phiên họp hoặc ghi chú.
Tuy nhiên cũng giống như tất cả phương pháp tiếp cận dựa trên Web, công cụ Brainstorming online phụ thuộc vào kết nối Internet đáng tin cậy, không bị gián đoạn. Nếu không, mọi người có thể gặp phải cản trở trong quá trình đóng góp.
Người tham gia cũng cần được đào tạo hoặc hỗ trợ để sử dụng công cụ Brainstorming online hiệu quả, đặc biệt nếu họ gặp phải khái niệm hoặc phần mềm mới. Dành thời gian trước phiên Brainstorming tìm hiểu cách sử dụng phương pháp tiếp cận hoặc nhờ đồng nghiệp hiểu biết về CNTT trong nhóm giải quyết vấn đề phát sinh.
Các công cụ Brainstorming online
Có rất nhiều công cụ đơn giản, hiệu quả sẵn có để Brainstorming trực tuyến. Sử dụng đề xuất dưới đây, lựa chọn cách thức phù hợp với nhu cầu của nhóm.
Google Drive
Một trong những công cụ Brainstorming online đơn giản nhất là Google Drive.
Để sử dụng, tạo tài liệu, bảng tính hoặc tải tài liệu sẵn có lên. Bạn cần một tài khoản để thực hiện việc này nhưng các đồng nghiệp không cần tài khoản để truy cập tệp tin.
Đảm bảo “chia sẻ” tài liệu với tất cả những người truy cập nó. Sau đó, gửi lời mời thông qua Google Drive tới bất kỳ ai mà bạn muốn họ truy cập tài liệu.
Tất cả họ đều có thể truy cập đồng thời (hoặc vào thời điểm thuận tiện với họ) và nhận xét, bình luận họ nhập vào sẽ xuất hiện ngay trong tài liệu.
Các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ ý tưởng bằng cách chèn chú thích vào tài liệu (họ cần nhấp vào biểu tượng “Bình luận” trên thanh công cụ) hoặc nhập trực tiếp vào tài liệu. Tên người chỉnh sửa được gắn kèm với mỗi thay đổi và Google Drive sẽ tự động lưu tất cả thay đổi.
Lợi thế của cách tiếp cận này là không cần mọi người phải có mặt cùng lúc. Một phiên Brainstorming có thể kéo dài vài ngày, mọi người lặp lại đầu vào trong những múi giờ khác nhau.
Trò chuyện/ Tin nhắn tức thời
Hệ thống tin nhắn tức thời (IM) hoặc trò chuyện cũng là một phương pháp Brainstorming online hiệu quả nếu tất cả thành viên trong nhóm đều online cùng lúc. Rất đơn giản, bạn chỉ cần mời họ tham gia vào cuộc trò chuyện nhóm tại một thời điểm nhất định.
Tùy thuộc vào dịch vụ mà bạn sử dụng, bạn có thể lưu đoạn “trò chuyện” để xem lại và sử dụng công cụ này để gửi tệp tin, liên kết.
Nền tảng dựa trên đám mây
Một số công ty sử dụng nền tảng Brainstorming online từ bên thứ ba giúp các nhóm từ xa cộng tác với nhau. Lợi thế của cách tiếp cận này là nhiều nền tảng cung cấp biểu mẫu và công cụ, giúp bạn tạo lập hoặc tóm tắt ý tưởng.
Ví dụ: Stormboard cho phép bạn chia sẻ video, ưu tiên ý tưởng, bỏ phiếu cho những mục yêu thích, tạo báo cáo trong hoạt động nhóm. Công cụ được truy cập miễn phí và có ứng dụng tương ứng trên điện thoại di động.
Mind42, nền tảng miễn phí dựa trên đám mây, giúp bạn tạo lập sơ đồ tư duy nhóm.
Chú ý 1:
Bạn có thể sử dụng những công cụ trực tuyến khác để chia sẻ ý tưởng với đồng nghiệp.
Hội nghị trực tuyến là công cụ tuyệt vời khi cần ghi lại buổi thảo luận nhưng vẫn cần có những cách tiếp cận khác nếu đội nhóm tham gia trực tuyến ở những thời điểm khác nhau.
Skype cũng là công cụ lý tưởng với các nhóm phân tán – bạn có thể dễ dàng thiết lập cuộc gọi nhóm với 10 người hoặc nhiều hơn.
Chú ý 2:
Nếu cần thảo luận về tài liệu bí mật trong buổi Brainstorming trực tuyến, tìm kiếm lời khuyên từ bộ phận CNTT kiểm tra xem nền tảng được lựa chọn có an toàn hay không.
Vượt qua tình trạng quá tải thông tin
Brainstorming online mang lại hiệu quả cao. Tuy nhiên, nghiên cứu cho thấy, nó có thể dẫn đến tình trạng quá tải thông tin.
Các thành viên trong nhóm có thể bị choáng ngợp bởi số lượng thông tin đang được chia sẻ, đặc biệt khi tham gia vào nhóm lớn.
Có một cách để chống lại điều này là sử dụng phương pháp truyền tải làm chậm dòng chảy suy nghĩ. Điều này cho phép mỗi thành viên trong nhóm có thêm thời gian xử lý những thông tin vừa đọc và phát triển ý tưởng dựa trên thông tin mới. Trong trường hợp này, một số công cụ như Google Drive trở nên hữu ích vì người dùng có thể đăng nhập độc lập khi có thời gian. Ngoài ra, bạn nên sử dụng người điều phối để thúc đẩy cuộc thảo luận.
Những điểm chính
Các nhà quản lý nhóm ảo có thể sử dụng nhiều công cụ hữu ích để điều hành phiên Brainstorming online.
Khi được sử dụng hiệu quả, Brainstorming trực tuyến có thể tạo ra ý tưởng cấp tiến, đưa các thành viên trong nhóm tham gia vào cuộc thảo luận và đăng nhập ý tưởng một cách tự động.
Tuy nhiên vẫn có thể xảy ra nguy cơ quá tải thông tin, bạn có thể xử lý bằng cách lựa chọn công cụ cho phép các thành viên trong nhóm có thể truy cập độc lập hoặc sử dụng người điều phối để hướng dẫn phiên họp.
