Tạo ra ý tưởng từ nhiều sự đóng góp
Làm thế nào để bạn mở khóa tri thức và thu thập ý tưởng từ đội nhóm, bộ phận hoặc thậm chí cả tổ chức? Và làm thế nào bạn làm điều này theo cách mà mọi người đều tiếp nhận nó?
Phương pháp đóng góp ý kiến qua phiếu của Crawford là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả, cho phép tất cả các thành viên trong nhóm đóng góp ý kiến, mà không phải lên tiếng. Trên thực tế, có thể bạn đã đã bắt gặp hoặc sử dụng cách này để tạo ra ý tưởng và giải pháp, thậm chí bạn không gọi nó là phương pháp đóng góp ý kiến qua phiếu của Crawford.
Được phát minh vào những năm 1920 của Tiến sĩ C.C. Crawford, Giáo sư tại Đại học Nam California, phương pháp này chỉ đơn giản liên quan đến việc thu thập dữ liệu đầu vào từ những người viết ý kiến của họ lên phiếu (ngày nay thường là trên giấy note).
Điều này không chỉ giúp bạn tạo ra nhiều giải pháp, nó còn giúp mọi người tham gia tích cực hơn và cảm thấy những đóng góp của mình có giá trị hơn. Viết thay vì nói ra đem lại nhiều lợi ích: giúp mọi người suy nghĩ tự do mà không bị gián đoạn và môi trường yên tĩnh hơn, nhiều người đóng góp ý kiến thẳng thắn hơn.
Hơn thế nữa, khi các đóng góp cá nhân của mọi người được tập hợp lại thành các nhóm ý tưởng tương tự nhau, nó mang lại cho bạn cảm giác về “sự phổ biến” tổng thể của mỗi ý tưởng.
Mẹo:
Phương pháp đóng góp ý kiến qua phiếu của Crawford và các kỹ thuật tư duy sáng tạo khác tập trung vào việc tạo ra các ý tưởng và sự đóng góp, thay vì làm thế nào sử dụng chúng tạo ra một kết quả nhóm. Tuy nhiên, nếu nhu cầu chính của bạn là đạt được sự đồng thuận về một vấn đề cụ thể, xem xét sử dụng Phương pháp Delphi hoặc Hệ thống đếm Borda sửa đổi. Đây là những phương pháp hữu ích giúp đạt được sự đồng thuận của nhóm cho các vấn đề gây tranh cãi.
Làm thế nào để sử dụng công cụ
Chuẩn bị
- Trước phiên họp, suy nghĩ xem bạn sẽ trình bày vấn đề cần giải quyết cho đội nhóm thế nào, bạn sẽ phân tích các đóng góp rao sao và làm thế nào đưa ra phản hồi cho người tham gia.
- Hãy sẵn sàng cung cấp phiếu đóng góp hoặc giấy note cho mỗi người tham gia để họ viết lên ý tưởng của mình. Tùy thuộc vào vấn đề, có thể bạn sẽ yêu cầu mỗi người đóng góp từ 5 đến 25 ý tưởng, vì vậy cần có sẵn giấy note cho họ.
Tóm lược và điều phối
3. Khi bắt đầu cuộc họp, hãy giới thiệu vấn đề thật rõ ràng. Cụ thể nhưng càng đơn giản càng tốt. Có những trường hợp nên sử dụng hình ảnh, đoạn phim hoặc video để minh họa vấn đề cần giải quyết và để mọi người suy nghĩ. Hãy nói cho mọi ngiời biết đầu vào của họ sẽ được sử dụng thế nào và phản hồi họ nhận được là gì.
4. Yêu cầu mọi người ghi lại càng nhiều ý tưởng và gợi ý càng tốt, với mỗi ý tưởng hoặc gợi ý viết riêng trên một tờ giấy. Khuyến khích mọi người tiếp tục đóng góp cho đến khi cạn kiệt ý tưởng, con số lý tưởng là 5-25 ý tưởng.
Phân tích
5. Sắp xếp, tổ chức các ý kiến đóng góp vào các nhóm ý tưởng tương tự nhau. Cách bạn làm điều này sẽ phụ thuộc vào vấn đề được giải quyết.
Ví dụ: nếu đang tìm kiếm gợi ý cải tiến dịch vụ khách hàng, bạn có thể lập các hoạt động chính của quá trình dịch vụ khách hàng và sau đó sắp xếp các gợi ý của mọi người theo các hoạt động chính này.
Và ghi lại số phiếu mỗi gợi ý, từ đó bạn sẽ biết gợi ý nào phổ biến nhất.
Phản hồi
6. Có thể mất hàng tuần hoặc thậm chí hàng tháng để thiết kế và triển khai giải pháp cụ thể dựa trên các ý tưởng được tạo ra. Tuy nhiên, bạn nên cố gắng đưa ra phản hồi kịp thời trong hoặc sau buổi họp cho tất cả những người liên quan.
Liệu ý tưởng cuối cùng có được thực hiện hay không, phản hồi nhanh chóng cho mọi người biết ý kiến đóng góp của họ có giá trị và được coi trọng. Hãy nhớ theo dõi với nhiều phản hồi hơn khi bạn thực sự thực hiện các giải pháp và cải tiến kết quả.
Mẹo:
Phân tích kết quả và phản hồi hiện tại trong phiên họp có thể tốt. Phản hồi nhanh chóng và có kế hoạch có thể rất ấn tượng và mạnh mẽ, vì thế giúp mọi người biết rằng sự kiện của bạn đã thành công.
Tuy nhiên, đừng để mọi người xung quanh nhàn rỗi trong khi bạn xem xét lại phản hồi.
