Tưởng tượng bạn làm việc trong bộ phận nhân sự, gần đây bạn phải xử lý rất nhiều vấn đề.
Hôm nay là một ngày dài. Bây giờ, bạn đang gặp “khách hàng” cuối cùng trước khi về nhà. Khi lắng nghe câu chuyện của người này, bạn bắt đầu căng thẳng. Bạn thấy mình đang tránh nhìn trực tiếp vào mắt cô ấy và cảm thấy bản thân không có cảm xúc. Bạn không muốn nghe những lời phàn nàn mà thay vào đó chỉ muốn kết thúc cuộc nói chuyện.
Thay vì thể hiện sự thất vọng với người này, hãy xin lỗi và yêu cầu nghỉ ngơi năm phút. Ra ngoài để đi bộ nhanh, hít thở sâu và dừng lại uống nước. Khi quay lại văn phòng, hãy mỉm cười và sẵn sàng giúp đỡ cô ấy.
Hầu hết mọi người đều trải qua một số mức độ căng thẳng trong công việc. Nhưng nếu hiểu những căng thẳng phổ biến nhất và biết cách phát hiện ra chúng, bạn có thể kiểm soát tốt hơn. Điều này giúp bạn làm việc hiệu quả, xây dựng mối quan hệ tốt hơn và sống một cuộc sống khỏe mạnh.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu 4 loại căng thẳng phổ biến và thảo luận xem làm thế nào có thể quản lý chúng hiệu quả hơn.
Mục lục
Bốn loại căng thẳng phổ biến
Tiến sĩ Karl Albrecht, chuyên gia tư vấn quản lý và diễn giả tại California, là người tiên phong trong việc phát triển khóa đào tạo giảm thiểu căng thẳng cho các doanh nhân. Ông xác định 4 loại căng thẳng phổ biến trong cuốn sách năm 1979 của mình: “Stress and the Manager.”
Những loại căng thẳng phổ biến của Albrecht là:
- Căng thẳng thời gian.
- Căng thẳng trước.
- Căng thẳng do tình huống
- Căng thẳng liên quan đến việc gặp gỡ
Chúng ta hãy xem từng loại căng thẳng một cách chi tiết và thảo luận xem làm thế nào có thể xác định và đối phó với từng loại.
1. Căng thẳng thời gian
Bạn trải qua căng thẳng thời gian khi bạn lo lắng hoặc cảm thấy thiếu thời gian. Bạn lo lắng về số lượng công việc phải làm, sợ rằng mình sẽ không đạt được điều gì đó quan trọng. Bạn có thể cảm thấy bị mắc kẹt, không vui hoặc thậm chí vô vọng.
Ví dụ thường thấy khi gặp căng thẳng thời gian là lo lắng về thời hạn hoặc vội vã để tránh bị muộn họp.
Quản lý căng thẳng thời gian
Căng thẳng thời gian là một trong những loại căng thẳng phổ biến nhất mà chúng ta trải qua. Cần phải học cách quản lý loại căng thẳng này nếu bạn muốn làm việc hiệu quả trong một tổ chức bận rộn.
Đầu tiên, hãy học kỹ năng quản lý thời gian tốt. Bạn có thể sử dụng To-Do Lists hoặc nếu phải quản lý nhiều dự án đồng thời, hãy sử dụng chương trình hành động.
Tiếp theo, đảm bảo bạn dành đủ thời gian cho những ưu tiên quan trọng. Không may là bạn rất dễ bị mắc kẹt với những nhiệm vụ có vẻ cấp bách nhưng có ít tác động đến mục tiêu tổng thể. Điều này có thể khiến bạn cảm thấy kiệt sức hoặc cảm thấy mình làm việc cả ngày nhưng không làm được việc gì có ý nghĩa.
Nhiệm vụ quan trọng thường là những nhiệm vụ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình, làm việc với chúng là cách sử dụng thời gian tốt hơn. Bài viết Nguyên tắc khẩn cấp/quan trọng của Eisenhower sẽ giải thích cho bạn làm thế nào để cân bằng giữa nhiệm vụ cấp bách và quan trọng, bài viết sắp xếp ưu tiên giúp bạn phân biệt nhiệm vụ nào mình cần tập trung và nhiệm vụ nào có thể trì hoãn.
Nếu bạn thường cảm thấy mình không có đủ thời gian để hoàn thành tất cả công việc, hãy học cách tạo thêm thời gian trong ngày. Có nghĩa là đến sớm hoặc làm việc muộn để có thời gian yên tĩnh tập trung. Bạn cũng nên sử dụng khoảng thời gian làm việc năng suất nhất cho nhiệm vụ quan trọng nhất – bởi vì thời điểm này là lúc bạn đang làm việc hiệu quả hơn, nó giúp bạn làm được nhiều hơn với thời gian mình có.
Ví dụ: nếu làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, hãy lên lịch những công việc cần tập trung nhất trong thời gian này. Bài viết Thời điểm bạn làm việc tốt nhất trong ngày là khi nào? giúp bạn tìm hiểu làm thế nào để ưu tiên nhiệm vụ và lên lịch trình thực hiện chúng trong khoảng thời gian hiệu quả nhất trong ngày. Bạn có thể thực hiện những nhiệm vụ ít quan trọng, như kiểm tra email, khi năng lượng giảm xuống.
Ngoài ra, hãy đảm bảo bạn lịch sự nhưng quyết đoán về việc nói “không” với những nhiệm vụ mà mình không thể thực hiện.
2. Căng thẳng trước
Căng thẳng trước mô tả những căng thẳng mà bạn trải qua liên quan đến tương lai. Đôi khi, loại căng thẳng này được tập trung vào một sự kiện cụ thể, chẳng hạn như bài thuyết trình sắp tới. Tuy nhiên, căng thẳng này có thể trở nên mơ hồ và không xác định được, chẳng hạn như cảm giác sợ hãi về tương lai hay lo lắng rằng mình sẽ phạm sai lầm.
Quản lý căng thẳng trước
Vì loại căng thẳng này dựa trên tương lai nên hãy bắt đầu bằng việc nhận ra sự kiện mà bạn đang sợ hãi không giống tưởng tượng. Sử dụng kỹ thuật hình dung tích cực để tưởng tượng tình hình đang đi đúng hướng.
Nghiên cứu cho thấy tâm trí bạn thường không thể nhận ra sự khác biệt giữa tình huống mà bạn hình dung lặp đi lặp lại nhiều lần với sự thật xảy ra.
Những kỹ thuật khác – như thiền – sẽ giúp bạn phát triển khả năng tập trung vào những điều đang xảy ra ở hiện tại chứ không phải trong tương lai. Hãy cân nhắc dành thời gian hằng ngày – thậm chí chỉ cần 5 phút để thiền.
Căng thẳng trước có thể là kết quả của sự thiếu tự tin. Ví dụ: bạn có thể căng thẳng khi nghĩ đến bài thuyết trình tuần tới vì sợ rằng mình trình bày không thú vị. Thông thường, giải quyết những lo ngại cá nhân một cách trực tiếp sẽ làm giảm căng thẳng. Trong ví dụ này, nếu dành thêm thời gian để thực hành và chuẩn bị cho những câu hỏi khó, bạn sẽ cảm thấy mình chuẩn bị tốt hơn cho sự kiện.
Cuối cùng, hãy học cách vượt qua nỗi sợ thất bại: bằng cách lập kế hoạch dự phòng và phân tích tất cả kết quả có thể có, bạn sẽ có ý tưởng rõ ràng hơn về những điều có thể xảy ra trong tương lai. Điều này giúp bạn giảm nỗi sợ thất bại và kiểm soát sự kiện.
3. Căng thẳng do tình huống
Bạn trải qua căng thẳng tình huống khi gặp phải tình huống đáng sợ mà bản thân không thể kiểm soát được. Đó có thể là trường hợp khẩn cấp. Phổ biến hơn là tình huống liên quan đến xung đột. Ví dụ, bị sa thải hoặc phạm sai lầm trước mặt nhóm.
Quản lý căng thẳng do tình huống
Loại căng thẳng này thường xuất hiện đột ngột, ví dụ, bạn có thể bị rơi vào tình huống hoàn toàn không lường trước được. Để quản lý nó tốt hơn, hãy học cách tự nhận thức bản thân. Có nghĩa là nhận ra những dấu hiệu về thể chất và tinh thần ”tự động” mà cơ thể bạn có khi gặp áp lực.
Ví dụ: tưởng tượng rằng cuộc họp bạn đang tham dự đột nhiên biến thành trận cãi vã giữa các thành viên trong nhóm. Phản ứng tự nhiên của bạn là lo lắng. Dạ dày thắt lại và cảm thấy khó chịu. Bạn thu mình lại và nếu ai đó hỏi ý kiến, bạn sẽ không biết phải nói gì.
Xung đột là một trong những nguồn gốc chính của loại căng thẳng này. Học kỹ năng giải quyết xung đột hiệu quả giúp bạn chuẩn bị tốt nhằm đối phó với căng thẳng xung đột khi nó phát sinh. Tìm hiểu xem làm sao quản lý xung đột trong cuộc họp cũng rất quan trọng vì giải quyết xung đột nhóm có thể khác với giải quyết vấn đề cá nhân.
Mọi người phản ứng với căng thẳng tình huống theo cách khác nhau, điều quan trọng là bạn phải hiểu được cả triệu chứng về thể chất lẫn tinh thần của loại căng thẳng này, từ đó có thể quản lý chúng một cách thích hợp. Ví dụ, nếu khuynh hướng tự nhiên của bạn là rút lui về cảm xúc, hãy học cách đưa ra quyết định nhanh chóng và giao tiếp tốt hơn trong những tình huống này. Nếu phản ứng tự nhiên của bạn là tức giận, hãy học cách quản lý cảm xúc của mình.
4. Căng thẳng liên quan đến việc gặp gỡ
Căng thẳng liên quan đến việc gặp gỡ xoay quanh mọi người. Bạn gặp phải căng thẳng khi lo lắng về việc tương tác với một người hoặc một nhóm người nhất định – bạn có thể không thích họ hoặc nghĩ rằng họ không thể đoán trước được.
Căng thẳng này cũng có thể xảy ra nếu vai trò của bạn liên quan nhiều tới tương tác cá nhân với khách hàng, đặc biệt nếu nhóm người đó đang trong tình trạng không ổn. Ví dụ, bác sĩ và nhân viên xã hội có tỷ lệ gặp căng thẳng cao vì họ thường làm việc với những người cảm thấy không ổn hoặc đang rất buồn.
Loại căng thẳng này cũng xuất phát từ “tình trạng quá tải khi tiếp xúc”: khi bạn cảm thấy quá tải hoặc muốn thoát khỏi việc tương tác với quá nhiều người.
Quản lý căng thẳng liên quan đến việc gặp gỡ
Bởi vì căng thẳng này tập trung hoàn toàn vào con người nên bạn có thể quản lý nó tốt hơn bằng cách sử dụng kỹ năng mềm.
Bạn nên bắt đầu bằng việc phát triển trí tuệ cảm xúc. Trí tuệ cảm xúc là khả năng nhận ra cảm xúc, mong muốn và nhu cầu của chính mình và của người khác. Đây là một kỹ năng quan trọng giúp bạn tương tác với người khác và xây dựng mối quan hệ tốt.
Biết được lúc nào bản thân sắp đạt đến giới hạn tương tác trong ngày rất quan trọng. Mỗi người có một triệu chứng khác nhau khi gặp phải căng thẳng này, nhưng thông thường một người thường thu mình và làm việc một cách máy móc. Triệu chứng phổ biến khác là trở nên cáu kỉnh, lạnh lùng hoặc không tương tác với người khác. Khi bắt đầu gặp phải những triệu chứng trên, hãy làm bất cứ điều gì để được nghỉ ngơi. Đi bộ, uống nước và hít thở sâu.
Thấu cảm là một kỹ năng có giá trị giúp bạn đối phó với loại căng thẳng này bởi nó cho phép bạn nhìn nhận vấn đề từ quan điểm của người khác. Nó mang đến cho bạn hiểu biết lớn hơn và giúp bạn giao tiếp nhằm giải quyết cảm xúc, mong muốn và nhu cầu của người khác.
Chú ý 1:
Cáu kỉnh cũng là triệu chứng của kiệt sức. Nếu bạn là người nhiệt tình, chăm chỉ, cam kết, hãy đảm bảo rằng theo dõi chính mình và đưa ra hành động để tránh nó.
Chú ý 2:
Những kỹ thuật mà chúng tôi đề cập đến trong bài viết này có thể giúp bạn quản lý và vượt qua căng thẳng. Tuy nhiên, căng thẳng có thể gây ra những vấn đề sức khoẻ nghiêm trọng. Bạn nên đến gặp chuyên gia sức khoẻ nếu lo lắng căng thẳng đang ảnh hưởng đến sức khoẻ của mình.
Những điểm chính
Bác sĩ Karl Albrecht đã công bố mô hình về bốn loại căng thẳng phổ biến trong cuốn sách năm 1979 của ông, “Stress and the Manager”. Đó là:
- Căng thẳng thời gian.
- Căng thẳng trước mắt.
- Căng thẳng do tình huống
- Căng thẳng liên quan đến việc gặp gỡ
Mặc dù mọi người trải qua những triệu chứng thể chất và tinh thần khác nhau khi gặp căng thẳng nhưng hiểu làm thế nào để phản ứng lại với từng loại căng thẳng vẫn rất quan trọng. Khi nhận ra loại căng thẳng mình đang gặp phải, bạn có thể quản lý nó hiệu quả hơn.
