Ngọc đang bị stress nặng nề. Cô ấy mới đảm nhiệm một vai trò mới, và ngay lập tức bị tắt điện bởi một đống vấn đề. Cô không nhận được bất cứ sự bàn giao công việc nào từ người tiền nhiệm, do đó cô không biết làm sao để có được thông tin về nhiệm vụ, dự án mà mình cần chịu trách nhiệm.
Như một kết quả tất yếu, cô bị trễ hàng loạt deadline, và cô không biết nên nói chuyện với ai về những dự án quan trọng. Thực tế, công việc của đồng nghiệp cũng bị ảnh hưởng nặng nề bởi họ đang cố gắng trợ giúp cô ấy. Hậu quả là cả team rơi vào tình thế “ngàn cân treo sợi tóc“.
Bạn sẽ học được cách xử lý tình huống này triệt để bằng việc tổ chức và bàn giao công việc hiệu quả cho ai đó trong nhóm, hay thậm chí cho chính vai trò của bạn sau khi đọc xong bài viết này.
Mục lục
Bàn giao công việc là làm gì?
Nhân sự mới trong một tổ chức cần những thông tin rõ ràng về nhiệm vụ, trách nhiệm của họ và cách xử lý chúng.
Đối với những người định rời đi, họ cần phải bàn giao lại công việc một cách chính xác cho người thay thế. Và trách nhiệm của bạn với tư cách là người quản lý là đảm bảo mọi khoảng trống thông tin đều được lấp đầy và thành viên mới được tóm tắt đầy đủ khi họ tham gia.
Việc chuyển giao thành công nhất chia sẻ cả thông tin thực tế và chủ quan – chẳng hạn như nên tìm tới ai để nhận được sự trợ giúp cụ thể, hay điểm mạnh, điểm yếu của những thành viên khác trong nhóm và những điều kỳ quặc của khách hàng chính.
Loại “thông tin chi tiết” này giúp một nhân sự mới nhanh chóng nắm quyền sở hữu vai trò và trách nhiệm của cô ấy.
Làm thế nào để bàn giao công việc hiệu quả?
Có 5 nguyên tắc bàn giao công việc cho nhân sự mới, bạn hãy thực hiện theo các bước phía dưới.
1. Cập nhật mô tả công việc:
Trước tiên, hãy đảm bảo có một bản mô tả công việc chính xác, và kiểm tra với những người giữ việc trước đó – hoặc với những người khác làm cùng một công việc – để đảm bảo rằng điều này mô tả rõ vai trò. Nó nên bao gồm các nhiệm vụ chính, các KPI chính và mục đích của công việc.
Tiếp theo, nghĩ về các kỹ năng mà nhân sự mới sẽ cần, chẳng hạn như cách sử dụng phần mềm nội bộ. Thêm chúng vào mô tả công việc, để anh ta có thể chịu trách nhiệm về sự phát triển của chính mình ngay từ đầu.
Thành viên mới cần cập nhật bản mô tả công việc cho những người anh ấy sẽ quản lý. Điều này giúp anh ta đặt vai trò của mình vào bối cảnh, và nó cũng sẽ trấn an bạn rằng các nhiệm vụ chính đều được kiểm soát.
2. Chuẩn bị thông tin công việc:
Đảm bảo nhân sự mới có thông tin chi tiết về vai trò của cô ấy. Tốt nhất, những thông tin này nên được biên soạn bởi người tiền nhiệm của cô.
Thông tin nên bao gồm:
- Một danh sách các deadline cần thiết mà người mới cần phải đáp ứng.
- Chi tiết các trách nhiệm hàng ngày. (Bạn có thể áp dụng kỹ thuật DILO để làm điều này).
- Thông tin về mọi dự án hiện tại mà nhân sự mới sẽ chịu trách nhiệm. Điều này nên bao gồm các mục tiêu của dự án và kết quả mong đợi, các bên liên quan, tiến độ hiện tại và ngày hoàn thành dự kiến. Ngoài ra, hãy cung cấp các thông tin sâu hơn về dự án, ví dụ như tại sao nó được đưa vào hoạt động, và những lợi ích mong đợi là gì. (Những điều này có thể được thể hiện trong bản điều lệ dự án.)
- Danh sách các khách hàng chính và địa chỉ liên hệ, cùng với các yêu cầu chi tiết của họ và những lý do quan trọng nhất của họ khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
- Chi tiết liên lạc với các đồng nghiệp quan trọng và ghi chú về trách nhiệm của họ.
- Lưu ý về bất kỳ vấn đề nào có khả năng xảy ra và cách người nắm giữ công việc hiện tại đã giải quyết chúng trong quá khứ.
- Chi tiết về giao dịch, giảm giá hoặc hợp đồng với nhà cung cấp, cùng với bất kỳ điều khoản hoặc hiểu biết đặc biệt nào mà tổ chức của bạn có với họ.
- Thông tin bổ sung về những người mà người mới sẽ quản lý, ví dụ như kế hoạch phát triển cá nhân, điểm mạnh và điểm yếu.
- Lưu ý về các quy trình, file, và thông tin đăng nhập cụ thể mà đồng nghiệp mới sẽ cần.
Lưu ý:
Bạn cũng nên đảm bảo rằng các tài liệu quan trọng, như hợp đồng và thư từ được nộp đúng trước khi nhân sự mới bắt đầu công việc. Bằng cách đó, cô ấy sẽ có thể tìm thấy thông tin cơ bản một cách nhanh chóng.
3. Lên kế hoạch cho tuần đầu tiên của nhân sự mới:
Hãy chắc chắn rằng nhân sự mới của bạn có một sự khởi đầu thích hợp. Điều này sẽ giúp anh ta đáp ứng kỳ vọng tốt hơn. Cung cấp các thông tin cơ bản, chẳng hạn như lịch sử công ty, các hệ thống quản trị và các quy trình an toàn.
Biên soạn một gói các tài liệu hữu ích, như sổ tay công ty, mô tả công việc, danh sách vai trò của đồng nghiệp và các chi tiết liên lạc – tất cả điều này cung cấp ngữ cảnh cho thông tin được cung cấp trong giai đoạn bắt đầu.
Cuối cùng, viết xuống các lưu ý về các chủ đề mà bạn muốn xem lại với nhân sự mới và dành thời gian để kiểm soát tất cả các chủ đề đó. Nhớ rằng quá nhiều thông tin sẽ khiến bạn và nhân sự mới tẩu hỏa nhập ma, vì thế hãy dùng chiến lược “mưa dầm thấm lâu“.
Mẹo:
Thông báo trước cho các thành viên trong nhóm, khách hàng và các bên liên quan về nhân sự mới. Và khi thích hợp, hãy thiết lập các cơ hội để họ gặp nhau.
4. Hướng dẫn trực tiếp từ người tiền nhiệm:
Nếu có thể, hãy để cho nhân sự mới “cắp sách” theo người tiền nhiệm trong vài ngày. Khuyến khích cô ấy thực hiện một số công việc thay vì chỉ đứng xem; điều này sẽ giúp cô áp dụng các kỹ năng mới vào ngữ cảnh cụ thể, và sử dụng nó sau này.
Tất nhiên, không phải lúc nào cũng có cơ hội để nhân sự mới “cắp sách” – ví dụ như người tiền nhiệm đã “chuồn” khỏi công ty rồi thì sao?
Trong tình huống này, bạn cần phải có một quy trình bàn giao công việc rõ ràng và quan sát nhân sự mới để đảm bảo rằng cô ấy đang thành công trong vai trò của mình. Thường xuyên dành thời gian của bạn để trả lời các câu hỏi của cô ấy, và sử dụng Thang Thẩm quyền để suy nghĩ về những khoảng trống cô có thể có trong kiến thức của mình.
Mẹo:
Về lâu dài, nhân sự được “đào tạo chéo” sẽ cực kỳ lợi ích để nhận thêm vai trò và trách nhiệm nếu có bất cứ sự vắng mặt đột ngột nào của nhân sự trong tổ chức. Đào tạo chéo tạo ra lực lượng lao động linh hoạt hơn và giúp mọi người xây dựng các kỹ năng mới và tự tin hơn.
5. Chia sẻ thông tin đội nhóm:
Các thành viên trong đội nhóm sẽ phát triển kiến thức chuyên sâu về công việc, khách hàng và ngành của họ. Nhân sự mới sẽ cần truy cập những thông tin này, vì vậy hãy làm những gì bạn có thể để giúp anh ấy tìm hiểu nó. Soạn sẵn một bộ email bàn giao công việc sẽ giúp bạn có được ấn tượng rất tốt với hậu bối.
Nếu có khoảng trống, hãy xử lý chúng trước khi nhân sự mới bắt đầu làm việc.
Khi nhân sự mới tiến triển, hãy khuyến khích anh ta đóng góp thông tin của riêng mình, và tìm cách để đảm bảo rằng nó được chia sẻ và cập nhật thường xuyên.
Những điểm chính
Tình huống bàn giao công việc sẽ xảy ra khi người quản lý hoặc người giữ vai trò trước đó chuyển thông tin chi tiết về vai trò của mình cho một nhân sự mới. Bạn sẽ cần phải tổ chức bàn giao công việc hiệu quả nếu ai đó đi nghỉ dài hạn hoặc bỏ việc.
Đảm bảo rằng bạn cung cấp cho nhân sự mới đầy đủ thông tin và báo cáo chi tiết về vai trò, bao gồm lý do tại sao nó tồn tại, những gì cô ấy sẽ cần để đạt được và cách thức.
Chuẩn bị trước là điều cần thiết. làm việc chặt chẽ với người tiền nhiệm, và đặc biệt, đảm bảo rằng việc bàn giao bao gồm “thông tin chi tiết”, chẳng hạn như chi tiết và các liên hệ quan trọng và nhà cung cấp hữu ích mà thành viên nhóm hiện có đã xây dựng.
Điều này sẽ cho nhân sự mới của bạn mọi cơ hội thành công trong vai trò mới của cô ấy.
Suy cho cùng, nhân sự mới bắt kịp công việc chung của đội nhóm thì bạn sẽ được lợi ích gì? Câu hỏi này chắc bạn là người biết rõ đáp án nhất.
