Còn 5 phút trước giờ họp, anh CEO quay sang hỏi tôi:
- Sau 16 năm làm về quản lý hiệu suất, em rút ra cho anh, điều gì là quan trọng nhất?
Tôi giật mình, vì đây là một câu hỏi sâu sắc. Vừa phải trả lời ngắn gọn (chỉ còn 5 phút nữa là họp rồi), vừa phải nêu bật được yếu tố quan trọng nhất!
Đó là vào năm 2021, khi tôi vào tư vấn hệ thống quản lý hiệu suất cho một doanh nghiệp… “Mình cần kéo dài thời gian để suy nghĩ“, tôi nghĩ thầm và trả lời:
- Có phải anh muốn biết yếu tố quan trọng nhất trong quản lý hiệu suất!?
- Đúng vậy! Anh muốn tập trung vào một keyword (một từ khóa) thôi.
- Vâng! Yếu tố quan trọng nhất…
10 giây là khoảng thời gian của ba câu nói trên, cùng lúc đó… Ở bên trong, não của tôi đang tận dụng thời gian để chạy hết công suất, mồ hôi bắt đầu lấm tấm ở trên trán:
Điều gì là quan trọng nhất ư!?
- BSC, KPI hay OKR?
- Lãnh đạo hay hệ thống?
- Quy trình hay con người?
- Kỹ năng hay động lực?
- …
Cuối cùng, tôi cũng phải đưa ra câu trả lời:
- Vâng! Yếu tố quan trọng nhất là… “Tư duy đúng”!
- Em nói cụ thể hơn đi…
Tư duy #1: Đòn bẩy hơn nguồn lực.
Năm 2015, tôi tư vấn KPI cho hai công ty, tổng kết năm cùng đạt 29 tỷ doanh thu. Nhưng vấn đề là:
- Một công ty có 56 người,
- Còn công ty kia chỉ có 8 người.
Đòn bẩy giúp bạn đạt được cùng một kết quả, nhưng với ít nguồn lực hơn.
Năm 2018, tôi tư vấn OKR cho một công ty có 5 team kinh doanh hoạt động độc lập (7-8 người một team). Tổng kết quý:
- Có một team đạt gần 1 triệu đô doanh thu,
- Cao hơn 500% so với các team còn lại.
Đòn bẩy giúp bạn với cùng một nguồn lực, nhưng đạt được kết quả cao hơn hẳn.
Trải qua nhiều tình huống tương tự ở nhiều doanh nghiệp, hết lần này đến lần khác, tôi nhận ra rằng:
- “Đòn bẩy luôn quan trọng hơn nguồn lực”.
- Hiệu suất cao đến từ phương pháp, từ cách làm thông minh hơn, chứ không đến từ việc có nhiều nguồn lực hơn.
Tư duy #2: Hiệu suất nhóm hơn hiệu suất cá nhân.
Năm 2008, lần đầu tiên tôi được tiếp cận với thứ gọi là KPI và đánh giá hiệu suất cá nhân. Từ đó, trong khoảng hơn 10 năm, tôi coi KPI như thần thánh!
Bởi vì, cứ áp dụng KPI ở đâu, là ở đó hiệu suất được cải thiện.
Năm 2016, tôi biết tới Stacey Barr, chuyên gia nổi tiếng thế giới về KPI, nói rằng:
- “Dùng KPI để đánh giá nhân viên là giới hạn lớn nhất của hiệu suất.”
Sau đó, tôi nhận được thông tin về Peter Drucker (người tạo ra phương pháp MBO và đánh giá nhân viên vào năm 1954). Ông ấy đã chính thức thừa nhận vào năm 2000 rằng:
- “Việc sử dụng KPI để đánh giá nhân viên đã không còn phù hợp“.
Cái gì? Người tạo ra nó, giờ lại phủ nhận nó ư!? Tại sao vậy!?
Tôi không thể chấp nhận được hai thông tin này, bởi vì 10 năm qua, tôi đang thần tượng KPI, coi nó như một công cụ thần thánh để quản lý hiệu suất.
Nhưng rồi OKR xuất hiện, tôi sử dụng OKR và hiểu ra tất cả! Bởi vì:
- OKR tập trung vào “Hiệu suất nhóm”
- KPI tập trung vào “Hiệu suất cá nhân”
16 năm sử dụng KPI và OKR, đủ thời gian để trải nghiệm và so sánh, tôi nhận ra rằng: “Tiềm năng của hiệu suất cá nhân, không bao giờ, bằng tiềm năng của hiệu suất nhóm.”
Bởi vì:
- Cá nhân luôn có điểm mạnh, điểm yếu. Dù giỏi đến mấy, thì hiệu suất cũng có giới hạn.
- Còn đội nhóm nếu có sự “đồng tâm, hiệp lực”, thì hiệu suất sẽ cao hơn rất nhiều. Hầu hết các kết quả đột phá được tạo ra từ đội nhóm (không phải cá nhân).
Đây chính là tư duy quan trọng #2: “Hiệu suất nhóm hơn hiệu suất cá nhân”.
Vấn đề là không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách phát huy hiệu suất nhóm. Teamwork trở thành câu nói cửa miệng, quen thuộc đến nỗi, các nhà quản lý không còn hiểu bản chất của nó nữa.
Tư duy #3: Hệ thống hơn con người.
Về dài hạn, hiệu suất của hệ thống luôn tốt hơn hiệu suất con người. Bởi vì:
Nếu tổ chức hoặc đội nhóm phụ thuộc vào một vài cá nhân, khi những cá nhân này nghỉ việc thì sao? Hay đơn giản là họ nghỉ ốm 1 tuần thì sao?
Đó là lý do các doanh nghiệp cần xây dựng Hệ thống Quản lý hiệu suất, khi có hệ thống, sự phụ thuộc vào một vài cá nhân sẽ được giảm thiểu. Đặc biệt, nếu hệ thống được xây dựng tốt, sẽ tạo ra sự “đồng tâm, hiệp lực”, là yếu tố quan trọng của một tổ chức hiệu suất cao.
Cuối cùng:
Bối cảnh và tình huống ở mỗi doanh nghiệp là khác nhau, nhưng để trở thành một tổ chức hiệu suất cao, bạn hãy tham khảo 3 tư duy quan trọng này:
- Tư duy #1: Đòn bẩy hơn nguồn lực.
- Tư duy #2: Hiệu suất nhóm hơn hiệu suất cá nhân.
- Tư duy #3: Hệ thống hơn con người.
