Làm thế nào xây dựng một Hệ thống quản trị nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp?

Trong bài viết này, tôi hướng dẫn bạn, cách sử dụng Mô hình Lean-HR để thiết kế Hệ thống quản trị nhân sự Tinh gọn và Hiệu quả.

Mục lục

Case study #1: Setup hệ thống quản trị nhân sự

Đầu tiên, hãy cùng phân tích tình huống sau đây:

Năm 2016, tôi nhận lời tư vấn xây dựng hệ thống quản trị nhân sự cho một doanh nghiệp (đang tăng trưởng nóng) từ 18 tăng lên 200 nhân sự. Anh CEO chia sẻ:

Do công ty tách ra nhiều phòng/ban, nên mọi người không còn gắn kết và hợp tác như lúc công ty còn nhỏ, thậm chí xung đột – mâu thuẫn lẫn nhau.
Quản lý cấp trung thì anh đưa các bạn có chuyên môn cứng lên thôi, chứ kinh nghiệm quản lý chưa có, nên nhiều nhân viên bất mãn và nghỉ việc…

Anh định giải quyết vấn đề này thế nào? (tôi hỏi)

Công ty không thể phụ thuộc vào một vài cá nhân như trước nữa. Cách này không đi xa được! Anh nghĩ bây giờ phải quản trị bằng hệ thống…

Bạn nghĩ sao?

Nếu công ty có 200 người (kế hoạch năm nay tăng lên 300) mà hiện trạng hệ thống nhân sự còn thô sơ. Bạn sẽ xây dựng hệ thống như thế nào? Làm việc gì đầu tiên?

Lúc đó, tôi chia thành 3 giai đoạn để triển khai hệ thống, bắt đầu từ:

Giai đoạn 1: Chuẩn hóa Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, mô tả công việc và quy trình nghiệp vụ của các bộ phận.
Giai đoạn 2: Xây dựng hệ thống Quản lý hiệu suất KPI và đánh giá nhân viên.
Giai đoạn 3: Xây dựng hệ thống Lương 3P và Khung năng lực.

Theo bạn thì lộ trình này có hợp lý với công ty 200 người không?

Tại sao tôi lại lựa chọn 5 nghiệp vụ nhân sự này (mà không phải là các nghiệp vụ khác)?

Thú thật, lúc đó, tôi chỉ làm theo thói quen… chứ chẳng có mục tiêu gì to tát đâu!

Bởi vì, theo kinh nghiệm triển khai cho nhiều tổ chức, tôi thấy cách làm này có hiệu quả. Nó giống như một công thức thành công, một thói quen kinh nghiệm, cứ thế áp dụng!

Bạn có đang làm như thế không?

Sau này, tôi mới biết là tôi đang áp dụng mô hình “HR Chức năng”. Đôi khi, chúng ta sử dụng nó, nhưng không biết nó!

Bây giờ, hãy tìm hiểu về:

Mô hình HR Chức năng

Mô hình HR Chức năng là một phương pháp quản lý, dựa trên các chức năng nhân sự, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực của tổ chức.

Hiện nay, mô hình HR chức năng đã có nhiều cải tiến (do học hỏi từ các mô hình HR hiện đại hơn), nhưng về bản chất thì:

Mô hình này coi con người là một nguồn lực đầu vào của hoạt động kinh doanh. Trách nhiệm của HR chức năng là khai thác và phát huy tối đa hiệu quả của nguồn lực đầu vào này.

Khi xây dựng hệ thống quản trị nhân sự theo mô hình HR chức năng, chúng ta thường:

Bắt đầu bằng việc thiết kế cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và mô tả công việc.
Sau đó, xây dựng các quy trình nhân sự như tuyển dụng, chấm công tính lương, đánh giá, đào tạo… để đáp ứng các yêu cầu nhân sự của tổ chức và của các bộ phận.

Ngoài ra, chúng ta xây dựng hệ thống KPI, Khung năng lực, Lương 3P… là nền tảng để các quy trình nhân sự đạt hiệu quả cao hơn!

Cơ cấu tổ chức của Bộ phận nhân sự, vì vậy, cũng được chia theo các chức năng này:

Câu hỏi đặt ra là:

Mô hình HR Chức năng có hiệu quả không?

Có chứ!

Quay trở lại với tình huống nêu trên. Sau 2 năm áp dụng, tôi hỏi anh CEO:

Anh thấy công ty bây giờ vận hành thế nào?
Có hệ thống, nên các bộ phận cứ thế chạy theo KPI và quy trình. Anh cũng yên tâm và nhàn hơn rồi! (anh mỉm cười và trả lời)

Tôi thì không vui lắm, khi nhìn vào các quy trình, quy định của công ty. Bởi vì, so với ban đầu, hệ thống đang có xu hướng trở nên cồng kềnh và có thêm nhiều thủ tục nhân sự khá rờm rà.

Ưu điểm của HR Chức năng		Nhược điểm của HR Chức năng
Tiết kiệm chi phí (trong ngắn hạn) nhờ khai thác hiệu quả nguồn nhân lực.		Tập trung vào “khai thác”, khiến tổ chức gặp khó khăn trong việc thu hút, gắn kết và phát triển nhân tài.
Phân công vai trò, trách nhiệm rõ ràng theo các chức năng và quy trình nhân sự.		Có thể tạo ra các “silo” (phân mảnh), chức năng nào chạy theo quy trình đó, làm suy giảm khả năng liên kết để tác động tới hiệu quả kinh doanh chung của tổ chức.
Phát triển kiến thức chuyên môn nhanh chóng do nhân sự chỉ tập trung vào một chức năng.		Gặp khó khăn trong việc giao tiếp và hợp tác giữa các chức năng. Có xu hướng trở nên cồng kềnh với nhiều thủ tục.
Dễ kiểm soát và dễ vận hành.		Thiếu sự linh hoạt để thích ứng với nhu cầu kinh doanh và nhu cầu lực lượng lao động ngày càng đa dạng và thay đổi nhanh.

Đặt trong bối cảnh kinh doanh hiện đại (yêu cầu tốc độ và sự linh hoạt) thì nhược điểm lớn nhất của mô hình HR Chức năng là:

Khi tổ chức phát triển, quy mô càng lớn, thì càng có xu hướng phát sinh nhiều chức năng, thủ tục, quy trình, quy định… điều này khiến hệ thống dần trở nên cồng kềnh và chậm chạp.

Nếu đang áp dụng mô hình HR chức năng, bạn nhớ cẩn thận, để hạn chế xu hướng này!

Case study #2: Nâng cao hiệu quả của hệ thống quản trị nhân sự

Tiếp theo, hãy cùng phân tích tình huống số 2 như sau:

Năm 2018, một Trưởng phòng nhân sự liên hệ và nhờ tôi tư vấy xây dựng hệ thống đãi ngộ. Đây là một doanh nghiệp mà hệ thống quản trị nhân sự khá đầy đủ: Có KPI, có Lương 3P, có Khung năng lực…

Chị muốn xây dựng lại hệ thống đãi ngộ để giữ người và tăng động lực làm việc cho cán bộ nhân viên.
Mọi người nghỉ việc nhiều à chị? (tôi hỏi)
Không! Nhân sự bên chị tương đối ổn định. Thu nhập ở mức khá so với mặt bằng, nhưng chị muốn tuyển người giỏi hơn (cho một số vị trí chủ chốt), nên cần hệ thống đãi ngộ cạnh tranh hơn.

Bạn nghĩ sao? Trong tình huống này, bạn sẽ giải quyết vấn đề như thế nào?

Tôi hỏi thêm:

Năng lực nhân sự hiện tại không đáp ứng được yêu cầu à chị?
Thực ra, trước đây chị đã xin cơ chế riêng để tuyển 2 – 3 lượt rồi. Nhưng người mới về vẫn không đáp ứng được kỳ vọng (không đạt KPI) nên lại nghỉ.
2 – 3 lượt người, mà chị đã tuyển, năng lực có tốt không?
Chuyên môn rất tốt! Thậm chí, họ còn có thương hiệu cá nhân trong ngành.

Bây giờ, bạn nghĩ sao? Vấn đề thực sự là gì?

Trong quản trị nhân sự, đây là một trong những vấn đề phức tạp, mà mô hình HR Chức năng rất khó giải quyết (thậm chí, không thể giải quyết). Bởi vì:

Mô hình HR Chức năng thường tiếp cận vấn đề theo từng chức năng riêng lẻ. Ví dụ trong tình huống này, giải pháp của HR Chức năng có thể là:

Xây dựng lại hệ thống đãi ngộ (để thu hút nhân tài).
Hoặc chỉnh sửa lại hệ thống tuyển dụng (để tuyển người phù hợp với văn hóa).

Nhưng cả hai phương án này đều không giải quyết được triệt để vấn đề.

Đối với các vấn đề nhân sự phức tạp, đòi hỏi một giải pháp tổng thể, giải quyết cùng lúc nhiều yếu tố hơn! Đây chính là hạn chế của mô hình HR Chức năng.

Vì vậy, chúng ta cần các mô hình nhân sự hiện đại hơn.

Mô hình Lean-HR: Tinh gọn & Hiệu quả

Ghi chú: Nếu chưa đọc, bạn hãy đọc bài viết này “Ma trận Giá trị – Hiệu suất: Công cụ đo lường thành công của hệ thống quản trị nhân sự“.

Thay vì tiếp cận theo “chức năng nhân sự”, mô hình Lean-HR tiếp cận theo “mục tiêu”. Lean-HR có 2 mục tiêu lớn:

Gia tăng giá trị cho nhân viên.
Nâng cao hiệu suất của tổ chức.

Ví dụ trong tình huống nêu trên, phương án ban đầu (xây dựng lại hệ thống đãi ngộ) chính là giải pháp để thực hiện mục tiêu “Gia tăng giá trị cho nhân viên” nhằm thu hút nhân tài.

Nhưng thực tế, doanh nghiệp đã tuyển được 2 – 3 lượt nhân tài, mà vẫn không đáp ứng được kỳ vọng (không đạt KPI). Như vậy, mục tiêu đúng đắn ở đây phải là “Nâng cao hiệu suất”.

Mục tiêu “Nâng cao hiệu suất” đòi hỏi một giải pháp tổng thể, giải quyết cùng lúc nhiều yếu tố hơn, có sự tham gia của nhiều chức năng nhân sự cùng lúc!

Mô hình Lean-HR được thiết kế nhằm đạt được hai mục tiêu: “Gia tăng giá trị nhân viên” và “Nâng cao hiệu suất của tổ chức”. Mọi chức năng trong hệ thống quản trị nhân sự, từ tuyển dụng, đãi ngộ, đánh giá, đào tạo… tất cả đều hướng về hai mục tiêu này.

Lean-HR là một phương pháp quản lý nguồn nhân lực dựa trên các nguyên tắc tinh gọn (lean). Bao gồm hai nguyên tắc: “Tạo giá trị” và “Loại bỏ lãng phí”.

(Ghi chú: Click vào hình trên để phóng to ảnh)

Mô hình Lean-HR giống như một chiếc kim tự tháp:

Phần đỉnh của kim tự tháp: Là đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực của tổ chức – để thực hiện mục tiêu “Nâng cao hiệu suất”.
Phần đáy của kim tự tháp: Là đáp ứng nhu cầu của cán bộ nhân viên – để thực hiện mục tiêu “Gia tăng giá trị”.
Ở giữa: Là hệ thống quản trị nhân sự hoạt động dựa trên 2 nguyên tắc tinh gọn.

Sự khác nhau giữa mô hình Lean-HR và mô hình HR Chức năng truyền thống

Nếu hiểu đơn giản, thì Lean-HR là một phiên bản nâng cấp của mô hình HR Chức năng truyền thống. Trong đó:

Tinh gọn: Nguyên tắc tinh gọn của Lean-HR giúp khắc phục nhược điểm cồng kềnh và chậm chạp của HR chức năng.
Hiệu quả: Cách tiếp cận theo “mục tiêu” của Lean-HR giúp liên kết và tập trung nguồn lực, giải quyết được các vấn đề nhân sự phức tạp, để đạt hiệu quả cao hơn.

Ở góc độ sâu sắc hơn, thì mô hình Lean-HR và mô hình HR Chức năng khác nhau ở ba điểm chính:

Dưới đây là một hình ảnh vui (nhưng nó thể hiện bản chất của hai mô hình này):

Các vai trò then chốt trong mô hình Lean-HR

Để thực hiện được mục tiêu và sứ mệnh của Lean-HR, bộ phận nhân sự cần có các vai trò then chốt như sau:

HRBP – Đối tác nhân sự chiến lược: Liên kết chiến lược nguồn nhân lực với chiến lược và mục tiêu kinh doanh của tổ chức.
EX – Quản lý trải nghiệm nhân viên: Quản lý trải nghiệm và nhu cầu của nhân viên để tăng khả năng thu hút, gắn kết và phát triển nhân tài.
HR Services – Dịch vụ nhân sự: Cung cấp dịch vụ nhân sự (tuyển dụng, lương thưởng, đào tạo…) và thực hiện chiến lược nguồn nhân lực.
HR Analystics & Digital HR – Số hóa & Phân tích dữ liệu nhân sự: Đánh giá hiệu quả của hệ thống quản trị nhân sự để đổi mới và cải tiến liên tục.

Ưu điểm của mô hình Lean-HR		Nhược điểm của mô hình Lean-HR
Tiếp cận theo mục tiêu và nguyên tắc tinh gọn, nên Lean-HR hoạt động trọng điểm và giải quyết được các vấn đề nhân sự phức tạp hơn.		Thách thức trong việc thiết kế cấu trúc, phân công vai trò và bố trí nguồn lực.
Khả năng linh hoạt để thích ứng nhanh với nhu cầu kinh doanh và nhu cầu lực lượng lao động ngày càng đa dạng và thay đổi nhanh.		Đòi hỏi trao quyền và khó kiểm soát hơn.
Có lợi thế trong việc thu hút, gắn kết và phát triển nhân tài.		Mục tiêu và vai trò lớn hơn đòi hỏi HR phải có kiến thức và kỹ năng sâu và rộng hơn.

P.s:

Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy chia sẻ nó cho các đồng nghiệp của mình!

Blog