Làm việc trong một tổ chức ma trận khác tổ chức bình thường như thế nào?

Làm việc hiệu quả với một số cấp trên
Hãy chắc chắn rằng có ranh giới rõ ràng về trách nhiệm trong tổ chức ma trận của bạn.
Minh là một nhân viên marketing, và, như một phần  vai trò của mình, anh chịu trách nhiệm cho việc thúc đẩy một sản phẩm mới. Công việc của anh trong việc thúc đẩy được giám sát bởi một người quản lý sản phẩm.
Cô ấy là một chuyên gia về loại sản phẩm này, và cô ấy là trách nhiệm phối hợp mọi người trên tất cả các bộ phận của tổ chức để làm nên một sản phẩm thành công.
Tuy nhiên, Minh cũng báo cáo cho người quản lý marketing, người chịu trách nhiệm giám sát hiệu suất tổng thể Minh, tiền lương và lợi ích của anh ấy, và định hướng phát triển sự nghiệp.
Ví dụ này có vẻ phức tạp, nhưng, trên thực tế, đó là một cách tiếp cận quản lý rất thành công được gọi là “quản lý ma trận.” Nó được sử dụng bởi các công ty  cần phát huy tối đa tác động của các nhà quản lý chuyên môn, trong khi vẫn giữ chi phí nhân sự của tổ chức dưới sự kiểm soát.
Nếu tổ chức của bạn có một cơ cấu quản lý ma trận, bạn có khả năng tham gia vào các quyết định quan trọng. Và, giống như Minh,  bạn cũng đang có khả năng có người quản lý với kiến thức chuyên môn, người có thể cung cấp hướng dẫn chuyên môn cho bạn.
Nhưng quản lý ma trận cũng có một số thách thức. Trong bài viết này, chúng ta sẽ giải thích quản lý ma trận là gì. Nó có lợi cho một tổ chức như thế nào và làm thế nào bạn có thể phát triển mạnh với cấu trúc này.

Về quản lý ma trận

Cấu trúc quản lý ma trận là một cơ cấu tổ chức trong đó mọi người báo cáo với nhiều nhà quản lý, những người có vai trò khác nhau. Hình 1 cho thấy các ma trận trong ví dụ trên.

Hình 1 –  Một ví dụ về cấu trúc quản lý ma trận

	Tài chinh	Marketing	Vận hành	Sales
	Quản lý tài chính	Quản lý Marketing	Quản lý vận hành	Quản lý sale
Sản phẩm A Quản lý sản phẩm	Team tài chính (A)	Team Marketing (A)	Team vận hành (A)	Team Sale (A)
Sản phẩm B Quản lý sản phẩm	Team tài chính (B)	Team Marketing (B)	Team vận hành (B)	Team Sale (B)
Sản phẩm C Quản lý sản phẩm	Team tài chính (C)	Team Marketing (C)	Team vận hành (C)	Team Sale (C)
Sản phẩm D Quản lý sản phẩm	Team tài chính (D)	Team Marketing (D)	Team vận hành (D)	Team Sale (D)
Sản phẩm E Quản lý sản phẩm	Team tài chính (E)	Team Marketing (E)	Team vận hành (E)	Team Sale (E)

Trong ví dụ này, người quản lý chức năng giám sát công việc có liên quan đến một chức năng, chẳng hạn như Marketring,  tài chính, hoặc bán hàng. Quản lý sản phẩm giám sát công việc trên các sản phẩm cụ thể hay một thị trường cụ thể. Anh ta hoặc cô ấy chạy các đội chéo chức năng, mà các thành viên đến với nhau để làm việc trên các sản phẩm cụ thể.
Nhiều tổ chức sử dụng quản lý ma trận trên quy mô lớn hơn.  Các quản lý chức năng sẽ chịu trách nhiệm cho các chức năng trên cấp độ quốc tế, và các nhà quản lý trong nước sẽ giám sát công việc trong khu vực hay quốc gia cụ thể.
Điều này có nghĩa rằng các nhà lãnh đạo có thể tạo trải nghiệm tối đa cho các quản lý chức năng, trong khi vẫn tận dụng được kiến thức của họ trong thị trường.
Lý do sử dụng quản lý ma trận, chẳng hạn như:

• Nếu một tổ chức có nhiều sản phẩm, nhưng không cần phải phân công nhân viên full time cho mỗi sản phẩm, có thể giao cho họ làm việc part-time với một số sản phẩm nhất đinh. Các sản phẩm làm việc của mỗi người sẽ được giám sát bởi một người quản lý sản phẩm,  trong khi hiệu suất tổng thể của họ sẽ được giám sát bởi một người quản lý chức năng.
• Nếu có bất cứ áp lực nào lên tổ chức về việc thực hiện một số yếu tố,  chẳng hạn như chất lượng sản phẩm và chi phí thấp, những yếu tố này có thể được giám sát bởi các nhà quản lý khác nhau. Ví dụ,  chất lượng sản phẩm liên quan đến một người sẽ được  giám sát bởi một người quản lý sản phẩm, trong khi một người quản lý tài chính sẽ giám sát chi phí.
• Nếu một tổ chức hoạt động ở một số nước hoặc khu vực, một cấu trúc ma trận có thể cung cấp sản phẩm phù hợp hoặc quản lý chức năng, trên toàn cầu. Ở đây, mọi người báo cáo cho quản lý trong nước và cho cả quản lý chức năng hay sản phẩm nước ngoài.
• Nếu một tổ chức đang làm việc trong một môi trường thay đổi nhanh chóng, nó có thể cần phải đáp ứng một cách nhanh chóng để thay đổi. Một cấu trúc quản lý ma trận có nghĩa là thông tin có thể được chia sẻ và hành động một cách nhanh chóng.

Ưu điểm của cấu trúc quản lý ma trận

Một lợi thế của một cấu trúc ma trận là tính linh hoạt của nó. Bạn làm việc với các đồng nghiệp, những người chuyên chức năng khác nhau, do đó bạn có thể chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng. Điều này giúp mọi người phản ứng nhanh chóng với những thách thức và xu hướng thông báo hoặc các vấn đề mà có thể được bỏ qua trong một cấu trúc truyền thống hơn.
Cấu trúc ma trận cũng phá vỡ hiệu ứng “silo” trong một số doanh nghiệp truyền thống trước kia. Bởi vì bạn dành nhiều thời gian làm việc của bạn với mọi người từ  các phòng ban khác nhau, bạn có thể chia sẻ thông tin và xây dựng các mối quan hệ làm việc tốt – thường là với những người mà bạn có thể chưa bao giờ gặp.
Thật tuyệt khi dùng chuyên môn thực sự vào  giải quyết vấn đề. Trong ví dụ của chúng tôi, nhóm có thể dựa trên sự hướng dẫn của các chuyên gia trong sản phẩm và chức năng chuyên gia.
Hơn thế nữa, nó rất hiệu quả trong việc này: chỉ cần một chuyên gia quản lý sản phẩm CPS để quản lý một sản phẩm toàn cầu, chỉ cần một chuyên gia quản lý marketing có thể quản lý marketing toàn cầu,  và các thành viên trong nhóm có thể làm việc trên nhiều đội, nếu họ có thời gian có sẵn.
Khi được quản lý tốt, một cấu trúc ma trận cũng có thể dẫn đến một cảm giác cao của trao quyền cá nhân. Bạn đang có khả năng tham gia vào việc giải quyết các vấn đề phức tạp, đáp ứng các mục tiêu đầy tham vọng, và đưa ra quyết định quan trọng, tất cả đều có thể làm cho công việc của bạn rất thỏa mãn.

Những thách thức của quản lý ma trận

Một trong những thách thức lớn nhất trong một cấu trúc ma trận là sự mơ hồ. Ví dụ, bởi vì bạn báo cáo tới một quản lý sản phẩm và một quản lý chức năng, có thể gây nhầm lẫn đẻ biết ai là người báo cáo đầu tiên, hoặc làm thế nào để ưu tiên công việc của bạn.
Nếu các nhà quản lý của bạn có phong cách làm việc rất khác nhau, bạn sẽ cần phải tìm cách để đáp ứng với mỗi người. Và thậm chí bạn có thể thấy rằng họ cung cấp cho bạn các hướng dẫn mâu thuẫn.

Làm việc thành công trong một cấu trúc quản lý ma trận

Sử dụng các chiến lược sau để làm việc thành công trong một cơ cấu quản lý ma trận.

1. Xác định vai trò của bạn

Nó là điều cần thiết để hiểu không chỉ vai trò và trách nhiệm của bạn, mà còn các nhà quản lý của bạn.
Gặp gỡ với họ, hỏi họ thấy vai trò của bạn thế nào, và khám phá xem họ thấy mục tiêu hàng đầu của bạn nên là gì. Bạn có thể thấy rằng quan điểm của họ về các ưu tiên của bạn khác biệt, vì vậy bạn có thể cần phải đồng ý về vai trò và trách nhiệm.
Một khi bạn đã làm rõ vai trò và ưu tiên của bạn, xem xét mô tả công việc và chỉ số hoạt động quan trọng, và chắc chắn rằng nó phù hợp với những gì được yêu cầu của bạn.
Nó có thể thay đổi theo nhu cầu của tổ chức và các thách thức phát triển, nên xem lại  những điều này  thường xuyên, để đảm bảo rằng chúng vẫn có liên quan.

2. Quản lý Thời hạn

Bạn đang có khả năng có nhiều thời hạn cạnh tranh cho sự chú ý của bạn tại một thời điểm.  Một số trong số chúng có thể xung đột với nhau, vì vậy nó là cần thiết để hiểu làm thế nào để sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Đầu tiên, lập kế hoạch  thời gian của bạn một cách khôn ngoan. Thiết lập các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, và cho vào lịch trình của bạn. Nếu cảm thấy áp lực hãy phân tích thời gian của bạn, sử dụng nhật ký hoạt động để xác định các nhiệm vụ có thể cắt giảm hoặc giao việc.
Sau đó, học cách thương lượng xung đột. 

3. Giao tiếp rõ ràng

Giao tiếp tốt là điều cần thiết để tránh mâu thuẫn thời hạn hoặc kỳ vọng không thực tế.
Nói chuyện với các nhà quản lý của bạn để tìm hiểu  họ muốn bạn giao tiếp với họ như thế nào. Họ có thể thấy nó hữu ích để đáp ứng thường xuyên, hoặc họ có thể muốn bạn gửi thông tin cập nhật tiến độ hàng tuần, ví dụ.

4. Đánh giá cao sự đa dạng

Sự đa dạng của kiến thức, phong cách làm việc, và ý kiến trong   tổ chức ma trận có thể xuất hiện
Nếu tranh luận nổ ra trong nhóm, học cách quản lý xung đột, do đó bạn có thể giải quyết vấn đề và đưa mọi người trở lại với công việc của mình.
Những điểm chính
Trong một cơ cấu quản lý ma trận, bạn báo cáo với nhiều nhà quản lý – ví dụ, một người quản lý chức năng và quản lý sản phẩm.
Trong ví dụ này, bạn làm việc trong một nhóm chức năng, chẳng hạn như bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng, và bạn cũng là một phần của một nhóm sản phẩm đa chức năng mà thu hút mọi người từ các khu vực khác để tận dụng lợi thế của các chuyên gia của họ.
Tổ chức ma trận có thể gặp thách thức trong công việc. Để thành công hành chắc chắn răng bạn rõ ràng về vai trò và ưu tiên của bạn, và thương lượng bất kỳ xung đột hoặc sai lệch trong những quyết định này.
Làm việc với kỹ năng quản lý thời gian của bạn để bạn có thể xử lý nhiều thời hạn và nhiệm vụ. Cuối cùng, đánh giá cao quan điểm khác nhau thành viên trong nhóm của bạn. Bằng cách làm việc cùng nhau, bạn có thể tạo ra một sự thay đổi thực sự.
Chúc bạn thành công!