Mục lục
Sử dụng công nghệ để giao tiếp và Hợp tác
Linh là một chuyên gia có kỹ năng làm việc như là một phần của một nhóm ảo. đồng đội của cô tất cả đều là chuyên gia và cô rất thích là một phần của một nhóm đa dạng và thông minh như vậy. Tuy nhiên, cô ấy thấy khá thách thức trong quá trình làm việc ảo của mình.
Cô phối hợp chặt chẽ với hai đồng nghiệp trong các nhiệm vụ cụ thể, nhưng cô ấy đã thấy nó khó khăn để xây dựng mối quan hệ với các đồng đội khác. Nhiều đồng nghiệp Linh ở các nước khác nhau, và họ dựa nhiều vào email, tin nhắn tức thời, và video chat để giao tiếp.
Tuy nhiên cô lại thường kết luận hoặc hiểu sai email, bởi vì cô ấy không thể giao tiếp với các đồng nghiệp của mình trực tiếp. Kết quả là, các tương tác trong nhóm có thể căng thẳng và không chắc chắn, và xung đột có thể xảy ra, điều dẫn đến một số căng thẳng trong nhóm.
Nếu bạn là một phần của một nhóm ảo, thì tính huống của Linh nghe có vẻ quen thuộc. Nhóm ảo là phổ biến. Nhưng, trong khi họ cung cấp sự linh hoạt, tăng sự hài lòng công việc, và năng suất cao hơn, các đội ảo cũng đi kèm với một số thách thức mà nếu không được giải quyết, nó có thể làm suy yếu mục tiêu, mối quan hệ, và hiệu quả nhóm.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét làm thế nào bạn có thể làm việc thành công trong một đội ảo.
Đội ảo ngày nay
Trong một nghiên cứu được công bố bởi Học viện quản lý điều hành, các tác giả mô tả một nhóm ảo như một “nhóm người làm việc độc lập với mục đích chia sẻ qua không gian, thời gian, và ranh giới tổ chức, sử dụng công nghệ để giao tiếp và cộng tác.” Như vậy, các đội ảo cho phép các tổ chức Linhg những người chuyên môn tốt nhất lại với nhau, bất kể vị trí địa lý.
Số lượng người tham gia vào công việc ảo liên tục tăng mỗi năm:
- The Telework Research Network nói rằng hiện nay có 2,9 triệu người lao động ảo full time tại Hoa Kỳ. Tăng 61% kể từ năm 2005
- Một khảo sát cho thấy 44% các công ty Hoa Kỳ có kế hoạch tăng lực lượng lao động ảo của họ trong những năm tới.
- Một nghiên cứu được tiến hành bởi Hiệp hội quản lý nguồn nhân lực báo cáo rằng 37% của các tổ chức đã có kinh nghiệm gia tăng yêu cầu “thu xếp công việc linh hoạt”.
- Các chỉ số thống kê Benchmarking Xã hội thông tin (SIBIS) thấy rằng 13% tổng dân số của EU có thể được phân loại là công nhân ảo.
- Cùng với Đức, Anh dẫn đầu EU về số lượng công nhân ảo. Theo BBC ước tính 1,3 triệu người ở Vương quốc Anh làm việc hầu như toàn thời gian, và 3,7 triệu người làm như vậy một phần thời gian.
Nhóm làm việc ảo có thể bao gồm các chuyên gia làm việc tại nhà toàn thời gian hoặc bán thời gian, những người tham gia công tác di động (đến một văn phòng cố định, nhưng làm việc ngoài không gian này một phần trong tuần), hoặc những người làm việc tại một địa điểm từ xa.
Những thách thức
Làm việc trong một nhóm ảo có nhiều thách thức. Khi bạn không thể mặt đối mặt với đồng nghiệp của bạn, và bạn không thể có sự tương tác xã hội xây dựng các mối quan hệ nó có thể khó khăn để thiết lập sự tin tưởng. Nếu nó không được quản lý một cách chính xác, sự thiếu tin tưởng này có thể làm suy yếu tất cả mọi thứ mà nhóm ảo đang cố gắng để đạt được.
Một thách thức lớn là truyền thông, đặc biệt là khi một nhóm ảo bao gồm các thành viên từ các nước và các nền văn hóa khác nhau. Giao tiếp qua email, IM, hoặc điện thoại có thể khó khăn, bởi vì không có tín hiệu thị giác (như ngôn ngữ cơ thể hoặc biểu hiện khuôn mặt) để giúp mọi người hiểu một người khác và xây dựng lòng tin.
Cuối cùng, nó có thể khó khăn hơn để nói lên ý kiến của bạn trong một nhóm ảo, và nó có thể khó khăn hơn để giải quyết xung đột nhóm, có thể làm tăng sự hiểu lầm và căng thẳng.
Làm việc hiệu quả trong một đội ảo
Có rất nhiều công cụ và chiến lược mà bạn có thể sử dụng để làm việc thành công trong một đội ảo. Chúng ta xem những thông tin dưới đây.
Giao tiếp
Giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng trong một nhóm ảo. Cởi mở, trung thực không chỉ giúp bạn tránh hiểu lầm, nhưng nó cũng sẽ làm tăng hiệu quả của bạn.
Để tìm hiểu xem bạn giao tiếp tốt như thế nào, và để có được lời khuyên về việc làm thế nào để cải thiện khu vực yếu nhất của bạn, hãy thực hiện bài khảo sát “Đánh giá kỹ năng giao tiếp của bạn” .
Một phần quan trọng của giao tiếp rõ ràng là biết cách lắng nghe. Luôn luôn sử dụng kỹ năng lắng nghe tích cực khi người khác đang nói, và không bao giờ hỏi quá nhiều khi bạn đang nghe. Hãy cho người khác sự chú ý của bạn, không chỉ bạn sẽ hiểu họ tốt hơn, nó cũng là một dấu hiệu của sự tôn trọng và lịch sự.
Các công cụ như Skype và nền tảng cuộc họp ảo khác trình bày những thách thức truyền thông khác nhau. Hãy nhớ rằng kết nối Internet của các thành viên trong nhóm của bạn có thể không được nhanh như bạn, nên nói chậm và rõ ràng. Hãy cố gắng nói chuyện như thể tất cả mọi người đang ở trong phòng với bạn, và khuyến khích mọi người hỏi cho rõ nếu họ bỏ lỡ một cái gì đó, hoặc nếu chất lượng âm thanh kém. Ngoài ra, cố gắng không để gián đoạn khi người khác đang nói.
Nếu bạn làm việc trong một đội ngũ toàn cầu, hãy học các kỹ năng giao tiếp liên văn hóa tốt.
Lưu ý:
Khi giao tiếp với IM hoặc email, lưu ý rằng các thông điệp có thể bị hiểu lầm, đặc biệt là nếu chúng có nội dung tình cảm. Đồng ý với nhóm của bạn rằng đó là OK để sử dụng biểu tượng cảm xúc, và sau đó sử dụng chúng để làm rõ bất kỳ tin nhắn mà ý nghĩa cảm xúc có thể được thực hiện một cách sai lầm.
Đưa ra các vấn đề
Đôi khi, bạn có thể cần phải nêu vấn đề với sếp hay đồng nghiệp của bạn, hoặc tham gia vào các cuộc thảo luận nhạy cảm khác. Khi điều này xảy ra, hãy suy nghĩ về việc bạn sẽ giao tiếp như thế nào.
Đưa ra ý kiến phản hồi và cung cấp tin tức xấu trực tiếp là một việc rất tốt. Tuy nhiên, khi điều này là không thể, hãy sử dụng Skype voice, video chat, hoặc điện thoại, chứ không phải là email hoặc IM. Khi các thành viên nhóm của bạn có thể nghe thấy giọng điệu của bạn hoặc nhìn thấy nét mặt của bạn, họ ít có khả năng hiểu sai những gì bạn đang nói hơn.
Khi bạn là một phần của một nhóm ảo, bạn có thể thúc giục để các vấn đề – hoặc cảm nhận sự bất công – được xử lý. Tuy nhiên, nếu bạn không nói lên mối quan tâm của bạn, những vấn đề này có thể trở thành vấn đề lớn hơn theo thời gian. Bạn muốn chính mình và nhóm của bạn trở nên trung thực về bất kỳ vấn đề phát sinh nào. Thông thường, tốt nhất để nói lên những mối lo ngại khi chúng xảy ra. Hãy quyết đoán, và tìm hiểu làm thế nào để quản lý cảm xúc của bạn.
Cuối cùng , học các kỹ năng giải quyết xung đột tốt, để bạn có thể quản lý xung đột trong nhóm của bạn một cách khách quan và công bằng.
Công cụ hữu ích
Sử dụng các công cụ Linhg xã hội như Facebook, Twitter, hoặc LinkedIn để kết nối với các thành viên trong nhóm. Những công cụ này có thể cung cấp cho bạn một cái nhìn sâu sắc về tính cách của họ, cuộc sống gia đình, và lợi ích.
Ngoài ra, hãy yêu cầu sếp của bạn cho bạn có thể gặp gỡ nhóm của mình trực tiếp,ít nhất mỗi năm một lần. Điều này có thể tốn kém và tốn thời gian, nhưng dành một chút thời gian với nhau sẽ giúp bạn xây dựng lòng tin, và nó sẽ tăng cường các mối quan hệ của bạn, đặc biệt khi căng thẳng. Tập hợp toàn đội cũng có thể tạo ra những cơ hội bất ngờ hoặc đột phá, đặc biệt là nếu mọi người ngồi xuống với những suy nghĩ sáng tạo hoặc hoạt động đội nhóm.
Xây dựng mối quan hệ
Khi bạn làm việc trong một nhóm ảo, bạn phải nỗ lực với các mối quan hệ. Một phần quan trọng của việc thiết lập mối quan hệ với các đồng đội là xây dựng và duy trì niềm tin.
Tin tưởng tiến triển khác nhau trong nhóm ảo. Trong một khung cảnh văn phòng, đồng nghiệp xây dựng mối quan hệ và sự tin tưởng thông qua sự tương tác xã hội và làm việc cộng tác. Các nhà nghiên cứu gọi đây là tử tế và tin tưởng lẫn nhau. Tuy nhiên, trong một nhóm ảo, đồng nghiệp xây dựng lòng tin thông qua độ tin cậy, tính thống nhất, và – điều này được gọi là kỹ năng nền tảng, hay nhiệm vụ dựa trên sự tin tưởng.
Để xây dựng lòng tin, bắt đầu bằng cách giữ lời của bạn. Nếu bạn đồng ý về một thời hạn, hoặc bạn thực hiện một lời hứa để một thành viên trong nhóm, theo dõi những gì bạn nói. Khi bạn chứng minh tính toàn vẹn và đạo đức làm việc, các thành viên nhóm của bạn sẽ học được rằng họ có thể dựa vào bạn.
Đáp ứng kịp thời các email và các yêu cầu khác. Một phản ứng nhanh chóng cho đồng đội thấy rằng nhu cầu của họ là quan trọng với bạn.
Cuối cùng, nhạy cảm với các đồng nghiệp của bạn trong múi giờ khác nhau. Nếu một cuộc họp dự kiến sớm hay muộn trong khu vực của họ, hãy nhớ rằng họ có thể tương tác ít hơn hơn các thành viên khác trong nhóm. Nếu có thể, hãy sắp xếp các cuộc họp quan trọng và thời hạn cho những lần bạn ở trong văn phòng, và không mong đợi một email trả lời ngay lập tức từ một người đồng nghiệp không ngồi trên bàn làm việc của họ.
Ứng phó với sự cô lập
Đó là bình thường với các chuyên gia những người làm việc hầu như để trải nghiệm cảm giác bị cô lập. Bạn cũng có thể cảm thấy như là tổ chức của bạn đã “quên” bạn, nếu bạn thường xuyên làm việc từ xa.
Nếu bạn đang gặp những cảm xúc đó, bạn hãy tích cực để chống lại chúng. Nếu tổ chức của bạn có một blog hoặc diễn đàn thiết lập để kết nối và hỗ trợ công nhân ảo, hãy dành nhiều thời gian sử dụng chúng. Nếu bạn không có quyền truy cập vào một nền tảng hỗ trợ, yêu cầu ông chủ của bạn về việc tạo ra một cái khác.Những nền tảng có thể giúp tất cả mọi người trong nhóm, và họ thậm chí có thể hỗ trợ trực tuyến hoặc khuyến khích tư duy sáng tạo.
Hãy cố gắng để tham gia và giao tiếp với người khác ngoài công việc. Gặp một người bạn để ăn trưa, hoặc tham gia một nhóm tập trung vào một sở thích mà bạn quan tâm. Ngoài ra còn có rất nhiều diễn đàn và cộng đồng trực tuyến dành cho công nhân ảo; tạo các kết nối trên các trang web có thể giúp bạn xây dựng một mạng lưới bạn bè và đồng nghiệp có thể thông cảm với hoàn cảnh của bạn.
Bạn cũng có thể cảm thấy bị ngắt kết nối từ tổ chức của bạn khi bạn làm việc. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn không nằm trong quá trình ra quyết định. Hoặc, có thể bạn cảm thấy rằng chỗ đứng hoặc danh tiếng của bạn trong tổ chức đã bị suy giảm kể từ khi bạn không ở đó mỗi ngày.
Kiểm tra với sếp của bạn thường xuyên với các bản cập nhật dự án và đề xuất cải tiến hoặc các dự án trong tương lai có thể có giá trị cho tổ chức.
Những điểm chính
Nhóm ảo đang ngày càng phổ biến. Mặc dù hình thức công việc này có thể hiệu quả, nó cũng gặp những khó khăn riêng. Rào cản giao tiếp, cảm giác bị cô lập, và thiếu mối quan hệ đều là chuyện bình thường như ở phường.
Bạn có thể làm việc thành công trong một nhóm ảo bằng cách giao tiếp rõ ràng và trung thực với các đồng nghiệp của bạn. Hãy giữ lời hứa của mình, và đáp ứng kịp thời các yêu cầu hoặc nhu cầu của họ.
Kết nối với các đồng nghiệp thông qua các phương tiện truyền thông xã hội để giúp xây dựng mối quan hệ. Nếu bạn cảm thấy bị cô lập hãy tiếp cận với những người khác, những người thực hiện công việc giống bạn, hoặc gặp gỡ bạn bè để trà chanh chém gió.
