Blog

[Case study] Nâng cao Hiệu suất của tổ chức bằng hệ thống PMS 2.0 – Quản lý hiệu suất liên tục

Chào bạn:

  • Làm thế nào nâng cao hiệu suất của các phòng ban? Từ đó,
  • Nâng cao hiệu suất kinh doanh của tổ chức?

Đó chính là mục tiêu tối thượng của một Hệ thống Quản lý hiệu suất (PMS – Performance Management Systerm).

Mục lục

Case study nâng cao hiệu suất:

Trong bài viết này, tôi chia sẻ với bạn một case study ứng dụng hệ thống PMS như sau:

Cải Thiện Hiệu Suất

Đầu tiên, để nâng cao hiệu suất của các phòng ban, tôi sử dụng “Công thức Hiệu suất” như sau:

(Kết quả) = (Nguồn lực) + (Năng lực) + (Động lực) + (Hiệp lực)

Tìm hiểu thêm: Xây dựng hệ thống Quản lý hiệu suất

Tức là, chúng ta có 2 cách để nâng cao hiệu suất:

  1. Bổ sung nguồn lực cho đội nhóm: Làm thêm giờ, tuyển thêm người.
  2. Tăng khả năng của đội nhóm: Tăng Năng lực, Động lực và Hiệp lực.

Theo bạn, chúng ta nên chọn cách nào:

Bổ sung thêm nguồn lực cho nhóm? hay là tăng khả năng của nhóm?

Case study thiết lập mục tiêu:

Để cụ thể hóa công thức hiệu suất, mỗi yếu tố sẽ được đo lường và phân tích cụ thể bằng các con số. Ví dụ như dưới đây:

Sale

Marketing

Sản Xuất

Kế Toán

Hr

Trong case study này, để nâng cao hiệu suất, Bộ phận Kinh doanh chọn 2 phương án chủ đạo, đó là:

  • Bổ sung nguồn lực (tuyển thêm 1 nhân sự).
  • Và tăng năng lực của nhân viên bán hàng (từ 3,2 điểm lên 3,5 điểm năng lực).

Còn Bộ phận Sản xuất thì tập trung vào phương án:

  • Tăng năng lực (từ 2,5 điểm lên 3,0 điểm)
  • Và cải thiện sự hài lòng của công nhân (từ 3.1 điểm lên 3.5 điểm).

Bạn thấy đấy:

Các yếu tố đều được đo lường và phân tích bằng các con số cụ thể.

Tất nhiên, để có được bảng công thức hiệu suất hằng năm như thế này, chúng ta cần xây dựng hệ thống PMS – Quản lý hiệu suất. Trong trường hợp này, tôi đã triển khai xây dựng hệ thống PMS 2.0 như sau:

Quý 1:

  • Xây dựng và đo lường KPI.
  • Sau đó, triển khai quy trình quản lý mục tiêu OKR.

Quý 2:

  • Xây dựng khung năng lực và đo lường năng lực.
  • Khảo sát đo lường mức độ hài lòng (Động lực của nhân viên) và điểm feedback360 (Hiệp lực).

Case study thực hiện mục tiêu:

Sau khi có hệ thống, thì việc lựa chọn giải pháp để thực hiện các mục tiêu sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Ví dụ, dựa trên khung năng lực, bộ phận kinh doanh đã triển khai đào tạo chuyên sâu một số kiến thức và kỹ năng cho các nhân viên, bao gồm:

Khung Năng Lực

Còn bộ phận sản xuất thì sao?

Để tăng điểm hài lòng (động lực của công nhân), Bộ phận Sản xuất đã xây dựng chương trình tôn vinh và khen thưởng hiệu suất cho các tổ nhóm như dưới đây:

Thưởng

Thưởng 2

Sự trưởng thành của hệ thống quản lý hiệu suất:

Vừa rồi, tôi đã chia sẻ một case study về cách ứng dụng hệ thống PMS 2.0 để nâng cao hiệu suất của các phòng ban, từ đó, thúc đẩy hiệu suất kinh doanh của tổ chức (một cách bền vững).

Tuy nhiên, để sở hữu hệ thống PMS được lượng hóa hoàn toàn bằng các con số như vậy, nó cần thời gian để trưởng thành.

Theo kinh nghiệm triển khai của tôi:

  • Với các doanh nghiệp SMEs thường cần 1 năm để lượng hóa toàn bộ hệ thống.
  • Còn với các doanh nghiệp lớn thì cần 2 năm để lượng hóa toàn bộ hệ thống.

Tất nhiên, đây thời gian để xây dựng hệ thống PMS 2.0 theo phương pháp “Tinh gọn và Hiệu quả”.