Lựa chọn đúng định dạng
“Một bức tranh đáng giá ngàn chữ” – Điều này chắc chắn đúng khi trình bày và giải thích dữ liệu. Bạn có thể cung cấp các bảng mô tả số liệu, tỷ lệ phần trăm và mối quan hệ giữa các đại lượng. Tuy nhiên, nếu chỉ dựa vào những điều này, bạn sẽ mất điểm.
Đưa số liệu vào biểu đồ hoặc đồ thị sẽ làm cho phân tích của bạn trở nên có ý nghĩa! Đồ thị, biểu đồ giúp mọi người hiểu dữ liệu nhanh chóng. Cho dù bạn muốn so sánh, thể hiện mối quan hệ hay làm nổi bật xu hướng, chúng đều giúp khán giả “nhìn thấy” những gì bạn đang nói đến.
Tuy nhiên có nhiều loại biểu đồ và đồ thị khác nhau nên rất khó để lựa chọn. Nhấp chuột vào nút tùy chọn biểu đồ trong ứng dụng sẽ xuất hiện rất nhiều dạng biểu đồ. Nhưng định dạng nào mới phù hợp với dữ liệu bạn đã thu thập?
Có thể sử dụng biểu đồ cột để biểu thị xu hướng không? Biểu đồ đường liệu có thích hợp với dữ liệu bán hàng? Khi nào nên sử dụng biểu đồ hình tròn? Bảng tính sẽ thể hiện bất cứ điều gì bạn đưa ra cho dù kết quả cuối cùng có ý nghĩa hay không.
Để lựa chọn, bạn cần phải hiểu biết tốt về biểu đồ, đồ thị và sơ đồ. Sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu khái niệm cơ bản của bốn loại đồ thị phổ biến sau:
- Biểu đồ đường
- Biểu đồ cột
- Biểu đồ hình tròn
- Sơ đồ Venn
Đầu tiên chúng ta sẽ xem xét một số vấn đề cơ bản.
Mục lục
Trục X và trục Y
Để vẽ hầu hết các loại biểu đồ, ngoại trừ biểu đồ hình tròn, bạn cần thể hiện dữ liệu theo hai chiều, như trong hình 1.
- Chiều ngang là trục X.
- Chiều dọc là trục Y.
Hình 1: Trục X và trục Y
Mẹo:
Để nhớ vị trí của trục, hãy liên tưởng trục x dọc theo hành lang và trục y khi lên cầu thang.
Khi vẽ biểu đồ, thể hiện giá trị đã biết trên trục x và giá trị đo lường (hoặc dữ liệu không có giá trị) trên trục y. Ví dụ, biểu đồ thể hiện nhiệt độ trung bình trong một số tháng như hình 2:
Hình 2: Giá trị đã biết trên trục x và giá trị đo lường (hoặc không có giá trị) trên trục y.
Vấn đề tiếp theo là quyết định nên sử dụng loại biểu đồ nào.
Biểu đồ dạng đường
Một trong những đồ thị phổ biến nhất là biểu đồ đường. Biểu đồ đường đơn giản sử dụng một đường để kết nối các điểm dữ liệu mà bạn vẽ. Nó phù hợp để biểu thị xu hướng và xác định mối liên quan (hoặc “tương quan”) giữa hai biến số.
Dữ liệu xu hướng:
- Doanh số bán hàng thay đổi theo từng tháng như thế nào?
- Hiệu suất của động cơ thay đổi như thế nào khi nhiệt độ tăng?
Mối tương quan:
- Trung bình, theo độ tuổi, mỗi người ngủ bao nhiêu tiếng một ngày?
- Khoảng cách đến trường ảnh hưởng thế nào đến đến tần suất đi học muộn của trẻ?
Bạn chỉ có thể sử dụng biểu đồ đường khi biến được vẽ dọc theo trục x là liên tục – ví dụ: thời gian, nhiệt độ hoặc khoảng cách.
Chú thích:
Khi trục y biểu thị số lượng hoặc phần trăm và trục x đại diện cho đơn vị thời gian, đồ thị đường thường được gọi là đồ thị chuỗi thời gian.
Ví dụ:
Doanh số bán hàng của công ty ABC dao động quanh năm. Bằng cách thể hiện doanh số bán trên biểu đồ đường, như trong hình 3, chúng ta sẽ dễ dàng thấy được biến động trong năm. Doanh số giảm trong những tháng hè và khoảng cuối năm.
Hình 3: Ví dụ về biểu đồ đường
Mặc dù việc doanh số biến động theo mùa có thể không thể tránh khỏi trong lĩnh vực kinh doanh nhưng công ty có thể tăng dòng tiền trong giai đoạn doanh số thấp thông qua hoạt động tiếp thị và các khuyến mại đặc biệt.
Biểu đồ đường cũng có thể mô tả nhiều chuỗi dữ liệu. Trong ví dụ này bạn vẽ các đường xu hướng khác nhau cho các loại sản phẩm khác nhau hay địa điểm bán hàng khác nhau như trong hình 4 bên dưới. Việc so sánh các xu hướng sẽ trở nên dễ dàng hơn khi chúng được trình bày trên cùng một biểu đồ.
Hình 4: Ví dụ về biểu đồ đường với nhiều chuỗi dữ liệu
Biểu đồ cột
Một loại đồ thị khác biểu diễn mối quan hệ giữa các chuỗi dữ liệu khác nhau là biểu đồ cột. Chiều cao của cột thể hiện giá trị hoặc tần số đo được: Cột càng cao, giá trị càng lớn.
Ví dụ:
Doanh nghiệp ABC sản xuất ba kiểu dáng khác nhau của sản phẩm chính là Alpha, Platinum và Deluxe. Bằng cách thể hiện doanh số bán từng sản phẩm trong vòng ba năm lên biểu đồ, ta sẽ dễ dàng nhìn thấy các xu hướng có thể bị che lấp khi phân tích số liệu đơn giản. Trong hình 5, bạn có thể thấy rằng mặc dù Deluxe bán chạy nhất nhưng doanh số lại giảm trong suốt ba năm, trong khi doanh số của hai sản phẩm còn lại luôn tăng. Điều này cho thấy có thể kiểu dáng của Deluxe đang trở nên lỗi thời và cần thay thế bằng kiểu dáng mới? Hay nó đang bị cạnh tranh gay gắt hơn hai kiểu dáng còn lại?
Hình 5: Ví dụ về biểu đồ cột
Tất nhiên, bạn cũng có thể biểu diễn dữ liệu này lên biểu đồ đường như trong hình 6.
Hình 6: Dữ liệu từ hình 5 khi biểu thị trên biểu đồ đường
Trong ví dụ này biểu đồ đường thể hiện tốt hơn biểu đồ cột nhưng trong trường hợp cần vẽ dữ liệu của 20 thay vì chỉ 3 kiểu dáng thì điều này chưa chắc đã đúng. Tuy nhiên, lưu ý rằng nếu dữ liệu có thể được biểu diễn bằng biểu đồ đường thì bạn cũng có thể sử dụng biểu đồ cột để biểu diễn.
Điều ngược lại không phải lúc nào cũng đúng. Khi các biến trên trục x có sự gián đoạn về dữ liệu (chẳng hạn như sản phẩm hoặc địa điểm bán hàng khác nhau), bạn chỉ có thể sử dụng biểu đồ cột.
Nói chung, biểu đồ đường được sử dụng để biểu thị dữ liệu có quy mô liên tục, trong khi biểu đồ cột được sử dụng để thể hiện dữ liệu gián đoạn.
Dữ liệu cũng có thể được biểu diễn trên biểu đồ thanh ngang như hình 7. Biểu đồ này được sử dụng khi bạn cần nhiều khoảng trống để mô tả biến đo lường. Tên biến được viết một bên đồ thị chứ không phải phía dưới trục x.
Hình 7: Đồ thị thanh ngang
Chú thích:
Biểu đồ cột không phải là histogram. Trên histogram, chiều rộng của cột thay đổi theo biến số trên trục x (ví dụ: 0-2, 3-10, 11-20, 20-40…) và khoảng cách cột cho biết tần số của dữ liệu. Trong biểu đồ cột, chỉ có chiều cao của cột phản ánh dữ liệu mà thôi.
Biểu đồ hình tròn
Biểu đồ hình tròn so sánh các phần với toàn bộ. Nó được sử dụng để biểu diễn cơ cấu theo phần trăm. Toàn bộ hình tròn đại diện cho tổng số và mỗi phần nhỏ đại diện cho một mục cụ thể trong tổng thể.
Vì vậy, để sử dụng biểu đồ hình tròn, dữ liệu đo lường phải được đưa về dạng tỷ lệ phần trăm hoặc tỷ lệ. Bạn chỉ được sử dụng cùng một đơn vị đo lường trong biểu đồ hình tròn. Nếu không những con số sẽ chẳng có ý nghĩa gì.
Biểu đồ hình tròn trong hình 8 cho biết nguồn doanh thu của công ty ABC
Hình 8: Ví dụ về biểu đồ hình tròn
Mẹo 1:
Đừng chia nhỏ biểu đồ hình tròn quá nhiều. Nếu hơn 6 đại lượng thì nên thay thế bởi biểu đồ cột.
Mẹo 2:
Nếu muốn nhấn mạnh một trong các phần, bạn có thể tách nó ra khỏi hình tròn chính. Sự tách biệt trực quan sẽ làm cho phần đó trở nên nổi bật.
Sơ đồ Venn
Biểu đồ cuối cùng được trình bày dưới đây là sơ đồ Venn. Được nhà toán học John Venn đưa ra năm 1881, sơ đồ được sử dụng để biểu thị sự chồng chéo giữa các bộ dữ liệu.
Mỗi bộ dữ liệu được đại diện bởi một vòng tròn. Mức độ chồng chéo giữa các bộ dữ liệu được miêu tả bằng sự chồng chéo giữa các vòng tròn.
Hình 9 cho thấy doanh số của một công ty in ấn. Có ba dòng sản phẩm: in văn phòng phẩm, in bản tin và các mặt hàng quảng cáo
Hình 9: Ví dụ về sơ đồ Venn
Bằng cách tách tỷ lệ khách hàng mua từng loại sản phẩm ra, có thể thấy rằng đa số trong nhóm khách hàng lớn nhất (chiếm 55% tổng số) – những người in ấn văn phòng phẩm tại công ty (stationery) – chỉ sử dụng dịch vụ in ấn cho văn phòng phẩm. Có thể họ không nhận ra rằng công ty này cũng có thể in bản tin và các mặt hàng quảng cáo ( newsletters; promotional items). Vì vậy công ty nên xem xét thiết kế một số hoạt động marketing để quảng bá dòng sản phẩm này cho khách hàng in ấn văn phòng phẩm.
Mặt khác, khách hàng sử dụng dịch vụ in ấn bản tin dường như biết công ty cũng cung cấp dịch vụ in ấn phẩm văn phòng phẩm và quảng cáo.
Biểu đồ Venn là một lựa chọn tuyệt vời khi muốn truyền đạt số lượng của những dữ liệu tương đồng hoặc sự khác biệt giữa các nhóm khác nhau.
Những điểm chính
Có rất nhiều loại biểu đồ và định dạng bạn có thể lựa chọn để biểu diễn thông tin. Để sử dụng đúng loại biểu đồ, bạn cần có sự hiểu biết nhất định về chúng.
Khi hiểu rõ về loại dữ liệu cụ thể, bạn sẽ thấy thoải mái hơn bằng cách sử dụng những biểu đồ khác nhau trong phân tích của mình. Điều này sẽ làm tăng giá trị cũng như cải thiện sự rõ ràng và hiệu quả trong quá trình giao tiếp của bạn.
Áp dụng trong cuộc sống
- Lần tiếp theo, nếu bạn đang phải vật lộn với đống số liệu hoặc phân tích mối quan hệ giữa các biến, hãy dừng lại và xem xét làm thế nào bạn có thể tóm tắt thông tin đang thu thập. Làm thế nào để có thể tổng hợp thông tin giúp kết luận, kiến nghị, hoặc giả định trở nê rõ ràng và dễ hiểu?
- Hãy thử vẽ một vài biểu đồ bằng cách sử dụng Excel hoặc phần mềm vẽ biểu đồ.
- Khi đọc tài liệu, hãy chú ý đến biểu đồ/sơ đồ được trình bày trong bài. Hãy tự hỏi mình liệu tác giả hoặc người thuyết trình có sử dụng đúng biểu đồ không? Những loại biểu đồ nào khác có thể được sử dụng? Tại sao bạn nghĩ anh ta/cô ta nên lựa chọn sử dụng loại biểu đồ đó? Đánh giá những biểu đồ mà bạn nhìn thấy và sử dụng thông tin để cải thiện kỹ năng vẽ biểu đồ của bạn.
