Năm 2023 vừa qua, tôi tư vấn cho một số doanh nghiệp triển khai Cắt giảm nhân sự.
Như bạn cũng biết:
Cắt giảm nhân sự là một quyết định khó khăn. Thậm chí là đau thương, khi phải nói lời chia tay với những người đồng sự đã gắn bó với doanh nghiệp từ ngày đầu thành lập.
Tuy nhiên, vì sự tồn vong của tổ chức, quyết định khó khăn vẫn phải được đưa ra.
Trong bài viết này, tôi tổng kết một số bài học quan trọng khi triển khai cắt giảm nhân sự:
#1. Quản lý rủi ro khi cắt giảm nhân sự:
Khi cắt giảm nhân sự nhiều rủi ro có thể xảy ra, ví dụ như:
- Rủi ro pháp lý: Phải tuân thủ các quy định của luật lao động.
- Rủi ro tâm lý: Gây hoang mang, lo lắng, ảnh hưởng tới tinh thần làm việc. Rồi người cần cắt giảm thì không đi, còn nhân sự chủ chốt muốn giữ lại thì xin nghỉ…
- Rủi ro hoạt động: Làm suy giảm năng lực sản xuất kinh doanh, mất khách hàng, giảm doanh thu…
Vì vậy, trước khi triển khai cắt giảm nhân sự, doanh nghiệp cần phân tích rủi ro để có phương án dự phòng phù hợp.
#2. Phương án cắt giảm nhân sự:
Đây là một case study:
Doanh nghiệp giao cho Phòng Nhân sự tiến hành rà soát, đánh giá nhân sự, để lên danh sách cắt giảm.
- Tuy nhiên, khi Nhân sự làm việc với các Trưởng bộ phận, thì ai cũng tìm lý do để bảo vệ nhân viên (không thể thiếu) của bộ phận mình.
- Kết quả là chỉ cắt giảm được một vài nhân viên học việc và thử việc (không đáng kể).
Sau đó, Phòng Nhân sự yêu cầu CBNV viết nhật ký công việc, để phân tích khối lượng công việc, xem có ai “nhàn rỗi” không để căt giảm.
Nhưng cách làm này cũng không hiệu quả. Bởi vì, ai cũng vẽ ra rất nhiều công việc, danh sách nhật ký dài dằng dằng… Chẳng có ai nhàn rỗi cả!
Khi vào tư vấn cho doanh nghiệp, việc đầu tiên tôi khuyến nghị là: “Hãy bắt đầu bằng mục tiêu cắt giảm”.
Có 2 sự lựa chọn về mục tiêu ở đây:
- Cắt giảm số lượng nhân sự: Mục tiêu muốn cắt giảm bao nhiêu người?
- Cắt giảm chi phí nhân sự: Mục tiêu muốn cắt giảm bao nhiêu “chi phí nhân sự”?
Trong tình huống này, tôi khuyến nghị doanh nghiệp lựa chọn mục tiêu: “Cắt giảm 20% chi phí nhân sự”. Và để đảm bảo sự công bằng: Tất cả các Bộ phận đều phải cắt giảm 20% chi phí nhân sự để chia sẻ khó khăn với doanh nghiệp.
Các Trưởng bộ phận có thể tùy chọn 2 phương án:
- Cắt giảm số lượng nhân sự.
- Hoặc giảm thu nhập.
Miễn là đảm bảo mục tiêu giảm 20% chi phí nhân sự của bộ phận mình.
Ngoài ra, để đảm bảo sự minh bạch, các trường hợp đặc thù (không cắt giảm được 20%) thì phải giải trình công khai với hội đồng cắt giảm.
#3. Tinh gọn bộ máy nhân sự:
Cắt giảm nhân sự thường là giải pháp “Chữa cháy” khi doanh nghiệp gặp khó khăn.
Còn nguyên nhân gốc rễ thường là do bộ máy nhân sự quá cồng kềnh. Vì vậy, tôi khuyến nghị doanh nghiệp tiến thêm một bước – đó là rà soát để tinh gọn bộ máy (cơ cấu tổ chức).
Đầu tiên, là tinh gọn các vị trí (chức danh công việc). Kết quả sau khi rà soát là:
- Cắt giảm được 3 vị trí (chức danh) không cần thiết, tương ứng, giảm được 11 nhân viên.
- Hợp nhất được 4 chức danh chỉ còn 2 chức danh, tương ứng, giảm được 3 nhân viên.
Sau đó, là tinh gọn cơ cấu tổ chức (các Bộ phận). Kết quả là:
Doanh nghiệp quyết định chuyển đổi từ Cơ cấu tổ chức theo chức năng (truyền thống) sang Cơ cấu tổ chức ma trận (phẳng hơn). Theo đó:
- Cắt giảm được 3 Bộ phận: Từ 15 phòng/ban chỉ còn 12 phòng/ban.
- Và hợp nhất được 2 Bộ phận vào làm 1.
Tuy nhiên, chuyển đổi cơ cấu tổ chức tinh gọn là một quá trình, nên doanh nghiệp đã lập dự án để triển khai từ năm 2024.
Mỗi doanh nghiệp có bối cảnh khác nhau, phương án cắt giảm nhân sự cũng khác nhau, case study này là một trường hợp. Tôi hi vọng nó va chạm ý tưởng và hữu ích với bạn!
