Cách lấy Phản hồi 360 độ

Khuyến khích làm việc theo nhóm và nâng cao hiệu suất (Đôi khi!)

Khi một số người nghĩ về đánh giá 360 độ, họ lại liên tưởng đến một bài luyện tập cơ thể cổ điển, bạn được yêu cầu đứng trần truồng trước gương và thực hiện đánh giá chân thành về bản thân. Đó là một nhiệm vụ đáng sợ. Tuy nhiên, khi bạn mở mắt và nhìn thẳng, bạn có thể dễ dàng kiểm tra mặt trước và mặt sau và nếu muốn kiểm tra phía sau bạn phải mất một số thao tác phụ khác.

Điều này cũng đúng khi đánh giá hiệu suất công việc của bạn hoặc của nhân viên. Có những khía cạnh khiến bạn dễ dàng xác định một bộ phận nào đấy đang thực sự tốt. Tuy nhiên, với đánh giá hiệu suất bình thường, bạn hiếm khi thấy một bức tranh đầy đủ. Sự đánh giá của bạn đã bị che khuất bởi quan điểm và thành kiến của bản thân. Với một đánh giá 360 độ bạn sẽ có thêm những người khác giúp bạn xem “mặt phía sau” của vấn đề và giúp bạn xem những điều bạn không thể xem đầy đủ ở phía trước.

Với phản hồi 360 độ bạn thu thập thông tin từ những người làm việc chính hoặc những người bị ảnh hưởng bởi người được đánh giá. Điều này sẽ được hợp nhất thành một hình ảnh đầy đủ và hoàn chỉnh. Một người có thể có một cái nhìn giới hạn và đôi khi thiên vị, trong khi nhiều người có thể cung cấp một bức tranh chính xác hơn và hoàn thiện hơn.

Điều này không chỉ tạo ra một bức tranh rõ nét hơn về  lĩnh vực cải tiến mà nó còn khuyến khích làm việc theo nhóm. 

Tuy nhiên, trong lời giải thích về phản hồi 360 độ, nhiều nhà quản lý đưa ra các loại phản hồi sau:

• “Bạn muốn nhân viên đánh giá tôi? Tôi không nghĩ thế!”
• “Nó sẽ làm suy yếu kỷ luật và làm mất lòng tôn trọng thẩm quyền.”
• “Nó sẽ gây ra những vấn đề không tồn tại.”
• “Chế độ quan liệu được tạo ra bởi quá trình đánh giá mỗi thành viên đánh giá mỗi thành viên khác trong nhóm. Việc đánh giá này tốn nhiều thời gian hơn phương pháp thẩm định thông thường”
• “Mọi người sẽ có xu hướng đánh giá cao bạn bè của họ và chỉ trích những người họ không thích hoặc không hợp”

Phản hồi 360 độ có thực sự dành cho bạn?

Phản hồi 360 độ không thích hợp cho những người yếu tim. Phải có một nhóm quản lý rất tự tin để thực hiện nó – và họ phải rõ ràng về giá trị tốt, xấu từ một loạt các quan điểm khác nhau mà họ nghe. Toàn bộ ý kiến phản hồi 360 độ là để nhận được đánh giá hiệu suất từ bên ngoài.

Trong môi trường làm việc truyền thống, buổi đánh giá được thảo luận riêng tư, mỗi năm 1 lần (nếu bạn may mắn). Và chỉ đơn giản là đánh giá của một người về cách làm việc của người khác. Tuy nhiên, hãy nghĩ đến việc đánh giá hiệu suất sẽ phong phú như thế nào nếu kết quả đánh giá dựa trên thông tin được nhận từ tất cả  mọi người mà người này tương tác.

Trường hợp phản hồi 360 độ hoạt động, nó hoạt động rất tốt. Trường hợp nó không hoạt động thì đó là một thảm khốc. Có rất nhiều điều kiện sử dụng phản hồi 360 độ giúp bạn có cơ hội thành công hơn. 

Lưu  ý 1:

Trong hệ thống thông tin phản hồi 360 độ được thiết kế tốt, toàn bộ quá trình đánh giá sẽ công bằng hơn nhiều so với cách tiếp cận truyền thống. Không còn trường hợp ý kiến ​​của một người về người khác; Bây giờ việc đánh giá xem xét hiệu suất theo góc nhìn toàn công ty. Điều này làm cho nó trở thành một công cụ tuyệt vời để thúc đẩy làm việc theo nhóm và chống lại hành vi của nhóm xấu.

Lưu ý 2:

Các nền văn hóa khác nhau trên thế giới sẽ xem xét phản hồi 360 độ theo những cách khác nhau. Cách tiếp cận có thể được xem là hoàn toàn bình thường và có thể chấp nhận được ở Hoa Kỳ lại có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng ở nhiều quốc gia như Anh hoặc Nhật Bản.

Lưu ý 3:

Những tên khác được dùng cho phản hồi 360 độ đó là “Phản hồi với sự đánh giá của nhiều người”, “Đánh giá vòng tròn”, “Đánh giá hiệu suất nhóm” và “Phản hồi hướng lên”.

Phản hồi 360 độ là gì?

Phản hồi 360 độ là quá trình nhận phản hồi từ những người khác cũng như người giám sát trực tiếp của nhân viên. Quá trình đánh giá nhân viên điển hình, sếp thường đánh giá nhân viên về một số yếu tố hiệu suất. Nhân viên có thể có cơ hội tự đánh giá. Thông tin phản hồi được thảo luận, mục đích có thể được thiết lập hay không.

Trái lại với phản hồi 360 độ, sếp, nhân viên và những người khác có liên quan thường xuyên với người được đánh giá được yêu cầu cung cấp một đánh giá nặc danh. Một số công ty chọn để khách hàng cung cấp đánh giá phản hồi.

Những đánh giá này được biên soạn và tạo ra một cái nhìn đầy đủ về nhân viên được đánh giá.

Đôi khi một tư vấn bên ngoài được mời đến để xây dựng hồ sơ cho nhân viên. Ngoài ra một người sẽ không tham gia vào phản hồi, thông thường là đại diện nhân sự, sẽ làm báo cáo cuối cùng. Sử dụng tài liệu báo cáo này, nhân viên và người giám sát sẽ thảo luận các năng lực được khảo sát và đưa ra một kế hoạch cải tiến.

Bản đánh giá được cung cấp dưới hình thức điều tra, câu hỏi mở hoặc kết hợp cả hai. Các câu trả lời khảo sát thường dễ thu thập dữ liệu hơn, tuy nhiên những câu hỏi mở sẽ có thể mang lại nhiều thông tin cụ thể hơn để làm việc. Một câu hỏi khảo sát có thể hỏi một loạt câu hỏi liên quan đến quản lý thời gian (nhân viên hoàn thành công việc trong thời gian được chỉ định) và yêu cầu người được đánh giá  trả lời dựa trên thang điểm từ 1 đến 5 (1 = hoàn toàn không, 2 = thỉnh thoảng, 3 = thông thường, 4 = thường xuyên, 5 = luôn luôn).

Mặt khác, một câu hỏi mở có thể nói, “Nhận xét về khả năng quản lý thời gian của nhân viên này.” Người được đánh giá sẽ phải đưa ra những trường hợp cụ thể mà người đó đã làm hoặc không sử dụng quản lý thời gian hiệu quả.

Mặc dù phản hồi 360 độ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn cảnh về hoạt động của một người, nhưng đó không phải là thuốc chữa bách bệnh để đánh giá nhân viên. Gợi ý phản hồi luôn là một viễn cảnh nguy hiểm vì nhiều người có sự thiên vị riêng trong quá trình đánh giá của họ.

Điều kiện để thực hiện phản hồi 360 độ

Các điều kiện sử dụng phản hồi 360 độ trong một tổ chức cần được phân tích và giám sát cẩn thận. Văn hoá của tổ chức là yếu tố quyết định lớn nhất để xác định xem phản hồi 360 độ sẽ hoạt động tốt hay không: Tất cả tổ chức đều cần cởi mở và trung thực trong việc đánh giá này.

Điều đầu tiên cần hỏi là “Mục đích của việc thực hiện phản hồi 360 độ là gì?” Nếu lý do duy nhất là để đánh giá hiệu quả thì không đủ. Một thành phần chính của đánh giá 360 độ là phát triển nhân viên. Bạn phải chuẩn bị sẵn sàng để sử dụng thông tin thu thập được để xác định việc đào tạo và tăng trưởng. Dưới đây là một số câu hỏi cần xem xét khi bạn đánh giá phản hồi 360 độ:

• Có sự hỗ trợ của quản lý hoặc ban giám đốc hay không?
• Văn hoá tổ chức có cởi mở và trung thực hay không?
• Có sự tin tưởng giữa các nhân viên của tổ chức hay không?
• Nhân viên có rõ ràng về vai trò của họ đối với bức tranh toàn cảnh của công ty hay không?
• Hoạt động của nhân viên có gắn liền với mục tiêu của công ty không?
• Có cam kết huấn luyện hoặc hỗ trợ để giúp nhân viên đạt được mục tiêu của họ hay không?

Có lẽ điều quan trọng nhất cần nhớ khi xem xét đánh giá 360 độ có thực tế hay không, đó là đánh giá 360 độ không phải là một chương trình, mà đó là một quá trình. Đó là quá trình cải tiến nhân viên và tổ chức. Cả hai phải cùng nhau thực hiện để loại bỏ hệ thống xếp hạng đa dạng này hoạt động tốt.

Phản hồi 360 độ ≠ Phản hồi Mục tiêu

Một điều quan trọng về phản hồi 360 độ là nó vẫn còn mang tính chủ quan. Mỗi phản hồi xuất phát từ một cá nhân với những thành kiến, sở thích, quan niệm đã được định sẵn.

Bạn cần làm gì để phản hồi 360 độ đạt được độ tin cậy cao. Bằng cách tăng số lượng và nguồn phản hồi, bạn sẽ tăng độ tin cậy, những ý kiến tương tự nhau được chọn là ý kiến đúng với thực tế và chỉ ra hành vi thực sự của người đó. Sức mạnh của phản hồi 360 độ nằm ở việc nghe cùng một điều từ nhiều nguồn khác nhau, không chỉ đơn thuần là thu thập nhiều ý kiến.

Thiết kế và triển khai hệ thống phản hồi 360 độ

Đánh giá 360 độ cung cấp cơ hội cho việc tự phân tích và kết hợp với kế hoạch phát triển theo định hướng hành động phù hợp, chúng có thể giúp tạo ra một môi trường làm việc hài hòa và năng suất hơn. Có rất nhiều công ty cung cấp các công cụ tùy chỉnh và sẵn sàng để triển khai hệ thống phản hồi 360 độ. Cho dù bạn có kế hoạch sử dụng một nhà tư vấn bên ngoài hoặc tự thiết kế một hệ thống, bạn cần xem xét một số khía cạnh quan trọng của một chương trình thành công sau đây.

Kế hoạch triệt để

• Phối hợp với các nhà quản lý và giám đốc điều hành hàng đầu để làm rõ mục đích và mục tiêu của quy trình 360 độ.
• Xác định một bộ phận phụ trách quy trình 360 độ để phối hợp thực hiện và truyền đạt các mục tiêu của chương trình.
• Thiết lập chính sách chương trình
  • Bảo mật
  • Giải quyết phản hồi không nhạy cảm và không chính xác như thế nào?
• Thiết lập thời gian và kế hoạch thích hợp
• Bắt đầu truyền đạt chương trình và làm thế nào áp dụng càng sớm càng tốt.

Thiết kế chương trình

• Đánh giá mô tả công việc và xác định năng lực cơ bản.
• Tham khảo với nhân viên để có thêm thông tin chi tiết về các vị trí đang được đánh giá.
• Xác định loại công cụ khảo sát sẽ được sử dụng:
  • Công cụ xếp hạng?
  • Câu hỏi mở?
  • Định dạng giấy hoặc trực tuyến?
• Quyết định quy trình sẽ hoạt động như thế nào:
  • Nhân viên sẽ nói gì khi khi được khảo sát?
  • Ai sẽ là người đánh giá? Nhân viên, sếp, đồng nghiệp hay khách hàng?
  • Tiến trình thời gian sẽ như thế nào?
  • Cuộc điều tra sẽ được hoàn trả  như thế nào?
  • Ai sẽ biên soạn thông tin cá nhân?
  • Cuộc điều tra khảo sát có được chia sẻ với nhân viên hay không?

Thực hiện chương trình

• Tiến hành buổi họp và tóm tắt tất cả phản hồi của người tham gia và người đánh giá về mục tiêu, chính sách và quy trình có liên quan.
• Đảm bảo nhà quản lý và người giám sát biết phải làm gì để quá trình này thực hiện thuận tiện nhất.
• Tiếp tục giao tiếp.
• Cung cấp hỗ trợ cần thiết để giải thích và phỏng vấn nhân viên trong phản hồi.
• Tạo kế hoạch phát triển nhân viên bằng cách sử dụng phản hồi trực tiếp nhận được.
• Sử dụng thông tin thu thập được để xây dựng kế hoạch phát triển toàn tổ chức dựa trên việc đào tạo và các nhu cầu khác được xác định bởi nhân viên.
• Sử dụng các kế hoạch phát triển kết hợp hiệu suất, hành vi và kỳ vọng của nhân viên với nhu cầu của tổ chức và chiến lược tổng thể.
• Đo lường và báo cáo tiến độ hoặc cải tiến để đạt được mục tiêu tổng thể hoặc chiến lược của công ty.

Giám sát và đánh giá

• Tạo một quy trình phản hồi cho chính chương trình.
• Thực hiện thay đổi theo yêu cầu.
• Truyền thông hiệu quả

Bằng cách thực hiện quá trình phản hồi 360 độ, bạn đang phát triển một chiến lược chính xác để cung cấp huấn luyện và hỗ trợ cần thiết để thực hiện thành công. Khi bạn có một quy trình rõ ràng, thông tin thu thập được sẽ giúp bạn xây dựng chiến lược phát triển nhân viên và tổ chức.

Những điểm chính

Có một số lý do rất thuyết phục để thực hiện đánh giá 360 độ và kết quả của chương trình phối hợp này có thể rất ấn tượng, đặc biệt khi làm việc theo nhóm, đó là điều quan trọng để tạo được sự thành công của tổ chức.

Chìa khóa thành công là đảm bảo sự cởi mở và sẵn sàng. Đánh giá 360 độ là một bước đi đáng kể từ phương pháp truyền thống, nó liên quan đến sự gia tăng đáng kể tính dễ tổn thương đối với các ý kiến ​​của đồng nghiệp và cấp trên khi họ thực hiện đánh giá hiệu suất bạn.

Việc đánh giá 360 độ không dành cho tất cả các tổ chức nhưng nó sẽ đem lại định hướng thực hiện giúp các tập đoàn được hưởng lợi rất lớn từ sự tự tin và tự nhận thức thấm nhuần trong tất cả thành viên.