Ma trận đơn giản hóa lựa chọn – Lý thuyết của Eric Rlamholtz và Yvonne Randle

Mục lục

Ma trận – Một mô hình đơn giản và hữu ích giúp lựa chọn phong cách lãnh đạo hiệu quả.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ

• Xem xét các lý thuyết lãnh đạo Ma trận,
• Áp dụng mô hình lựa chọn phong cách lãnh đạo phù hợp với thực tế của bạn.

1. Tổng quan

Eric Flamholtz và Yvonne Randle phát triển các lý thuyết lãnh đạo Ma trận và xuất bản về vấn đề này vào năm cuốn sách năm 2007, “Growing Pains” – “Nỗi đau lớn dần”. Ma trận, thể hiện trong hình 1, là công cụ giúp bạn lựa chọn phong cách lãnh đạo tối ưu dựa vào tính chất công việc bạn đang tham gia và đặc điểm của nhân viên.

Nguồn: “Nỗi đau lớn dần: Từ Doanh nghiệp nhỏ thành Công ty lớn”, tác giả Eric G. Flamholtz và và Yvonne Randle. Tái bản lần thứ tư.© 2007. Nhà xuất bản John Wiley and Sons, Inc.

Các ma trận lãnh đạo được chia thành bốn phần. Mỗi góc phần liệt kê hai phong cách lãnh đạo phù hợp nhất cho một tình huống cụ thể và cá nhân (hoặc đội nhóm).

Trục Y đo lường khả năng “lập trình” trong mỗi nhiệm vụ. 

• Một nhiệm vụ có tính “lập trình” tức là có các bước công việc CỤ THỂ hoặc hướng dẫn CHI TIẾT để hoàn thành.
• Một nhiệm vụ không có tính “lập trình” mang tính SÁNG TẠO, phụ thuộc hoàn toàn vào cá nhân đảm trách.

Trục X mô tả khả năng của cá nhân và mức độ QUYỀN TỰ CHỦ cá nhân được giao.

• Các yếu tố ảnh hưởng tới khả năng này bao gồm: kiến thức chuyên môn, kỹ năng làm việc, động lực làm việc, và nhu cầu về thông tin phản hồi, mức độ tương tác qua lại, hoặc mức độ độc lập.
• Ví dụ, một người có trình độ học vấn cao, kỹ năng tốt, có động lực và sự độc lập thường muốn tự chủ trong công việc.
• Một người với động cơ thấp và kỹ năng yếu sẽ cần – và thường muốn – nhiều thông tin phản hồi và tương tác từ cấp trên để họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ.

2. Sử dụng mô hình

Để sử dụng mô hình ma trận này, đầu tiên hãy xem trục Y.

• Nếu nhiệm vụ phải được thực hiện theo cách đặc biệt, hoặc nếu quy trình thực hiện gồm các bước công việc cụ thể, thì vị trí của Y ở gần gốc tọa độ.
• Nếu nhiệm vụ có tính sáng tạo, hoặc nếu các nội dung sẽ thay đổi tùy thuộc vào ý tưởng của cá nhân phụ trách, vị trí của Y sẽ được xác định ở xa gốc tọa độ.

Tiếp theo, nhìn vào trục X. 

• Nếu nhân viên phụ trách thích làm việc độc lập, giá trị của X sẽ được xác định khá xa gốc tọa độ.
• Nếu họ cần hướng dẫn nhiều và phụ thuộc và hướng dẫn của nhà lãnh đạo, giá trị của X sẽ di chuyển sang trái, dần dần gần với gốc tọa độ.

Các góc phần tư mà tình huống của nhà lãnh đạo rơi vào thuộc một trong hai phong cách lãnh đạo có khả năng thích hợp để giải quyết tình huống đó.

3. Áp dụng mô hình

Hãy nhìn vào mỗi góc phần tư, và các phong cách lãnh đạo tương ứng, cụ thể.

3.1 Trường hợp 1: Công việc có tính “lập trình” cao / Giao quyền ở mức thấp

Đôi khi nhà lãnh đạo:

• Sẽ chịu trách nhiệm về một công việc phải được thực hiện một đặc biệt;
• Hoặc cần phải được hoàn thành đội ngũ nhân viên thường xuyên cần được truyền động lực, được hướng dẫn, phản hồi, hoặc tương tác từ nhà lãnh đạo.

Trong những trường hợp này, có 2 phong pháp lãnh đạo có thể hiệu quả là:

Lãnh đạo chuyên quyền –

Phong cách lãnh đạo chuyên quyền

• Bị chỉ trích bởi vì nó có vẻ đã lỗi thời.
• Phong cách lãnh đạo coi trọng quyền lực:
  • Nhà lãnh đạo ra lệnh mà KHÔNG GIẢI THÍCH, yêu cầu nhân viên tuân thủ
  • Và không được phép thắc mắc.

Mặc dù đó dường như là một sự áp đặt, phong cách này đem lại hiệu quả trong một số trường hợp:

• Đội HOÀN TOÀN PHỤ THUỘC vào nhà lãnh đạo và nhận xét của bạn,
• Và khi công việc phải được thực hiện theo một rất đặc biệt.
• Nó cũng có hiệu quả trong tình trạng KHỦNG HOẢNG hoặc KHẨN CẤP;
• Hoặc khi bạn đang đối phó với những rủi ro rất lớn.

Điều quan trọng là phải CÂN BẰNG khi sử dụng phong cách lãnh đạo này:

• Nhà lãnh đạo cần phải có đủ sức mạnh và sự quyết đoán,
• và quan trọng không kém là sự tử tế.
• Đừng quên rằng tinh thần và hiệu quả công việc của nhân viên bị ảnh hưởng đáng kể bởi cácnhận xét của nhà lãnh đạo. 
  • Thường xuyên nhận xét điểm đạt trong kết quả làm việc của họ,
  • Và nghiêm khắc nhắc nhở với tinh thần xây dựng để họ có thể cải thiện điểm chưa tốt.

Lãnh đạo Nhân từ – chuyên quyền –

Phong cách lãnh đạo nhân từ – chuyên quyền :

• Tương tự phong cách lãnh đạo chuyên quyền.
• Tuy nhiên, phương pháp này là cho phép nhân viên tham gia nhiều hơn. Ví dụ, thay vì chỉ ban hành các mệnh lệnh, nhà lãnh đạo cũng GIẢI THÍCH LÝ DO đưa ra mệnh lệnh này.

Để sử dụng phong cách này hiệu quả:

• nêu ra những lý do tại sao đội phải làm theo hướng dẫn đã đưa ra.
• Ví dụ, GIẢI THÍCH LÝ DO tại sao các quy định hay thủ tục được ấn định như vậy, họ sẽ dễ chấp nhận và tuân thủ hơn.
• Trong quá trình làm việc, thường xuyên DẠO QUANH:
  • Kịp thời trả lời các thắc mắc
  • Và động viên nhân viên bằng những nhận xét tích cực.
  • Sự hiện diện và hỗ trợ sẽ giúp của người dẫn dắt sẽ đảm bảo dự án đi đúng hướng và giúp nhân viên yên tâm khi biết rằng khi họ cần họ sẽ nhận được hỗ trợ ngay lập tức.

3.2 Trường hợp 2: Công việc có tính chất “lập trình” cao / Giao quyền ở mức cao

Khi công việc:

• Cần được thực hiện theo một cách đặc biệt,
• Và nhân viên đảm trách muốn có quyền tự chủ trong công việc của mình,

nhà lãnh đạo có thể sử dụng phong cách lãnh đạo tư vấn hoặc phong cách lãnh đạo tham gia.

Phong cách lãnh đạo tư vấn –

Sử dụng phong cách lãnh đạo tư vấn:

• Yêu cầu các nhân viên TRÌNH BÀY Ý KIẾN khi họp bàn,
• Nhưng TIẾNG NÓI CUỐI CÙNG vẫn thuộc về nhà lãnh đạo.
• Tham khảo ý kiến của đội, nhưng nhà lãnh đạo đang chịu trách nhiệm cho việc lựa chọn các phương án tốt nhất để hành động.

Để sử dụng các phong cách lãnh đạo tư vấn thành công:

• Nhất định phải XÂY DỰNG LÒNG TIN trong đội ngũ nhân viên. Khi đã tin:
  • Nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái trình bày ý kiến của họ
  • Và phản ứng lại một cách trung thực khi có sự cố.
• Hãy cởi mở với các ý tưởng và đề xuất của nhân viên – nếu nhà lãnh đạo chỉ trích hoặc coi thường ý kiến của nhân viên,
  • Họ sẽ nhanh chóng ngừng lên tiếng,
  • Đặc biệt là khi họ cho rằng cấp trên thực ra đã có quyết định của riêng mình.
  • Hãy luôn CỞI MỞ và SẴN SÀNG CHẤP THUẬN thay đổi ý kiến của mình nếu một nhân viên nào đó đưa ra một Ý TƯỞNG TUYỆT HƠN.

Phong cách lãnh đạo tham gia –

Phong cách lãnh đạo:

• Có sự tham gia tương tự như phong cách lãnh đạo tư vấn,
• Và nhà lãnh đạo vẫn lên tiếng cuối cùng trong quá trình ra quyết định.
• Tuy nhiên, phong cách lãnh đạo tham gia còn ĐI XA HƠN nữa- nhà lãnh đạo dường như PHỤ THUỘC VÀO ĐỘI NGŨ NHÂN VIÊN của mình để phát triển ý tưởng, họ không chỉ đưa ra ý kiến thảo luận nũa.
• Phong cách này sẽ thích hợp với một đội tích cực giải quyết vấn đề vàthích ĐỘNG NÃO.

Để sử dụng phong cách này:

• Cần áp dụng các công cụ ra quyết định theo đội
• Và công cụ giải quyết vấn đề theo đội để đảm bảo nhà lãnh đạo công bằng khi nghe trình bày của các nhân viên.
• Hãy nhớ rằng trong khi nhà lãnh đạo đang phụ thuộc vào ý kiến của các thành viên của đội,
  • Nhà lãnh đạo vẫn cần phải hướng dẫn trong quá trình thảo luận
  • Cần truyền đạt mục tiêu,
  • Phải ra quyết định cuối cùng.
  • Hãy chắc chắn rằng từng nhân viên hiểu rõ vai trò của cấp trên trong quá trình này.

3.3 Trường hơp 3: Công việc có tính “lập trình” thấp / Giao quyền ở mức thấp

Ở đây:

• Nhà lãnh đạo đang có một dự án rất SÁNG TẠO,
• Nhưng nhân viên KHÔNG MUỐN TỰ CHỦ. Thay vào đó, họ cần chỉ đạo, hướng dẫn, và chỉ bảo. 

Hai phong cách lãnh đạo phù hợp nhất với tình hình này là phong cách lãnh đạo tư vấn và phong cách lãnh đạo tham gia.

Đây là những phong cách lãnh đạo phù hợp cho Trường hợp 2: Công việc có tính “lập trình” cao / giao quyền ở mức cao.

3.4 Trường hợp 4: Công việc có tính chất “lập trình” thấp / Giao quyền ở mức cao

Nhà lãnh đạo rơi vào góc phần tư này khi đang “sáng tạo” – hay “thả” – dự án cho nhân viên muốn tự do và độc lập để làm việc. Điều này có nghĩa rằng nhà lãnh đạo cần thực hiện một phương pháp lãnh đạo KHÔNG CHỈ ĐẠO.

Có hai phong cách có thể sử dụng ở đây:

Phong cách lãnh đạo đồng thuận –

Một lựa chọn là sử dụng một phong cách lãnh đạo đồng thuận:

• Về cơ bản, điều này có nghĩa rằng bạn sẽ cung cấp cho thành viên trong đội của bạn RẤT NHIỀU QUYỀN LỰC trong quá trình ra quyết định.
• Thay vì trở thành “ông chủ”, nó gần như là nếu bạn trở thành một phần của đội.
• Đảm bảo rằng thành viên nhóm của bạn hiểu được trách nhiệm của mình khi bạn sử dụng phong cách này.

Phong cách lãnh đạo tự do –

Là một phong cách lãnh đạo

• “Rảnh tay”
• Mà cần cẩn thận khi sử dụng.  
• Khi cho phép nhân viên tự do hơn trong cách thức và thời điểm làm việc, nhưng nhà lãnh đạo lại luôn có mặt nếu nhân viên cần giúp đỡ.

Phong cách lãnh đạo tự do:

• Chỉ nên sử dụng trong những tình huống phù hợp,
• Tuyệt đối KHÔNG SỬ DỤNG TỐI ĐA MỨC ĐỘ GIAO QUYỀN.
• Tuy nhiên, khi sở hữu một “CAO THỦ”, năng động và thông minh, sử dụng phong cách lãnh đạo này có thể đem lại HIỆU QUẢ KHÔNG NGỜ.

Để sử dụng phong cách lãnh đạo tự do thành công:

• Hãy chắc chắn rằng ĐỐI TƯỢNG được việc ủy nhiệm hoàn toàn phù hợp. 
• Nếu không phù hợp giữa nhiệm vụ và cá nhân đảm trách thì chắc chắn nhân viên cần sự trợ giúp, và họ có thể KHÔNG PHẢI LÀ “VUA”.

Lựa chọn không bao giờ dễ dàng nhưng có thể đơn giản hóa bằng lý thuyết ma trận được nghiên cứu phục vụ các nhà lãnh đạo, và hãy tiếp tìm hiểu thêm các kỹ thuật chuyên sâu ở những bài viết tiếp theo.

Chúc bạn đơn giản, thông suốt và thành công!