Cân bằng ngân sách, phạm vi và tiến độ dự án.

Bạn đang quản lý một dự án, nhưng mọi việc tiến triển không theo đúng kế hoạch…

• Để hoàn thành dự án đúng thời hạn, bạn cần thuê thêm một số nhà thầu.
• Nhưng nếu làm như vậy, chi phi sẽ vượt ngân sách của dự án.

Trong nhiều dự án: Ngân sách, Phạm vi và Tiến độ có liên quan chặt chẽ với nhau. Nếu một trong 3 yếu tố thay đổi, ngay lập tức, sẽ tác động đến yếu tố khác.

Bài viết này phân tích mối quan hệ giữa ba yếu tố: Ngân sách, phạm vi, tiến độ và xem xét các ý tưởng giúp bạn đối phó với các vấn đề có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ này.

Tam giác sắt trong quản lý dự án

Tài liệu khởi tạo dự án giúp bạn xác định mục tiêu của dự án. Điểm cốt lõi của tài liệu này là trình bày những gì dự án cần làm và cần đạt được. Tức là, xác định về những thứ trong và ngoài phạm vi dự án. Nó cũng xác lập thời hạn (tiến độ) và ngân sách của dự án.

Những hạn chế về phạm vi, ngân sách và tiến độ dự án được gọi là “tam giác sắt”.

Nó được gọi là một tam giác sắt, bởi vì, hiếm khi có thể thay đổi một yếu tố mà không ảnh hưởng đến hai yếu tố còn lại. Cách bạn quản lý dự án, dựa trên những ràng buộc này, ảnh hưởng đến chất lượng của dự án, có thể tích cực hoặc tiêu cực.

Ví dụ, giả sử nhiệm vụ của dự án là ra mắt hệ thống IT tiêu chuẩn mới. Giai đoạn thiết kế đã trôi qua. Bạn có thể xem xét một vài lựa chọn sau:

• Gia hạn thêm thời gian cho dự án – Các bên liên quan sẽ nhận được hệ thống chậm hơn kế hoạch, điều này có thể làm phát sinh nhiều vấn đề và không phải là một giải pháp có thể chấp nhận được đối với họ. Sẽ mất nhiều thời gian để hoàn thành, do đó, sẽ làm tăng chi phí lao động. Tuy nhiên, không có bất kỳ tác động tiêu cực nào đến chất lượng của sản phẩm cuối cùng.
• Lập lại kế hoạch cho phần còn lại của dự án để đẩy nhanh các giai đoạn trong tương lai – Điều này có thể làm tăng rủi ro dự án nếu việc thử nghiệm và đào tạo không được thực hiện đầy đủ. Vì vậy có thể không đáp ứng được mục tiêu chất lượng ban đầu. Điều này cũng có thể làm tăng chi phí của dự án.
• Thay đổi phạm vi – Bạn có thể đưa các yếu tố về phạm vi (chức năng, hệ thống, giao diện, quá trình tự động hoặc hỗ trợ các phòng ban) ra khỏi dự án để thực hiện dự án trong thời hạn và ngân sách đã được thống nhất. Điều này sẽ không đáp ứng được kỳ vọng ban đầu của tổ chức. Chi phí tổng thể cũng có thể tăng nếu các yếu tố phạm vi được phân bổ sau này

Ghi chú:

Trong quản lý dự án, khi xem xét ba yếu tố: tiến độ nhanh,chi phí thấp và chất lượng tốt, bạn chỉ có thể chọn hai:

• Nếu bạn hoàn thành dự án một cách nhanh chóng với chi phí thấp thì chất lượng sẽ không được đảm bảo.
• Nếu bạn ưu tiên tiến độ và chất lượng thì chi phí sẽ tăng lên.
• Nếu muốn cung cấp dự án với chất lượng tốt và chi phí thấp, bạn sẽ phải tốn nhiều thời gian để hoàn thành.

Nếu có vấn đề phát sinh, hãy chắc chắn rằng bạn nghĩ kỹ về các giải pháp và cân nhắc tác động của nó đến dự án.

Khung quyết định

Sử dụng mô hình này giúp bạn đưa ra quyết định về các vấn đề ảnh hưởng đến tam giác sắt.

Trước khi bắt đầu, hãy thảo luận với chủ dự án, về các lựa chọn cấp cao, phù hợp với dự án. Hiểu được sự linh hoạt trong ngân sách, thời hạn, phạm vi và yêu cầu về chất lượng.

1. Áp lực về tiến độ

• Xem lại những phần quan trọng. Có nhiệm vụ nào bạn có thể loại bỏ không?
• Lập lại kế hoạch để xác định xem bạn có thể thực hiện nhiệm vụ khác, hoặc theo một trình tự khác, để giảm thời gian tổng thể không. Những nhiệm vụ nào bạn có thể thực hiện đồng thời để tiết kiệm thời gian?
• Có thời gian dự phòng được bố trí trong kế hoạch ở giai đoạn sau không? Bạn có thể sử dụng thời gian dự phòng ngay bây giờ không hay việc này có ảnh hưởng đến tiến độ của giai đoạn sau?
• Liệu di chuyển một số yếu tố phạm vi đến giai đoạn tương lai để hoàn thành các công việc hiện tại đúng thời gian có hợp lý không?
• Rà soát các nhiệm vụ trong kế hoạch. Liệu tất cả chúng có cần thiết để đáp ứng yêu cầu của dự án không? Có bất kỳ nhiệm vụ nào không cần thiết không?

2. Áp lực về phạm vi

• Liệu sự thay đổi có nằm trong phạm vi cần thiết để thực hiện mục tiêu của dự án trong giai đoạn này không?
• Bạn có thể di chuyển yếu tố phạm vi nào đến giai đoạn sau?
• Xác định những yêu cầu kinh doanh đủ mạnh để tiếp tục dựa án không? Bạn có nên tạm dừng dự án và xem xét lại các yêu cầu không?

Mẹo:

Để làm giảm khả năng thay đổi phạm vi trong suốt quá trình thực hiện dự án, hãy tập hợp sự tham gia của các bên liên quan và đạt được sự đồng thuận về các yêu cầu kinh doanh cũng như giai đoạn thiết kế để xác định phạm vi dự án một cách đầy đủ nhất có thể.

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn có quy trình kiểm soát phạm vi tại chỗ để thực hiện cam kết với các bên liên quan.

3. Áp lực về ngân sách

• Bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ với chi phí thấp hơn không? Bạn có thể sử dụng các nguyên liệu và thành phần rẻ hơn không? Bạn có thể thực hiện điều này mà không làm ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng dự án không?
• Có phải tất cả các công việc được lên kế hoạch đều đóng góp vào kết quả của dự án? Bạn có thể dừng nhiệm vụ nào không?
• Bạn có thể giảm chi phí của nhóm không? Ví dụ: Có thể giảm chi phí đi lại không?
• Có khoản chi phí dự phòng nào mà bạn có thể sử dụng không?

Mẹo:

• Hãy cẩn thận với “phạm vi leo thang” – Điều này xảy ra khi bạn thực hiện nhiều sự thay đổi nhỏ trong phạm vi dự án mà không suy nghĩ cẩn thận. Điều này sẽ dẫn đến sự thay đổi mà bạn không thể chấp nhận được nếu chúng xảy ra đồng thời. Nếu bạn nghi ngờ đang xảy ra điều này trong dự án, hãy tiến hành xem xét lại dự án để có cái nhìn bao quát hơn về toàn bộ dự án. Sau đó, quyết định làm thế nào để tiếp tục thực hiện.
• Hãy ghi nhớ sản phẩm của bạn – Đừng quên bạn có mặt ở đây để thực hiện điều gì. Tập trung vào bức tranh toàn cảnh khi đưa ra quyết định và đảm bảo rằng bạn đang quản lý lợi ích một cách chủ động.
• Nhận được sự hỗ trợ từ nhà tài trợ dự án và nhóm chỉ đạo – Đảm bảo  cập nhật thông tin cho các bên liên quan chính thức tình trạng của dự án. Thông báo các vấn đề nghiêm trọng, rủi ro và yêu cầu thay đổi phạm vi càng sớm càng tốt. Các thành viên trong nhóm chỉ đạo có lợi thế là không tham gia vào việc thực hiện hàng ngày vì vậy họ thường có cái nhìn khách quan hơn về vấn đề.
• Tập trung vào kết quả mong muốn của dự án – Ví dụ, có thể lập lại kế hoạch để thực hiện đúng tiến độ bằng cách giảm thời gian đào tạo hoặc hỗ trợ trước khi đưa ra sản phẩm cuối cùng.
• Nếu ngân sách có sẵn, bạn có thể hoàn toàn bù đắp cho việc này bằng cách tăng mức hỗ trợ sau khi thực hiện.

Những điểm chính

Thách thức trong quản lý dự án là – đưa ra các mục tiêu – dựa trên những hạn chế về ngân sách, tiến độ và phạm vi trong “tam giác sắt”  mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng của dự án.

Có rất nhiều công cụ để hỗ trợ bạn trong suốt vòng đời của dự án. Là người quản lý dự án, bạn phải lựa chọn, dựa trên những gì cần thiết cho dự án, để đạt được mục tiêu tổng thể. Hãy hành động một cách nhanh chóng để giải quyết vấn đề và quản lý rủi ro.