Blog

Quản lý lợi ích

Đạt được lợi ích tốt nhất từ một dự án

Khi bạn quyết định rằng mình cần một cái gì đó mới, hoặc một cái gì đó đã cũ nhưng được thực hiện theo cách mới, dự án được hình thành. Sau đó, bạn nỗ lực tập trung vào việc lập kế hoạch, chuẩn bị, thực hiện, giám sát và quản lý dự án này. Nhưng bạn đã bao giờ thực hiện một dự án nhưng cuối cùng lại không mang lại lợi ích mà mình cần?

Dự án được tạo ra và hoàn thành trong một khoảng thời gian rất dài. Mọi thứ có thể thay đổi trên đường đi khi bạn vượt qua trở ngại. Và thậm chí những thay đổi rất nhỏ trong việc thiết kế và thực hiện dự án có thể ảnh hưởng đến lợi ích mong muốn.

Khi mối liên kết giữa sản phẩm của dự án và nhu cầu của tổ chức yếu thì nguy cơ đánh mất lợi ích của dự án có thể xảy ra. (Đây là trường hợp đặc biệt khi nhóm dự án tách biệt với khách hàng.) Đây là lúc cần thiết lập một trường hợp rõ ràng cho dự án – để bạn có thể đảm bảo sản phẩm đáp ứng mong đợi và cung cấp lợi ích mong muốn cho tổ chức.

Mục lục

Bắt đầu với sự kết thúc

“Quản lý lợi ích” là quá trình đảm bảo rằng dự án của bạn cung cấp những gì bạn muốn. Thực hiện một cách hiệu quả, nó sẽ đảm bảo sản phẩm mang lại giá trị cho doanh nghiệp và lợi tức đầu tư thích hợp.

Trong quá trình quản lý lợi ích, bạn cần trả lời những câu hỏi như sau:

  • Tại sao chúng ta lại làm việc này?
  • Dự án này giúp đáp ứng mục tiêu gì?
  • Chúng ta đã xác định được tất cả những lợi ích mà mình mong đợi?
  • Liệu chúng ta có chứng minh được tính hợp lý của thời gian và chi phí dự án?
  • Chúng ta đo lường lợi ích như thế nào?
  • Dự án có còn hiệu lực?
  • Lợi ích có còn liên quan?

Đầu tư thời gian vào quản lý lợi ích sẽ giúp bạn giảm rủi ro tổng thể của dự án. Nó buộc bạn phải xem xét những vấn đề có thể gây tổn hại đến thành công của dự án và giải quyết chúng trong kế hoạch dự án. Sau khi bắt đầu bằng cách biết kết quả cuối cùng mình muốn, bạn có thể cải thiện khả năng đoán trước và tránh được nhiều trở ngại tiềm ẩn.

Quá trình quản lý dự án

Lợi ích là kết quả mong muốn của dự án, được tạo ra để đáp ứng nhu cầu hoạt động cụ thể. Ví dụ, dự án được thiết kế để giảm thiểu thời gian xử lý đơn đặt hàng, có những lợi ích như cải thiện dịch vụ khách hàng, tăng doanh thu và giảm cảm giác chán nản cho nhân viên bán hàng, những người phải giải quyết khiếu nại của khách hàng.

Toàn bộ vấn đề của quản lý lợi ích là đảm bảo rằng dự án mang lại những lợi ích rõ ràng – trái với việc đảm bảo dự án hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể với nguồn lực hạn chế. Vì vậy, trong khi hoàn thành đúng thời hạn và ngân sách là thành công của quản lý dự án thì thành công của quản lý lợi ích còn tiến một bước xa hơn – đảm bảo rằng sự khởi đầu mang lại kết quả mong đợi.

Dưới đây là những giai đoạn chính của quản lý lợi ích:

Giai đoạn 1: Xác định và phát triển lợi ích

Trong quá trình bắt đầu dự án:

  • Nói chuyện với tất cả các bên liên quan để tìm ra lợi ích và kết quả mong muốn – và lý do tại sao.
  • Lập báo cáo lợi ích.
  • Liệt kê những lợi ích cuối cùng mà bạn muốn và chắc chắn đã phân biệt giữa “cần phải có” và “có thì tốt”.
  • Xác định mức độ phù hợp giữa lợi ích với chiến lược và nhu cầu của doanh nghiệp.
  • Quyết định những việc phải xảy ra liên quan đến dự án để tối đa hoá lợi ích.
  • Xác định những thay đổi hoặc những dự án khác cần có để hỗ trợ và đạt được kết quả của dự án chính, đảm bảo rằng những điều này đều nằm trong kế hoạch. Ví dụ, có cần đào tạo thêm người? Có cần chiến dịch quảng cáo mới để tiếp thị về tính năng mới Hay có cần phải thuê thêm người hoặc mua thiết bị mới?
  • Mở rộng phân tích lợi ích – chi phí, bao gồm những lợi ích mà bạn đã xác định.
  • Hãy nhớ tìm kiếm cả lợi ích hữu hình lẫn vô hình.

Giai đoạn 2: Phát triển kế hoạch lợi ích

Một lần nữa, trong quá trình bắt đầu dự án:

  • Xem xét kế hoạch tổng thể của dự án và đảm bảo đã bao gồm những hoạt động hỗ trợ thích hợp, từ đó bạn có thể đảm bảo đạt được lợi ích đúng lúc. Sử dụng những công cụ quản lý dự án truyền thống, như biểu đồ Ganttsơ đồ PERT để hoàn thiện và theo dõi lịch trình lợi ích của bạn.
  • Theo dõi những thiếu sót trong lợi ích, cũng như những lợi ích bổ sung.
  • Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện những hoạt động hỗ trợ này.
  • Thiết lập số liệu đo lường cho mỗi lợi ích và làm rõ thời gian, cách thức xác định lợi ích.
  • Xác định cách thức báo cáo lợi ích. Bạn có thể sử dụng báo cáo cột mốc cũng như kiểm soát tiến độ làm công cụ báo cáo.
  • Bao gồm bản tóm tắt quản lý lợi ích trong kế hoạch kinh doanh cho dự án.

Giai đoạn 3: Theo dõi lợi ích trong quá trình thực hiện dự án

Khi dự án được thực hiện:

  • Thường xuyên giám sát tiến trình cung cấp những lợi ích mong đợi.
  • Sửa đổi kế hoạch lợi ích, nếu cần thiết, khi kế hoạch dự án tổng thể thay đổi.
  • Thiết lập hệ thống liên lạc giữa bạn và người quản lý dự án (nếu đây là một người khác). Điều này giúp đảm bảo quá trình thảo luận và xem xét lợi ích diễn ra thường xuyên.
  • Cung cấp sự hỗ trợ cho nhóm dự án và sử dụng báo cáo lợi ích để khuyến khích họ làm việc.
  • Theo dõi “lợi ích leo thang” – đảm bảo rằng kỳ vọng của mọi người không tăng lên quá nhiều trong quá trình thực hiện dự án. Khi bắt đầu trông đợi quá nhiều lợi ích, nó có thể làm suy giảm tác động tổng thể của dự án và khiến bạn thất vọng khi không đạt được những lợi ích tưởng tượng. Nếu danh sách lợi ích tăng lên, bạn nên tạo ra những dự án riêng biệt cho từng mục tiêu cụ thể và tập trung vào nó.Tìm hiểu một số mẹo về kiểm soát phạm vi.

Giai đoạn 4: Hoàn thành dự án và xem lại lợi ích của bạn

Đến cuối dự án:

  • Xác định những lợi ích đã đạt được, tìm kiếm khoảng trống và những cơ hội bị bỏ lỡ.
  • Theo dõi nhu cầu hiện tại của nhân viên để đảm bảo rằng họ tiếp tục được hưởng quyền lợi. Xem xét việc thiết lập hệ thống nhằm truyền đạt nhu cầu trong tương lai. Đây là một cách để thu thập ý tưởng cho những dự án trong tương lai.
  • Ghi lại những gì đã làm tốt và những gì cần cải tiến. Điều này hỗ trợ việc học hỏi liên tục trong tổ chức.

Những điểm chính

Lợi ích là lý do dự án được tạo ra và hoàn thành.

Quản lý lợi ích là đảm bảo rằng quá trình đầu tư và thực hiện, mang lại lợi nhuận kinh doanh lớn nhất có thể. Nhiều dự án có khuynh hướng thay đổi trong quá trình thực hiện và thậm chí những thay đổi nhỏ cũng có thể tạo ra những kết quả khác nhau. Đó là lý do tại sao không phải chỉ cần hoàn thành kịp tiến độ là được, mà tập trung vào lợi ích dự án cũng rất quan trọng.

Quản lý lợi ích buộc bạn phải tập trung vào lý do tại sao bắt đầu dự án. Và điều này không dừng lại sau khi dự án kết thúc, giống như quản lý dự án truyền thống – nó tiếp tục cho đến khi đạt được tất cả các lợi ích. Bạn có thể sử dụng cùng một khuôn khổ lập kế hoạch dự án cho phần còn lại của dự án để thực hiện điều này, nhưng sẽ cần phải xây dựng những cột mốc lợi ích cụ thể cũng như thiết lập trách nhiệm giải trình rõ ràng và hệ thống truyền thông thích hợp. Thực hiện theo cách này, quản lý lợi ích có thể bổ sung cho kế hoạch quản lý dự án toàn diện.

Hpo Banner