Blog

Quản lý dự án không chắc chắn

Lên kế hoạch cho những điều chưa biết

Hầu hết các dự án đều có một yếu tố không chắc chắn.

Trong nhiều trường hợp, bạn có thể sử dụng thực tiễn quản lý rủi ro đã được thiết lập tốt để giải quyết vấn đề này. Tuy nhiên, đối với những dự án tiên tiến hoặc phải thích ứng với những điều kiện liên tục thay đổi, bạn sẽ không thể đoán trước được tất cả rủi ro khi bắt đầu. Đối với những tình huống này, bạn có thể quản lý sự không chắc chắn thay vì cố gắng quản lý rủi ro.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ vạch ra 4 loại không chắc chắn phổ biến mà bạn có thể đối mặt với tư cách là người quản lý dự án và tìm hiểu những chiến lược có thể sử dụng để đối phó với chúng.

Mục lục

Bốn loại không chắc chắn

Giáo sư Arnoud De Meyer, Christoph Loch, và Michael Pich đã phân tích nhiều dự án trong nhiều ngành công nghiệp. Sau khi nghiên cứu, họ đã xác định được 4 loại không chắc chắn chính. Những phát hiện này được đăng trong MIT Sloan Management Review năm 2002.

4 loại không chắc chắn đó là:

  • Biến động.
  • Sự không chắc chắn lường trước được.
  • Sự không chắc chắn không lường trước được.
  • Hỗn loạn.

Quản lý 4 loại không chắc chắn

Chúng ta sẽ xem xét từng loại chi tiết hơn dưới đây và tìm hiểu chiến lược mà bạn có thể sử dụng để quản lý từng loại.

1. Biến động

Biến động đề cập đến mức độ thay đổi nhỏ trong lịch trình dự án. Ví dụ, bạn có thể cần phải quản lý việc chậm tiến độ dự án nếu thành viên trong nhóm bị bệnh hoặc nếu cần chuẩn bị tài liệu bổ sung cho các bên liên quan.

Những vấn đề này có tác động rất nhỏ đến dự án tổng thể. Tuy nhiên, nếu có nhiều vấn đề, chúng có thể dẫn đến sự chậm trễ kéo dài và tăng chi phí

Quản lý biến động

Bạn không cần phải lường trước mọi biến động có thể ảnh hưởng đến dự án của mình. Thay vào đó, hãy lên kế hoạch cho số ít biến động khi tạo lịch trình dự án.

Chia dự án thành nhiều giai đoạn, sau đó xây dựng bộ đệm ngẫu nhiên vào từng giai đoạn. Chỉ sử dụng bộ đệm nếu bạn thực sự cần nó.

Đảm bảo bạn đã thiết lập quy trình theo dõi tiến độ và nhân viên biết rằng họ có thể thảo luận về tác động của những thay đổi nhỏ với bạn. (Nếu có nhiều thay đổi và chúng bắt đầu ảnh hưởng đến tiến độ của dự án, bạn cần có quy trình kiểm soát phạm vi chính thức để quản lý tác động của dự án.)

Cuối cùng, hãy xác định điểm mà tại đó bạn sẽ thực hiện hành động khắc phục. Ví dụ, liệu bạn có cảm thấy thoải mái nếu dự án chậm tiến độ hai ngày? Nếu chậm một tháng thì sao?

2. Sự không chắc chắn lường trước được

Những điều không chắc chắn lường trước được là những điều mà bạn có thể xác định và chuẩn bị.

Không giống như những thay đổi nhỏ do biến động mang lại, sự không chắc chắn lường trước được là những sự kiện lớn hơn cần quản lý rủi ro và lập kế hoạch dự phòng.

Quản lý sự không chắc chắn lường trước được

Thứ nhất, tiến hành phân tích rủi ro tìm hiểu những điều không chắc chắn mà bạn có thể gặp phải. Tiếp theo, sắp xếp ưu tiên những rủi ro này với sơ đồ xác suất/ tác động rủi ro và lên kế hoạch dự phòng để đối phó với những rủi ro này.

Dành thời gian giám sát những điều không chắc chắn lường trước được một cách thường xuyên và truyền thông cách bạn sẽ xử lý chúng với nhóm và các bên liên quan chính.

Mẹo:

Giống như biến động, nếu phạm vi tăng lên là một dự báo không chắc chắn trong dự án của bạn, thực hành kiểm soát phạm vi cẩn thận. Điều này sẽ giúp bạn duy trì thời gian và ngân sách của dự án trong phạm vi mà bạn đã đồng ý với nhà tài trợ dự án.

3. Sự không chắc chắn không lường trước được

Những điều không chắc chắn không lường trước được là những sự kiện mà bạn không thể dự đoán trước được hoặc nghĩ rằng không cần phải lên kế hoạch dự phòng để giải quyết chúng. Loại không chắc chắn này rất phổ biến trong những dự án công nghệ hoặc trong những lĩnh vực tập trung vào thị trường không chắc chắn.

Sự không chắc chắn không lường trước thường là do phản ứng dây chuyền của những rủi ro đã biết. “Rủi ro núp dưới rủi ro” có thể rất khó dự đoán.

Quản lý sự không chắc chắn không lường trước được

Thay vì cố gắng để dự đoán sự không chắc chắn không lường trước được, hãy xem chúng như những vấn đề cần giải quyết khi phát sinh.

Giao tiếp cởi mở rất cần thiết trong tình huống này. Gặp gỡ các thành viên trong nhóm thường xuyên để thảo luận về những thay đổi, mối đe dọa hoặc cơ hội mà họ nhận thấy. Khuyến khích mọi người cởi mở về những vấn đề mà họ phát hiện ra và đưa ra các giải pháp.

Quản lý các bên liên quan cũng rất quan trọng trong những tình huống này vì bạn sẽ phải thuyết phục các bên liên quan chủ chốt chấp nhận những những thay đổi không lường trước được. Vì vậy, hãy xây dựng lòng tin với tất cả những người tham gia vào dự án – điều này sẽ giúp mọi người dễ làm việc cùng nhau hơn khi những thay đổi không lường trước nảy sinh.

4. Hỗn loạn

Đôi khi, bạn không thể làm rõ kế hoạch ngay từ đầu dự án, có thể là vì thị trường đang thay đổi nhanh chóng. Thực tế, bạn có thể thấy rằng mong đợi đặt ra khi bắt đầu dự án có thể hoàn toàn  thay đổi khi công việc tiến triển.

De Meyer, Loch, và Pich mô tả loại tình huống này là “hỗn loạn”. Thuật ngữ này có ý nghĩa tiêu cực, nhưng, trong ngữ cảnh này, nó chỉ đơn giản có nghĩa là bạn không thể lên kế hoạch đáng tin cậy từ trước. Tuy nhiên, điều này không ngăn cản bạn tiến lên phía trước – nó chỉ có nghĩa là bạn phải điều chỉnh cách tiếp cận của mình một cách hợp lý.

Quản lý hỗn loạn

Sự thay đổi liên tục của dự án dễ bị hỗn loạn có nghĩa là nhóm bạn phải linh hoạt vì phương pháp tiếp cận quá cứng nhắc có thể cản trở dự án. Hãy đảm bảo nhóm bạn hiểu điều này ngay từ đầu.

Phương thức quản lý dự án nhanh gọn A-gi-lê  phù hợp với loại dự án này. Nó cho phép các thành viên trong nhóm phản ứng lại với thay đổi của thị trường hoặc những tình huống phát triển của công nghệ và đưa chúng vào sự phát triển liên tục.

Nhóm bạn phải sẵn sàng thử nghiệm những cách tiếp cận khác nhau khi sự hiểu biết của mọi người tăng lên. Khuyến khích họ đưa ra những ý tưởng mới và tạo cơ hội thảo luận chúng trong lịch trình.

Học cách đưaQuyết định Đi/ Không đi một cách tự tin vào cuối mỗi giai đoạn hoặc giai đoạn chạy nước rút. Nếu dự án không còn mang lại lợi ích thích hợp, bạn có thể cần phải thảo luận xem liệu có nên loại bỏ nó hay không.

Trên tất cả, tập trung vào những điều bạn và nhóm có thể học hỏi khi dự án phát triển sẽ là động lực mạnh mẽ thúc đẩy mọi người.

Những điểm chính

Mỗi dự án luôn đi kèm với số lượng rủi ro nhất định. Tuy nhiên, rất khó hoặc thậm chí không thể lường trước và lên kế hoạch trước cho tất cả các loại rủi ro, đặc biệt khi dự án có nhịp độ nhanh hoặc phức tạp. Trong những tình huống này, bạn có thể xác định và lập kế hoạch cho một số loại không chắc chắn nhất định.

Ba nhà nghiên cứu Arnoud De Meyer, Christoph Loch và Michael Pich đã xác định bốn loại không chắc chắn. Đó là:

  • Biến động.
  • Sự không chắc chắn lường trước được.
  • Sự không chắc chắn không lường trước được.
  • Hỗn loạn.

Bạn cần phản ứng khác nhau với từng loại không chắc chắn khác nhau, tùy thuộc vào chi phí liên quan và mức độ mà bạn có thể dự đoán sự kiện xảy ra.

Hãy sử dụng cách tiếp cận quản lý thích hợp, khuyến khích mọi người linh hoạt, chia sẻ giải pháp cho các vấn đề và xem sự không chắc chắn là cơ hội để phát triển.

Hpo Banner