Xem xét tình huống từ các quan điểm khác nhau.
Phong điều hành một nhóm nhỏ các nhà phát triển IT. Anh ấy giúp các thành viên đạt được mục tiêu bằng cách thiết lập mục tiêu rõ ràng và đảm bảo mọi người đều biết vai trò của mình.
Vấn đề là công ty Phong hiện đang được cơ cấu lại và các dự án mà anh ấy đảm nhận đang gặp vấn đề. Kết quả là, Phong stress và phải đấu tranh để thúc đẩy đội nhóm.
Mặc dù chúng ta không thể chấp nhận nó, nhưng nhiều người trong chúng ta đều giống như Phong; chỉ dựa vào một vài phương pháp để dẫn dắt đội nhóm. Sau đó, khi mọi thứ thay đổi hoặc khi chúng ta ở trong tình huống mới, chúng ta không làm việc hiệu quả như trước.
Một cách để vượt qua vấn đề phổ biến này là sử dụng phương pháp tiếp cận bốn khung của Bolman và Deal. Công cụ này dạy chúng ta xem xét tình huống từ 4 quan điểm khác nhau. Từ đó suy nghĩ các cách khác nhau để quản lý các tình huống khó khăn.
Mục lục
Giới thiệu về Mô hình
Phương pháp Tiếp cận 4 khung là một khái niệm được phát triển bởi Lee Bolman và Terrence Deal và được xuất bản lần đầu trong cuốn sách “Reframing Organizations” năm 1991. Mô hình là một bộ bốn khung hay các quan điểm mà chúng ta có thể sử dụng để phân tích một tình huống tại nơi làm việc.
Bốn khung là:
- Khung Kết cấu.
- Khung Nhân lực.
- Khung chính trị.
- Khung biểu tượng
Ý tưởng là bạn sử dụng mô hình này để có một cái nhìn tròn hơn về tình huống, từ nhiều góc độ khác nhau.
Khi bạn đã nhìn nhận tình huống từ mỗi khung/ quan điểm, bạn có thể chọn ra khung phù hợp nhất áp dụng cho tình huống cụ thể đó.
Nói chung, cách tiếp cận Bốn Khung cho phép bạn trở thành người quản lý và lãnh đạo linh hoạt hơn. Bạn cũng sẽ tự tin khi đã xem xét tất cả các quan điểm trước khi đưa ra quyết định.
Bây giờ chúng ta sẽ xem xét từng khung chi tiết hơn.
Khung kết cấu
Khung kết cấu tập trung vào cấu trúc hiện tại của một tổ chức hoặc một trật tự. Khung này giả định tổ chức tồn tại để đạt được các mục tiêu đã được thiết lập, cái mà chuyên môn hóa và phân chia lao động để nâng cao năng suất và chuỗi các mệnh lệnh hoạt động hiệu quả để đạt được mục tiêu. Kiểm soát và điều phối rất quan trọng với khung này.
Khi lãnh đạo sử dụng khung cấu trúc, họ tập trung vào mục tiêu, việc thực hiện và kiểm soát để thúc đẩy đội nhóm. Họ giữ bản thân và các thành viên trong đội có trách nhiệm và họ đưa ra những quyết định hợp lý cho lợi ích của đội nhóm và tổ chức thay vì tập trung vào ưu tiên cá nhân.
Khung Nhân lực
Khung Nhân lực tập trung vào con người. Nó giả định rằng tổ chức sẽ thành công nếu đáp ứng được nhu cầu của mọi người làm việc trong đó.
Khi lãnh đạo sử dụng Khung Nhân lực, họ tập trung vào nhu cầu nhân viên, tinh thần, tính cách và động lực. Họ cố gắng tạo ra môi trường làm việc quan tâm, tin tưởng và là nơi mọi người giao tiếp cởi mở. Các thành viên trong nhóm được tiếp cận với các khóa đào tạo và phát triển kỹ năng và họ tạo ra một nền văn hóa trao quyền.
Khung chính trị
Khung chính trị là về quyền lực. Nó giả định rằng các quyết định và thay đổi không xảy ra trừ khi các bên liên quan chính và các nhóm liên quan tham gia vào quá trình ra quyết định. Ở đây, mâu thuẫn có thể xảy ra, khi mọi người xung đột về vị trí trong tổ chức.
Khi các nhà lãnh đạo sử dụng Khung Chính trị, họ tập trung vào việc đàm phán đảm bảo có các nguồn lực then chốt và giành được sự ủng hộ của mọi người đối với dự án. Họ cũng thừa nhận có sự khác biệt thực tế giữa nhu cầu cá nhân và nhu cầu nhóm (ví dụ như các phòng ban và đội nhóm). Ở đây, điều quan trọng là hiểu vị trí quyền lực nằm đâu trong tổ chức và làm thế nào sử dụng nó hiệu quả.
Khung biểu tượng
Khung biểu tượng tập trung vào tầm nhìn và cảm hứng. Với khung này, những điều xảy ra trong tổ chức không quan trọng bằng những điều có ý nghĩa với nhân viên và khách hàng.
Khi lãnh đạo sử dụng Khung biểu tượng, họ nhận ra tầm quan trọng của ý nghĩa và sự hài lòng của mọi người và họ giúp các thành viên trong nhóm tạo ra ý nghĩa từ sự thất bại, đặc biệt là trong thời kỳ hỗn loạn. Họ cũng sử dụng các nghi thức, biểu tượng, vai trò và các giá trị chia sẻ tạo ra liên kết và giúp người khác hiểu các sự kiện và cột mốc kỷ niệm.
Áp dụng mô hình
Để áp dụng mô hình, xem xét từng khung khi phân tích tình huống. Sau đó, hãy quyết định cách bạn sẽ tiếp cận.
Bây giờ chúng ta sẽ xem xét khi nào nên áp dụng mỗi khung và àm thế nào phát triển các kỹ năng trong mỗi khung.
Khung kết cấu
Khung này hữu ích nhất khi các vai trò được rõ ràng, mục tiêu được xác định và có rất ít hoặc không có xung đột hoặc mơ hồ. Đây cũng là một khung hữu ích để sử dụng khi chất lượng là quan trọng, bởi vì nó đề cập đến các vấn đề sử dụng tính hợp lý và logic.
Để nâng cao kỹ năng trong Khung Kết cấu, bắt đầu bằng cách đọc bài viết Quản lý theo Mục tiêu.
Bạn cũng cần hiểu vai trò của đội nhóm và tầm quan trong của nó. Bài viết vai trò nhóm của Belbin và vai trò nhóm của Benne and Sheats giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò của mọi người, từ đó bạn có thể cải thiện hiệu suất.
Chú thích:
Mặc dù nhiều người có thể chống lại việc sử dụng Khung Kết cấu vì lý do quan liêu nhưng cấu trúc là một phần cần thiết và quan trọng của mọi tổ chức. Nếu không có nó, các tổ chức có thể có quy trình không hiệu quả, chương trình đào tạo không hiệu quả hoặc công nghệ không phù hợp với nhu cầu của lực lượng lao động.
Khung Nhân lực
Khung này được sử dụng tốt nhất khi tinh thần và động lực của nhân viên là vấn đề. Đây cũng là một khung hữu ích để sử dụng khi động lực và cam kết là điều cần thiết cho sự thành công của một dự án hoặc tổ chức.
Để áp dụng khung này, bắt đầu xem xét kỹ năng tạo động lực của bạn. Bạn cũng nên tìm hiểu thêm về những điều nhóm bạn thực sự cần, để duy trì động lực và trao quyền trong công việc. Các bài viết Thuyết 2 yếu tố của Herzberg và lý thuyết tạo động lực cho nhân sự của McClelland sẽ giúp bạn.
Ngoài ra, tìm hiểu thêm việc đào tạo và huấn luyện đội nhóm một cách hiệu quả. Sử dụng các kỹ thuật như đào tạo bằng hoạt động, 9 cấp độ học tập của Gagne và huấn luyện đội nhóm giúp mọi người phát triển.
Khung chính trị
Khung Chính trị được sử dụng tốt nhất khi một quyết định quan trọng phụ thuộc vào sự hỗ trợ của các bên liên quan chính hoặc các nhóm lớn. Bởi vì nó tập trung vào quyền lực và chính trị, biết làm thế nào điều chỉnh điều này một cách hiệu quả là điều rất quan trọng.
Bắt đầu bằng việc học cách nhận ra các bên liên quan chính với sơ đồ ảnh hưởng và phân tích các bên liên quan. Đọc thêm các bài viết đối phó với vấn đề chính trị trong tổ chức và 5 loại quyền lực của nhà lãnh đạo. Kỹ năng đàm phán và giải quyết xung đột rất quan trọng ở đây.
Khung biểu tượng
Khung biểu tượng được sử dụng tốt nhất khi mục tiêu không rõ ràng hoặc khi bạn cần giúp đỡ một nhóm hoặc tổ chức trong giai đoạn khó khăn. Đây cũng là một khung hữu ích sử dụng khi bạn đang gặp xung đột với đội nhóm.
Bạn có thể làm việc với Khung biểu tượng bằng cách tìm hiểu thêm về tuyên bố nhiệm vụ và tầm nhìn và kể chuyện kinh doanh nó giúp bạn truyền cảm hứng và ảnh hưởng tới đội nhóm. Bạn cũng nên tìm hiểu văn hoá doanh nghiệp và các giá trị tổ chức và tìm hiểu làm thế nào định hình văn hoá tổ chức phù hợp với chiến lược.
Mẹo :
Khi giải quyết vấn đề, đừng hạn chế sử dụng chỉ một khung – bạn có thể đạt được nhiều hiểu biết hữu ích từ một số trong số đó.
Những điểm chính
Phương pháp tiếp cận 4 khung của Bolman và Deal cho thấy 4 quan điểm khác nhau mà bạn có thể sử dụng để phân tích 1 tình huống. Sau đó bạn có thể chọn khung tốt nhất áp dung cho tình huống của mình.
Khung kết cấu nhắc bạn xem xét thứ bậc và chuỗi lệnh của tổ chức. Khung này dựa vào mục tiêu và trách nhiệm.
Khung Nhân lực là về phát triển đội ngũ, trao quyền và xây dựng tinh thần.
Khung chính trị yêu cầu bạn xem xét chính trị của một tổ chức hoặc một nhóm. Nhận thức và cung cấp cho các bên liên quan chính là cần thiết khi bạn cần các nhóm làm việc cùng nhau.
Khung biểu tượng tập trung vào văn hóa doanh nghiệp. Khung này được áp dụng tốt nhất khi một nhóm đang trải qua sự thay đổi đáng kể hoặc khi tinh thần giảm xuống.
