Phương pháp Kanban – Quản lý dự án hiệu quả

Quản lý quá trình phân bổ dự án

Bạn có cố gắng theo dõi tiến trình của dự án không? Hoặc bạn có muốn sử dụng những kỹ thuật đơn giản để quản lý tài nguyên, xác định và xử lý tắc nghẽn trong quy trình không?

Nếu có thì phương pháp Kanban là những gì bạn cần. Nó cho phép bạn xác định sự tiến triển của các nhiệm vụ ngay lập tức và quản lý chúng thông qua quy trình làm việc nghiêm ngặt. Thứ duy nhất bạn cần chuẩn bị là tạo ra một bảng Kanban bằng bảng trắng, bút và những mẩu giấy ghi chú nhiều màu.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn cách tạo lập và sử dụng bảng Kanban và chúng ta sẽ thấy được tác dụng của nó trong quá trình quản lý công việc.

Kanban là gì?

Khái niệm Kanban có từ những năm 1940. Đó là thành quả của kỹ sư công nghiệp Nhật Bản Taiichi Ohno. Ông làm việc cho nhà sản xuất ô tô Toyota và muốn cải tiến hệ thống kiểm kê hàng tồn kho của công ty. Ohno phát triển phương pháp Kanban, tạm dịch là “tín hiệu trực quan”, như là một hệ thống dễ dàng sử dụng để quản lý và giúp cho luồng công việc diễn ra trôi chảy.

Ứng dụng chính của Kanban là quản lý hiệu quả dòng chảy các nguồn lực thông qua chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng nó để quản lý tiến trình dự án và đây là những gì chúng ta sẽ nghiên cứu trong bài viết này.

Cách thức hoạt động của bảng Kanban

Phiên bản đơn giản nhất của bảng Kanban sử dụng bảng trắng và giấy ghi chú nhiều màu để biểu thị mức độ cấp bách, mức độ ưu tiên khác nhau hoặc để phân biệt các loại công việc, nhiệm vụ. Bạn cũng có thể sử dụng các bảng ảo trên máy tính.

Phiên bản đơn giản được chia thành 3 phần thể hiện công việc cần làm, công việc đang làm, công việc đã hoàn thành theo chiều từ trái sang phải.

Tiêu đề dự án:
Công việc cần làm	Công việc đang làm	Công việc đã hoàn thành
Nhiệm vụ

Cách sử dụng từ ngữ có thể thay đổi và có thể có thêm một cột cho mỗi bước trong quá trình sản xuất. Bất kể sử dụng từ ngữ như thế nào, điều quan trọng là bảng phải đại diện cho luồng công việc và các thành viên trong nhóm cần di chuyển các ghi chú hoặc nhãn dán từ phần trước sang phần tiếp theo khi họ bắt đầu làm việc và hoàn thành nhiệm vụ.

Áp dụng bảng Kanban trong thực tiễn

Cách tốt nhất để tìm hiểu cách thức hoạt động của bảng Kanban là thử nghiệm nó. Hãy tưởng tượng ví dụ thực tế sau:

Bạn đang điều hành một nhóm phát triển phần mềm và đảm nhiệm việc phân bổ hệ thống quản lý nội dung mới cho một công ty xuất bản. Vì vậy, bạn cần sử dụng một tấm bảng trắng để lập bảng Kanban.

Bạn chia bảng thành các cột dọc, mỗi cột đại diện cho một giai đoạn mà nhiệm vụ sẽ phải đi qua trong dự án. Ví dụ:

1. Công việc tồn đọng: đây là danh sách các công việc cần làm khi bắt đầu dự án.
2. Lập kế hoạch: đây là giai đoạn lập kế hoạch cho mỗi nhiệm vụ.
3. Sẵn sàng cho phát triển: nhiệm vụ trong cột này đã được thông qua và được chọn bởi một nhà phát triển.
4. Phát triển: nhiệm vụ trong cột này đang được các nhà phát triển thực hiện.
5. Sẵn sàng thử nghiệm: đây là cột giữ cho các nhiệm vụ nằm giữa giai đoạn phát triển và thử nghiệm.
6. Thử nghiệm: sản phẩm của bạn đang trải qua quá trình thử nghiệm và đảm bảo chất lượng.
7. Hoàn thành: nhiệm vụ đã hoàn thành và không cần phải thực hiện thêm bất kỳ hoạt động nào nữa.

Chú thích:

Bảng Kanban cũng có thể được chia thành các hàng, được gọi là “làn đường bơi.” Ví dụ, bảng có thể được phân chia theo chiều ngang thành các mức độ ưu tiên khác nhau: cao nhất, cao, trung bình và thấp.

Hãy nhìn vào bảng dưới đây.

Trong cột “Công việc tồn đọng”, bạn có danh sách các tác vụ cần phải thực hiện. Những mục cần làm này được đánh dấu trực quan, chẳng hạn như giấy ghi chú dán tường. Chúng có thể được phân biệt bằng màu sắc để biểu thị từng loại công việc hoặc mức độ khẩn cấp.

Dự án: Hệ thống quản lý nội dung
Công việc tồn đọng	Ưu tiên	Lập kế hoạch	Sẵn sàng cho phát triển	Phát triển	Sẵn sàng thử nghiệm	Thử nghiệm	Hoàn thành
Xây dựng trang chủ	Cao nhất
	Cao
	Trung bình
	Thấp

Trong dự án ví dụ, một trong những nhiệm vụ trong cột Công việc tồn đọng là “xây dựng trang chủ”. Người quản lý dự án đánh dấu cho nhiệm vụ đó và di chuyển nó theo bảng đến giai đoạn “lập kế hoạch”. Bây giờ công việc sẽ được đảm nhiệm bởi một nhà thiết kế UX ( trải nghiệm người dùng).

Dự án: Hệ thống quản lý nội dung
Công việc tồn đọng	Ưu tiên	Lập kế hoạch	Sẵn sàng phát triển	Phát triển	Sẵn sàng thử nghiệm	Thử nghiệm	Hoàn thành
	Cao nhất
	Cao	Xây dựng trang chủ
	Trung bình
	Thấp

Khi nhà thiết kế hoàn thành công việc của mình, anh ta di chuyển điểm đánh dấu đến giai đoạn “Sẵn sàng phát triển”, nơi người phát triển nhận nhiệm vụ và đưa nó đến giai đoạn “Phát triển”.

Dự án: Hệ thống quản lý nội dung
Công việc tồn đọng	Ưu tiên	Lập kế hoạch	Sẵn sàng phát triển	Phát triển	Sẵn sàng thử nghiệm	Thử nghiệm	Hoàn thành
	Cao nhất
	Cao			Xây dựng trang chủ
	Trung bình
	Thấp

Khi người phát triển hoàn thành công việc của mình, cô ấy sẽ di chuyển điểm đánh dấu tới cột “Sẵn sàng thử nghiệm”, cho thấy phần mềm đã sẵn sàng cho quá trình đảm bảo chất lượng và kiểm tra nghiêm ngặt. Sau đó nó được nhóm QA đảm nhiệm và di chuyển đến cột “Thử nghiệm”.

Dự án: Hệ thống quản lý nội dung
Công việc tồn đọng	Ưu tiên	Lập kế hoạch	Sẵn sàng phát triển	Phát triển	Sẵn sàng thử nghiệm	Thử nghiệm	Hoàn thành
	Cao nhất
	Cao					Xây dựng trang chủ
	Trung bình
	Thấp

Sau khi thử nghiệm, nếu phần mềm đáp ứng đủ yêu cầu giao cho khách hàng, người thử nghiệm sẽ di chuyển điểm đánh dấu đến cột “Hoàn thành”. Nhưng nếu quá trình kiểm tra phát hiện ra sai sót, thì điểm đánh dấu có thể bị di chuyển về cột “Sẵn sàng phát triển” để những người phát triển tìm hiểu thêm cùng với một vài đặc điểm cho thấy nó đã trải qua quá trình kiểm tra.

Dự án: Hệ thống quản lý nội dung
Công việc tồn đọng	Ưu tiên	Lập kế hoạch	Sẵn sàng phát triển	Phát triển	Sẵn sàng thử nghiệm	Thử nghiệm	Hoàn thành
	Cao nhất						Xây dựng trang chủ
	Cao
	Trung bình
	Thấp

Chú ý 1:

Ví dụ trên sử dụng mô hình đơn giản, mỗi nhóm chỉ có một người đảm nhận công việc, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu nhiều người cùng thực hiện một nhiệm vụ trong một giai đoạn cụ thể? Ví dụ: có thể có nhiều nhà phát triển tham gia vào một nhiệm vụ đơn lẻ. Trong những trường hợp như vậy, họ chịu trách nhiệm với tư cách là một nhóm làm việc, trong khi người quản lý dự án “giữ trật tự” cho bảng Kanban và thường xuyên xem xét từng giai đoạn.

Chú ý 2:

Điều gì sẽ xảy ra nếu có nhiều nhiệm vụ trong một cột và mọi người làm việc riêng rẽ trong giai đoạn đó? Ví dụ, có thể có ba nhiệm vụ trong cột “Thử nghiệm” và bốn người có nhiệm vụ thử nghiệm trong dự án. Làm thế nào mà một người trong số họ biết nhiệm vụ đã được thực hiện hay chưa? Trong những trường hợp như vậy, người kiểm tra cần đánh dấu để đồng nghiệp biết rằng anh ta đang đảm nhiệm công việc. Cũng có thể tránh nhầm lẫn bằng cách thêm các cột như “Sẵn sàng phát triển” hoặc “Sẵn sàng thử nghiệm” như trong ví dụ của chúng tôi.

Mẹo:

Bảng Kanban thường đánh số ở đầu mỗi cột để hiển thị số điểm đánh dấu tối đa bạn có thể sử dụng trong cột.

Nếu số điểm đánh dấu trong cột nhiều hơn quy định thì đó là dấu hiệu rõ ràng, trực quan cho thấy tồn tại một điểm tắc nghẽn cần phải được giải quyết. Điều này có thể giúp bạn xác định vị trí di chuyển nguồn lực hoặc thay đổi các ưu tiên. Thông thường, khi đã xác định được nút thắt, các nhóm sẽ “tập trung” làm việc để căn cứ vào các điểm đánh dấu nhằm loại bỏ sự tắc nghẽn này.

Những điểm chính

Bảng Kanban là một công cụ trực quan, đơn giản giúp bạn quản lý dòng chảy nhiệm vụ trong dự án thông qua quy trình xử lý nghiêm ngặt.

Bản có thể sử dụng bảng treo tường, bảng trắng hoặc ứng dụng trên máy tính để thực hiện. Các thành viên trong nhóm sử dụng những màu sắc khác nhau để đánh dấu, ghi chú sự tiến triển và tính cấp bách của một nhiệm vụ, công việc hoặc dự án.

Bảng Kanban có thể làm nổi bật những điểm tắc nghẽn phát sinh trong quy trình, cho phép bạn liên tục cải tiến quy trình và quản lý nhóm hiệu quả.

Áp dụng vào cuộc sống

Hãy thử sử dụng bảng Kanban để quản lý một dự án nhỏ. Với công cụ trực quan, phiên bản đơn giản thể hiện các công việc “cần làm”, “đang tiến hành” và “đã hoàn thành” có thể giúp bạn theo dõi tiến trình công việc của mình.