Quy trình đấu thầu cạnh tranh
Thông thường, các tổ chức thường gặp vấn đề với nhà cung cấp của họ. Ví dụ như: Không đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa, giao hàng muộn, giá tăng vọt và chuỗi cung ứng bị gián đoạn… những vấn đề này có thể ảnh hưởng bất lợi đến sự thành công của tổ chức.
Vậy làm thế nào để công ty bạn vượt qua những vấn đề này? Làm thế nào để có được sản phẩm tốt nhất với giá thấp nhất có thể? Và làm thế nào để đảm bảo nhu cầu của doanh nghiệp được đáp ứng kịp thời và chắc chắn?
Một phần của giải pháp nằm ở việc bắt đầu gây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp bằng quy trình đấu thầu cạnh tranh, đưa ra Yêu cầu đề xuất (Request for Proposal- RFP) với thị trường.
Quá trình đấu thầu cạnh tranh tìm kiếm báo giá tốt nhất cho sản phẩm/dịch vụ được yêu cầu từ người bán, được thẩm định bằng bộ tiêu chuẩn chung.
RFP, còn được gọi là Mời thầu (Invitation to Tender- ITT) hoặc Yêu cầu thông tin (Request for Information- RFI), để tạo ra nền tảng cho quá trình đấu thầu.
Là văn bản chính thức, RFP phác thảo thông tin về tổ chức và chi tiết sản phẩm/dịch vụ có nguồn gốc từ các nhà cung cấp bên ngoài. Nó đưa ra các yêu cầu cụ thể mà nhà cung cấp cần nhớ khi dự thầu và vạch ra cách mà công ty sẽ xem xét và lựa chọn nhà cung cấp.
Mặc dù tạo ra RFP có thể là một quá trình kéo dài nhưng nó rất có ích khi mua sắm lớn và cho hợp đồng cung cấp liên tục. Trong những trường hợp này, RFP mang lại nhiều lợi ích:
- Cung cấp chỉ dẫn chi tiết cho nhà cung cấp. Do đó, họ có thể phản hồi với sự cạnh tranh tốt nhất của họ, bao gồm cả chất lượng, giá cả và dịch vụ.
- Tùy thuộc vào cách thức quảng cáo, nó cho phép truyền tải yêu cầu rộng rãi đến nhiều nhà cung cấp, để đảm bảo rằng bạn nhận được sản phẩm phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
- Phác thảo rõ ràng rủi ro và lợi ích trước mắt. RFP đảm bảo rằng chỉ những nhà cung cấp chuyên dụng, quan tâm đến mối quan hệ ổn định, mới nộp hồ sơ dự thầu. Điều này giúp cho chuỗi cung ứng của bạn đáng tin cậy hơn.
- Vì RFP phản ánh nhu cầu của tổ chức bằng văn bản, nó chính thức hóa mối quan hệ giữa bạn và nhà cung cấp và đặt bạn ở vị trí kiểm soát chất lượng dịch vụ mong muốn.
- RFP cho thấy những vấn đề có liên quan một cách logic và rõ ràng, bởi vì bạn đã xác định chúng ngay từ đầu.
- RFP cung cấp bộ tiêu chuẩn chung để so sánh với mỗi hồ sơ dự thầu. Bởi vì các nhà cung cấp dựa vào định dạng giống nhau (theo yêu cầu của bạn) nên việc so sánh các giải pháp trở nên dễ dàng hơn.
Mục lục
Tạo ra RFP
Bây giờ là câu hỏi then chốt – làm thế nào bạn tạo ra RFP?
Yêu cầu đấu thầu thay đổi từ ngành này đến ngành khác và từ công ty này đến công ty khác. Trong một công ty, các sản phẩm và dịch vụ khác nhau cũng có sự khác biệt về RFP. Vậy, có khuôn khổ chung nào giúp bạn áp dụng để đưa ra giá thầu cạnh tranh không?
Mặc dù mỗi trường hợp có những chi tiết cụ thể riêng, nhưng nếu làm theo các bước dưới đây, bạn sẽ có thể đưa ra giá thầu cạnh tranh trên thị trường.
Bước 1: Tìm kiếm các tiêu chuẩn đã được chứng minh trên thị trường của bạn
Nếu đang làm việc trong một công ty hoặc ngành kinh doanh đã phát triển, bạn có thể tìm ra nhiều định dạng RFP đã được xây dựng và kiểm chứng. Hãy dành thời gian nghiên cứu chúng. Nếu có thể, hãy cân nhắc liệu chúng có thích hợp và liệu có thể sử dụng chúng làm điểm xuất phát cho RFP của riêng bạn hay không?
Ví dụ: nếu đang tìm kiếm hệ thống CNTT mới, hãy sử dụng định dạng RFP chuyên cho việc này – bộ phận CNTT sẽ chỉ cho bạn và quá trình RFP sẽ trở nên phong phú hơn.
Và nếu cần mở rộng văn phòng làm việc của mình, hãy sử dụng cách tiếp cận được dùng trong ngành xây dựng – kiến trúc sư có thể giúp bạn.
Bạn có thể tránh sai lầm bằng cách sử dụng kỹ năng của người khác và học hỏi kinh nghiệm từ họ!
Mẹo:
Nếu tìm thấy định dạng RFP sẵn có, hãy đảm bảo rằng nó bao gồm những đặc điểm dưới đây. Hãy xem xét việc sử dụng chúng làm điểm xuất phát cho những RFP trong các ngành chưa có tiêu chuẩn định sẵn trên thị trường.
Bước 2: Phân tích yêu cầu của bạn
Bắt đầu bằng cách xác định chính xác những gì bạn muốn mua. Bao gồm:
Bạn đang tìm những nguồn nào, với mức giá nào? Thu thập tất cả những thông tin liên quan đến giá thầu sẽ cho phép bạn đưa ra ước lượng thực tế cho RFP.
- Những tài liệu nào có thể gửi đi: Bạn muốn gửi gì? Đảm bảo dành nhiều thời gian để nói chuyện với những người quan trọng có liên quan để có thể xác định và ghi lại tất cả yêu cầu.
- Phạm vi: Phạm vi yêu cầu của bạn là gì? Ví dụ, bạn có cần hỗ trợ liên tục sau khi cài đặt máy móc hoặc hệ thống CNTT không?
- Thời điểm: Có thời hạn quan trọng nào cần phải nhận được hàng hoá hoặc dịch vụ không?
- Tiêu chí đánh giá nhà thầu: Những yếu tố bạn cần phải cân nhắc để có được nhà cung cấp tốt nhất, với mức giá cạnh tranh nhất và sản phẩm phù hợp nhất là gì? Tiêu chí nào sẽ được sử dụng khi quyết định lựa chọn nhà cung cấp? Đó có thể chỉ là giá cả, hay sự kết hợp giữa giá cả, vận chuyển, chất lượng và kinh nghiệm trong quá khứ.
- Hạn chế: Có bất kỳ rủi ro nào liên quan đến dự án? Những yếu tố nào ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ? Những yếu tố nào có thể ảnh hưởng đến thời gian?
Bước 3: Xây dựng RFP
Sau phân tích ban đầu, chúng ta di chuyển đến giai đoạn soạn thảo. Tất cả dữ liệu bạn đã thu thập cần phải được chuyển đổi thành bản RFP.
Điểm mấu chốt cần lưu ý ở giai đoạn này là RFP không chỉ là một yêu cầu về giá cả. Nó phải đưa ra thông tin cho phép đánh giá khả năng và mức độ tin cậy của nhà thầu khi cung cấp những gì bạn yêu cầu – điều này có thể diễn ra trong một thời gian dài.
Hầu hết RFP sẽ bao gồm những phần sau (hoặc những tiêu đề tương tự):
- Tóm tắt: Bao gồm toàn bộ yêu cầu cũng như một số thông tin cơ bản về công ty, từ đó nhà cung cấp nhận thức được bản chất cơ bản của công ty. Mục tiêu ở đây là giới thiệu tầm quan trọng của bạn với vai trò là một người mua.
- Mô tả dự án: Tổng quan về dự án hoặc hoạt động kinh doanh mà cần được cung cấp sản phẩm/dịch vụ, mục tiêu của dự án hoặc các hoạt động liên tục.
- Yêu cầu về thiết kế và chức năng: Cần phải thật chính xác. Càng đưa ra thông số kỹ thuật chi tiết, bạn càng nhận được phản hồi phù hợp hơn. (Tuy nhiên, hãy nhớ rằng có thể có nhiều cách khác nhau để đạt được cùng một kết quả – đừng đưa ra giải pháp quá chặt chẽ đến mức loại trừ những lựa chọn khác.)
- Yêu cầu chi tiết về nhà cung cấp: Bạn cần phải nhận được thông tin về năng lực và kinh nghiệm của nhà cung cấp. Tài liệu tham khảo rất hữu ích ví dụ như hồ sơ cá nhân của những người sẽ thực hiện công việc. Bạn cũng cần có bản tóm tắt về lịch sử doanh nghiệp của nhà cung cấp, báo cáo tài chính chi tiết sẽ cho phép bạn đánh giá sự ổn định tài chính của họ.
Bạn cũng cần biết khả năng cung cấp của nhà thầu và thời gian giao hàng ước tính của họ. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá xem liệu nhà cung cấp có thể đáp ứng thời gian biểu của bạn hay không. Bạn có thể tiến hành sơ tuyển nếu muốn thu hẹp danh sách nhà cung cấp.
- Các điều khoản và điều kiện hợp đồng.
- Bất cứ thông tin, giả định và làm rõ vấn đề khác kèm theo.
- Tiêu chí đánh giá: Bạn có thể thông báo cho nhà cung cấp những tiêu chí đánh giá. Bạn cũng có thể cho họ biết những yêu cầu cụ thể, điều khoản và điều kiện khác.
- Hướng dẫn nộp đơn: Hãy đảm bảo rằng RFP của bạn có tên và địa chỉ liên lạc của người nhận hồ sơ dự thầu và những chi tiết khác như mẫu đăng ký (bản giấy hoặc PDF).
- Ngày, tháng: RFP nên xác định thời hạn như ngày trả đề xuất, ngày đưa ra kết quả, ngày bắt đầu dự án và những ngày bạn coi là quan trọng khác.
Mẹo 1:
Một số người khuyên bạn nên chỉ định phạm vi giá dự kiến trong RFP. Mặc dù điều này hữu ích trong một số trường hợp, nhưng không nhà cung cấp nào sẽ đưa ra giá thầu dưới mức phạm vi giá được công bố và nhiều người có thể phân bổ dự án để sử dụng tối đa ngân sách. Trong nhiều trường hợp, bạn sẽ nhận được mức giá tốt nhất nếu che giấu ngân sách dự án với các nhà cung cấp.
Mẹo 2:
Phản hồi cho RFPs có thể mất rất nhiều thời gian và nhiều nhà cung cấp ưu tiên chọn RFPs tại nơi họ có mối quan hệ tốt với khách hàng tiềm năng. Đừng kiêu ngạo khi đối xử với nhà cung cấp, hãy đảm bảo rằng họ có đủ thông tin cần thiết và cho họ khoảng thời gian hợp lý để đưa ra phản hồi. Điều cuối cùng bạn muốn là dành hàng tuần để chuẩn bị RFP và sau đó các nhà cung cấp sẽ phản hồi bạn.
Bước 4: Hậu cần
Hãy nghĩ đến loại nhà cung cấp có khả năng đáp ứng được nhu cầu của bạn. Làm thế nào chuyển RPF đến nhà cung cấp đó? Có trang web nào phù hợp để quảng cáo không hoặc bạn nên liên hệ trực tiếp với một danh sách ngắn những nhà cung cấp tiềm năng?
Những điểm chính
RFP là văn bản chính thức mời nhà cung cấp đấu thầu cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể mà bạn yêu cầu.
RPF nên trình bày chi tiết nền tảng công ty và mong muốn cũng như đưa ra hướng dẫn về cách phản hồi của nhà cung cấp. Nên sử dụng RPF để tìm kiếm những chi tiết xác định độ tin cậy của nhà cung cấp.
Quy trình RFP được quản lý tốt sẽ giúp bạn tạo ra giá trị tốt nhất cho tổ chức. Nó giúp bạn mua sắm sản phẩm và dịch vụ tốt với mức giá cạnh tranh nhất và độ tin cậy cao nhất.
