Ngày 21/03/2023, tôi tham dự buổi hội thảo về Lean HR – Quản trị nhân sự tinh gọn – rất đông: 100 người ngồi trong hội trường và 718 người tham dự onine kín mít trên màn hình.

Cái gì? Lãng phí á? doanh nghiệp nào chẳng muốn loại bỏ…

Đó là khi diễn giả bắt đầu chia sẻ về việc “Loại bỏ lãng phí trong các hoạt động nhân sự”, bầu không khí trở nên hào hứng, các thành viên online lạch cạnh comment trong hộp chát…

Sau 90 phút, vấn đề bắt đầu hiện ra, Giám đốc của một doanh nghiệp nhỏ đứng dậy hỏi:

• Nghe đến giờ, tôi vẫn chưa hiểu Lean HR là gì? Và tiêu chí nào để biết là công ty tôi đã triển khai Lean HR thành công?

Cả hội trường im bặt, tôi nghĩ, câu hỏi này giống như một gáo nước lạnh dội vào ban tổ chức…

Là chuyên gia, tôi đồng cảm với diễn giả, tôi cũng đồng cảm với anh Giám đốc này. Bởi vì, nội dung hội thảo tập trung hơi nhiều vào việc sử dụng phần mềm nhân sự để giảm thiểu lãng phí… Trong khi, đó chỉ là một phần rất nhỏ của tảng băng khổng lồ Lean HR.

Vấn đề thực sự rõ ràng, khi có một HR đứng lên đặt ra câu hỏi tiếp theo:

• Nếu tinh gọn, thì phải cắt giảm nhân sự, cắt giảm nguồn lực… vậy làm sao thuyết phục mọi người áp dụng Lean HR?

Đến câu hỏi này, thì tôi chắc rằng: Mọi người đang hiểu sai về Lean HR.

Tại sao mọi người hiểu sai?

Có lẽ là do thuật ngữ “Tinh Gọn”. Từ tinh gọn dễ khiến người nghe hiểu nhầm Lean HR – chỉ là Loại bỏ lãng phí.

Vậy, Lean HR thực sự là gì?

Ban đầu, Lean (tinh gọn) chủ yếu được áp dụng trong lĩnh vực sản xuất, còn ngày nay, Lean rất phổ biến và được áp dụng trong mọi lĩnh vực… Kể cả trong lĩnh vực quản trị nhân sự, thậm chí, bạn đang áp dụng một phần nào đó của Lean HR, nhưng không biết đó là Lean HR.

Lean HR – Quản trị nhân sự tinh gọn là gì?

Lean HR là một phương pháp quản lý nguồn nhân lực dựa trên các nguyên tắc tinh gọn.

Trong đó, hai nguyên tắc tinh gọn cốt lõi mà Lean HR tập trung vào là “tạo giá trị” và “loại bỏ lãng phí”:

Tạo giá trị: Xác định các giá trị mà HR cung cấp cho tổ chức và cho nhân viên.

Ví dụ về giá trị nhân viên (employee value) như: tiền lương, tiền thưởng, cơ hội học tập… hay đơn giản là một email chúc mừng sinh nhật… đều là giá trị.

Loại bỏ lãng phí: Sau khi xác định giá trị, thì lãng phí là bất kỳ hoạt động nào không tạo ra giá trị.

Lãng phí thường nằm trong các quy trình nhân sự, nó được loại bỏ bằng cách cắt giảm các bước không cần thiết, hợp lý hóa một biểu mẫu, hoặc ứng dụng công nghệ để tự động hóa quy trình…

Ví dụ áp dụng Lean HR trong tuyển dụng nhân sự

Một tình huống kinh điển về Lean HR, mà tôi trải qua, đó là vào năm 2009. Cuối giờ chiều, tôi đang ngồi lạch cạch gõ văn bản, thì sếp gọi:

• Ê Nhất, lát đi uống bia với anh!
• Ơ hôm nay liên hoan à sếp?
• Không! Anh em mình đi phỏng vấn ứng viên…

Hóa ra sếp hẹn gặp ứng viên ở quán bia. Tôi mỉm cười, vì đây là tuyệt chiêu phỏng vấn mà sếp yêu thích: “Khi uống bia ứng viên thường nói thật lòng!”

Đúng vậy! Sau 3 chầu bia, vài câu chuyện bên lề, sếp bắt đầu ngỏ lời:

• Bên anh đang rất cần một Trưởng phòng có năng lực, muốn mời em về làm việc!
• Lương thưởng, đãi ngộ thế nào anh? (ứng viên hỏi thẳng)

Hí hửng vì thấy ứng viên quan tâm, tôi mừng thầm: “Mình sắp đạt chỉ tiêu tuyển dụng tháng này rồi!”

Sau khi nghe về chế độ lương thưởng, ứng viên từ tốn trả lời:

• Anh ơi, chức danh thì tương đương, lương thưởng hai bên như nhau, mà quy mô bên anh lại không lớn bằng… Xin lỗi anh, em không sang được đâu!
• Thế em kỳ vọng mức lương bao nhiêu thì có thể sang bên anh? (sếp gượng hỏi)
• Em làm bên này lâu năm, quen rồi, thôi em không sang đâu anh…

Chầu bia thứ 4 nâng lên, nhưng chầu này hơi gượng gạo, không còn được vui vẻ như 3 chầu bia trước… Chợt một ý tưởng lóe sáng, tôi nói với ứng viên:

• Anh ơi, đúng là bên em quy mô nhỏ hơn, nhưng chủ tịch đang đầu tư rất mạnh tay để thúc đẩy tăng trưởng. Anh có thấy mấy năm vừa qua, bên em mở chi nhánh mới liên tục không?

Ứng viên gật đầu, tôi nói tiếp:

• Tuy bên anh quy mô lớn, nhưng đã ở giai đoạn ổn định… Nếu anh sang bên em làm việc, trong giai đoạn mở rộng này, thì anh có rất nhiều cơ hội để thăng tiến.

Quan sát bàn tay của ứng viên di chuyển chậm, hai tròng đen mắt co thắt và nhìn xa xăm, tôi liền hỏi tiếp:

• Anh giữ vị trí Trưởng phòng cũng 5 năm rồi nhỉ? Lộ trình thăng tiến bên đó thế nào anh?
• À… thì…

Tình huống chiêu mộ nhân tài này còn dài, nhưng tôi sẽ dừng lại ở đây, để chúng ta quay lại với chủ đề Lean HR:

• Bản chất là: Ứng viên muốn biết công ty của bạn mang lại cho họ: Lợi ích gì? Giá trị gì? giá trị đó có khác biệt so với nơi làm việc hiện tại của họ không?

Từ sau buổi phỏng vấn này, tư duy tuyển dụng của tôi hoàn toàn thay đổi, đặc biệt trong việc chiêu mộ nhân tài… Từ việc thuyết phục bằng lương thưởng thông thường, tôi chú ý hơn đến cái được gọi là “Đề xuất Giá trị Nhân viên”. Ví dụ trong tình huống nêu trên, tôi đề xuất “cơ hội thăng tiến” là giá trị cộng thêm cho ứng viên. Đây chính là việc “Tạo giá trị” trong Lean HR.

Lợi ích của Lean HR – Quản trị nhân sự tinh gọn

Với Lean HR, bạn cần làm rõ đề xuất giá trị nhân viên (EVP – Employee Value Proposition) là gì? Nó khác biệt so với các công ty đối thủ như thế nào?

Ví dụ trong tình huống trên, ngoài giá trị về lương thưởng, tôi đề xuất thêm giá trị khác biệt cho ứng viên là “cơ hội thăng tiến” rộng mở hơn.

Nguyên tắc “Tạo giá trị” của Lean HR đem lại các lợi ích rất lớn cho tổ chức:

Tạo giá trị cho nhân viên giúp bạn:

• Dễ dàng hơn trong việc thu hút và giữ chân nhân tài.
• Tăng cường sự hài lòng và mức độ gắn kết của nhân viên.
• Giảm tỷ lệ vắng mặt và nghỉ việc.
• Tăng hiệu quả làm việc.
• Xây dựng thương hiệu tuyển dụng.

Lợi ích của nguyên tắc “Loại bỏ lãng phí” trong Lean HR thì sao?

Năm 2007, sếp giao cho tôi nhiệm vụ xây dựng quy trình tuyển dụng. Tôi vừa lo vừa mừng! Lo vì tôi chưa xây dựng quy trình bao giờ, mừng vì được sếp tin tưởng giao trọng trách. Vì vậy, tôi chạy đôn chạy đáo, tìm hiểu khắp nơi, tham khảo bên này bên nọ…

Cuối cùng, sau 2 tuần nỗ lực, tôi cũng cho ra lò được một bản dự thảo quy trình tuyển dụng dài… 84 trang. Vâng bạn không nghe lầm đâu! 84 trang bao gồm toàn bộ: quy trình, lưu đồ, hướng dẫn và từng mẫu biểu chi tiết. Nó dài bởi vì quy trình này áp dụng từ trụ sở chính cho đến tất cả chi nhánh trên toàn quốc.

Tôi tự hào lắm! Lúc cầm bản giấy quy trình được đóng dấu ban hành, mặt tôi có hơi vênh lên… là sự thật!

Bây giờ, tôi nghĩ lại, nó thật khủng khiếp! Tại sao tôi có thể tạo ra một hệ thống tuyển dụng cồng kềnh đến vậy!?

Thật may mắn! Đến năm 2009, McKinsey nhảy vào tư vấn chiến lược, họ đã cắt giảm quy trình tuyển dụng này chỉ còn lại… 1 trang! Vâng chính xác là 1 trang slide, mặc dù, họ tinh gọn hơi quá đáng! Nhưng đây là một trải nghiệm về “Loại bỏ lãng phí” mà tôi cực kỳ ấn tượng!

• Với quy trình 84 trang trước đây, để tuyển dụng nhân viên cho một chi nhánh, tôi cần thời gian là 21 ngày hoặc 1 tháng.
• Còn với quy trình mới, thời gian là 1 tuần, cùng lắm là 2 tuần, phải xong.

Với ví dụ này, lợi ích của việc “Loại bỏ lãng phí” trong Lean HR là quá rõ ràng:

• Tiết kiệm thời gian,
• Tiết kiệm công sức,
• Tiết kiệm nguồn lực.
• Dẫn đến giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Trải nghiệm đầy thuyết phục về Lean HR trong tuyển dụng, sau này, khi tôi xây dựng bất kỳ một hệ thống quản trị nào, tôi đều cố gắng tinh gọn hết mức trong 1 trang giấy.

Ví dụ, nếu chỉ dùng 1 câu thật tinh gọn,

để nói về Lean HR, thì tôi sẽ nói rằng:

• Lean HR là tạo ra nhiều giá trị hơn, cho tổ chức và cho nhân viên, với ít nguồn lực hơn.
• Lean HR: Tạo giá trị và Loại bỏ lãng phí.
• Lean HR: Tinh gọn và Hiệu quả.

Đấy! bạn có thấy 3 câu trên, câu sau “tinh” và “gọn” hơn câu trước không!?

Cách áp dụng Lean HR – Quản trị nhân sự tinh gọn

Để áp dụng Lean HR, bạn có thể tham khảo một quy trình đơn giản như sau:

• Bước 1: Chọn một quy trình nhân sự mà bạn đang ưu tiên (tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất…).
• Bước 2: Xác định đâu là Giá trị và đâu là Lãng phí trong quy trình đó.
• Bước 3: Phát triển sáng kiến để tăng giá trị và loại bỏ các lãng phí.
• Bước 4: Triển khai sáng kiến và đo lường hiệu quả.
• Bước 5: Cải tiến liên tục (tạo giá trị và loại bỏ lãng phí, giống như một ngọn núi không có đỉnh, nó là một quá trình cải tiến liên tục).

Nếu bạn muốn triển khai hệ thống Lean HR bài bản và toàn diện hơn, bạn có thể tham dự các lớp học về Lean HR hoặc thuê chuyên gia về Lean HR tư vấn cho doanh nghiệp.

Tóm lại, với Lean HR, bạn nhớ giúp tôi hai nguyên tắc cốt lõi là:

• Tạo giá trị: cho tổ chức và cho nhân viên.
• Loại bỏ lãng phí: thường là trong các quy trình.

P.S:

Ghi chú: Về phương pháp phỏng vấn ứng viên tại quán bia (bài viết này chỉ nêu lại tình huống thực tế), tôi không có ý khuyến khích bạn sử dụng phương pháp này (không nên), có nhiều cách phỏng vấn khác hiệu quả hơn.