Blog

Làm thế nào bạn Thay đổi Hành vi của Nhân viên?

Bạn trở lại sau một khóa học về Điều hành cuộc họp. Với tinh thần thay đổi cách làm việc, bạn đến họp đúng giờ. Và khi bạn ngồi trên ghế, bạn bắt đầu cuộc họp ngay, kể cả khi các thành viên khác vẫn chưa đến.

Tuy nhiên, sau một vài tuần, rõ ràng nó không đem lại hiệu quả. Cuộc họp quá giờ và trong khi bạn cố gắng đúng thời gian, đồng nghiệp dường như không có bất kỳ nỗ lực nào. Những thành viên chủ chốt thì vắng mặt, bạn không thể tiến triển thêm bước nào… và bạn thấy thật lãng phí thời gian. Thất vọng, bạn dần dần quay trở lại cách làm việc cũ.

Đây là một câu chuyện rất phổ biến. Ngay cả khi bạn nhiệt tình thay đổi thói quen và hành vi của mình, không phải lúc nào cũng dễ dàng làm như vậy. Và khuyến khích những người khác thay đổi thói quen của họ thậm chí còn khó hơn!

Cách mọi người cư xử trong công việc, không chỉ dừng lại ở tính cách và kỹ năng đặc biệt của họ. Có rất nhiều yếu tố đóng góp vào, bao gồm cơ cấu tổ chức, quy trình và văn hóa của công ty.

Mục lục

Tạo ra sự Thay đổi Hành vi một cách bền vững

Trong nhiều trường hợp, nếu bạn muốn tạo ra sự thay đổi trong hành vi một cách bền vững, chỉ chạy một loạt các buổi đào tạo là không đủ. Rất có thể bạn sẽ cần thay đổi cách doanh nghiệp hoạt động. Nếu bạn làm việc qua 2 giai đoạn dưới đây, chương trình của bạn có nhiều khả năng thành công hơn.

Giai đoạn 1: Đảm bảo lý do thay đổi là thuyết phục

Bạn sẽ không thành công trong việc thay đổi thói quen của nhân viên nếu họ không coi đó là những điều có giá trị. Như vậy, việc đầu tiên bạn cần làm là đảm bảo những lập luận bạn đưa ra cho sự thay đổi là hấp dẫn và thuyết phục.

Trên hết, bạn cần có một kế hoạch kinh doanh mạnh mẽ. Đó không chỉ đơn thuần là việc nêu ra chi tiết lợi ích dự kiến sẽ thu được – sau khi đầu tư thời gian, tiền bạc. Bản kế hoạch cũng cần cho thấy tổ chức đã sẵn sàng thực hiện nó ngay bây giờ.

Nên giới hạn số lượng ý tưởng “mới” triển khai cùng lúc trong tổ chức. Bất kỳ tổ chức nào, nếu cùng một lúc thực hiện quá nhiều ý tưởng mới, thì chắc chắn sẽ có tác động tiêu cực tới khả năng phân phối các sáng kiến.

Hành vi mới tạo ra tác động tới yếu tố nào:

  • Chi phí.
  • Doanh thu.
  • Chất lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc trải nghiệm khách hàng
  • Năng suất của nhân viên, máy móc hoặc tài sản khác.
  • Thời gian hoàn thành quy trình.
  • Số tiền hoặc mức độ tái sử dụng hoặc tái cơ cấu được yêu cầu.
  • Mức độ hài lòng của khách hàng.
  • Tốc độ, hiệu quả và chất lượng của việc ra quyết định.

Chứng minh được những lợi ích tiềm năng này giúp bạn vượt qua sự phản đối. Bây giờ, xây dựng tất cả những thông tin này thành một kế hoạch truyền thông cho các bên liên quan.

Mẹo:

Ngay cả khi bạn không có một kế hoạch thuyết phục cho sự thay đổi, nó vẫn có giá trị cố gắng. Ví dụ: bạn có thể muốn áp dụng một hành vi mới với nhóm. Bằng cách giới thiệu nó, một số người khác cũng có thể chấp nhận nó.

Giai đoạn 2: Tạo môi trường thay đổi hành vi

Tiếp theo, bạn cần xây dựng sự hiểu biết về những điều thúc đẩy và củng cố hành vi – mà bạn muốn khuyến khích. Những câu hỏi dưới đây sẽ giúp bạn bắt đầu suy nghĩ về điều này? Ghi lại câu trả lời trên biểu đồ hình xương cá.

#1. Nhân viên:

  • Cơ cấu tổ chức hỗ trợ hoặc khuyến khích hành vi mới ra sao?
  • Mọi người cần hỗ trợ gì để phát triển kỹ năng, sự hiểu biết và kiến thức cần thiết để hành xử theo cách mới?
  • Cách nào hiệu quả nhất để cung cấp sự hỗ trợ? Ví dụ: bạn cung cấp thông tin này thông qua các khóa học đào tạo, hội thảo hoặc tư vấn đồng nghiệp/ sếp?

#2. Những người liên quan chính:

  • Giá trị của các nhà quản lý cấp cao phản ánh thế nào qua cách hoạt động của tổ chức? Điều này sẽ củng cố hay chống lai hành vi mới?
  • Những người này thưởng cho hành vi tích cực và ngăn cản những người phản đối trong đội nhóm họ ra sao?
  • Có bất kỳ người nào hiện giữ vai trò tích cực, mà có thể làm gương cho người khác?
  • Những người quản lý cấp cao này có thể hỗ trợ bạn và trở thành người ủng hộ sự thay đổi?  (Xem bài viết quản lý thay đổi để hiểu về những vai trò thực hiện thiết yếu này.)

Lịch sử:

  • Doanh nghiệp đã phát triển thế nào? Một số hành vi có nguồn gốc từ một chiến lược trước đây hay từ một ưu tiên của tổ chức mà bây giờ có thể đã bị bỏ rơi?
  • Nếu vậy, làm thế nào chứng minh với mọi người?

Quy trình và hệ thống:

  • Các quy trình và hệ thống hiện có sẽ hỗ trợ cho hành vi mới này như thế nào?

Vị trí:

  • Tác động của việc làm việc từ xa, bố trí và vị trí văn phòng?
  • Có bất kỳ thách thức nào phát sinh từ cấu trúc của tổ chức cần được tính đến khi thiết kế cách tiếp cận triển khai?

Công nghệ:

  • Công nghệ nào mọi người có quyền truy cập vào tổ chức?
  • Có những rào cản và cơ hội nào về công nghệ?

Đo lường và kiểm soát:

  • Thước đo nào quan trọng với tổ chức? Hình thức kiểm soát nào được đưa ra?
  • Chúng hỗ trợ hay cản trở cách mà bạn muốn mọi người hành xử ra sao?

Khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan bên ngoài khác:

  • Liệu nhu cầu của các bên liên quan bên ngoài tổ chức có ảnh hưởng đáng kể đến hành vi?

Phần thưởng:

  • Các cá nhân và đội nhóm được công nhận và khen thưởng thế nào? Mức độ khác nhau trong doanh nghiệp? Và điều gì ảnh hưởng đến sự thay đổi?
  • Mức độ quan trọng khi xem xét hiệu suất tổng thể của một cá nhân?
  • Trong hoàn cảnh nào thì thái độ nghèo nàn (không tuân thủ hành vi mới) được bỏ qua?
  • Các công cụ nhân sự hiện có trong tổ chức, hỗ trợ hay cản trở việc triển khai hành vi mới? (Có thể gồm quy trình quản lý hiệu suất, khung năng lực và hệ thống phân loại công việc).

Văn hoá tổ chức:

  • Điều gì quan trọng với tổ chức như một tập thể đoàn kết?
  • “Mô hình văn hoá” của tổ chức?  (Xem bài viết Mạng lưới văn hoá của Johnson và Scholes.)

Khi nghĩ tới việc thay đổi hành vi của người khác, hãy nghĩ tới càng nhiều câu hỏi này càng tốt.

Mẹo:

Nhiều thói quen và hành vi hiện tại là tiềm thức. Mọi người đã quen với việc làm một cái gì đó theo cách đặc biệt, họ làm điều đó mà không suy nghĩ. Để thay đổi những thói quen chết cứng này, bạn cần làm cho nhân viên nhận thức được về chúng. Cho mọi người biết tại sao chúng không còn thích hợp nữa. Sau đó củng cố hành vi mới mà bạn muốn trong tổ chức, cho đến khi bản thân chúng trở thành thói quen.

Đảm bảo thành công

Khi nói tới việc cải thiện cơ hội thành công trong việc thay đổi hành vi nhân viên, có một số điều có giá trị nên làm:

  • Giới hạn số lượng hành vi. Đảm bảo kế hoạch chỉ bao gồm những hành vi thực sự cần thiết để tạo sự khác biệt. Bạn sẽ có cơ hội thành công tốt hơn nếu bạn tập trung vào một vài điều quan trọng cần thay đổi.
  • Tạo lại sơ đồ xương cá trong một hội thảo với những người ủng hộ sự thay đổi. Điều này không chỉ giúp cho việc chuẩn bị trở nên tốt hơn, mà nó còn thu hút những người ủng hộ sớm hơn và tăng cường ý thức về quyền sở hữu kế hoạch.
  • Hãy xem xét hậu quả mà các cá nhân sẽ trải qua nếu hành vi của họ không thay đổi. Nếu hành vi mới không được củng cố thông qua các hệ thống hoặc quy trình hoặc nếu nó không được tích hợp vào việc đo lường hiệu quả hoạt động, rất khó để thực hiện nó thành công. Nếu thích hợp, hãy xem xét theo dõi sự tiến bộ của mọi người trong hệ thống quản lý hiệu quả.
  • Đảm bảo các cá nhân thấy sự thay đổi là hấp dẫn. Sẽ không đủ khi chỉ bạn thấy rằng hành vi mới đó cần được thực hiện – những người khác cũng cần như thế. Hãy nhớ, hành vi và thói quen hiện tại dường như bắt nguồn từ sâu thẳm tiềm thức.
  • Mô hình hóa các tấm gương và tạo ví dụ thành công. Mọi người cần nhìn thấy những hành vi này trong thực tế sẽ tốt đẹp ra sao.

Mẹo:

Để có thêm hướng dẫn tổng quát về việc làm thế nào thực hiện thay đổi thành công, đặc biệt đối với quy mô lớn hoặc phức tạp, đọc bài viết Thực hiện thay đổiMô hình thay đổi của Kotter. Đối với các cách tiếp cận có cấu trúc, hãy xem bài viết Khung 7S của McKinseyMô hình Burke-Litwin.

Những điểm chính

Thói quen hành vi của nhân viên bị ảnh hưởng bởi một bộ các yếu tố phức tạp:

  • Một số được thúc đẩy bởi năng lực và kinh nghiệm cá nhân;
  • Một số người khác lại được thúc đẩy bởi các yếu tố trong tổ chức nơi họ làm việc.

Bằng cách sử dụng cách tiếp cận trong bài viết này, bạn có thể xác định các vấn đề chính cần tính đến, khi thực hiện thay đổi hành vi trong tổ chức bạn.

Hpo Banner