Báo cáo cùng lúc hai quản lý?

Phối hợp với quản lý các bộ phận khác

Bạn cần phải cẩn thận hơn khi quản lý trong một tổ chức có cấu trúc phức tạp

1 Tình huống

Bích là giám đốc bán hàng trong một Công ty đa quốc gia kinh doanh du thuyền và dịch vụ sang trọng. Cô báo cáo trực tiếp với hai nhà quản lý –

• Pha, quản lý kinh doanh thị trườn nội địa, chỉ cho cô về tiếp thị và ngôn ngữ kinh doanh,
• Sang, quản lý kinh doanh tại Mỹ, dạy cho cô các chi tiết của sản phẩm, và cách phối hợp phân phối sản phẩm.
• Pha và Sang cùng tiến hành đánh giá hiệu suất của Bích.

Bích đang làm việc trong một tổ chức áp dụng mô hình “quản lý ma trận”.

Pha và Sang cần phải biết làm thế nào để quản lý Bích

-Để cô ấy được lợi ích từ hỗ trợ của họ,

– Mà không bị hóa điên theo các tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau.

2 Về quản lý trong các tổ chức áp dụng mô hình ma trận

Tổ chức lớn, phức tạp sử dụng mô hình quản lý ma trận:

• Để quản lý một cách hiệu quả.
• Với nó, họ có thể phối hợp các đơn vị kinh doanh mà không cần tốn chi phí quản lý.

Các loại quản lý

• Nhà quản lý chức năng
• Quản lý khu vực

Chia sẻ trách nhiệm đối với cá nhân, nhóm, và các đơn vị kinh doanh chủ chốt hàng đầu.Điều này có nghĩa rằng một cá nhân có thể đảm trách hai nhiệm vụ.

Điều này có nghĩa là:

• Nhân viên có thể phụ trách nhiều phần công việc
• Tổ chức được điều phối tốt hơn và cạnh tranh hơn.

Mặt khác, có thể khó khăn

• Hai người khác nhau làm việc cùng,
• Có thể dẫn đến một hiệu ứng dây chuyền về tinh thần và năng suất thành viên của các đội.

Hình thức phổ biến bao gồm:

• Ma trận sản phẩm / chức năng,
• Ma trạn sản phẩm / khu vực
• Ma trận chức năng / khu vực:

• Ma trận sản phẩm / Chức năng:Ví dụ, một kế toán – trong một nhóm sản phẩm đa chức năng – có thể
  • Báo cáo Giám đốc sản phẩm
  • Báo cáo Quản lý tài chính.
  • Điều này có nghĩa rằng ông có thể hỗ trợ các nhóm phụ trách sản phẩm có hiệu quả, đồng thời là ông là kế toán công ty và lợi ích từ sự phát triển nghiệp vụ tập trung.

• Ma trận sản phẩm / khu vực: Ví dụ của Bích,
  • Quản lý kinh doanh, Bích báo cáo cho Quản lý sản phẩm toàn cầu, Sang,
  • Quản lý kinh doanh, Bích báo cáo cho Quản lý khu vực, Pha.
  • Điều này cho phép cô để phát triển một mức độ cao về hiểu biết sản phẩm, kết hợp với một cách tiếp cận phù hợp với nhu cầu của thị trường nội địa của mình.

• Ma trận Khu vực / chức năng:Ví dụ, một chuyên gia kinh doanh
  • Báo cáo Quản lý nhân sự khu vực
  • Báo cáo Quản lý kinh doanh toàn cầu
  • Điều này có nghĩa rằng ông có thể hiểu về quy định trong luật lao động địa phương, trong khi vẫn học hỏi cách tiếp cận toàn cầu để phối hợp kinh doanh.

3 Những thách thức của mô hình quản lý ma trận

Một số thách thức:

• Vai trò và trách nhiệm của các nhà quản lý có thể không rõ ràng. Ví dụ,
  • Nhà quản lý sẽ mơ hồ khi xác định vị trí Quản lý sản phẩm có hay không trách nhiệm giám sát tiến độ, hoặc trách nhiệm thiết lập các quy trình mới.
    
• Các nhà quản lý trở thành nạn nhân của “hội chứng người khác,”
  • Nhiệm vụ cần thiết có thể không được hoàn thành,
  • Các vấn đề có thể không được giải quyết,
  • Thông tin quan trọng có thể bị mất.
  • Cuối cùng, điều này hạn chế trách nhiệm quản lý.
• Nhân viên bối rối,

• Họ không biết làm thế nào để ưu tiên công việc từ các quản lý khác nhau.
• Họ thậm chí đáp ứng yêu cầu của một người quản lý và bỏ qua những cấp trên khác, đặc biệt là nếu một người quản lý có thể dễ dàng tiếp cận hơn nữa.(Quản lý khu vực thường dễ tiếp cận hơn, quản lý toàn cầu thì xa hơn)
  

• Nhân viên rơi vào tình trạng làm việc quá sức
  • Nếu thời hạn xung đột,
  • Nếu cảm thấy lo lắng không biết ai là người quản lý có tiếng nói cuối cùng trong nhiệm vụ và thời hạn.

Điều này có thể dẫn đến giảm năng suất, môi trường làm việc căng thẳng.

4 Làm thế nào để quản lý thành công trong một tổ chức áp dụng mô hình quản lý ma trận

Đó là trách nhiệm của bạn – cho dù bạn là

• Quản lý chuyên môn,
• Quản lý sản phẩm,
• Hoặc người quản lý khu vực

Cần đảm bảo rằng nhân viên của bạn

• Biết rõ ràng về những người quản lý sẽ giám sát các khía cạnh khác nhau trong công việc của họ,
• Những người mà họ có thể tiếp cận nếu họ có vấn đề.
• Bạn sẽ cần phải làm việc chặt chẽ với các nhà quản lý khác để làm điều này.

Thực hiện theo các bước dưới đây:

4.1. Làm rõ trách nhiệm quản lý

Hãy chắc chắn rằng kế hoạch của bạn

• Phù hợp với kế hoạch của những quản lý khác,
• Các hướng dẫn và thời hạn của bạn sẽ không xung đột.

Để làm điều này,

• Thảo luận về phương pháp của bạn với các nhà quản lý
• Phác thảo những gì bạn muốn đạt được, và làm thế nào để đạt được.
  • Các giai đoạn bận rộn
  • và thời hạn chủ chốt,
• Sau đó, trao đổi với các quản lý:
  • Làm thế nào bạn có thể đáp ứngyêu cầu của những người khác,
  • Đồng ý cách các quản lý khác ưu tiên các nhiệm vụ của mình để đáp ứng yêu cầu công việc nếu phù hợp.
• Hãy chắc chắn rằng nhân viên biết ai sẽ trợ giúp đỡ trong những tình huống khó khăn

4.2. Xác định vai trò và trách nhiệm của nhân viên

Điều này sẽ đảm bảo rằng:

• Không có sự chồng chéo các công việc,
• Các nhiệm vụ trọng tâm đã được phân công.

Làm việc với cácQuản lý khác:

• Mô tả công việc của nhân viên để đảm bảo rằng tất cả mọi người hiểu những gì vai trò của nhân viên, và những công việc mà họ sẽ làm.

–     Nêu rõ các mục tiêu, và các nguồn lực và hỗ trợ sẵn.

4.3. Giao tiếp rõ ràng

Giao tiếp rất cần thiết trong một cấu trúc quản lý ma trận,

• Duy trì liên lạc thường xuyên: sắp xếp họp đều đặn với các nhà quản lý giao thoa để thảo luận về tiến độ và các vấn đề.
• Chuẩn bị tài liệu chia sẻ, phối hợp các dự án bằng nhiều công cụ
• Kỹ năng giao tiếp, truyền đạt cần cải thiện đến mức tối ưu nhất.

4.4. Lắng nghe

Nhân viên

– có thể sẽ cảm thấy bối rối về hướng dẫn mà họ nhận được từ các nhà quản lý

– luôn là người đầu tiên nhận ra khi có một vấn đề.

Vì vậy cần:

• Xây dựng một mối quan hệ tốt với nhân viên
• Lắng nghe tích cực
• Thể hiện sự đồng cảm, sẵn sàng hỗ trợ

4.5. Khuyến khích sáng tạo

Vì cấu trúc ma trận là khá phức tạp, nên đôi khi bạn không thể thực hiện ngay các trợ giúp cho nhân viên, vì vậy:

• Đào tạo cho họ các kỹ năng và trang bị kiến thức để họ có khả năng đưa ra các giải pháp trong tình huống thực tế
• Khuyến khích họ sáng tạo và cải tiến cách thức làm việc đem lại kết quả tốt và hiệu suất cao
• Yêu cầu phản hồi thường xuyên với các nhà quản lý của họ.

Tóm tắt

Trong các tổ chức ma trận, các đội có thể được quản lý bởi hai nhà quản lý hoặc nhiều.

Cách tổ chức quản lý này có những ưu điểm, nhưng nó có thể dẫn đến một vài vấn đề.

Để tránh những vấn đề này, các nhà quản lý cần

• Xác định vai trò của các nhà quản lý, nhiệm vụ của từng nhân viên thật rõ ràng
• Nhất trí về cách chia sẻ thông tin,
• Tăng cường kỹ năng giao tiếp và giải quyết xung đột.
• Lắng nghe nhân viên một cách cẩn thận.
• Khuyến khích nhân viên vận dụng kiến thức chuyên môn đề xuất giải pháp.

Chúc bạn đơn giản tình huống phức tạp một cách thành công và hiệu quả!

Và cùng theo dõi những chia sẻ chuyên sâu trong các bài viết tiếp theo nhé!