Blog

Kanban – Phương pháp Quản trị kinh điển của người Nhật

Kanban là gì?

Hãy bắt đầu với kết quả!

Theo thống kê, bằng cách triển khai hệ thống kanban, doanh nghiệp có thể đạt được các lợi ích:

  1. Tăng 20% – 50% năng suất lao động. Công việc được xử lý bởi 1 người thay vì 2 người như trước đây.
  2. Giảm 30% hàng tồn kho hoặc văn phòng phẩm tồn trữ gây lãng phí.
  3. Cải thiện sự hài lòng trong công việc.

Nó có vẻ khó tin? Nhưng sự thật là như vậy!

Kanban là phương pháp giúp tạo ra “hệ thống kéo” và “Just in time” trong mô hình quản trị tinh gọn.

Vậy,

Kanban là cái gì?

Thuật ngữ Kanban, theo tiếng Nhật, “Kan” có nghĩa là “Trực quan” và “Ban” có nghĩa là “Thẻ” hoặc “Bảng“. Ghép lại, Kanban là một chiếc thẻ hoặc bảng trực quan.

Theo kinh nghiệm, tôi khuyên bạn nên hiểu đơn giản hơn nữa,

Kanban có nghĩa là Tín hiệu.

Trong thực tế, có nhiều người nói với tôi rằng kanban là một chiếc Thẻ. Điều này chưa đúng hoàn toàn!

Bởi vì,

Kanban thực chất là một tín hiệu để nói với ai đó:

“Này! Hãy bán cho tôi 5 cái đó.”

Hoặc là

“Này! Sản xuất 300 sản phẩm A cho tôi.”

Ngày nay, tín hiệu kanban tồn tại đa dạng với nhiều loại hình như:

  • Thẻ 
  • Hộp 
  • Đèn 
  • Note 
  • Phần mềm cũng được thiết kế dưới dạng kanban

Tiếp theo,

Tôi sẽ trình bầy ví dụ trong lĩnh vực sản xuất và cả không sản xuất. Càng đọc, bạn sẽ càng hiểu rõ hơn để ứng dụng phương pháp kanban.

Let’s go!

Ví dụ ứng dụng Kanban trong sản xuất

Hãy bắt đầu từ

Thẻ Kanban

Một trong những ứng dụng phổ biến nhất của kanban trong sản xuất là một hệ thống thùng với thẻ.

Thông tin trên Thẻ kanban có thể là:

  • Tên và mã số sản phẩm,
  • Tên và vị trí nơi sản xuất sản phẩm ,
  • Vị trí khu vực lưu trữ,

Bây giờ,

Hãy hình dung!

Bạn có một cái thùng (A) đặt ở trên sàn nhà máy, thùng này chứa các vật tư để sản xuất sản phảm và một thùng khác (B), nằm trong kho, sẵn sàng cung cấp vật tư bổ sung cho thùng A.

  • Mỗi thùng có một Thẻ kanban.
  • Khi thùng vật tư trong nhà máy được sử dụng hết và trở thành thùng trống, thùng A và thẻ Kanban này sẽ được chuyển đến kho.
  • Lúc này thùng A sẽ được bổ sung đủ số lượng vật tư (từ thùng B) theo thông tin ghi trên thẻ kanban.

Thùng B thì sao?

  • Sau khi chuyển vật tư sang thùng A, thùng B rỗng, thẻ kanban sẽ được gửi đến nhà cung cấp để bổ sung vật tư về kho.

Phương pháp này tạo thành một vòng lặp, như hình dưới đây. Hệ thống thẻ kanban giúp lượng vật tư liên tục di chuyển, sản xuất không bị đình trệ do phải chờ đợi; Đồng thời tránh tồn kho vật tư quá nhiều gây lãng phí.

Thực tế,

Quy trình sản xuất và hệ thống kanban có thể phức tạp hơn, lúc này bạn cần sử dụng nhiều loại thẻ khác nhau – để di chuyển từ máy này sang máy khác, từ bộ phận này sang bộ phận khác. Số lượng thùng và thẻ kanban tùy thuộc vào số điểm bạn muốn kiểm soát trong quy trình.

Tiếp tục mở rộng nào,

Tín hiệu Kanban

Thay vì sử dụng thùng và thẻ kanban, bạn có thể sử dụng các tín hiệu kanban cũng đem lại hiệu quả tương tự.

Ví dụ,

Hãy nghĩ tới một dây chuyền sản xuất nước đóng chai. Dòng dây chuyền này cần một nguồn cung cấp liên tục các chai nhựa.

Cách tạo tín hiệu,

Đặt một kanban ở thùng chứa chai, bạn vẽ một đường đỏ dày đánh dấu điểm nửa thùng. Khi số lượng chai xuống thấp hơn đường màu đỏ, đó là tín hiệu để người phụ trách bổ sung thêm chai vào thùng.

Thật đơn giản phải không bạn?

Một lợi ích nữa,

Có thể bạn chưa nghĩ tới

Kanban giúp bạn trao quyền cho nhân viên. Thay vì nói phải làm gì, Kanban đặt trách nhiệm vào tay họ. Điều này tạo ra cảm giác tự hào và quyền chủ động trong công việc. Giúp kích thích sự sáng tạo của nhân viên.

Tôi tin bạn đã hiểu kanban trong sản xuất.

Còn lĩnh vực khác thì sao?

Ví dụ ứng dụng Kanban trong lĩnh vực phi sản xuất

Hình dung về chiếc máy in bạn đang sử dụng tại văn phòng.

Nếu bạn chờ đến khi đèn báo đỏ “hết mực in“.

Có thể,

Bạn sẽ không kịp in bản báo cáo quan trọng cho cuộc họp diễn ra sau 15 phút nữa.

Thay vào đó,

Công ty có thể lưu kho mực dự phòng. Khi bạn cần thay một hộp mực mới, bạn chỉ việc gửi 1 thẻ kanban điện tử cho người phụ trách. Họ sẽ ngay lập tức mang mực in tới cho bạn.

Lưu ý: Công ty không nên dự phòng mực in quá nhiều gây lãng phí tồn trữ.

Bây giờ,

Hãy đi đến siêu thị nào,

Khi một sản phẩm được quét thanh toán tại quầy tính tiền, thông tin sẽ được gửi đến hệ thống quản lý kệ hàng. Nếu số lượng sản phẩm trên kệ gần hết, một tín hiệu kanban sẽ báo cho nhân viên phụ trách để bổ sung thêm sản phẩm trên kệ.

Tương tự,

Khi sản phẩm dự phòng trong kho gần hết, một tín hiệu kanban sẽ thông báo cho người phụ trách liên hệ với nhà cung cấp để nhập thêm hàng.

Cuối cùng,

Bạn đã từng tham gia công việc của một dự án? Có thể bạn sẽ quen với bảng tín hiệu kanban bằng giấy note như hình dưới đây:

Phân loại Kanban

Dưới đây là một số loại kanban phổ biến bạn có thể tham khảo:

  • Kanban Vận chuyển (Transport kanban): Dùng để thông báo cho công đoạn trước cần chuyển chi tiết, sản phẩm cho công đoạn sau.
  • Kanban Sản xuất (Production kanban): Dùng để báo cho dây chuyền sản xuất cần phải sản xuất sản phẩm để bù vào lượng hàng đã giao đi.
  • Kanban Cung ứng (Supplier kanban): Dùng để thông báo cho nhà cung cấp biết cần phải giao hàng.
  • Kanban Tạm thời (Temporary kanban): kanban được phát hành có thời hạn trong các trường hợp đột xuất.

Những điểm chính

Kanban là một tín hiệu.

Phương pháp kanban được sử dụng để tạo ra “hệ thống kéo” và “Just in time” trong mô hình quản trị tinh gọn.

Một số lợi ích của Kanban như:

  1. Tăng 20% – 50% năng suất lao động. Công việc được xử lý bởi 1 người thay vì 2 người như trước đây.
  2. Giảm 30% hàng tồn kho hoặc văn phòng phẩm tồn trữ gây lãng phí.
  3. Cải thiện sự hài lòng trong công việc.
hướng dẫn okr cho ceo