Đáp ứng tiêu chuẩn thị trường: Benchmarking

So sánh hiệu suất của doanh nghiệp với thực tiễn tốt nhất của thị trường.

Bạn mô tả hiệu suất của công ty hay bộ phận mình thế nào:

• Tuyệt vời?
• Đủ tốt?
• Trung bình?
• Tệ?

Những thuật ngữ này đều mang tính tương đối, vậy ý nghĩa thực sự của chúng là gì?

Bạn có đang làm tốt hay không tốt, phụ thuộc vào thang đo được sử dụng làm cơ sở so sánh. Bạn so sánh hiệu suất năm hiện tại với năm trước đó? Bạn so sánh công ty mình với những công ty khác? Hoặc bạn so sánh với các công ty khác trong ngành nhưng phục vụ cho cùng một thị trường ngách?

Làm thế nào để đo lường?

Để tìm ra phương pháp đo lường hiệu suất, bạn cần phải sử dụng đúng loại thước đo lường. Nếu hiệu suất năm ngoái không tốt, năm nay tăng lên 10% không có nghĩa là bạn đang làm tốt. Nếu doanh thu của bạn tăng 20%, bạn có thể hài lòng – nhưng nếu doanh thu của đối thủ cạnh tranh tăng 50%, thì con số 20% đối với bạn sẽ trở nên khác đi.

Tương tự như vậy, nếu so sánh hiệu suất của bạn với những tổ chức khác dựa trên những tiêu chí ngẫu nhiên – như vị trí trên thị trường hoặc quy mô – thì không có cách nào để biết liệu tiêu chuẩn được thiết lập bởi những công ty này có phải là yếu tố mà bạn nên cố gắng theo đuổi. Tốt hơn so với 5 công ty dưới đáy ngành công nghiệp nghe có vẻ ổn, nhưng cả ngành có tổng cộng 10 hay 100 công ty? Đó là một sự khác biệt rất lớn.

Tiêu chuẩn “Thực tiễn tốt nhất”

Để có phương pháp đo lường ý nghĩa hơn, bạn cần so sánh hiệu suất của mình với “thực tiễn tốt nhất trong ngành”. Đó được gọi là Banchmarking (Điểm chuẩn). Điểm chuẩn là thông tin tham khảo hoặc tiêu chuẩn giúp bạn xác định liệu mình đang làm tốt thế nào.

Quy trình đánh giá dựa trên tiêu chuẩn/ điểm chuẩn có thể giúp bạn trả lời các câu hỏi sau:

• Hoạt động truyền thông của bạn nếu đem so sánh với các công ty tầm cỡ khác trên thị trường thì thế nào?
• Chính sách tuyển dụng của bạn có tốt?
• Bộ phận CNTT có sử dụng công nghệ thích hợp nhất?
• Triết lý quản lý của bạn có được cập nhật liên tục và có liên quan?
• Bạn có khen thưởng cho nhân viên một cách cạnh tranh?
• Hệ thống phân phối của bạn nếu đem so sánh với những công ty hoạt động tốt thì thế nào?

Bằng việc so sánh một cách có hệ thống hiệu suất của bạn trong những khu vực cụ thể với tiêu chuẩn đã được nghiên cứu và xác định rõ ràng, bạn có thể đưa ra phán đoán khách quan về hiệu suất của mình và lên kế hoạch cải tiến cần thiết.

Theo định nghĩa, điểm chuẩn là thuật ngữ được sử dụng để so sánh hiệu suất của tổ chức này với tổ chức khác. Vì vậy, về mặt lý thuyết, bạn có thể đánh giá hiệu suất của bất kỳ công ty nào.

Làm thế nào để đánh giá dựa trên điểm chuẩn

Để đánh giá dựa trên điểm chuẩn hiệu quả, hãy đảm bảo so sánh các tổ chức trong cùng một vấn đề hoặc quá trình. Bằng cách này, đánh giá của bạn sẽ trở nên khách quan và chính xác nhất có thể. Để so sánh tốt, bạn cần có định nghĩa cụ thể và chính xác những yếu tố so sánh.

Dưới đây là 5 bước để đánh giá hiệu quả.

Bước 1: Xác định phạm vi

Xác định chính xác những yếu tố bạn muốn so sánh. Có quy trình cụ thể, thực tiễn hoặc chính sách nào bạn muốn cải thiện? Cải thiện hiệu suất khu vực nào có thể đem lại cho bạn kết quả tốt nhất?

Đánh giá dựa trên tiêu chuẩn có mối liên kết chặt chẽ với khái niệm kaizen, nơi mà bạn luôn cố gắng cải thiện. Đừng thỉnh thoảng làm việc này, rồi sau đó đặt nó sang một bên. Nếu được sử dụng đúng cách, đánh giá dựa trên tiêu chuẩn thực tiễn tốt nhất của thị trường có thể trở thành quy trình chiến lược mà bạn có thể sử dụng để theo dõi chặt chẽ tổ chức của mình trên cơ sở thường xuyên.

Bước 2: Chọn đối tác đo điểm chuẩn

Quyết định xem liệu bạn sẽ sử dụng tổ chức nào để thiết lập điểm chuẩn. Có bốn loại chính:

• Đối tác nội bộ – Những phòng ban hoặc đơn vị kinh doanh khác trong công ty. Họ có thể giúp bạn xác định liệu bạn có đang tận dụng tốt nguồn lực trong tổ chức hay không. Tuy nhiên, công ty bạn có thể không đủ lớn để tiến hành so sánh hiệu quả hoặc các phòng ban khác có thể đang phải đối mặt với cùng một vấn đề giống bạn. Hãy thận trọng khi sử dụng đối tác nội bộ và đảm bảo họ đang sử dụng thực tiễn tốt nhất.
• Đối tác cạnh tranh – Các công ty là đối thủ cạnh tranh trực tiếp của bạn. Rất hữu ích nhưng có được thông tin chi tiết về hệ thống và quá trình của đối thủ cạnh có thể khó khăn! Thông tin cạnh tranh thường khá chung chung, bạn không thể biết chính xác liệu hiệu suất của mình khác với họ thế nào.
• Đối tác chức năng – Những công ty trong CÙNG ngành công nghiệp được coi là “tốt nhất”. Điểm chuẩn chức năng (xem bên dưới) có xu hướng cung cấp kết quả tốt nhất. Các công ty khác trong ngành không xem bạn là đối thủ cạnh tranh có thể sẵn sàng chia sẻ thực tiễn tốt nhất của họ.

Dưới đây là một ví dụ: Nếu bạn đang làm việc trong một nhà máy chế biến thực phẩm, bạn có thể chọn đánh giá thực tiễn cụ thể của nhà sản xuất nước giải khát hoặc nhà máy đóng gói thịt. Vấn đề về “bức tranh lớn” có thể tương tự và bạn có thể lặp lại thực tiễn hiệu suất của họ khá hiệu quả.

• Đối tác chung – Là những công ty trong bất kỳ ngành công nghiệp nào được biết đến nhờ sự xuất sắc của họ. So sánh hiệu suất của các đối tác chung là điều bình thường. Bạn đã đọc chính sách nhân sự của FPT, Viettel, VinGroup hay hoạt động đổi mới của 3M bao nhiêu lần? Những công ty như Apple, Intel, Microsoft và Toyota được đánh giá liên tục và thực tiễn tốt nhất của họ thường được xác định và thảo luận trong sách và ấn phẩm của ngành. Những công ty chung mà bạn chọn để đánh giá không nhất thiết phải nổi tiếng trên thế giới. Mục tiêu là tìm những công ty thành công và thiết lập tiêu chuẩn trong ngành của họ.

Bước 3: Xác định làm thế nào để tiến hành quy trình điểm chuẩn

Bạn sẽ thu thập dữ liệu gì, làm thế nào để thu thập chúng? Bạn sẽ sử dụng những chỉ số nào?

Bạn có thể sử dụng khảo sát, liên hệ trực tiếp, thông qua trang web, nghiên cứu của bên thứ ba và dịch vụ Benchmarking trả phí. Ngoài ra bạn có thể tham gia các câu lạc bộ Benchmarking, nơi bạn đồng ý chia sẻ dữ liệu, đổi lại, bạn có thể truy cập dữ liệu từ những thành viên khác.

Phổ biến thường là phát triển một bảng câu hỏi, gửi cho các đối tác điểm chuẩn đã được xác định trước. Thường thì đối tác điểm chuẩn sẽ yêu cầu từ bạn thông tin tương tự, vì vậy hãy chuẩn bị đưa ra câu trả lời.

Thực hiện theo những hướng dẫn sau để xây dựng bảng câu hỏi:

• Xem lại từng câu hỏi một cách cẩn thận, đảm bảo câu trả lời hữu ích.
• Sử dụng các câu hỏi mở có trọng tâm cao, giúp bạn có được thông tin chi tiết cụ thể mà bạn muốn.
• Chỉ hỏi những câu hỏi có liên quan. Bạn muốn đối tác của mình trả lời một cách công khai và thành thật, vì vậy giới hạn câu hỏi trong phạm vi hợp lý.
• Hãy bảo mật những thông tin mà bạn nhận được.

Câu hỏi càng tập trung vào điểm chuẩn, bạn càng có nhiều cơ hội có được thông tin hữu ích. Hãy nhớ rằng, bạn muốn đạt được thực tiễn tốt nhất trong tổ chức của mình, vì vậy hãy đào sâu để có được chi tiết về hoạt động. Nếu phạm vi quá rộng, bạn có thể không có được những chi tiết cần thiết.

Bước 4: Phân tích kết quả và lên kế hoạch cải tiến

Khi thu thập kết quả, hãy xác định điểm chung và sự khác biệt của bạn với đối tác Benchmarking.

Trường hợp điểm chuẩn xác định được khu vực có thể cải thiện, hãy tiến hành những nghiên cứu cần thiết để tìm ra những việc cần làm.

Sau đó quyết định những việc bạn có thể làm để mang lại thực tiễn tốt nhất cho tổ chức và lên kế hoạch thực hiện.

Bước 5: Theo dõi tiến trình

Thiết lập quá trình đánh giá cũng giống như hệ thống đánh giá dựa trên các tiêu chuẩn đang diễn ra. Hãy nhớ rằng, mục tiêu là cải tiến tổ chức.

Những điểm chính

Benchmarking – Đánh giá dựa trên điểm chuẩn là một cách hiệu quả để tìm hiểu những điều người khác đang làm tốt và sử dụng kiến thức này để xác định cách thức và nơi bạn có thể cải thiện hoạt động của mình.

Bằng cách học hỏi từ người khác, bạn có thể mở rộng quan điểm và xác định con đường mới và cách làm việc tốt hơn.

Đánh giá dựa trên tiêu chuẩn là đường hai chiều, hãy chuẩn bị “cho đi” nhiều như bạn “nhận lại”. Xác định đối tác điểm chuẩn mà bạn muốn công ty của mình trở thành và nuôi dưỡng mối quan hệ – bạn có thể tìm được nguồn tài liệu thực tiễn tốt nhất vô tận. Đây là cách tuyệt vời để cải thiện doanh nghiệp để luôn đứng đầu.