Blog

Con sâu làm rầu nồi canh: Lỗi con người, hay do hệ thống?

Công ty của bạn có KPI “Đi muộn – Về sớm” không?

Mới đây, khi tôi vào khảo sát hiện trạng KPI của một doanh nghiệp, tôi rất ấn tượng với KPI này, nó rất thú vị!

Tôi hỏi chị Trưởng phòng nhân sự:

  • Tại sao bên mình lại có KPI phạt đi muộn, về sớm vậy chị?
  • Ừ, trước đây thì không có KPI này. Nhưng hồi đầu năm, sếp nhìn thấy mấy bạn nhân viên đi làm muộn, rồi ngồi ăn sáng trong văn phòng… sếp ngứa mắt nên yêu cầu áp KPI này cho tất cả vị trí… (chị vừa kể, vừa gượng cười)
  • À, chị thấy KPI này có hiệu quả không?
  • Có, vì phạt tiền, nên mọi người đi làm đúng giờ hơn trước…

Thấy nét mặt của chị có vẻ không hài lòng, tôi tò mò hỏi tiếp:

  • Cá nhân chị nghĩ sao về KPI này?
  • Phòng chị thì quản lý theo kết quả, chứ không quá chặt chẽ về thời gian… Chị nghĩ KPI này chỉ phù hợp với mấy nhân viên thiếu ý thức thôi.
  • Ở công ty mình, kiểu nhân viên thiếu ý thức như vậy có nhiều không?
  • Không, ít lắm… Phần lớn nhân viên công ty khá chủ động trong công việc.Vì vậy, nên nhiều bạn cũng phản hồi với chị là cảm thấy ức chế vì cái KPI phạt đi muộn về sớm này…

Bạn biết đấy!

Tình huống này khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp, tôi gọi nó là tình huống “Con sâu làm rầu nồi canh”. Tức là:

Xuất hiện 1 hoặc 1 số nhân viên có hành vi xấu. Ngứa mắt quá, nên lãnh đạo/quản lý liền xây dựng quy định/nội quy để răn đe, để phạt… nhằm ngăn chặn hành vi xấu này.

Câu hỏi đặt ra là: Cách làm này Hiệu quả hay không hiệu quả!?

Hãy hình dung:

  • Công ty giống như một vườn rau sạch, bất chợt, xuất hiện 1 con sâu. Nó đang say sưa gặm lá… Người nông dân lo lắng (sợ nó ăn hết cả vừa rau) liền vội vã chạy ngay ra chợ, mua một bình thuốc sâu về phun cả vườn… Rồi hả dạ: Chết chưa con sâu kia!
  • Ngày hôm sau, con sâu lăn ra chết, nhưng vườn rau cũng không còn sạch và tươi ngon như trước nữa…

Đây là cách 1 – Sửa hệ thống: Ngăn chặn được 1 người, nhưng tác động đến rất nhiều người khác.

Một cách làm thủ công hơn là: Người nông dân dùng tay bắt con sâu… Và tìm xem liệu còn con sâu nào khác nữa không – để thò tay bắt nốt.

Đây là cách 2 – Sửa con người: Ngăn chặn được 1 người, không ảnh hưởng tới những người khác, nhưng vất vả.

Theo bạn cách 1 hay cách 2 hiệu quả hơn?

Còn tùy vào nguyên nhân: là do Con người hay do lỗi Hệ thống của công ty chưa tốt?

  • Nếu nguyên nhân là do quy trình / hệ thống (rất nhiều nhân viên vi phạm): thì dùng cách 1 – sửa lại quy trình / hệ thống.
  • Nếu nguyên nhân là do con người (chỉ 1 hoặc 1 vài nhân viên nào đó vi phạm): thì dùng cách 2 – nhà quản lý làm việc thủ công với nhân viên.

Chính vì vậy, trong hệ thống PMS 2.0 – Quản lý hiệu suất liên tục – có một yếu tố rất quan trọng (theo khảo sát của McKinsey, thì nó là yếu tố có tác động lớn nhất), đó là: Nhà quản lý huấn luyện và phản hồi liên tục cho nhân viên (với chu trình CFR). Nếu quan tâm đến chu trình CFR, có thể đọc bài viết này TẠI ĐÂY.

Trong hệ thống PMS 2.0 – Quản lý hiệu suất liên tục:

  • Vai trò của OKRs và KPI là giải quyết vấn đề Hệ thống.
  • Còn CFR giải quyết vấn đề Con người. (Ghi chú: Nhà quản lý huấn luyện và phản hồi liên tục với CFR – chính là yếu tố tác động lớn nhất tới hiệu suất và gắn kết của nhân viên – chứ không phải KPI).

Điểm rút lại:

Qua bài viết này, tôi muốn chia sẻ với bạn về cạm bẫy khi xây dựng KPI, đặc biệt là các KPI dạng hình phạt… chúng ta nên xem xét kỹ nguyên nhân là do con người (1 hoặc 1 vài nhân viên vi phạm), hay là do hệ thống (rất nhiều nhân viên vi phạm). Từ đó, đưa ra quyết định sáng suốt hơn!

Banner Lean Hr