Cảnh báo chính thức – Phạm Thống Nhất

Mục lục

1 Tình huống

Hãy tưởng tượng hai kịch bản khác nhau:

Kịch bản A – Bạn đã nói chuyện với một thành viên trong nhóm của bạn nhiều lần về hiệu suất kém của họ, và tạo ra một thỏa thuận thực hiện để thử và giải quyết vấn đề này. Nhưng sau một vài tuần, đã có không có cải thiện trong hoạt động của họ, mặc dù bạn đã cung cấp các huấn luyện và hỗ trợ. Bạn sẽ làm gì tiếp theo?

Kịch bản B – Bạn phát hiện ra một thành viên trong nhóm của bạn lướt web người lớn trong giờ làm việc. Điều này trực tiếp vi phạm chính sách Internet của công ty, và nó có thể dẫn đến một khiếu nại quấy rối tình dục. Tuy nhiên, chính sách này nói rằng bạn không thể loại bỏ họ ngay lập tức. Bạn làm gì?

Trong phương án A, nhân viên đã thất bại trong việc chứng minh khả năng tự cải thiện năng suất trong hoạt động của họ, ngay cả khi bạn đã cung cấp cho họ môi trường tốt nhất để có hiệu quả. Trong phương án B, hành vi của người đó là không thể chấp nhận, và điều này cần phải được xử lý triệt để.
Trong cả hai tình huống, bạn có thể muốn đưa ra cảnh báo chính thức. Khi đó tổ chức chính thức thông báo cho nhân viên vi phạm hậu quả nếu hành vi của họ không được cải thiện. Những hậu quả có thể bao gồm chấm dứt công việc của họ. Nếu một người không thực hiện ở cấp độ bạn mong đợi, hoặc hành xử theo cách mà bạn yêu cầu, bạn có thể cần phải sa thải họ.
Cảnh báo chính thức thường là một phần của thủ tục kỷ luật của một tổ chức, trong đó bạn cung cấp cho mọi người cơ hội thích hợp để thay đổi hành vi của họ trước khi bạn sa thải họ.

2 Lý do cảnh báo chính thức

Bạn có thể đưa ra cảnh báo chính thức cho mọi người vì nhiều lý do. Dưới đây là những ví dụ về các loại hành vi có khả năng dẫn đến loại thức kỷ luật này:

Hành vi sai trái.
Hiệu suất kém.
Hành vi bất hợp lý hoặc không giải thích được.
Thiệt hại đối với tài sản công ty.
Việc không tuân thủ các chính sách và thủ tục.
Hành vi hoặc ngôn ngữ xúc phạm.
Vắng mặt kéo dài hoặc thường xuyên.
Lạm dụng tài sản công ty.
Việc không tuân theo các tiêu chuẩn an toàn sức khỏe.
Hối lộ nhà cung cấp hoặc các nhà cung cấp tiềm năng.

3 Làm thế nào đưa ra một cảnh báo chính thức

Có hai loại cảnh báo chính thức:

Bằng lời – Bạn tuyên bố bằng lời nói với nhân viên đó, và sau đó tạo ra một bản ghi chép những gì bạn đã tuyên bố khi cảnh báo bằng lời nói

Văn bản – Bạn ra cảnh báo bằng văn bản và cho chuyển đến nhân viên

Dưới đây là các bước thông thường trong một thủ tục kỷ luật:

Cảnh báo chính thức bằng lời nói – Bạn nói với người đó lý do cho sự cnảh báo và rằng đó là giai đoạn đầu tiên của quá trình xử lý kỷ luật. Bạn thông báo cho người đó về những hậu quả có thể đến nếu phạm lỗi nữa.
Cảnh báo bằng văn bản chính thức lần đầu. Bạn viết văn bản cho người đó về lý do cảnh báo và rằng đó là giai đoạn thứ 2 của quá trình xử lý kỷ luật. Bạn thông báo cho người đó về hậu quả có thể xảy ra với hành vi phạm lỗi.
Cảnh báo bằng văn bản chính thức lần cuối. Bạn viết văn bản với người đó lần nữa về lý do cảnh báo và đó là giai đoạn thứ 3 của quá trình xử lý kỷ luật. Bạn thông báo cho người đó một hành vi phậm tội nữa sẽ dấn đến sa thải.

Là nhà quản lý, hãy chắc chắn rằng bạn biết quy định về xử lý kỷ luật của tổ chức, và tham khảo ý kiến bộ phận nguồn nhân lực trước khi bạn bắt đầu các bước để hoàn toàn chắc chắn rằng bạn tuân thủ luật pháp quốc gia. Những lời cảnh báo chính thức có thể dẫn đến việc chấm dứt giao kết việc làm của một người lao động. Điều quan trọng là, từ góc độ pháp lý, để làm theo các thủ tục đúng.

4 Trao đổi trực tiếp

Dưới đây là một số hướng dẫn để làm theo trước, trong và sau cuộc gặp với người sẽ nhận được cảnh báo. Một lần nữa, tham khảo ý kiến với bộ phận nhân sự của bạn để chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng.

Trước khi trao đổi:

Hãy tự hỏi liệu hành vi vi phạm có đáng bị một cảnh báo chính thức:

Bạn đã cung cấp đủ sự hỗ trợ và huấn luyện đủ cho nhân viên?
Là một thỏa thuận thực hiện tại chỗ?
Họ biết những gì mong đợi đối với họ?

Liên quan đến các bộ phận nguồn nhân lực:

Bạn đã sử dụng tài liệu về huấn luyện về kỷ luật.
Mang tài liệu theo khi gặp nhân viên vi phạm.
Thảo luận về cách tiếp cận của bạn một cách chi tiết với đại diện Nhân sự trước khi bạn gặp nhân viên vi phạm.
Xem xét việc tiến hành các cuộc họp với các đại diện bên nhân sự.

Tập hợp bằng chứng để chỉ rõ lý do thực hiện cảnh báo. Ví dụ, bảng chấm công, hồ sơ dịch vụ khách hàng, và các báo cáo từ những người khác.

Đối với một cảnh báo bằng lời nói, chuẩn bị:

Tại sao bạn đang đưa ra cảnh báo.
Những gì bạn mong đợi trong hành vi tương lai.
Một lượng thời gian để cải tiến, bao gồm theo dõi ngày và lượng thời gian bạn sẽ cho phép.
Hậu quả của việc không đáp ứng được những mong đợi.

Chuẩn bị một văn bản nêu rõ các mục tương tự như trên.

Làm hai bản sao của các cảnh báo. Giữ một bản sao trong hồ sơ nhân, và cung cấp cho một cho người bị xử lý kỷ luật.

Quyết định xem ai tham gia chứng kiến cuộc họp. Những người bị kỷ luật có quyền được có một đại diện công đoàn hoặc một số người ủng hộ hiện nay khác.

Trong cuộc họp

Ghi rõ những người tham dự, ngày, và thời gian.
Giữ cuộc họp: ngắn và tập trung. Đây không phải là thời gian để tranh luận hay thảo luận về vấn đề này.
Tuyên bố lý do tại sao bạn đang đưa ra các cảnh báo. Đưa ra bằng chứng, nếu thích hợp. Hãy đảm bảo rằng ý kiến của bạn thực hiện khách quan và trực tiếp
Giải thích thủ tục kỷ luật của tổ chức.
Đối với một cảnh báo bằng lời nói, hãy yêu cầu người đó ký một Biên bản ghi nhận rằng các cuộc trao đổi đã diễn ra.
Thảo luận các kế hoạch hành động để cải thiện, như được nêu trong các cảnh báo.

Sau cuộc họp

Ghi lại theo dõi hàng ngày. Ví dụ:

Khi nào bạn cần để xem cải thiện?
Khi nào cần một cuộc họp tiếp theo?
Khi nào có thể loại bỏ một bản sao của những cảnh báo từ các hồ sơ nhân?

Cập nhật thông tin với bộ phận nguồn nhân lực một cách thích hợp.

Hãy tin rằng họ sẽ đáp ứng mong đợi của bạn. Hãy nhớ rằng ý định của những cảnh báo này là để khuyến khích hành vi tích cực.

Tóm tắt
Cảnh báo chính thức nên là một phần của thủ tục kỷ luật của tổ chức. Các nhà quản lý thường sử dụng các cảnh báo chính thức để gửi một thông điệp rõ ràng đến nhân viên rằng nếu họ không cải thiện, họ có thể dần dần bị sa thải.
Tuy nhiên, điều này không phải là mục tiêu chính của một cảnh báo chính thức. Khi được ban hành một cách thích hợp, cảnh báo chính thức có thể giúp hiệu quả cao khi nhắc nhở nhân viên về sự mong đợi của tổ chức đối với họ, và thuyết phục họ thay đổi hành vi.

Blog