Làm sao để Dự án có một khởi đầu tốt đẹp?

• Bạn đã bao giờ tham gia vào một dự án, mà các thành viên, không có chung quan điểm về mục tiêu hướng tới.
• Thiếu mục tiêu rõ ràng gây ra sự lộn xộn: Mọi người bắt đầu đi theo các hướng khác nhau, tạo ra những lo lắng và quan ngại không cần thiết.

Mặc dù có kế hoạch dự án chi tiết là một phần của dự án, nhưng bạn cần làm gì để các thành viên bắt đầu cùng nhau?

Điều này được thực hiện bằng cách tạo tài liệu khởi tạo dự án (Project Initiation Document PID). Trong tài liệu này, bạn tập hợp tất cả các thông tin cần thiết để bắt đầu một dự án. Qua đó, truyền đạt thông tin quan trọng tới các thành viên liên quan. Với một bản tài liệu khởi tạo dự án hợp lý, bạn giúp mọi người hiểu được mục tiêu của dự án ngay từ đầu.

Tài liệu khởi tạo dự án:

• Xác định dự án và phạm vi thực hiện.
• Bảo đảm cho dự án của bạn.
• Bảo đảm kinh phí cho dự án, nếu cần thiết.
• Xác định vai trò và trách nhiệm của những người tham gia dự án.
• Cung cấp cho mọi người các thông tin họ cần để làm việc hiệu quả ngay từ khi bắt đầu.

Bằng cách tạo ra một bản PID, bạn trả lời các câu hỏi: Cái gì? Tại sao? Ai? Làm thế nào? Khi nào?

Mẹo:

• Bạn cũng có thể sử dụng điều lệ dự án thay cho bản tài liệu khởi tạo dự án, bởi vì, chúng đều là những tài liệu rất giống nhau. Tuy nhiên, điều lệ dự án thường ít chi tiết hơn. 
• Phương pháp quản lý dự án mà công ty bạn sử dụng, cũng có thể giúp bạn, xác định nên sử dụng Điều lệ dự án hay Tài liệu khởi tạo dự án

Nội dung tài liệu khởi tạo dự án (PID)

Mặc dù, các công ty làm việc theo dự án, đều có mẫu tài liệu khởi tạo dự án riêng, nhưng các thông tin chứa trong đó thường khá giống nhau (dù sử dụng thuật ngữ khác nhau). Ở đây, chúng ta nói về các phần phổ biến nhất và xem xét các thông tin trong mỗi phần.

Phần 1: Cái gì?

Phần này cung cấp cho người đọc biết dự án muốn đạt được gì. Trong phần này, mô tả các vấn đề mà dự án đang tìm cách giải quyết, cũng như định nghĩa đầy đủ về dự án.

Phần này thường gồm các chủ đề sau:

#1. Bối cảnh:

Bối cảnh của dự án là gì? Và tại sao cần thực hiện công việc đó?

• Mục này mô tả ngắn gọn về ý tưởng hoặc vấn đề cần giải quyết. Và thảo luận xem tại sao dự án này có liên quan.
• Các phần chi tiết sẽ được đưa ra sau đó, vì vậy sử dụng phần này để nêu bật một cách ngắn gọn.

#2. Định nghĩa dự án

• Mục đích: Tại sao bạn làm dự án này? Mô tả kết quả mong muốn sau cùng của dự án.
• Mục tiêu: Kết quả cụ thể cần đạt được là gì và bạn đo lường chúng bằng cách nào? 
• Phạm vi: phạm vi của dự án này là gì (ví dụ, loại công việc, loại khách hàng, loại vấn đề, khu vực địa lý liên quan)? Bạn nên liệt kê cả các khu vực bị loại trừ (không thuộc phạm vi dự án), nếu bạn nghĩ rằng các thành viên liên quan có thể hiểu nhầm.
• Sản phẩm/kết quả: Dự án cung cấp sản phẩm đầu ra gì? Nếu có thể, bạn hãy mô tả sản phẩm như các mặt hàng hữu hình, ví dụ như báo cáo, sản phẩm, dịch vụ. Hãy nhớ, ghi ngày dự kiến của mỗi sản phẩm. Bạn sẽ sử dụng thông tin này để theo dõi các cột mốc.
• Hạn chế: Điều gì ảnh hưởng tới kết quả và lịch tình của bạn? Đây là những tác động bên ngoài mà bạn không thể kiểm soát, nhưng cần phải quản lý.
• Giả định: Giả định nào bạn đưa ra khi bắt đầu dự án? Nếu cần thiết, hãy lên lịch trình  phù hợp với các giả định.

Phần 2: Tại sao?

Mục này chỉ ra lý do tại sao dự án được thực hiện. Mô tả tác động của dự án tới doanh nghiệp, hỗ trợ điều này bằng cách, liệt kê chi tiết những rủi ro cần được xem xét.

#1. Mô tả tác động:

• Lợi ích: Tại sao bạn thực hiện dự án này và lợi ích bạn mong đợi từ nó là gì? Làm thế nào đo lường những lợi ích đó (đọc thêm về quản lý lợi ích).
• Tùy chọn: Hành động nào khác được cân nhắc khi dự án này được thiết kế và phát triển?
• Chi phí và thời gian: Đưa ra phân tích về chi phí và thời gian liên quan.
• Phân tích Chi phí/ lợi ích: Làm thế nào để cân bằng chi phí dự án với lợi nhuận kỳ vọng? Đọc thêm về phân tích chi phí/ lợi ích.

#2. Phân tích rủi ro:

• Xác định rủi ro: Xác định các rủi ro trong dự án và rủi ro nào bạn chấp nhận hoặc cần quản lý.
• Ngăn chặn rủi ro: Mô tả những việc bạn cần làm để giảm thiểu hoặc quản lý rủi ro.
• Quản lý rủi ro: Trong trường hợp bạn không thể ngăn chặn rủi ro, kế hoạch dự phòng đối phó với chúng là gì? Bạn nên làm gì khi rủi ro xảy ra?
• Giám sát rủi ro: Quy trình tại chỗ nào giúp bạn đánh giá thường xuyên các rủi ro liên quan đến dự án?

Đọc thêm làm thế nào để xác định và quản lý rủi ro.

Phần 3: Ai?

Mô tả cách bạn tổ chức và quản lý dự án. Xác định các đường báo cáo và phác thảo các vai trò cụ thể.

Bạn cần hiểu rõ vai trò của mỗi thành viên, tránh sắp xếp trùng lặp nhiệm vụ và nhờ đó các thành viên rõ ràng về vai trò và kỳ vọng. Nếu đây là một dự án dài hạn, thậm chí, bạn có thể xem xét xây dựng bản mô tả công việc cho các thành viên trong nhóm.

Vai trò và trách nhiệm:

• Cơ cấu tổ chức dự án: Tạo một biểu đồ chỉ ra đường thẩm quyền và báo cáo cho mỗi thành viên nhóm dự án.
• Chủ dự án (Owner): Ai là người có thẩm quyền cuối cùng, kiểm soát và thực hiện dự án?
• Quản lý dự án: Ai là người quản lý dự án và trách nhiệm của người đó là gì?
• Thành viên dự án: các thành viên chủ chốt của nhóm dự án là ai? Vai trò và mô tả công việc của họ là gì? Số điện thoại và địa chỉ email là gì? Bộ phận hoặc tổ chức ban đầu của họ là gì? Và họ báo cáo hàng ngày cho ai?

Phần 4: Làm thế nào và khi nào?

Cung cấp thông tin khái quát dự án sẽ được thực hiện ra sao. Phác thảo xem dự án được triển khai như thế nào, bằng cách xác định các mốc thời gian, nguồn lực và các giai đoạn quản lý.

Đây là một cái nhìn tổng quan cấp cao, làm căn cứ để lập kế hoạch chi tiết.

• Nhiệm vụ: nhiệm vụ quan trọng nào (với các cột mốc) sẽ được hoàn thành trong suốt dự án?
• Lịch trình: Cung cấp một báo cáo về ​​thời gian dự kiến liên quan tới dự án. Bạn có thể chuẩn bị bản đồ Gantt ở mức độ cao hoặc lịch trình tương tự, từ đó PID dễ dàng tóm tắt tiến độ dự kiến.
• Nguồn nhân lực: Cần bao nhiêu ngày để hoàn thành dự án? Cần bao nhiêu nhân viên hỗ trợ? Bạn có cần đưa thêm người vào nhóm dự án?
• Kiểm soát dự án: Làm thế nào để giám sát và truyền thông?
• Quản lý chất lượng: Làm thế nào để đánh giá và giám sát chất lượng của sản phẩm/kết quả?

Những điểm chính

Tài liệu khởi tạo dự án (PID) đảm bảo sự rõ ràng cho một dự án: Mục tiêu của nó là gì? Dự án được tổ chức ra sao? PID giúp các thành viên biết được điều gì sẽ diễn ra ngay từ đầu.

Mức độ chi tiết của tài liệu nên vừa đủ, đảm bảo người đọc hiểu rõ:

• Mục đích của dự án;
• Mục tiêu và lộ trình triển khai.