Lập kế hoạch và lịch trình cho dự án.

• Hãy suy nghĩ về thách thức, bạn phải đối mặt, khi 10 quả bóng được tung ra cùng một lúc.
• Bạn phải theo dõi cả 10 quả bóng và suy nghĩ về cách để bắt từng quả một.
• Nếu bị hụt, dù chỉ một trái, thì nó làm hỏng toàn bộ hiệu suất của bạn.

Quản lý dự án cũng tương tự như vậy. Để kết thúc dự án thành công, bạn phải kiểm soát rất nhiều nhiệm vụ và đảm bảo chúng được hoàn thành đúng tiến độ. Nếu không kịp tiến độ, hoặc kể cả hoàn thành một nhiệm vụ – nhưng không đúng trình tự – thì phản ứng dây chuyền có thể xảy ra với phần còn lại của dự án. Dẫn đến chậm tiến độ và tốn nhiều chi phí hơn.

Đó là lý do tại sao?

Biểu đồ Gantt truyền tải thông tin về kế hoạch và lịch trình dự án một cách trực quan. Nó phác thảo tất cả những nhiệm vụ trong dự án và thứ tự đi kèm với một khoảng thời gian. Nó cho bạn một cái nhìn tổng quan về dự án, những nhiệm vụ liên quan và khi nào chúng cần phải được hoàn thành.

Bài này, chúng ta sẽ xem xét làm thế nào bạn sử dụng biểu đồ Gantt để tổ chức dự án và thông báo tiến độ cho nhóm.

Biểu đồ Gantt

Vào cuối những năm 1800, kỹ sư người Ba Lan, Karol Adamiecki đã phát triển sơ đồ luồng công việc trực quan mà ông gọi là “harmonogram“.

Đến năm 1910, Henry Gantt, một nhà tư vấn và kỹ sư quản lý đã đưa khái niệm của Adamiecki lên mức độ tiếp theo. Ông thiết kế biểu đồ, để người giám sát sản xuất biết liệu công việc của họ được tiến hành trước hay sau thời hạn, và đó chính là nền tảng của biểu đồ Gantt mà chúng ta sử dụng ngày nay.

Tại sao bạn nên sử dụng Biểu đồ Gantt?

Khi thiết lập biểu đồ Gantt, bạn cần nghĩ đến tất cả nhiệm vụ trong dự án. Cũng như, chỉ ra ai sẽ là người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ, thời gian thực hiện và những vấn đề mà nhóm có thể gặp phải.

Tư duy chi tiết sẽ giúp bạn đảm bảo lịch trình khả thi, nhiệm vụ được giao cho đúng người, và có cách giải quyết vấn đề tiềm ẩn trước khi dự án bắt đầu.

• Gantt cũng giúp bạn nghiên cứu các khía cạnh thực tiễn của một dự án, chẳng hạn như thời gian tối thiểu để thực hiện và những nhiệm vụ cần phải hoàn thành – trước khi những nhiệm vụ khác có thể bắt đầu.
• Thêm vào đó, bạn có thể sử dụng nó để xác định đường găng – chuỗi nhiệm vụ cần phải được hoàn thành – một cách riêng lẻ theo thời gian.

Cuối cùng, bạn có thể sử dụng Gantt để thông báo cho nhóm dự án và người liên quan – về tiến độ dự án. Chỉ cần cập nhật biểu đồ thể hiện những thay đổi lịch trình và hàm ý hoặc sử dụng nó thông báo những nhiệm vụ chính đã được hoàn thành.

Cách tạo biểu đồ Gantt

Bạn có thể nhìn vào ví dụ trong hình 1 dưới đây:

Hình 1 – Biểu đồ Gantt

Để tạo biểu đồ Grantt cho dự án, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Xác định các nhiệm vụ thiết yếu

Biểu đồ Gantt không thể cung cấp thông tin hữu ích, trừ khi, chúng bao gồm tất cả nhiệm vụ cần thiết cho một dự án.

Vì vậy, để bắt đầu, hãy liệt kê tất cả những nhiệm vụ này. Sử dụng cấu trúc phân tách công việc nếu cần xác định nhiệm vụ. Sau đó, đối với mỗi nhiệm vụ, hãy lưu ý ngày bắt đầu sớm nhất và ước tính khoảng thời gian cho nó.

Ví dụ:

• Tổ chức bạn đã thắng gói thầu cung cấp sản phẩm “Dịch vụ phần mềm” mới và bạn là người chịu trách nhiệm về dự án.
• Bạn quyết định sử dụng biểu đồ Gantt để tổ chức tất cả những nhiệm vụ cần thiết và tính toán thời gian tổng thể.
• Bạn bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả những hoạt động phải diễn ra và ước tính thời gian hoàn thành mỗi công việc. Danh sách như sau:

Công việc	Thời gian
A. Phân tích cấp cao	1 tuần
B. Lựa chọn máy chủ lưu trữ	1 ngày
C. Cấu hình máy chủ	2 tuần
D. Phân tích chi tiết mô-đun cốt lõi	2 tuần
E. Phân tích chi tiết mô đun hỗ trợ	2 tuần
F. Phát triển mô-đun cốt lõi	3 tuần
G. Phát triển mô-đun hỗ trợ	3 tuần
H. Đảm bảo chất lượng cho mô-đun lõi	1 tuần
I. Đảm bảo chất lượng cho mô-đun hỗ trợ	1 tuần
J. Đào tạo khách hàng nội bộ ban đầu	1 ngày
K. Phát triển và đảm bảo chất lượng báo cáo kế toán	1 tuần
L. Phát triển và đảm bảo chất lượng báo cáo quản lý	1 tuần
M. Phát triển hệ thống quản lý thông tin	1 tuần
N. Đào tạo người dùng nội bộ	1 tuần

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ

Biểu đồ cho thấy mối quan hệ giữa các nhiệm vụ trong một dự án. Một số nhiệm vụ cần phải được hoàn thành trước khi bắt đầu nhiệm vụ kế tiếp. Tức là, nhiệm vụ khác không thể bắt đầu – cho đến khi – nhiệm vụ trước đó đã hoàn thành. Ví dụ: nếu đang làm tờ rơi, bạn cần phải hoàn thành bước thiết kế trước khi gửi đi in.

• Những hoạt động phụ thuộc này được gọi là những công việc “tuần tự” hoặc “tuyến tính”.
• Những công việc khác sẽ “song song” – nghĩa là chúng có thể được thực hiện cùng lúc với những công việc khác.

Không cần thực hiện theo thứ tự, nhưng đôi khi bạn cần hoàn thành những công việc khác trước. Ví dụ, thiết kế tờ rơi có thể bắt đầu trước khi văn bản đã được chỉnh sửa xong (mặc dù không thể hoàn thiện thiết kế cho đến khi văn bản hoàn hảo).

Xác định những nhiệm vụ “song song” và “tuyến tính” trong dự án. Trường hợp nhiệm vụ này phụ thuộc nhiệm vụ khác, hãy lưu ý mối quan hệ giữa chúng. Nó giúp bạn có hiểu biết sâu sắc hơn về cách tổ chức dự án và giúp ích khi bạn bắt đầu mô tả lịch trình hoạt động trên biểu đồ.

Chú thích:

Trong biểu đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự:

• Finish to Start (FS) – Nhiệm vụ FS không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ trước đó (và liên quan) kết thúc. Chúng bắt đầu sau.
• Start to Start (SS) – Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó bắt đầu. Chúng bắt đầu sau.
• Finish to Finish (FF) – Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ  trước kết thúc. Chúng kết thúc sau.
• Loại thứ tư, Start to Finish (SF), rất hiếm.

Mẹo 1:

Nhiệm vụ có thể được thực hiện tuần tự và song song cùng một lúc – ví dụ, hai nhiệm vụ (B và D) có thể phụ thuộc vào một nhiệm vụ khác (A) và có thể được hoàn thành cùng một lúc. Nhiệm vụ B là tuần tự, nó theo sau A nhưng song song đối với D.

Mẹo 2:

Để giảm thời gian hoàn thành dựa án, bạn cần phải thực hiện nhiều nhiệm vụ song song nhất có thể. Bạn cũng cần phải giữ phạm vi của dự án càng nhỏ càng tốt.

Công việc	Thời gian	Loại	Phụ thuộc vào.
A. Phân tích cấp cao	1 tuần	S
B. Lựa chọn máy chủ lưu trữ	1 ngày	S	A
C. Cấu hình máy chủ	2 tuần	S	B
D. Phân tích chi tiết các mô-đun cốt lõi	2 tuần	S, P với B,C	A
E. Phân tích chi tiết các mô đun hỗ trợ	2 tuần	S, P với F	D
F. Phát triển mô-đun cốt lõi	3 tuần	S, P với E	D
G. Phát triển mô-đun hỗ trợ	3 tuần	S, P với H,J	E
H. Đảm bảo chất lượng cho mô-đun lõi	1 tuần	S, P với G	F
I. Đảm bảo chất lượng cho mô-đun hỗ trợ	1 tuần	S	G
J. Đào tạo khách hàng nội bộ ban đầu	1 ngày	S, P với G	C,H
K. Phát triển và đảm bảo chất lượng báo cáo kế toán	1 tuần	S	E
L. Phát triển và đảm bảo chất lượng báo cáo quản lý	1 tuần	S	E
M. Phát triển hệ thống thông tin quản lý	1 tuần	S	L
N. Đào tạo người dùng nội bộ	1 tuần	S	I,J,K,M

S: tuần tự, P: song song

Bước 3: Nhập hoạt động vào phần mềm hoặc bản mẫu

Bạn có thể vẽ biểu đồ bằng tay hoặc sử dụng phần mềm chuyên dụng, chẳng hạn như Gantto, Matchware hoặc Microsoft Project. Một số công cụ dựa trên đám mây, có nghĩa là bạn và nhóm có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ vị trí nào. (Nó giúp ích rất nhiều khi thảo luận, tối ưu hoá và báo cáo dự án.)

Một số mẫu Gantt được tạo trong Microsoft Excel và bạn cũng có thể tìm thấy nhiều mẫu miễn phí trên google search.

Hình 2 – Ví dụ Biểu đồ Gantt

Bước 4: Cập nhật tiến trình trên biểu đồ

Hãy cập nhật biểu đồ để phản ánh những thay đổi ngay khi nó xảy ra. Điều này sẽ giúp bạn cập nhật thông tin nhanh chóng về kế hoạch cho nhóm dự án và những người liên quan.

Những điểm chính

Biểu đồ Gantt rất hữu ích trong việc lập kế hoạch và lên lịch trình cho dự án. Nó giúp bạn đánh giá xem liệu dự án cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành, xác định nguồn lực cần thiết và lên kế hoạch để bạn hoàn thành nhiệm vụ. Nó cũng rất hữu ích trong việc quản lý sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.

Biểu đồ Gantt hữu ích trong việc giám sát tiến trình của dự án khi dự án đang được tiến hành. Bạn có thể ngay lập tức nhìn thấy những điều cần đạt được vào một ngày nhất định và nếu dự án chậm tiến độ, bạn có thể đưa ra hành động, đưa nó trở lại đúng hướng.