Một đội vốn dĩ là nơi hội tụ của những con người cá tính khác biệt
Hai nhà lý thuyết có ảnh hưởng đến hành vi của nhóm là Kenneth Benne và Paul Sheats, người đã viết một bài báo có tựa đề tôn trọng “Vai trò chứng năng trong đội nhóm” trong năm 1940.Trong đó, họ xác định 26 vai trò khác nhau có thể được gánh vác bởi một hoặc nhiều người trong một đội.
Benne và Sheats cho rằng có 03 nhiệm vụ chính:
- Các vai trò phụ trách công việc,
- Các vai trò phụ tráchnhân sự và cộng đồng,
- Và các vai trò tạo xung đột
Mục lục
1 Các vai trò phụ trách công việc
Đây là những vai trò có liên quan đến việc thực hiện công việc:
- Khởi xướng-
- Người này đề xuất các ý tưởng ban đầu hoặc những cách khác nhau để tiếp cận vấn đề.
- Họ thường khởi xướng các cuộc thảo luận và giúp đội có phương hướng ban đầu khi hành động.
- Tìm kiếm thông tin–
- Tìm kiếm thông tin chuyên gia hoặc sự kiện có liên quan đến vấn đề này.
- Họ xác định những thông tin nào là còn thiếu và cần phải được tìm thấy trước khi kế hoạch thực hiện chuyển sang bước tiếp theo.
- Cung cấp thông tin–
- Cung cấp thông tin xác thực cho nhóm.
- Họ thường truyền đạt lại kinh nghiệm riêng khi có liên quan.
- Tìm kiếm ý kiến –
- Họ giỏi đặt câuhỏi các để làm rõ các giá trị, thái độ và ý kiến của các thành viên trong nhóm.
- Họ luôn chú ý kiểm tra để chắc chắn rằng các quan điểm khác nhau được đưa ra.
- Bày tỏ ý kiến –
- Bày tỏ ý kiến riêng của mình và niềm tin về đối với hướng giải quyết đang được thảo luận.
- Thường nêu ý kiến về những gì nhóm “nên” làm.
- Phân tích sâu các ý tưởng–
- Dựa vào ý tưởng ban đầu, thông tin, ý kiến của mọi người trong đọi thông qua thảo luận, họ phân tích các ý tưởng, tìm ra ý quan trọng, thiết yếu.
- Đề xuất các hành động và lường trước các hậu quả.
- Liên kết ý tưởng –
- Xác định và giải thích các mối quan hệ giữa các ý tưởng.
- Định hướng
- Nhận xét và làm rõ vai trò của nhóm.
- Tóm tắt về những gì đã được thực hiện, ghi chú về những sai lệch trong hoạt động, và đề xuất phương hướng để trở lại mục tiêu.
- Thẩm định / Phê bình–
- Đánh giá các đề xuất dựa trên tiêu chuẩn định trước.
- Đánh giá tính hợp lý của đề xuất.
- Truyền năng lượng–
- Tạo ra những thách thức và kích thích để đội có thêm năng lượng hành động.
- Hỗ trợ kỹ thuật–
- Tạo điều kiện thảo luận nhóm.
- Ghi chép–
- Hoạt động như thư ký
- Ghi ý kiến và theo dõi những gì diễn ra tại mỗi cuộc họp.
2 Các vai trò phụ trách nhân sự và cộng đồng
Những vai trò này đóng góp vào các hoạt động tích cực của nhóm:
- Khích lệ-
- Hỗ trợ, và ca ngợi những nỗ lực của các thành viên trong đội.
- Thể hiện sự ấm áp và đem lại không khí tích cực trong các cuộc họp.
- Hòa giải, điều hòa
- Tìm cách để giảm căng thẳng
- Giải thích thêm hoặc sử dụng sự hài hước.
- Thoả hiệp–
- Sẵn sàng nhường vai tròcho những người khác.
- Trông coi–
- Điều chỉnh dòng thông tin liên lạc.
- Đảm bảo tất cả các thành viên có cơ hội để thể hiện bản thân bằng cách khuyến khích các thành viên nhút nhát đóng góp ý kiến của họ.
- Hạn chế những người quá nhiệt tìnhthể hiện thái quá trong các cuộc trò chuyện.
- Bình Luận–
- Cung cấp thông tin phản hồi về cách nó hoạt động.
- Đánh giá, hoặc thay đổi các tiêu chuẩn và quy trình của nó.
- Phục tùng–
- Chấp nhận những gì người khác nói và quyết định
- Không góp phần vào quá trình ra quyết định hoặc bày tỏ những suy nghĩ riêng.
- Biết lắng nghe.
3 Các vai trò tạo xung đột
Những vai trò này làm gián đoạn tiến trình của đội và làm suy yếu sự gắn kết của nó.
- Kẻ cứng đầu–
- Gây các sự cố để làm giảm uy tín và đưa ra nhận xét xúc phạm, làm mất động lực của thành viên khác.
- Ví dụ, “Đó là ý tưởng vô lý nhất mà tôi từng nghe.”
- Phản đối–
- Phản đối mọi ý tưởng hoặc ý kiến được đưa, làm nản lòng nhân viên
- Ví dụ, “Đó không phải là một ý tưởng tốt.”
- Thích nổi bật–
- Sử dụng các cuộc họp nhóm để gây sự chú ý cho chính mình.
- Có thể khoe khoang về những thành tích trong quá khứ
- Ví dụ: diễn xuất ngớ ngẩn, tạo ra tiếng ồn quá mức.
- Tự bối rối –
- Sử dụng các cuộc họp nhóm để thể hiện những cảm xúc cá nhân và các vấn đề cá nhân, không tập trung
- Ví dụ, nếu hai người khác đang bất đồng về một cái gì đó, sẽ tự bày tỏ: “Các bạn chiến đấu giống như tôi và vợ tôi.”
- Đùa cợt–
- Sử dụng các cuộc họp nhóm là thời gian vui vẻ và là một cách để giải trí.
- Làm sao lãng những người khác bằng cách nói đùa, chơi khăm.
- Thống trị –
- Cố gắng kiểm soát các cuộc trò chuyện và nêu những gì mọi người cần phải làm.
- Thường thổi phồng kiến thức của mình và có xu hướng độc chiếm bất kỳ cuộc trò chuyện.
- Tìm kiếm trợ giúp–
- Tìm kiếm sự cảm thông bằng cách bày tỏ cảm xúc bất lực, tự ti và không thể đóng góp.
- Ví dụ, “Tôi không thể giúp bạn, tôi quá bối rối và vô dụng với công cụ này.”
- Thể hiện hơn nguời –
- Tỏ ra không muốn tiết lộ ý kiến riêng và đưa ra các dự đoán vòng vo
- Ví dụ, “Những người trên trong hội đồng chắc chắn sẽ không thích ý tưởng đó.”hoặc “Bạn có biết giá của họ rẻ lắm không, họ sẽ không làm được đâu.”
Nguồn: “Các vai trò chức năng trong tổ chức,” trong Tạp chí Khoa học xã hội, Vol.4, Số 2.
4 Sử dụng lý thuyết vai trò trong tổ chức của Benne và Sheats
Lý thuyết của Benne và Sheats chỉ đơn giản là xác định các vai trò trong tổ chức.Tuy nhiên, chúng ta có thể sử dụng lý thuyết này để xem xét và cải thiện hiệu quả hoạt động của đội.
Bước 1: Xác định giai đoạn đội của bạn đang trải qua dựa theo nội dung thảo luận
- Hình thành
- Thảo luận về nhiệm vụ và vai trò.
- Nêu ra những kỳ vọng.
- Thiết lập mục tiêu
- Nêu ý tưởng.
- Thảo luận về phương án thay thế.
- Hoàn thành nhiệm vụ và trách nhiệm.
- Đưa ra quyết định.
- Thực hiện các giải pháp.
- Đánh giá hiệu quả.
Bước 2:Xác định nào vai trò nào là thích hợp nhất và hữu ích cho Giai đoạn hiện tại / Chức năng
Dưới đây là một số ví dụ:
- Khi bắt đầu hình thành đội nhóm, bạn sẽ không nhất thiết cần bất cứ ai trong vai trò Thẩm định / Phê bình hoặc các vai trò Định hướng.Tuy nhiên, sẽ cần nhiều vai trò của người Truyền năng lượng, người rành về thủ tục, và một người có khả năng ghi chép và lập báo cáo.
- Khi thảo luận về lựa chọn thay thế, điều quan trọng là phải có người đảm nhiệm được các vai tròphụ trách nhân sự và cộng đồng. Đội có nhiều người đảm nhiệm được vai trò phụ trách nhân sự và cộng đồng, đội sẽ thành công hơn sẽ được.
Bước 3:Tuyển dụng hoặc phát triển các vai trò còn thiếu
Benne và Sheats cũng nói rằng các thành viên càng linh hoạt hơn thì càng tốt:
- Có nghĩa là các thành viên của nhóm có thể thích ứng với vai trò tùy thuộc vào nhu cầu của đội.
- Với một cấu trúc nhóm linh hoạt như, mỗi thành viên phát huy được tài năng, và đóng góp nhiều nhất cho đội.
Bước 4:Xác định vai trò thành viên thường thể hiện vai trò tạo xung đột
Thực hiện một kế hoạch để loại bỏ hành vi này:
- Thông qua nâng cao nhận thức, huấn luyện, hoặc phản hồi.
- Đào tạo cho toàn bộ thành viên biết về những hành vi không tốt, giúp bất kỳ cá nhân nào cũng có thể theo dõi hành vi và báo cáo khi nó xảy ra.
Mẹo:
Khi loại bỏ những hành động gây rối và phá hoại, bạn có thể cải thiện đáng kể quá trình nhóm của bạn.
Bước 5: Đánh giá Thường xuyên
Hãy chắc chắn rằng bạn liên tục đánh giá những gì đang xảy ra trong đội và có hành động để tối đa hóa hiệu quả.
Biết về Lý thuyết của Benne và Sheats về vai trò trong đội, có thể mang lại sự hài hòa hơn trong đội, vì nó giúp các thành viên hiểu đánh giá tầm quan trọng, ảnh hưởng của các vai trò đối với nhiệm vụ chung của đội, hành vi đóng góp, hành vi gây dựng mối liên kết, cũng như các hành vi cản trở hoạt động của nhóm
Và cùng theo dõi những chia sẻ chuyên sâu trong các bài viết tiếp theo nhé!
